加強(qiáng)企業(yè)檔案工作的實(shí)踐與思考

樊 云（中國石化石油物探技術(shù)研究院，江蘇南京，211103）

企業(yè)的發(fā)展直接影響和推動(dòng)著檔案管理的進(jìn)步。中國石化石油物探技術(shù)研究院從建所到提升為院至今，經(jīng)過30多年的風(fēng)風(fēng)雨雨，從一個(gè)三級(jí)單位發(fā)展為現(xiàn)在中石化直屬科研單位，從三年前完成年幾千萬元到增長為年上億的科研生產(chǎn)項(xiàng)目，實(shí)現(xiàn)了跨越式的發(fā)展，管理水平有了很大的提高，檔案建設(shè)也上了新臺(tái)階。

隨著企業(yè)的不斷快速發(fā)展，我院對(duì)檔案的重視程度大大提升，堅(jiān)持把檔案管理上水平作為全面提高企業(yè)綜合管理水平、向著一流企業(yè)制度邁進(jìn)的重要環(huán)節(jié)來抓。近年來，單位通過組建隊(duì)伍、加大投入、建立信息網(wǎng)絡(luò)，檔案管理工作基礎(chǔ)扎實(shí)，成效顯著，得到了總部檔案小組的肯定和表揚(yáng)。在檔案管理過程中，企業(yè)始終把“圍繞企業(yè)中心工作、服務(wù)科研生產(chǎn)發(fā)展大局”作為檔案工作的指導(dǎo)思想，努力樹立檔案工作的服務(wù)意識(shí)和創(chuàng)新意識(shí)，根據(jù)企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展要求，為企業(yè)的決策和其它各項(xiàng)工作服務(wù)。事實(shí)表明，檔案管理工作的進(jìn)步也提升了企業(yè)的形象和影響力。

一、領(lǐng)導(dǎo)重視，對(duì)建立健全檔案工作管理體系有促進(jìn)

領(lǐng)導(dǎo)重視是做好檔案工作的前提。檔案為企業(yè)帶來的直接和間接效益使得企業(yè)決策層清醒地認(rèn)識(shí)到要想企業(yè)保持健康快速發(fā)展，作為經(jīng)營有機(jī)組成部分的檔案工作就絕不能滯后。院決策層主動(dòng)把檔案工作納入到其主要工作的范圍內(nèi)，制定了檔案管理上等級(jí)的目標(biāo)，組建了檔案專門工作機(jī)構(gòu)，健全了檔案管理網(wǎng)絡(luò)，把檔案管理的工作深入到每一個(gè)部門，從而形成了由主要領(lǐng)導(dǎo)分管，以檔案辦公室為樞紐，各部門為分支機(jī)構(gòu)，專職與兼職檔案員各負(fù)其責(zé)的檔案工作管理網(wǎng)絡(luò)體系。為將各項(xiàng)檔案管理工作落到實(shí)處，建立了檔案工作崗位責(zé)任制，直接與年終考核掛鉤，檔案負(fù)責(zé)部門對(duì)各部門檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。通過建網(wǎng)絡(luò)，抓工作，大大強(qiáng)化了檔案管理工作，為檔案工作的全面開展創(chuàng)造了良好條件。

二、抓好培訓(xùn)，切實(shí)提高檔案人員管理水平

要做好檔案管理工作，充分發(fā)揮檔案工作網(wǎng)絡(luò)的作用，必須有一支穩(wěn)定、可靠的檔案員隊(duì)伍。對(duì)此，企業(yè)在選配檔案管理人員時(shí)，致力于把好入口關(guān)，按照年紀(jì)輕、文化高、責(zé)任心強(qiáng)、熱愛檔案工作的要求，選配好檔案網(wǎng)絡(luò)員。檔案負(fù)責(zé)部門針對(duì)檔案人員所在的部門、崗位、工種和工作性質(zhì)確定各自的工作內(nèi)容、工作職責(zé)和具體時(shí)間要求。現(xiàn)有檔案員隊(duì)伍基本穩(wěn)定，工作狀態(tài)良好，為企業(yè)檔案管理盡心盡職。為提高檔案員的技能和素質(zhì)，企業(yè)要積極參與開展檔案培訓(xùn)活動(dòng)，如參加省檔案局和企業(yè)內(nèi)部組織檔案知識(shí)培訓(xùn)，組織檔案人員上崗培訓(xùn)和擬達(dá)標(biāo)升級(jí)單位檔案人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)等。另一方面，還采用“請進(jìn)來”、“走出去”的方式，聘請省檔案局和企業(yè)專家為檔案員授課，解答疑難問題，并通過外出考察，赴檔案工作先進(jìn)企業(yè)學(xué)習(xí)取經(jīng)，取長補(bǔ)短，提高素質(zhì)。

