高校軍工質(zhì)量管理體系內(nèi)審措施研究

劉征　呂世峰　岳曉玲　李杰

摘 要 內(nèi)審是確保自身質(zhì)量管理體系建設(shè)的重要手段，高校在內(nèi)審中普遍存在一些共性問(wèn)題。本文針對(duì)高校內(nèi)審中存在的問(wèn)題逐一進(jìn)行了分析，提出了相應(yīng)措施。最后簡(jiǎn)要介紹了中國(guó)地質(zhì)大學(xué)（武漢）在質(zhì)量管理體系內(nèi)審中開(kāi)展的工作。

關(guān)鍵詞 內(nèi)審 措施 質(zhì)量管理體系

1 內(nèi)審的意義

隨著國(guó)家國(guó)防科研生產(chǎn)中“軍民結(jié)合、寓軍于民”逐步展開(kāi)，高校更加積極地引入GJB9001系列標(biāo)準(zhǔn)來(lái)規(guī)范自身的國(guó)防科研工作，進(jìn)而推動(dòng)了高校軍工質(zhì)量管理體系的建設(shè)和維護(hù)，為高等學(xué)校承擔(dān)國(guó)防科研項(xiàng)目打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。2009年，國(guó)家頒布了GJB9001B—2009質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)，并于2010年4月1日起正式實(shí)施。目前教育部各有關(guān)高校均已完成了轉(zhuǎn)版工作，較好地貫徹了GJB9001B—2009標(biāo)準(zhǔn)。①

在高校的質(zhì)量管理體系建設(shè)中，內(nèi)審、管理評(píng)審和外審是保障質(zhì)量體系有效運(yùn)行的重要手段，對(duì)于高校軍工質(zhì)量管理體系建設(shè)起著重要的糾偏作用。內(nèi)審全名內(nèi)部審核，是GJB900 1B—2009質(zhì)量管理體系中的重要環(huán)節(jié)，對(duì)于高校來(lái)說(shuō)是自身質(zhì)量管理體系建設(shè)的重要保障手段。一般來(lái)說(shuō)，內(nèi)審每年至少進(jìn)行一次，間隔不超過(guò)12個(gè)月。在認(rèn)為必要時(shí)，可以增加內(nèi)審的頻次。通過(guò)內(nèi)審可以發(fā)現(xiàn)質(zhì)量管理體系運(yùn)行中出現(xiàn)的問(wèn)題，做到及時(shí)有效的改進(jìn)，從而進(jìn)一步完善體系建設(shè)。

2 內(nèi)審普遍存在的問(wèn)題

GJB9001B—2009標(biāo)準(zhǔn)主要針對(duì)軍工企事業(yè)單位的科研生產(chǎn)，高校的科研存在其特殊性，②因此高校國(guó)防科研管理與GJB9001—2009B的結(jié)合存在著諸多不利因素。高校的質(zhì)量管理體系內(nèi)審?fù)瑯右泊嬖谥c標(biāo)準(zhǔn)的結(jié)合問(wèn)題，總體來(lái)說(shuō)，高校當(dāng)前在開(kāi)展自身的內(nèi)部審核時(shí)，在策劃、審核條款、計(jì)劃和后期跟蹤方面存在一些共性的問(wèn)題。

2.1 忽視策劃作用

內(nèi)審的策劃作用是容易被忽視的。按照體系標(biāo)準(zhǔn)要求，為確保內(nèi)審工作順利進(jìn)行，應(yīng)做好年度內(nèi)審的策劃工作。內(nèi)審的策劃包含了與領(lǐng)導(dǎo)層的溝通、內(nèi)審頻次、方式和針對(duì)部門(mén)以及大致的計(jì)劃。一旦策劃不到位，很可能會(huì)造成內(nèi)審的安排不當(dāng)、領(lǐng)導(dǎo)層重視度不夠以及內(nèi)審走過(guò)場(chǎng)等嚴(yán)重后果。

2.2 遺漏審核條款

內(nèi)審工作要做到位，除了前期的策劃，還要仔細(xì)認(rèn)識(shí)和理解審核的部門(mén)，充分運(yùn)用體系條款的內(nèi)容來(lái)做到發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)改進(jìn)。一旦在內(nèi)審中遺漏條款，就會(huì)造成內(nèi)審工作的不全面和錯(cuò)位情況出現(xiàn)。GJB9001B—2009標(biāo)準(zhǔn)條款內(nèi)容多，覆蓋面廣，在內(nèi)審時(shí)極易忽略許多重要的細(xì)節(jié)。

