RFID技術(shù)在圖書館自動化建設(shè)中的成本效益分析及策略選擇

懷化學院圖書館〔湖南省懷化市 418008〕

易祖民*

RFID(RadioFrequencyIdentification),即無線射頻識別技術(shù),是20世紀90年代開始興起的一種自動識別技術(shù),是目前比較先進的一種非接觸識別技術(shù)。 RFID因其具有的技術(shù)優(yōu)勢,已在物流、交通等行業(yè)中得到了廣泛的應(yīng)用。在圖書館領(lǐng)域,在美國、新加坡等多個國家的圖書館中也得到了廣泛應(yīng)用。而在我國,只有深圳圖書館、國家圖書館、杭州市圖書館等少數(shù)圖書館進行了開發(fā)和應(yīng)用。隨著圖書館信息化進程的加快,RFID技術(shù)將以其獨特的技術(shù)優(yōu)勢逐漸成為圖書館自動化建設(shè)工作的主角。因此,加大 RFID技術(shù)的開發(fā)力度、推廣其在圖書館領(lǐng)域的應(yīng)用,將成為圖書館自動化建設(shè)的必然趨勢。

一、RFID技術(shù)的應(yīng)用現(xiàn)狀

隨著 RFID技術(shù)的日益成熟,使其在圖書館領(lǐng)域的應(yīng)用也越來越廣泛。近年來,有多家公司致力于在圖書館領(lǐng)域推廣這一技術(shù)。RFID技術(shù)的應(yīng)用,將改變傳統(tǒng)的圖書采購編目流程以及借還、安全、排架、分揀、典藏管理等環(huán)節(jié),并且能夠?qū)崿F(xiàn)準確快速定位和導(dǎo)航。利用 RFID技術(shù)很容易找出錯架的圖書,在一定程度上可以解決因錯架給工作人員帶來的難題。 RFID技術(shù)必將在圖書館自動化建設(shè)中起到關(guān)鍵作用。下面,就國內(nèi)圖書館界應(yīng)用RFID技術(shù)的情況加以簡單介紹。

2006年 2月,“RFID智能館藏管理系統(tǒng)”在集美大學誠毅學院圖書館宣告建成并投入試運行。該系統(tǒng)包含圖書館員工服務(wù)系統(tǒng)、標簽轉(zhuǎn)換系統(tǒng)、自助借書系統(tǒng)、自助還書系統(tǒng)、館藏盤查系統(tǒng)、通道偵測系統(tǒng)等子系統(tǒng)。這一系統(tǒng)簡化了圖書借閱流程,大大提高了讀者服務(wù)工作的效率。2006年7月,深圳圖書館在全國圖書館界率先全面應(yīng)用 RFID技術(shù),在館內(nèi)全面實行包括“自助借還”的多種形式的自助服務(wù),備受歡迎,目前該館“自助借還”量已占全館借還總量的90%以上。2007年9月,上海市長寧區(qū)圖書館開始使用RFID系統(tǒng)。2007年9月,汕頭大學圖書館運用 RFID技術(shù)開始在新書外借區(qū)進行圖書流通管理。 2007年 11月,國家圖書館二期工程 RFID系統(tǒng)設(shè)備投入使用。2008年 12月,杭州市圖書館全面啟用了 RFID系統(tǒng),并作為杭州地區(qū)公共圖書館大流通的中心館為整個大流通系統(tǒng)服務(wù)。2009年12月,我國臺灣省中華大學圖書館運用 RFID技術(shù),提升了服務(wù)功能與效率。 2010年 8月,三亞市建起了 24小時 RFID自助圖書館。

由上述情況可見,我國已經(jīng)開始關(guān)注 RFID技術(shù)在圖書館領(lǐng)域的使用,并且有一些圖書館已經(jīng)投入使用。但是,目前這一技術(shù)在國內(nèi)圖書館界仍未能得到廣泛應(yīng)用。標準問題、系統(tǒng)設(shè)備生產(chǎn)問題、集成商問題以及經(jīng)費問題、兼容問題等都是RFID技術(shù)沒有得到廣泛推廣的原因。不過,由于 RFID技術(shù)在人力、物力等方面的效益遠遠超過傳統(tǒng)圖書館管理模式,再加上它的不斷進步,RFID技術(shù)在圖書館自動化領(lǐng)域的作用仍然是不可小覷的。

二、基于RFID文獻智能管理系統(tǒng)功能的成本效益分析

RFID文獻智能管理系統(tǒng)主要由讀者、文獻、書架三者組成。它采用同種 RFID頻段的芯片對讀者所攜帶的RFID讀者證、文獻標識RFID、書架位置進行標識,以實現(xiàn)對讀者、文獻、書庫書架的一體化標識。另外,在此基礎(chǔ)上,該系統(tǒng)以 RFID標簽為流通管理介質(zhì),通過相關(guān)的 RFID流通設(shè)備、RFID讀寫設(shè)備、RFID安全門設(shè)備、RFID典藏設(shè)備進行讀者、文獻、書架的一體化管理與維護,并借助移動歸架書車保持文獻與書架的一一對應(yīng)關(guān)系。對讀者而言,能夠?qū)崿F(xiàn)自助式操作、定位索取文獻等功能,可以全面提升讀者服務(wù)水平、提高服務(wù)效率;對工作人員而言,能夠?qū)崿F(xiàn)文獻的高效率借還、定位管理、精確清點館藏等功能,能有效降低一線人員的工作量,提高工作效率、提升館藏管理能力。

