提高科技查新工作績效及策略研究

朱玉奴 繆家鼎

〔摘 要〕基于查新工作的現實情況，指出提高科技查新工作績效的現實意義，并從查新人員、查新規范、查新工作環節、溝通、查新管理系統、查新知識庫、工作環境、科研創新角度系統討論提高高校查新工作績效的策略。

〔關鍵詞〕查新；績效；策略

〔中圖分類號〕Ｇ２５２.６２ 〔文獻標識碼〕Ａ 〔文章編號〕１００８－０８２１（２０１２）０４－０１４９－０４

“績效”是指一個組織或個人在一定時期內的投入產出情況，投入指的是人力、物力、時間等物質資源，產出指的是工作任務在數量、質量及效率方面的完成情況。因此，“查新工作績效”可以理解為一定時間內一定條件下查新工作站或查新員個人在完成查新業務的數量、質量和效率方面的情況。從科技查新工作開展以來，查新人員傾注了大量精力以保證查新的質量，近年來隨著查新需求的增長和變化，要保質又要保量成為查新工作中急需解決的現實問題。本文將基于查新工作的現實情況，通過分析查新工作績效的影響因素，結合自身和其他單位的經驗，提出一些提高查新工作績效的策略供同行參考。

１ 提高查新工作績效的現實意義

（１）有效利用查新站現有的人力資源完成查新任務是提高績效的首要任務，提高績效不僅可以滿足日益增長的查新需求，也可以支持新服務的開展。

（２）查新工作在創造社會效益的同時兼顧的經濟效益，以應對信息資源、人工和設備等費用不斷增長的形勢。

（３）通過提高查新工作績效實現人員素質、查新質量、經濟效益的提高，以促進科技查新站的可持續發展。

２ 提高查新工作績效的思路

12月8日《中國青年報》刊載畢詩成文章，文中針對時弊指出了績效主義和績效管理兩種現象［１］，筆者頗有同感。績效主義者以績效之名硬壓指標，使人疲于奔命，以數量代替質量。而績效管理者分析和掌握影響績效的各種因素，調動人的主觀能動性，找出提高績效的措施和方法，營造良好的工作氛圍，從而提高工作效率。因此，在提高查新工作績效時應避免“績效主義”，加強查新工作的“績效管理”。本文將以績效管理的思路提出以下幾種策略。

３ 提高查新工作績效的策略

３.１ 培養和合理配置查新人員

３.１.１ 加強培訓，提高素質

對查新人員的培訓，首先要針對具體查新業務，內容應涉及查新工作基本內涵和流程、信息檢索、計算機應用、外語、溝通技巧、文字表達等。除了上述基本素質要求外，還要注重從職業道德、專業理論、信息素養、創新意識、團隊精神、實踐能力和全球化視野等方面提高查新人員的綜合素質，使他們能夠自如地應對困難、解決問題。

培訓方式上強調在實踐中開展培訓和學習，基本知識、技能培訓要規范統一，同時根據查新人員之間在知識、技能、素質上的差異，采取個性化培訓，對于新員工可安排專人指導，對于非圖書情報專業畢業的人員要加強圖書情報知識和技能的補充，圖書情報專業畢業人員要在工作中學習專業背景知識。

３.１.２ 合理分工，提高效率

查新業務分配時應盡量按照查新項目所屬學科分類與查新員的學科背景相同或相近的原則，形成每個查新員的學科優勢，另外考慮用戶需求，可安排用戶熟悉的查新人員為其服務，這樣做有利于查新員的經驗積累以及和用戶溝通，提高查新工作質量和效率。

查新工作站應基于內部管理的需要，安排查新人員兼任查新站的其他事務工作，如設備維護、查新軟件管理、檔案建設管理、環境維護、財務管理等，讓查新員適當參與查新站內部事務的模式，不僅可以有效保證查新站的日常運行，而且可以增強整個查新站的凝聚力。

