對企業開展檔案數字化建設的思考

楊曉峰

[摘要]信息化時代，檔案信息資源是企業進行市場化競爭的重要戰略資源，信息化技術的高速發展，給企業開展檔案數字化建設帶來了機遇和挑戰，如何適應市場經濟的需要，加快企業檔案數字化建設，建立適應信息產業的檔案數字化管理體系，提高企業各個環節的運行效率，是企業檔案管理者必須認真對待的一個重要問題。本文根據自己的工作體會，提供一點建設性思考。

[關鍵詞]檔案；數字化建設；思考

[中圖分類號]F274[文獻標識碼]A[文章編號]1005-6432（2012）49-0065-02

1引言

信息是21世紀經濟活動的戰略資源。隨著信息技術的高速發展和推廣應用，當代企業在業務流程中不可避免的產生大量電子信息，如何對這些電子化資源進行管理，關系到企業管理的規范化和業務工作的順利開展。因此，現代企業有必要開展檔案數字化建設，對電子檔案進行長期保存和合理開發利用，以提高企業運轉效率，促進企業長遠發展。企業的檔案數字化建設，是指將企業在生產經營和管理活動中形成的對國家、社會和企業有保存價值的各種形式的文件材料，以現代技術手段（計算機技術、掃描技術、OCR技術、數字攝影技術、數據庫技術、多媒體技術、存儲技術等）轉化為數字化信息，并以數字形式存儲、網絡形式連接，利用計算機系統進行管理。當前，隨著信息科學技術的不斷發展和深化，傳統的檔案管理方式已經不再能滿足企業高效市場化運作的需要。實時加強檔案數字化建設，創新檔案工作模式，提高企業信息化運作的效率，豐富檔案存儲載體，擴充存檔內容，完善檔案管理安全，是企業深入市場化經濟、加強檔案管理建設必不可少的環節。

2企業檔案數字化建設的現狀

目前我國企業現有的檔案數字化建設，大多是從20世紀90年代通過信息技術手段建立起來的，處于封閉式內部管理的狀態。然而隨著計算機的普及，這種封閉式管理系統所出現的信息孤島問題開始日漸顯現出來。只有加快檔案信息向數字化方向發展的速度，進而實現數字化信息管理方式和溝通和傳播方式，建立實時有效共享資源平臺，才可能有效緩解這種矛盾。

計算機網絡的發展及廣泛運用，使得各個實體機構的企業為順應信息社會快速、高效、節省人力的需求，都不同程度地走上了信息化數字管理的道路，其中就包括對浩如煙海的實體檔案進行數字化加工。一些大型企業，特別是國有企業，對數字化管理認識比較深刻，對技術資料、合同資料、變化過程、招標、協議、個人信息等都有比較完整的檔案管理措施，有的企業有專門的檔案管理部門，有的由辦公室統一負責，這些企業正在跟隨時代步伐，不斷探索走出信息孤島的道路，一步步加強企業的檔案數字化建設。但是21世紀初因為經濟體制改革，我國國有企業大量削減，中小私有企業遍地開花。十多年來，中小私有企業成為了地方經濟的重要經濟支撐，成為我國經濟體系不可缺少的重要一部分。由于利益驅使和價值引導發生了重大的變化，傳統的檔案管理模式在大多數企業管理中被邊緣化，主要表現在一些意識淡薄的非研發型企業或是研發能力薄弱的中小企業及商業市場戰涉及較少的企業，對企業的檔案數字化建設并沒給予應有的重視，有的企業甚至連傳統的管理方式都不復存在。隨著信息化市場的開展，信息資源在商業戰中的價值越來越顯示出它的重要性。許多中小私有企業因為在市場信息化競爭中經歷過屢次失敗甚至損失慘重之后，才重新開始審視檔案管理的重要性。如何建立高效的數字化檔案管理系統，減少工作重復性、無用性，提高材料重復應用性、變通靈活性、市場適應性、安全保密性等，已成為現代檔案管理數值化建設的重要思考點。

3開展檔案數字化建設的定位

檔案數字化建設雖然是以電子設備對各種資料進行整理，以數字的形式存檔，通過網絡化的形式互相聯結，形成一個有序結構的檔案信息庫，以實現資源實時共享、查閱這樣一個過程。但是這個建設過程并非是簡單地采用電子設備將企業的信息資料轉化為電子版資料，也不僅僅是開發一個應用管理系統來提高檔業務內部管理效率，它的目的是以計算機的系統化管理為基礎、以網絡運作為手段、以企業資料為信息資源的實施理念，有效實現有價值資源的共享與便利服務，最大限度的提高檔案信息資源的利用率、實時共享和靈活運用。所以企業在對檔案數字化建設過程中，必須進行科學定位、因地制宜，把檔案數字化建設當成企業發展的一種信息化建設戰略，以科學發展觀為指導，在建設過程中只有逗號，沒有句號，永不停止，要以適應市場需求為服務的出發點，不斷跟進企業的數字化建設過程，采取量身定做、配套適合自身單位數字化建設的數字信息儲備設施，制定適應本企業數字化建設的完善管理體系，要配備專業化人才或是進行專業化培訓?？傊_展檔案數字化建設要科學指導、戰略規劃、長期作戰，不斷注入新的活力。