(一)自助式操作的成本效益

RFID技術(shù)采用非接觸和一次多本的方式實現(xiàn)快速、安全、簡便的文獻自助借還,并提供自助借還圖書周邊設(shè)備,使大部分讀者可自行辦理文獻借還手續(xù),有效保護讀者隱私,還能有效減輕文獻流通部門的工作壓力。同時,通過定位導(dǎo)航系統(tǒng)、層標架標定位系統(tǒng),將 RFID技術(shù)的自助特性進行了擴展,讀者不僅可以通過自助借還設(shè)備實現(xiàn)完全獨立的操作,也可在文獻導(dǎo)航指引系統(tǒng)的幫助下進行自助式的文獻查找與定位索取。使用了 RFID系統(tǒng)之后,可以提高借閱和歸還文獻的速度。工作人員可以一次性讀入讀者所有借還的文獻清單,無須逐個進行條形碼掃描,免除了借還文獻時的消磁及充磁工作。讀者可以通過自助借還設(shè)備進行自助式的文獻借還操作,有效地緩解了工作人員的借還業(yè)務(wù)。不過,成功的自助式操作系統(tǒng)必須具備以下三個要素:精準的周邊設(shè)備、讀者培訓(xùn)、完善的讀者隱私保護機制。這些都需要相應(yīng)的資金作保障,從而增加相應(yīng)的成本。有的用戶不適應(yīng)這種新型的自助式設(shè)備,因此將此系統(tǒng)在圖書館進行推廣也需要一定的費用。

(二)定位索取文獻

以書架的一層為基本排架和文獻定位單位,使OPAC查詢和圖書館員工指引不僅能夠揭示文獻的流通狀態(tài),同時能夠準確地給出文獻在館內(nèi)的具體位置,即在某個書架的某一層,從而有效地解決了開架閱覽方式給圖書館帶來的文獻定位不準及整架困難等問題。但是,OPAC查詢和圖書館員工指引卻是一項有明顯成本消耗的服務(wù)。每一次查詢文獻,其費用都包括了OPAC查詢費用和圖書館員工指引服務(wù)費。OPAC查詢成本包括人工費、網(wǎng)絡(luò)及通信費、設(shè)備費和耗材費等。如此,提供文獻查詢的請求越多,其新增的成本支出就會越大。

(三)文獻定位管理

對書架進行 RFID標識,實行嚴格的定位管理,可以滿足多種排架方式,即按分類排架、按主題排架、按著者排架等,文獻是活動的和流動的,但是書架的位置是固定和不變的。通過 RFID智能歸架書車和便攜式清點器,可以實現(xiàn)文獻的定位和快速歸架與巡架,高效的批處理功能可快速完成文獻架位的重新確認和文獻的批量入藏,有效地解決了專題文獻排架和倒架的問題。文獻定位管理的最大不利,就是員工時間和資源的巨大投資。仔細研究圖書館的排架工作,可以發(fā)現(xiàn)圖書館員工在排架工作上要消耗很多時間,使用的設(shè)備也不便宜。如果進行大規(guī)模的投入使用,這將意味著精力和資金的更進一步消耗。

(四)精確數(shù)據(jù)采集與典藏

依靠快速輕便的手持式 RFID閱讀設(shè)備,可以極大地提高館藏文獻的清點工作效率,不僅速度提高,更重要的是清點的準確性也有了質(zhì)的提升,即通過館藏清點,不僅能掌握準確的館藏文獻數(shù)量,更能掌握文獻品種,實現(xiàn)傳統(tǒng)手工清點方式幾乎不可能完成的任務(wù),為讀者服務(wù)和文獻采購部門提供精確的館藏分析數(shù)據(jù)。不斷增加的技術(shù)變化步伐要求軟件不斷升級,大多數(shù)新技術(shù)是需要很大成本的,至少帶來服務(wù)成本和員工培訓(xùn)的需要,員工培訓(xùn)期間會降低工作效率。另外,如今電子標簽也存在一些質(zhì)量問題,隨著使用時間的久遠,必然會導(dǎo)致更多的電子標簽失效,從而增高數(shù)據(jù)采集人員的漏檢率,同時也會不斷帶來標簽更換成本。

三、RFID技術(shù)在圖書館自動化建設(shè)中的策略選擇

RFID技術(shù)在圖書館領(lǐng)域應(yīng)用的時間還不太長,它本身也并非作為圖書館領(lǐng)域的特殊需要而量身制作,尚有諸多局限和空白,許多問題都未得到解決。但是,RFID技術(shù)作為圖書館自動化建設(shè)最新的助推器,也應(yīng)當恰當?shù)貙⑵湟雸D書館領(lǐng)域并將之推廣。誠然,這需要一個長期的過程。