三、打好基礎(chǔ)，促進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化

檔案管理現(xiàn)代化是新形勢下檔案工作發(fā)展的必由之路。為了促進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化，企業(yè)配備了密集架、更新了檔案柜、去濕機(jī)、消防器材、掃描儀等現(xiàn)代化辦公設(shè)備和安全設(shè)備。同時(shí)應(yīng)用檔案管理軟件，建立了公文處理流轉(zhuǎn)系統(tǒng)和合同CIME系統(tǒng)，新增了系統(tǒng)模塊，并與我院ERP、OA信息系統(tǒng)對(duì)接，形成了信息網(wǎng)絡(luò)大平臺(tái)。通過制定標(biāo)準(zhǔn)文本、規(guī)范格式、相關(guān)制度等，加快了檔案數(shù)據(jù)開發(fā)，提高了歸檔的質(zhì)量，保證了檔案的檢索速度和準(zhǔn)確率。為適應(yīng)信息化發(fā)展的需求，我們及時(shí)對(duì)軟件進(jìn)行了換版升級(jí)，全面實(shí)現(xiàn)了檔案的文件級(jí)管理。

四、強(qiáng)化管理，夯實(shí)檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)

提高全體員工的檔案意識(shí)是搞好檔案工作的關(guān)鍵。企業(yè)決策層領(lǐng)導(dǎo)在不同場合要反復(fù)強(qiáng)調(diào)，檔案是企業(yè)的無形資產(chǎn)，檔案工作是企業(yè)發(fā)展的重要內(nèi)容，它反映和體現(xiàn)了一個(gè)企業(yè)的綜合管理水平和綜合經(jīng)濟(jì)實(shí)力。為適應(yīng)企業(yè)不斷發(fā)展需要，近兩年我們不斷完善各項(xiàng)管理制度，制定出新的《檔案管理工作制度》，并對(duì)企業(yè)歸檔的各項(xiàng)制度進(jìn)行了標(biāo)準(zhǔn)化改造，還根據(jù)制度制定了企業(yè)的制度流程，使檔案工作有章可循，從而為企業(yè)管理打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

五、研發(fā)利用，為企業(yè)提供全面優(yōu)質(zhì)服務(wù)

企業(yè)要始終把“圍繞企業(yè)中心工作、服務(wù)科研發(fā)展大局”作為檔案工作的指導(dǎo)思想，把“提前介入，超前服務(wù)；深入基層，現(xiàn)場服務(wù)；收集信息，跟蹤服務(wù)；打破常規(guī)，上門服務(wù)；圍繞重點(diǎn)，突出服務(wù)”作為實(shí)現(xiàn)優(yōu)質(zhì)服務(wù)的工作方法。采取分發(fā)案卷目錄、電話調(diào)卷、網(wǎng)絡(luò)調(diào)卷等現(xiàn)代化手段及時(shí)提供檔案服務(wù)，滿足企業(yè)各項(xiàng)工作的需要。

我們在做好日常檔案利用服務(wù)的同時(shí)，還加大了企業(yè)檔案開發(fā)編研的力度，注重對(duì)檔案資料進(jìn)行深度加工。編寫了《企業(yè)年鑒》、《大事記》、《產(chǎn)品介紹》、《科研成果匯編》、《企業(yè)文化手冊》等材料，這些編研材料為挖掘企業(yè)文化、塑造企業(yè)形象、展示科研成果、記載企業(yè)發(fā)展歷程等發(fā)揮了積極的作用。近年來，我院在行業(yè)內(nèi)的影響力越來越大，科研生產(chǎn)、經(jīng)營管理步入快速發(fā)展軌道。檔案管理水平的提升推動(dòng)了企業(yè)整體形像的提升。

總之，30多年的工作實(shí)踐，使我真正感受到企業(yè)的發(fā)展離不開檔案工作，同時(shí)企業(yè)發(fā)展也在不斷地推動(dòng)檔案的建設(shè)。我們還要深刻認(rèn)識(shí)到，檔案事業(yè)要實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新和發(fā)展，不僅硬件配置要跟上，更要注重加強(qiáng)軟實(shí)力的注入。