３.１.３ 注重考核，建立激勵機制

堅持查新人員和查新站的年度考評制度，采取有效的激勵機制，不僅體現個體在業務上的“多勞多得”，也要考慮個體對整個查新站績效提高的貢獻。

查新工作站應采用開放式的人力資源管理，通過圖書館年度評聘進行合理流動。注意為查新人員的職務晉升和流動創造條件，如從事科研、撰寫論文、參加培訓、會議等。

３.２ 執行相關規范，制定實施細則

國家科技部與教育部科學技術發展中心先后發布了4個規范性文件［２］，對科技查新站的建設和查新工作的開展起著管理和指導作用。特別是關于查新報告的撰寫規范，凝聚了查新人員的集體智慧，上下反復多次最終成稿，因此透徹地加以理解，加以實踐，對提高績效是十分有效的。規范性文件列舉如下：

（１）《科技查新機構管理辦法》（2003年1月29日發布）和《關于進一步規范教育部科技查新機構工作的意見》（2004年7月1日發布）明確規定了科技查新機構業務資質認定、查新機構的權利和義務、年檢和抽查等，可保證查新機構的有效運行和工作質量。

（２）《科技查新規范》（2003年5月發布）對科技查新的術語、原則、委托人、機構、合同、人員、咨詢專家、檢索、報告、爭議、檔案、程序等作了全面的闡述和原則性的規定，有利于查新機構對工作的全面把握。

（３）《教育部科技查新工作站查新報告撰寫規定（試行）》（2009年9月1日發布）對查新報告的總體格式到報告編號、項目名稱、委托人、委托日期、查新機構名稱、完成日期、查新項目科技技術要點、查新點與查新要求、文獻檢索范圍及檢索策略、檢索結果、查新結論、查新員與審核員聲明、附件清單等均作了詳細的規定，是一份執行力強、容易操作、起指導作用的文件。

為貫徹上述文件精神，不少科技查新工作站制定了實施細則，有的還針對專門問題制定規范、說明、規定等，歸納起來比較重要的有：

（１）“用戶查新委托規范”包括科學技術要點、查新點的撰寫，應提供的技術文件、項目組發表的文獻、相關的研究單位和發表的文獻，聯系人的要求、費用結算、查新委托結題等，它可幫助委托用戶填寫好查新合同，也可幫助查新人員理解查新項目的技術內涵、項目背景和水平，又為進一步溝通創造條件。

（２）“收費規定”確定各類科技查新項目的基本費用、完成日期、加急費用、查新點超限收費等內容，達到公開、合理、透明的目的，也可預防由費用結算造成的糾紛。

（３）“科技查新工作站的建檔規范”，規定檔案保存包括人事檔案、上級的文件和通報、研究成果、年檢和科技查新項目檔案等。隨著科技進步和提倡無紙化，除必要保存的原件外，應盡量采用電子歸檔。其中查新項目檔案要記錄查新員、審核員姓名、完成日期、學科分類、查新類別、委托單位等，以便進行年度統計和分析。查新項目歸檔時最好列出關鍵詞，便于以后檢索利用。

查新工作站要及時修訂和完善有關規范，要努力把查新人員的經驗、創新思想及時反映到規范中去，工作中要加強對規范的學習和實施。

３.３ 優化查新過程的各個環節

為了保證和提高查新報告質量，必須認真對待查新工作過程中的各個環節［３］，具體包括：查新項目基本信息的獲取、相關信息采集（檢索）、相關信息加工、新穎性判斷和報告撰寫，同時要在保質的基礎上，通過不斷優化各個環節以提高效率，筆者結合工作實踐和體會，提出以下一些具體做法及改進措施：

３.３.１ 查新項目基本信息的獲取

查新員要充分地閱讀用戶填寫的委托書、合同及提供的技術報告，深刻理解科學技術要點和查新點，把握項目的技術本質，對不妥之處要進行修改。要做到有的放矢的查新。俗話說，磨刀不誤砍柴工，前期工作一定要做得充分，防止返工。