4企業開展檔案數字化建設的思考

信息技術日新月異的發展，把企業推向了數字化建設的十字路口。順時代者興，逆時代者衰，大大小小的企業為了更加適應市場激烈競爭的游戲規則，都不約而同的選擇走信息化建設的道路。檔案作為對內對外高頻率應用的資源，其數字化建設必然會成為企業信息化建設不可缺少的內容，但是這并不是說讓企業去套用數學公式，而是要進行邏輯思考，選擇性地推進檔案數字化建設。

4.1轉變意識形態、提高重要性認識

企業領導人首先要認識到檔案數字化建設的重要性，從思想上擯棄固有的傳統檔案管理觀念。企業領導人是企業發展的重要決策者，也是企業發展活力的推動劑。檔案數字化管理，既是當前市場經濟形式發展的需求，又順應了信息化社會發展的趨勢，企業開展數字化建設，不僅減少了勞動成本，而且降低了工作強度，提高了有價值材料的使用率，改善了企業的整個運轉效率，有利于材料的統一監管。企業領導層應該切實認識到開展檔案數字化管理帶給企業的利益，從思想上重視此項工作，加大投入，保證檔案數字化建設與信息化時代同步發展。

4.2建立推進企業數字化建設的制度

制度是推進各項工作的順利進行的必要措施，企業要切實推進檔案數字化建設，必須要制定一套完善推進的保障措施體系，其基本內容可以包括：統一制定歸檔日期，對于該歸檔不按時歸檔的，要追究相關責任人的責任；各個部門的檔案開展情況要納入年終考核測評中；各部門要落實專人負責或是個人負責制，對經手的材料要認真做好檔案保存、上交，并做好互相提醒和監督，提高意識，養成良好的檔案管理習慣。保管是檔案管理中很重要的一個程序，必須要有收集、著錄、標引、數據加工、檢索、交換、傳播、保密等各個方面的環節，建立有序、有組織、有系統的良性工作秩序。

4.3數字化與保密性同步建設

檔案作為企業無形資產的載體，是企業的寶貴財富，對無形資產的保值、增值起著重要的作用。鑒于檔案的重要性，在數字化建設過程中，企業必須要求檔案管理人員自覺保護好、管理好檔案，依法行使自己的職責，嚴格做好保密工作，妥善保管好檔案，做到不壞、不丟、不散、不盜、不泄、不亂。數字化信息儲備靈活方便，隨用隨取，但同時也非常容易被盜取并難以察覺，所以在數字化管理過程中，檔案管理人員必須時刻保持高度警惕，防止被拷貝、被黑客等信息化高手暗中盜取和損壞，認真做好保管、保密工作，尤其對涉密內容，更要嚴格做好保密工作。信息化時代，市場競爭從某種程度上講就是信息的競爭，企業的信息與檔案管理密不可分，因此要想獲得有利的市場競爭地位，企業在快速推進數字化建設的同時必須加強保密性建設。

4.4檔案管理與外包

檔案的數字化建設并不是一件容易的事情，要想做好必須通過專業人員進行加工處理，這就必然涉及人力、物力、財力等多方面的投入。對于中小規模的企業來說，可能沒有能力去給予這樣大的支持，在這種情況下就可考慮采用外包的形式來推進企業檔案的數字化建設。通過外包，讓專業的團隊來實現科學的檔案加工，這是目前中小企業可以選擇的一條有效途徑。據國際外包協會統計數據顯示，85%以上的世界500強企業采用了檔案外包服務，而目前中國企業這一數字還不到5%。從檔案管理的實際困難來看，隨著數字化建設的推進、企業的兼職管理人員不專業、保管硬件不合格等問題越來越困擾企業的科學發展；從價值創造的角度來看，檔案管理屬勞動密集型的后臺業務，不直接為企業創造價值，企業完全可以把該項業務外包給專業化的檔案外包服務商，當然有涉密的核心內容可以考慮不外包，只要靈活運用內管與外包的有效結合，便可大幅提升運行效率。

總之，企業推進檔案數字化建設，要把市場需求、社會需求與企業自身情況充分結合在一起，適時科學地推進檔案數字化建設，為企業持續、穩定的發展提供可靠的服務，才能提高企業在市場競爭過程中抵御風險的能力。

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