基于政府架構的信息資源協同配置研究★

河北大學圖書館〔河北省保定市 071002〕

張長安

廣平縣南陽堡鄉人民政府〔河北省廣平縣 057650〕

翟文嬌*

在政府信息化建設過程中,充分開發和有效利用、科學合理地配置信息資源,對提高政府信息資源利用率和政府工作效率起著關鍵性的作用。因此,應科學合理地配置政府信息資源使其發揮最大的效益,尋求一種解決政府信息資源整合與共享問題的方法。本文擬從協同配置的角度對政府信息資源建設和管理問題進行探討,以期找到適合我國政府信息資源建設和發展的新思路與新方法。

一、我國政府架構的信息資源協同配置中存在的問題

近年來,我國高度重視電子政務建設,各種信息設備逐漸完善,部分地區的電子政務效果達到了世界先進水平,各個政府部門都建立了網絡設施、應用系統和數據庫。這種狀況說明,我國電子政務的發展非常迅速[1]。但是,在實際運行過程中仍然存在著諸多問題。這就是,許多部門雖然建設了 “一站式”、“一網式”系統,但系統在部門之間的聯合業務上卻有很大的缺陷,不能實現部門之間的整合,具體表現在:

●信息孤島現象普遍存在,部門之間合作和信息整合困難。其主要原因在于政府機構的條塊分割體制導致大量的電子政務系統只能按職能劃分來建立,形成一個個“煙囪”系統,系統在部門之間的互通互聯和互操作性相當低。往往是在系統建設之前沒有認真規劃與考慮數據和系統的交互問題,而是在建設完成之后再建立平臺系統進行數據交互,結果是平臺系統建設困難重重,難以達到理想的效果。

●重復投資、重復建設現象嚴重,部門之間缺少協同與合作。這一問題主要表現在功能層重復建設方面。雖然不同機構的業務工作所需要的系統不完全一樣,但在這些系統中,某些系統功能卻是相同或相似的[2]。例如,文檔傳遞功能、公文查詢功能、信息發布功能等都是每個政府部門信息系統所必備的功能。對于這些功能,如果每次都要重新進行開發必將造成資源浪費。由于數據庫由不同部門建設和管理,應用的系統不同和部門職能的差異,再加上數據的采集和共享缺乏統一的標準,從而會給數據共享在技術上的實現帶來極大的困難。

●重復投資和信息孤島導致了政府信息資源的浪費,降低了政府信息資源的利用效率。要想解決政府信息資源的整合與共享問題,就需要對政府信息資源進行協同配置,在政府信息機構之間實現業務流程協同和信息共享,搭建暢通的信息交流渠道,促進政府信息資源的增值利用。

二、實施政府架構的信息資源協同配置的意義

為了解決政府信息功能層重復建設、信息孤島現象普遍存在的問題,需要用一種整體的、系統的政府架構方法解決政府信息資源在不同部門之間的共享和協同配置問題,從而建立一套符合我國國情的政府信息資源架構體系。這對解決政府信息資源協同配置問題具有十分重要的意義。具體表現為:(1)實施政府架構,可從頂層支撐我國政府信息化建設,并適用于政府某個階段或某個方面的成果或績效評估,是政府信息化建設的結構框架,對政府信息化建設和政府電子政務發展具有導向和支持的雙重作用。(2)政府架構的實施,可為政府信息資源協同配置提供方法支撐,并通過幫助識別和減少重復投資,實現資源共享。(3)政府架構還可以通過建立統一的標準和詳細的參考模型,幫助各個機構識別重復投資,實現各個機構之間信息資源的暢通與交流。

目前,對政府信息資源協同配置的研究大都致力于對電子政務頂層架構設計的探索,主要有以下四種實現方案,即:第一種是以一個大的應用系統建設為著眼點,以大系統建設為基礎不斷擴大建設范圍,從而逐步擴展集中統一管理的范圍,國家部委的“金稅”和“金關”等金字工程就是這種模式的體現。第二種是以信息資源目錄管理體系的建立為著眼點,建立信息資源交互平臺,如北京市信息資源管理中心所建立的信息共享交互平臺。第三種是以數據管理為著眼點,通過數據標準化實現對系統開發的統一管理和控制,如北京市建委建立的信息資源目錄系統。第四種是以績效管理為著眼點,建立績效管理評價體系,如武漢市的電子績效管理系統及五個同一平臺建設[3]。

上述四種方案,都在一定程度上解決了分散投資帶來的信息孤島、重復建設等問題,并最終向集中化模式發展。但是,這四種方案又都存在一些共同的問題。例如,以上四種方案雖都試圖實現電子政務建設的統一管理,但在方法和標準建設方面又都存在不足。目前,在政府信息資源建設方面,我國還沒有一個統一規范和標準依據的系統框架體系,缺乏相應機制來幫助政府機構之間實現跨機構的合作業務,電子政務頂層設計的研究仍是零散進行,缺乏系統全面的解決辦法[4]。如何在不同機構之間、在不改變機構信息資源結構和機構職能的前提下,從整體和系統角度將信息資源在不同機構、不同項目中合理分配、科學管理,從頂層設計切入、統一建設標準,實現政府信息資源在同一框架下協同配置、整合與共享是指導政府信息資源協同配置的新思路。