３.３.２ 相關信息采集（檢索）

在實際工作中需注意對不同信息來源的評價，針對不同類型的查新項目要選擇恰當的信息資源和檢索工具，除了綜合型、文摘型的數據庫，還要注重利用專利數據庫、全文數據庫、專業型數據庫、事實數據型資源、網絡信息資源等。

檢索時要在選用關鍵詞和檢索策略上下功夫，檢索結果質量好壞應以滿足正確判定查新點的新穎性為依據和標準，靈活應對查新中的查準和查全問題。為了節省時間，制定檢索策略時可以從窄到寬，如果查到的文獻足以說明問題，檢索過程即可結束。

慎重對待檢索結果為零的情況，對用戶自創的術語一定要查到相應的國家或同行規范的術語；如果查新內容確為原創性創新，可以從其研究源起、工作基礎的角度查找相關文獻。

３.３.３ 相關信息加工

對查新報告中要列舉的檢索結果的文獻量應作必要控制，密切相關文獻盡量摘引，相關文件較多時可選用主要的、代表性的或典型性的文獻摘引。對文獻的題錄信息的建議采取一定規范的參考文獻格式進行著錄［４］。對摘要過長的應刪除與查新內容的無關部分。與查新點相關的內容未反映到摘要中的應加以補充。要糾正摘要中的錯別字和錯誤的數據、單位等。

３.３.４ 新穎性判斷

基本做法是通過查新點與相關文獻的對比分析，判斷查新點的內容是否與相關文獻存在不同，是否具有新穎性。關鍵是要圍繞查新點，抓區別之處，并加以準確表述。對于在內容上可以否定查新點新穎性的密切相關文獻，可通過進一步比較相關論文發表或專利申請時間與查新項目組相關成果公開時間的先后，以判別查新項目的研究或產品是否是最早。

３.４ 強調查新過程中的溝通

溝通是人與人之間、人與群體之間思想與感情的傳遞和反饋的過程，以求思想達成一致和感情的通暢。查新工作中涉及了查新員和用戶、查新員和審核員、查新員與查新員、查新員與領導等多種關系，通過真誠的溝通往往能提高查新的質量和效率，并創造友好的氣氛達到各方滿意的結果［５］。下面以查新員和用戶、查新員和審核員的溝通為重點進行分析。

３.４.１ 查新員和用戶的溝通

由于對查新工作的認識不足，有的用戶為獲得對項目申報、鑒定、報獎有利的結論，不愿真實填報科學技術要點和查新點，反映相關研究單位的情況，這時查新員需要通過與之溝通，使用戶與查新員達成“以文獻為依據，作出公平、公正、客觀、準確的結論”的一致認識，從而真實填報相關信息和提交文件。有的用戶不知道如何填寫查新合同，需要耐心解說和提供范本參考。

查新人員面對查新項目，需要一個理解和分析研究的過程，有些沒有理解的問題需要通過溝通得到解決。如查新員在分析和理解查新點時，如有疑問應及時向用戶請教，以便能快速和準確地把握查新項目的創新之處。如果通過檢索獲得了密切相關文獻，但對于查新點是否沒有新穎性或部分失去新穎性，專業上是否有誤解等問題，查新員可通過與用戶溝通后再作決定，及時對查新點作出必要修改或補充。

查新員與用戶溝通時要堅持查新獨立、客觀、公正的原則，對于用戶不當的要求應不予采納，但對于用戶的疑問和合理的請求，應給予尊重，要真誠、耐心地為之提供解答和服務。通過采用良好的溝通技巧獲得用戶的信任，充分發揮他們在查新工作中的作用，提高查新質量和效率。

３.４.２ 查新員和審核員的溝通

審核員在審核過程中發現問題和作的修訂要及時反饋給查新人員，有些審核意見則要通過討論達成一致。審核報告時，審核員礙于面子不指出問題，查新員不悉心聽取審核員意見，都是不可取的做法，大家要抱著公正、客觀的態度，真誠溝通，認真探討出現的問題，及時提出解決方案。查新報告結論是否公平、公正、客觀、準確，需要通過溝通而在查新員、審核員、用戶之間達成一致。

