醫學高等院校人事檔案管理探討

摘要：高校在人事檔案管理大發展的步伐上稍顯滯后，對于醫學高校的檔案管理，存在主觀意識上不強，硬件保管條件不能滿足要求，人員檔案管理所需不匹配，管理制度待完善，限制了醫學高校人事檔案作用的充分發揮。本文就人事檔案管理問題，提出可行性操作建議。

關鍵詞：醫學；高等院校；人事；檔案管理；信息化

中圖分類號：G647 文獻標志碼：A 文章編號：1674-9324（2012）08-0258-02

一、高校人事檔案管理的重要性

高校的檔案管理中的干部人事檔案是研究本校發展歷史經驗的有價值的資料，涉及本校教職工德、能、勤、績等人才管理歷史信息記錄。對于研究本校的學術價值、推動高校的教育可持續發展，與時俱進，發揮著重要的作用。高校人事檔案是高校相關部門對干部給予考查和任用的第一手材料。工作直接影響著本校的發展方向和價值取向。可見高校抓好人事檔案管理工作有著極其重要的作用。

二、目前高校人事檔案管理中暴露出的顯性問題

1.工作人員的準入門檻普遍偏低，工作水平相差較遠。多年來，部分高校對與人事檔案管理工作缺乏足夠的評價和正確的認識。將人事檔案管理工作，偏激地認為不過是簡單的裁剪、裝訂與保存。相對于專業學科上的教學與醫學上的科研，幾乎被忽視。原因就是認為不重要，與教學聯系不大，更不能給學校帶來經濟效益，所以在標準上就會自然地降低要求了——檔案不丟失、信息不被泄漏，人事上的調動升遷查檔屬實足矣。認為人事檔案管理工作誰都能干，誰都會干，所以在人員準入上大大地降低了要求，只要是人踏實，大專以上文化程度就給予考慮和錄用，從上到下對人事檔案管理在理解與重視上存在極大的偏差，最后也就造成了人事檔案管理工作的重要性只停留在口頭上，真的操作起來根本不被重視，聯查時能不要的就省略掉的狀況經常出現。

2.人事檔案管理制度存在但不健全，難落實到位。由于部分高校，在準入機制上就存在底線的降低，在重視程度上大打折扣，在管理人員的崗位職責的制定上模棱兩可，顯得很不明確。在檔案管理的規章制度上，制定得不系統，一些院校在人事檔案管理上，只存在相關的借閱制。部分高校制定了人事檔案管理制度，也沒有教學科研的規章制度完善和規范。沒有規范的制定作保障，人事檔案管理在工作中就會出現很難開展落實的境地，就會制約高校檔案管理工作的長遠、有序發展。

3.管理隊伍需要充斥，人員配備急需解決。高校生源的擴招，這樣高校的師資隊伍也相應地在壯大，使得高校人事檔案數量隨著教職工人員的增多而增加，教職工的進檔劇增，增大了高校檔案管理工作量。由于重視度欠缺，專職人員配備不足，該具備的檔案專業知識和技能不夠，高校專項培訓資金投入疲軟。多數的高校還是存在人事檔案管理人員兼職的現象，這就造成沒有充足的時間和飽滿的精力從事人事檔案管理。最后的結果就出現高校人事檔案滯后性，管理水平低下。對高校的長遠發展產生不利影響。

4.檔案保管硬件設施的安全性不達標。高校檔案管理庫房多與普通辦公室無差別。安排的環境給檔案在保管的安全性上帶來很大的危險性，因為檔案需要長期保留的，在這樣的環境下容易受到高溫和潮濕的損壞，給檔案造成不必要的麻煩。門窗防盜措施欠缺，即使安置了防盜門，在光照和庫房濕度上的注意也很欠缺，沒有按照教育部2003-2007年下發的《教育振興行動計劃》規定配置檔案安全保管的“八防”，使得檔案保管安全性上無保障。