(一)加強 RFID技術(shù)研究

RFID技術(shù)的引進是圖書館服務(wù)轉(zhuǎn)型的開始,圖書館需要對 RFID技術(shù)與自助借還進行不斷評估與反思,制定周密的計劃,從而順利完成服務(wù)轉(zhuǎn)型。例如,研發(fā) RFID自動分類設(shè)備、書架;利用 RFID技術(shù)實現(xiàn)書庫精確清點、圖書利用率統(tǒng)計、圖書自動分類等;提升圖書館管理的效率,實現(xiàn)圖書館的可持續(xù)發(fā)展等。技術(shù)是基礎(chǔ),只要加強 RFID技術(shù)的研究,在原有的基礎(chǔ)上進行創(chuàng)新拓展,圖書館就能抓住應(yīng)用 RFID技術(shù)這個機遇,漸漸實現(xiàn)自助服務(wù)、網(wǎng)上服務(wù)、高附加價值服務(wù)等多渠道相結(jié)合的服務(wù)模式,進而實現(xiàn)規(guī)劃中的服務(wù)轉(zhuǎn)型藍圖。

(二)加強個人隱私的保護

這是 RFID技術(shù)所面臨的另一個現(xiàn)實問題。由于 RFID識別的信息媒介是電磁波,攜帶著嵌有電子標簽圖書的讀者有遭到追蹤的潛在威脅,所以在圖書流通領(lǐng)域使用 RFID技術(shù)有可能使個人隱私權(quán)遭受侵害,圖書館應(yīng)用 RFID技術(shù)必須考慮此類問題,避免不必要的麻煩。

(三 )循序漸進,降低風險

由于科學技術(shù)的不斷發(fā)展變化以及 RFID技術(shù)的發(fā)展方向和模式都正在形成之中,圖書館發(fā)展方向上的盲目多方出擊、規(guī)模上的貪大求全、進度上希望一步到位等都將帶來很大風險。自動化建設(shè)初期,宜先選擇那些需求明顯、目標明確、條件成熟的部室入手,積累成功經(jīng)驗后,再逐步向其他部室進行推廣。其他部室則應(yīng)積極做好準備,一旦條件成熟即可迅速開始應(yīng)用。軟硬件投資宜先投入一些基本平臺所需的設(shè)備,隨著部室應(yīng)用的發(fā)展陸續(xù)增加設(shè)備。在項目建設(shè)中,可先從閱覽室入手,開始實現(xiàn)自助借還的業(yè)務(wù)。對于智能書架的業(yè)務(wù)工作,可以根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展量而定。關(guān)于整個圖書館的應(yīng)用推廣,則可以根據(jù)投資力度、技術(shù)成熟性、讀者觀念等因素逐步開展。在 RFID項目實施過程中,應(yīng)采用“項目規(guī)劃與評估、小規(guī)模試驗、大規(guī)模實施”的推進模式,以有效降低 RFID實施風險。通過前期的評估與小規(guī)模試驗,才能積累豐富的經(jīng)驗,以規(guī)避在 RFID項目實施過程中由于對其期望值過高而帶來的風險。

(四)抓住契機,創(chuàng)新管理思想

應(yīng)以 RFID技術(shù)應(yīng)用為新的契機和技術(shù)手段,以全新的理念帶動圖書館管理機制和業(yè)務(wù)模式的創(chuàng)新。 RFID技術(shù)進入圖書館,不是單純的技術(shù)引進,也不是在個別幾項工作上的應(yīng)用,而是要力爭帶動全館業(yè)務(wù)工作的全面改革和提高。為此,應(yīng)該從思想上進行革新,創(chuàng)新圖書館的管理方法與思想。 RFID技術(shù)可以讓圖書館實現(xiàn)真正的智能化管理。通過RFID技術(shù)可以為讀者提供簡捷迅速的自助式服務(wù),提高圖書館工作人員的工作效率,為圖書館節(jié)省人力,為讀者提供安全的環(huán)境。RFID技術(shù)所具備的獨特優(yōu)勢是其他識別技術(shù)所無法比擬的。 RFID系統(tǒng)是圖書館管理系統(tǒng)的發(fā)展趨勢,它將最終取代和淘汰目前廣泛使用的條形碼識別技術(shù)。現(xiàn)在,我國一些圖書館已經(jīng)認識到 RFID技術(shù)的先進性和優(yōu)越性,開始采用了 RFID系統(tǒng),這意味著中國圖書館界向RFID技術(shù)邁進了一步。現(xiàn)在,國際上正致力于將每個標簽價格降至50美分,如果實現(xiàn),RFID技術(shù)將會大規(guī)模地在圖書館使用。我們堅信,隨著 RFID技術(shù)的不斷改進、RFID技術(shù)標準的統(tǒng)一、RFID相關(guān)設(shè)備價格的調(diào)整以及國內(nèi)圖書館發(fā)展觀念的更新、圖書館適當加大經(jīng)費投入,通過各方面的共同努力,在不久的將來,RFID技術(shù)在中國圖書館領(lǐng)域會日益推廣和普及,RFID技術(shù)的應(yīng)用將推動我國圖書館事業(yè)的建設(shè)與發(fā)展。

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