論RFID技術在檔案管理中的應用

凌玉華

（南京師范大學檔案館，江蘇南京，210046）

1.RFID射頻識別技術簡介

RFID是Radio Frequency Identification的縮寫，即射頻識別，俗稱電子標簽，類似于條形碼。它是一種非接觸式的自動識別技術，通過無線射頻信號自動識別目標對象并獲取相關數據，無須人工干預。RFID系統有三部分組成，分別是：（1）標簽（Tag）。由耦合元件及芯片組成，每個標簽具有唯一的電子編碼，附著在物體上標識目標對象；（2） 閱讀器（Reader）。讀取（寫入）標簽信息的設備，可設計為手持式或固定式；（3）天線（Antenna）。在標簽和閱讀器間傳遞射頻信號。

RFID標簽有以下幾大特點：一是存取數據直接、快速，識別速度快，數據容量大。它具有讀取方便快捷、快速讀寫、非可視識別、移動識別、多目標識別、定位及長期跟蹤功能。二是快速掃描，且可同時讀取多個標簽。RFID標簽允許在0.1m～10m以上的距離進行快速識別，且一次可以識別多個目標。同時，RFID標簽是將數據存在芯片中，在磨損或污染等惡劣環境條件下，RFID標簽也能準確識別物體。RFID標簽作為一種識別技術，可以單獨使用，可以和有關設備組成識別系統實現自動化識別，也可以和其他控制設備聯系起來實現整個系統的自動化管理。三是使用壽命長，可重復使用。RFID標簽使用壽命長、體積小，標簽同時具有世界唯一的64位ID編號，可將指紋、掌紋、簽字、聲音、文字等可數字化的信息進行編碼，將更多的檔案信息寫入RFID標簽中。同時，可以重復地新增、修改、刪除RFID標簽內儲存的數據，方便信息的更新，為檔案信息提供了更大的存儲空間，保證了其完整性。四是安全性高，防偽造、防抵賴。通過不同加密算法的軟件，采用密鑰防偽，以及利用所包含的信息如指紋、相片等進行防偽，具有較強的保密防偽性能，這可使其數據內容得到有效保護，在未經授權的情況下，防止數據被泄露和篡改。

在檔案管理中應用RFID技術，能較好地實現檔案的自動識別和檔案信息統一管理，提高檔案自動檢索、自動查借閱、自動進出庫登記、自動打印標簽、自動盤庫、自動調出、自動讀寫RFID標簽等檔案管理功能。可以說RFID技術的應用給未來的檔案管理現代化發展提供了技術支持，也會像互聯網那樣深刻地改變檔案工作的管理模式，強有力地推動檔案管理的智能化、標準化和精細化建設。

2.RFID技術的應用是未來檔案管理發展的方向

目前在國內檔案管理系統中普遍采用“安全磁條+條形碼”的技術手段，以安全磁條作為檔案的安全保證，以條形碼作為檔案的身份證。使用RFID技術進行檔案管理，與傳統的管理手段存在明顯的區別。

2.1從查（借）閱檔案服務上。傳統手工提供查（借）閱檔案服務，勞動強度高，查找檔案繁瑣耗時；條形碼掃描提供查（借）閱檔案服務，自動化程度低，特別是對大批量的查閱檔案，出庫時要將檔案貼有條形碼對準條碼掃描器進行掃描，然后進行消磁，有時檔案上的條形碼還掃描不到，還必須用手工輸入條碼號才能出庫，管理缺乏人性化；檔案歸還后，還要進行手工分類，上架速度慢、效率低、容易出錯。另外，檔案磁條容易被消磁，防盜效果差，這些都是需要解決的問題。而RFID技術完全可以替代傳統手工及磁條查（借）閱檔案利用服務，具有檔案庫房自動進出庫登記、自動退還登記、防盜等功能。

2.2從檔案館的館藏管理上。檔案館的館藏管理工作主要包括排架、整架、查找、盤點、核對和統計等，目前主要采取兩種形式，一種是傳統手工盤點，一般中等檔案館館藏卷數在4-6萬卷左右，整個館盤點下來需要4人花費2個月時間，如有檔案卷宗錯放，則不得不使用人海戰術，進行一定范圍內直至整個庫房的清點，才有可能找回放錯位置的檔案。二是條形碼掃描盤點，由于無法直接從檔案柜架上讀取條碼,仍需要大量重復的手工勞動，工作繁重，勞動強度大，質量難提高。而RFID技術，通過智能檔案旋轉庫分層設置，或者通過標簽讀寫器和無線網絡，就可自動完成館藏檔案盤點、檔案查詢定位、錯架統計等工作，快捷高效，省時省力。

因此，在新形勢下大幅度提高檔案管理的自動化、智能化、現代化程度，做到檔案自動盤點、檔案自助借還、檔案自動分揀、檔案區域定位，使用RFID技術進行檔案管理是最佳的選擇。