３.５ 采用科技查新管理系統

隨著查新課題數量不斷上升，為了實現查新業務管理的自動化，提高工作效率和規范性，查新信息管理系統的研制和使用顯得越來越重要［６］。目前科技查新管理系統的設計和實現的功能主要涉及查新工作流程管理、人員管理、檔案管理、信息查詢和統計等，具體如下：

３.５.１ 查新工作流程管理

用戶委托：查新委托用戶從網上了解查新相關信息和委托程序等，并在網上填寫委托單、提交委托、上傳文件、查詢進度。

任務分配：查新項目分配人員根據學科、查新員手頭業務情況進行任務分配。

查新員受理委托：查新員登錄查看和下載查新合同、查新報告模板和技術報告。查新合同和查新報告模板由系統自動生成，查新合同內容來自于委托人提交的委托信息，報告模板根據查新類別、學科分類不同進行設置。查新人員可在線撰寫查新報告，也可下載模板進行本地操作。

報告審核：通過系統，查新員把查新報告初稿提交審核員審核，審核員退回修改，查新員修改報告，審核員審核通過。

財務登記：在系統中對相關財務信息進行記錄。

３.５.２ 人員管理

對于查新系統來說，涉及的人員類型有用戶、查新員、審核員、系統管理員、查新站管理人員。系統針對每類人員的不同需求設置相應的權限，各類人員登錄系統時需要進行身份驗證，保證查新信息系統的安全性、保密性問題。

３.５.３ 檔案信息建立和管理

系統設定查新項目編號、項目名稱、委托單位、課題負責人、課題聯系人、聯系電話、查新員、審核員、委托時間、完成時間、查新范圍、學科分類、查新目的、關鍵詞等字段來描述查新項目的基本信息，查新用戶的委托記錄和查新工作人員的相關業務操作均能自動地反映到項目信息中，提高查新檔案建立的便捷性和有效性。

３.５.４ 信息瀏覽、檢索和統計

根據項目處理情況，查新項目的狀態可分為：收到委托、正在查新、正在審核、已完成等，每種狀態的項目明細可以分別顯示。利用項目編號、項目名稱、委托單位、委托人、檢索詞、報告日期、查新員等不同途徑進行查新項目的檢索，可以按照時間、查新員、審核員、查新類別、委托單位、學科、地區、財務等條件對查新項目進行統計。通過以上各類的查詢和統計功能，查新站管理人員可以方便地掌握工作進展情況，提高業務管理的效率。

科技查新管理系統應該是隨著查新站的業務需求不斷改進和完善，是動態發展、與時俱進的。

３.６ 建立科技查新知識庫

借鑒組建完備的圖書館知識庫的設想，建議組建查新站的知識庫，不斷積累站內外的顯性知識和隱性知識，如果能充分地加以利用，定能提高科技查新站的績效。構建科技查新知識庫需要對以下幾種類型知識進行開發、儲存和利用，具體為：

３.６.１ 內部顯性知識

以數字化形式收集和整理站內的科技查新檔案、案例、咨詢記錄、工作日志、委托人資料、工作總結、制度規范等。

３.６.２ 外部顯性知識

除了科學合理利用科技查新需要的國際聯機檢索系統（如Dialog、STN系統）、專業性數據庫以及網絡信息資源外，應根據用戶、學科需要對相關信息資源（包括免費資源）進行整合、開發，方便使用。還要收集各種查新業務培訓資料、信息檢索培訓資料、科技查新研究論文等，以便查新人員的學習和提高。