2.3 計(jì)劃不周全

內(nèi)審計(jì)劃涉及到內(nèi)審人員安排、審核條款、日程安排、內(nèi)審時(shí)機(jī)、項(xiàng)目組、職能部門(mén)、領(lǐng)導(dǎo)層等方方面面的因素。內(nèi)審計(jì)劃的好壞直接決定了內(nèi)審的成功與否，高校在擬定內(nèi)審計(jì)劃中往往容易忽視對(duì)領(lǐng)導(dǎo)層的審核以及對(duì)內(nèi)審人員的搭配。此外內(nèi)審的時(shí)間安排和領(lǐng)導(dǎo)層的參與也能決定內(nèi)審的效果。

2.4 后期跟蹤不足

內(nèi)審工作開(kāi)展后最終目的是要發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，并及時(shí)加以改進(jìn)。高校在內(nèi)審工作中往往忽視后期跟蹤的及時(shí)有效性，使得內(nèi)審發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題不能及時(shí)有效地得到改進(jìn)。在改進(jìn)不符合項(xiàng)后往往由于缺乏持續(xù)的跟蹤，加上人員質(zhì)量意識(shí)不足，往往使得一些改進(jìn)的問(wèn)題重復(fù)發(fā)生。

3 內(nèi)審的措施

3.1 重視策劃的作用

內(nèi)審的策劃是執(zhí)行GJB9001B—2009標(biāo)準(zhǔn)后容易忽視的部分，特別是內(nèi)審年度策劃工作是外審專家審核的重點(diǎn)，高校在年度策劃時(shí)必須要結(jié)合上一年的內(nèi)審、管理評(píng)審和外部審核的綜合結(jié)果，做到策劃有重點(diǎn)，并合理地安排頻次，要重視與領(lǐng)導(dǎo)層的溝通，強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)在內(nèi)審中的作用。

3.2 仔細(xì)研究和細(xì)化條款

質(zhì)管部門(mén)必須要認(rèn)真學(xué)習(xí)和理解GJB9001B—2009條款，明確內(nèi)審的目的、范圍和標(biāo)準(zhǔn)的要求。內(nèi)審的計(jì)劃一定結(jié)合學(xué)校實(shí)際仔細(xì)斟酌，進(jìn)一步細(xì)化。主要條款一定要結(jié)合實(shí)際情況進(jìn)行細(xì)化，避免出現(xiàn)審核中的疏忽。例如4.2、7.5、8.2、8.5條款涵蓋內(nèi)容廣，必須要結(jié)合學(xué)校自身機(jī)構(gòu)設(shè)置和科研的特點(diǎn)，仔細(xì)地拆分條款。內(nèi)審在標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的一個(gè)周期內(nèi)應(yīng)覆蓋所有部門(mén)，尤其不能遺漏對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)層的審核。

3.3 明確計(jì)劃編制的有效性

內(nèi)審計(jì)劃中要確保選派的審核人員具備內(nèi)審員資質(zhì)，要特別注意在審核相關(guān)部門(mén)時(shí)的內(nèi)部人員回避原則，還要做好審核人員的合理搭配。內(nèi)審的日程設(shè)計(jì)要充分考慮各個(gè)部門(mén)的實(shí)際情況，合理地分配審核時(shí)間。此外，還要結(jié)合上一年度的內(nèi)審、管理評(píng)審和外部審核結(jié)果，做到重點(diǎn)突出、靈活機(jī)動(dòng)。內(nèi)審計(jì)劃不能忽略編、審、批的程序，并要預(yù)留足夠的時(shí)間提前發(fā)放給各部門(mén)和內(nèi)審人員。

3.4 抓好整改和后期驗(yàn)證

通過(guò)內(nèi)審發(fā)現(xiàn)的不符合項(xiàng)一定要準(zhǔn)確地予以分類(lèi)，對(duì)于整改要有所側(cè)重。例如，對(duì)于質(zhì)量意識(shí)出現(xiàn)的問(wèn)題，一定要實(shí)施培訓(xùn)和學(xué)習(xí)。對(duì)于不符合項(xiàng)的情況一定要描述準(zhǔn)確，避免下一年度參考時(shí)無(wú)法正確理解。在不符合項(xiàng)整改后，還應(yīng)定期或不定期地進(jìn)行追加驗(yàn)證，避免問(wèn)題的重復(fù)發(fā)生。

4 結(jié)語(yǔ)

2008年，中國(guó)地質(zhì)大學(xué)（武漢）通過(guò)GJB9001A—2001質(zhì)量管理體系認(rèn)證，2011年順利過(guò)渡到GJB9001B—2009。通過(guò)4年多的質(zhì)量管理體系運(yùn)行，學(xué)校已經(jīng)開(kāi)展了十余次的內(nèi)審工作，通過(guò)內(nèi)審發(fā)現(xiàn)和整改各類(lèi)問(wèn)題三十余次。通過(guò)不斷和及時(shí)有效的改進(jìn)，學(xué)校的軍工質(zhì)量管理體系進(jìn)一步做實(shí)，軍工項(xiàng)目質(zhì)量得到了明顯的提升，多次獲得國(guó)家國(guó)防科工局外審專家的好評(píng)。