5.管理缺乏現代信息化。據調查，高校人事檔案管理對象普遍還是紙質檔案的實體管理。人員的增加帶來工作上壓力大。沒用隨著信息化發展，啟用高校電子化人事檔案。

按照上級的要求，每所高校都為人事檔案室配備了電腦，但是并沒有很好地加以利用和用于工作上的改進。多數院校用來打印文檔和目錄使用較多。如果要進行本校人事信息檢索查詢，很繁瑣，需要多人，翻閱大量的紙檔案查詢。在人事上出現信息排序篩選、匯總分類上，多數靠人工動筆動手地逐個查對，造成人力的浪費和時間上的浪費。可見在高校人事檔案管理方面實施信息化管理，勢在必行。具有高效的信息化管理，才能保證高校人事制度改革朝著縱深方向發展。

三、助力醫學高校人事檔案管理水平提高的可操作性措施

1.加強宣傳力度，從上到下提高檔案意識。從高校的主要負責人就要重視本校的人事檔案管理工作，加強宣傳的力度，在思想上，從上到下提高教職工的人事檔案意識。贏得廣大教職工在工作上給予支持和搞好協助工作。主管領導要切實率先垂范，對本校的檔案管理的工作開展情況不定期進行詢問，及時了解現實中存在的問題，并積極與學校主動溝通，求得最佳解決方案。在人員隊伍的組織上，在制度上的建立和健全上給工作的開展以確實的保證。高校在人員配備上，在檔案管理的專業度上給予保證，在檔案管理的物力和財力上給予一定的傾斜，確保人事檔案管理工作的正常運轉和發展。加深檔案管理意識，在高校的人才引進和晉升的制度改革中，積極協助學校提出決策意見，為學校的改革和發展提出可參考的、富具前瞻性的建議，增強高校人事檔案管理的綜合信息服務職能。為高校的穩步發展做出相應的貢獻。

2.建立健全人事檔案管理制度，貫徹落實到位。高校建立本校特色的人事檔案管理制度，力爭將本校的人事檔案管理工作，發展為制度化和規范化。已經建立的制度，由于時代發展高校的擴招導致人數增多，在管理上難免出現新問題，這就需要認真研究《干部檔案工作條例》，以人事檔案管理略助力高校穩步發展為出發點，對已經形成的各項人事檔案管理制度進行完善和修訂。比如在教職工檔案的接收上，對教師調動檔案的傳遞上，對在校職工檔案的安全保管上，在相關部門對高校職工人事檔案的查閱與檔案材料的收集上，在上級部門聯查對人事檔案管理的審核上等，分環節分步驟地做出詳細的規定，使高校的檔案管理工作有章可循，在真正地貫徹和落實中做到有章可依，使高校在管理上實現規范化。

3.保證人事檔案管理人員素質，提高準入門檻。高校人事檔案案管理人員專人化，確保歸檔、建檔工作人員在時間和精力上的全身心地投入。由于人事檔案管理具有較強的專業性和技術性。在人員準入上提高標準，確保工作人員素養到位并做好培訓和考核。

4.充分利用現代化科技手段，實施人事檔案信息化。精選適合本校檔案信息管理的軟件，更新系統，設置訪問權限，使人事檔案信息公開網絡化。為提升高校發展服務。

5.醫學高校人事檔案管理急需人力資源信息系統的開發。由于醫學高校與其附屬醫院聯系緊密，一些學校編制的教師在醫院上班，而這些教師平時的管理考核也在醫院，這就需要我們在人事檔案管理時要加強與附屬醫院人事科的聯系和合作。隨著醫學高校的不斷發展，學校人員編制類型也進一步細化，有教師編制、科研編制、黨政管理編制和實驗教學編制等。復雜的人員構成給人事檔案管理帶來挑戰，急需開發醫學高校人力資源信息系統來增強實踐性。總之，高校人事檔案管理意義深遠，需要在管理層面上迅速轉型，變實體檔案為虛擬檔案進行信息化和網絡化管理，將檔案管理者發展為高校信息管理員，助力高校健康穩步發展。

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