３.６.３ 內部隱性知識

對存在于個體查新人員頭腦中難以用語言表達和用文字表述的知識，包括工作經驗、技巧、思維方式、創意等進行群化、外化、融合、內化［７］。這類隱性知識來源于查新人員大量的工作實踐經驗，對查新人員解決具體問題有很好的參考價值。應該努力通過各種交流方式使個體隱性知識表達出來，實現知識的群體共享，形成有效的解決思路和方法，并及時進行記錄和保存。

３.６.４ 外部隱性知識

外部的隱性知識來自于其他部門或兄弟單位的工作實踐經驗以及查新站與他們之間的合作、溝通。另外可以聘請專職或兼職的咨詢專家，如教授、科研人員、某個領域專家等，建立數據庫，利用專家的知識為查新工作提供幫助。

３.７ 創造良好的工作環境

良好的工作環境不僅是保證查新工作順利開展的基本條件之一，而且能夠使查新人員在工作時心情愉快舒暢，為提高工作效率創造了條件。

３.７.１ 合理的空間規劃

保證查新人員的工作空間、與用戶溝通的接待空間、查新檔案的存放空間等。平時要保持科技查新站整體環境的整潔和美觀，創造友善、和諧的工作氣氛。

３.７.２ 暢通的網絡和通訊條件

既要保證在數據庫、網絡信息、聯機檢索時不發生信息擁堵、中斷等情況，又要保障與用戶、外界通話暢通，不出現用戶打不進、查新員打不出的局面。

３.７.３ 科學的設備配置

計算機要有余量，供用戶不時之需，其他設備如空調、打印機、掃描儀、裝訂機等要注意日常維護檢修，保持設備的完好率，方便使用。

總體上，在創造良好的工作環境時，要合理規劃，節省成本，不構成奢華、浪費。

３.８ 努力鉆研，開拓創新

科學技術是第一生產力，科學研究推動著各項事業的發展，科技查新也不例外。如研究開發存放可拓展信息資源，研究搜索引擎和檢索方法可提高檢索質量、效率，研究溝通可達到友好地交流思想，達成認識的一致，研究查新報告可使其達到公平、公正、客觀、準確，等等。查新站不僅要根據現實需求和發展目標，制定相應的績效目標和工作規劃，而且應該重視開展科研工作，具體可概括為：

（１）關注全國各查新站的工作動態和科研成果，結合本單位情況加以應用推廣。

（２）積極參加圖書情報界的學術活動，擴大視野，跟上潮流。

（３）申請省級、局級、社科聯、省圖書館學會、高校圖工委、所在圖書館相關的科研項目或參與相關項目的研究。

４ 結 語

綜上所述，查新工作績效的提高不僅要在人員培養、工作流程、管理機制等方面進行努力，而且要注重查新站工作氛圍和文化氛圍的營造，建設和保持友好團結、勇于探索、積極進取的精神文化，從而更好地挖掘查新人員主觀能動性和潛力，同時，要“站得高，看得遠”，在追求績效提高的過程中，要提倡科學研究，通過探索理論、鉆研新技術，推動查新工作的發展。目前尚需研究和制定一套科學可行的科技查新站和人員的績效評估方法。

參考文獻

［１］畢詩成.績效主義“坑”了我們？［Ｎ］．中國青年報，2011-12-08.

［２］教育部科技發展中心科技查新服務平臺［ＥＢ］.http:∥www.chaxin.edu.cn/，2011-08-11.

［３］ 馬景娣,繆家鼎.關于查新報告質量評定標準的探討［Ｊ］.情報科學,2005,(11):1681-1684,1707.

［４］劉瓊,田稷,繆家鼎.擬寫科技查新報告中檢索結果的精細化研究［Ｊ］.現代情報,2007,(6):178-180.

［５］陳迎春.充分溝通，提高科技查新質量［Ｊ］.高等工程教育研究,2006，(增刊):127-129.

［６］浙江大學科技查新系統［ＥＢ］.http:∥cx.zju.edu.cn/，2011-08-11.

［７］李津．科技查新機構隱性知識管理淺析［Ｊ］．情報雜志,2009,(28):248-250.

（本文責任編輯：王 涓）