3.RFID技術在檔案管理工作中的具體應用

檔案館收藏著大量的文獻信息資源，積極的開發、廣泛的利用這些資源是檔案館的重要職能之一。在計算機網絡技術不斷成熟并得到廣泛應用的今天，許多重復性的工作已經由計算機來處理和控制，將RFID射頻識別技術和計算機技術緊密結合，根據檔案館的實際情況，開發出新的應用模式，能夠實現對檔案的更有效、更及時的管理和控制，提高檔案館的管理和服務水平。

3.1 建立智能電子標簽和安全的查借閱系統

建立智能電子標簽和安全的查借閱系統以提高檔案館的個性化服務水平。檔案粘貼RFID電子標簽,利用標簽轉換裝置將數據信息寫入電子標簽，電子標簽內的唯一ID編號，可作為每卷檔案識別憑證，系統數據庫記錄電子標簽所對應卷宗的基本信息，如綜合檔案包括卷宗號、卷宗標題、保存期限、卷內目錄等；人事檔案包括人員身份、姓名、年齡、性別、籍貫、參加工作時間、參加組織時間、現工作單位、職務職稱等；學生檔案包括姓名、年齡、性別、籍貫、學號、所學專業、所屬院系、照片等信息。通過軟件不同加密運算方法，采用密鑰防偽及利用所包含的信息如指紋、相片等進行防偽，這可使其數據內容得到有效保護。利用者在出示檔案審批表、閱檔審批表或身份證時，檔案工作人員給每位檔案利用者一張貼有RFID標簽的借閱卡，辦理查（借）閱手續時，就能在卡上自動記錄下相關信息，同時計算機會自動登記這卷檔案利用時間、利用何人檔案、利用者、利用內容、審批人，有效簡化手續。當沒有辦理查（借）閱檔案手續的檔案經過安全門時，安全門禁系統會自動進行聲光報警，防止檔案被帶出。如果利用者想借而未借到的檔案被記錄在借閱卡里，一旦該檔案回到庫房，系統會自動將相關信息以手機短信或者E-Mail等形式反饋給利用者，這樣可以使檔案的服務利用工作達到新的水平。退還檔案時，只要檔案進裝有天線庫房的門，計算機自動登記退還這卷檔案的時間、驗收者姓名。每當有大批查閱檔案上架時，系統就立刻將該檔案的有關信息發送給OPAC系統，并統計檔案進庫的情況，這樣檔案人員就可以在第一時間查詢到所需檔案的位置及查（借）閱的狀態。系統將跟蹤和記錄實物檔案在流動過程中的每一個地點，在任何一臺內部網絡電腦上可實時監控，系統用戶可以很方便知道檔案目前的位置、存放的地點，確認檔案的取出或者存入的合法性。

3.2 建立智能檢索及數據統計系統

由于RFID閱讀器對于被讀取的標簽沒有位置、方向上的嚴格要求，而RFID標簽又可記錄檔案擺放地點等信息，這使得自動分類設備的使用成為可能。

一是提高檔案盤點工作效率。只要檔案通過進庫房門禁就自動通過一個RFID閱讀器，再根據標簽中的有關信息把不同地點位置的檔案分發到不同的位置，檔案檢索系統可以快速便捷進行檔案分揀定位、分類，采用了這項技術，當我們再進行盤點時，只需手持讀寫器，對擺放的檔案進行掃描閱讀即可，可以大大提高盤點的工作效率。RFID技術打造的智能化管理檔案高效運作系統，可替代簡單重復性工作，極大的減輕了工作人員在館藏管理和服務上的勞動強度，使管理人員將更多的精力集中在服務上。

二是容易查清不在架或者亂架的檔案。在檔案的提供利用過程中，最讓檔案工作者擔心的就是檔案放錯了位置。這種情況一旦發生，則不得不使用人海戰術，進行一定范圍直至整個庫房的清點，才有可能找回放錯位置的檔案。如果檔案上有RFID碼標簽、手持讀寫器，可以每隔一段時間對庫架上檔案進行錯架檢查，一旦發現有錯架的檔案，立刻向工作人員報警，并指示錯架檔案所在的具體架位，檔案人員只需依系統指示，放回正確架位即可。

三是方便檔案信息及各項數據的統計。在檢查錯架的同時還可以將統計盤點工作一并完成，系統隨后自動將所盤點的資料生成統計分析，以便檔案工作人員作及時有效的處理，這樣就可以使高速盤點、快速查找、定位、順架、分揀成為現實。RFID檔案識別系統可以解放檔案工作人員，以便從事更有價值的工作。

總而言之，RFID技術的應用必將使實物檔案的管理趨于簡單化、自動化、有序化和科學化。隨著行業標準的制定，引入RFID檔案管理系統，提高檔案自動檢索功能、檔案利用自動查借閱功能、自動轉進轉出功能、自動打印檔案外殼標簽功能，從而實現檔案館管理的規范化、標準化、智能化、精細化，提高檔案館管理的信息化水平，這是國內檔案管理工作創新發展的必然趨勢。

*本文系江蘇省檔案局科技項目“基于RFID技術的檔案管理系統”研究成果之一（項目批準號2010-L10）。

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[7]江蘇省檔案局科技項目“基于RFID技術的干部檔案管理系統”系統設計說明書。