三、政府架構的信息資源協同配置的主要內容

實現政府信息資源的協同配置,必須以政府機構的業務規劃為核心,從政府業務流程的劃分和定義出發,延伸到業務細分、技術重用、數據共享、績效評價等各個層面,用一種通用的統一方式描述政府機構業務、績效、數據與技術的定義和標準,為電子政務的建設提供一套統一的標準和框架體系。由于政府不同部門工作和業務的復雜性,在對業務流程進行分析的基礎上,信息資源協同配置的內容應包括業務流程協同、數據資源協同、系統功能協同、信息技術協同等方面。

●業務流程協同。業務流程協同是政府信息資源協同配置的基礎。要對政府業務流程進行重組與劃分,打破部門障礙,將業務流程協同起來,按業務流程分配信息資源,而不是按傳統的機構和部門概念進行資源配置。一項業務流程可能涉及同一地區的不同政府部門,甚至還可能涉及到不同地域的政府部門。通過將業務流程協同起來,有利于政府部門之間找到合作的機會,使信息資源在不同機構和部門之間協同配置,得以充分利用。

●數據資源協同。由于日常工作中需要不斷采集和利用信息,使政府掌握的信息資源越來越多,相應的數據庫越來越大,又由于在工作中各部門之間缺少溝通和配合,這些數據庫中的信息數據有相當一部分是彼此重復的,冗余信息大量充斥于各個數據庫中。這種狀況,不但造成數據采集時的資源浪費,在存儲和維護時也造成浪費。數據資源協同就是將分布于不同政府機構中的數據實現集成和共享,最終實現協同配置。

●系統功能協同。在政府各個機構不同業務工作所需要的信息系統中,許多支持系統的功能是相同或相近的,不同系統中經常出現相同功能的模塊。應根據不同的業務域和業務線,來確定功能,減少功能層的冗余,實現資源共享。

●信息技術協同。信息技術協同是指在政府業務流程中所需要的一切信息技術的協同。隨著科學技術的發展,信息技術也在不斷更新和升級換代。為了實現支持政府業務流程的各個信息系統的統一,用于建設這些信息系統的技術也必須協同統一。

綜上所述,要對政府信息資源進行協同配置,就必須實現業務流程協同、數據資源協同、系統功能協同、信息技術協同,四者缺一不可;只有實現了上述協同,政府信息資源協同配置才會實現。

四、政府架構的信息資源協同配置的解決策略

目前,在我國政府架構的信息資源的整合與配置中,存在著大量信息資源重復采集、交叉開發等資源浪費現象,因此急需建立一套符合我國國情的標準和架構體系,以此作為政府業務流程分析和整合、政府信息資源整合與共享的頂層標準,以達到政府信息資源協同配置的目的。其解決策略為:

一要轉變觀念,建設政府信息化人才隊伍。對政府工作人員的教育培訓是政府信息資源管理的一項重要內容,因此應該重視政府工作人員的信息教育培訓,提高他們的信息意識和信息水平。首先,要普及政府信息知識,尤其是電子政務知識和政府信息資源管理和配置的知識,增強信息意識。其次,要采取各種形式,有計劃地對政府工作人員進行信息科學技術教育,提高他們的信息技術水平。第三,要造就一批具有現代科學知識和掌握信息技術的復合型政府信息化人才隊伍。

二要成立專門管理機構,制定相應的技術參考規范。政府信息資源協同配置框架體系及標準設計,既包括建立統一的技術架構、制定各參考模型的技術規范這類技術性較強的問題,也涉及政府業務流程的梳理和規劃等和政府業務相關的問題,需要分析電子政務現狀、進行系統規劃,提出整體架構方案和現有架構的遷移方案,必須成立專門的機構來進行管理和評估。其成員應由熟悉電子政務、了解政府業務宏觀構架的政府管理部門人員和第三方專家組成,給相關機構提供技術支持和使用幫助。

三要制定統一的政府信息安全標準,確保信息安全。政府信息安全標準、數據標準和技術標準共同構成政府信息資源管理的三大標準,政府信息安全包括政府信息基礎設施的物理安全、數據信息安全、系統安全與備份等。還要建立一套可操作的安全評估和審定程序。

四要加強信息基礎設施建設。政府信息基礎設施建設,必須與政府信息化的目標相一致,必須與政府信息系統的發展相一致,必須與技術發展的趨勢相一致。政府信息基礎設施的建設既要從長遠出發,又要避免設備的限制與浪費。

五要加強技術自主開發,鼓勵選擇擁有自主知識產權的技術。要針對政府信息化需求,大力提升計算機軟硬件系統及網絡安全性,努力研究與開發寬帶高速通信網絡等關鍵信息技術。

[1]DPEPA/UNDESA.E-GovernmentSvrvey2005[EB/OR].[2009-10-25].http://www.un.org.

[2]程軍,黃曉斌.政務應用集成框架研究 [J].計算機與數字工程 ,2009,(1):15～ 16.

[3]肖榮蓮,商曉帆.基于信息流的電子政務信息資源整合研究 [J].情報資料工作,2009,(1):15～ 16.

[4]馬大川.信息資源的集成整合研究 [J].中國圖書館學報,2004,30(3):4～ 5.