試論項目檔案管理中的前端控制

徐衛鳳 盧清芬（張家港保稅區，江蘇張家港，215600）

一、項目檔案的特點

項目檔案是基本建設項目檔案或重大（重點）建設項目檔案的簡稱。

項目檔案的特點是項目本身的特點所決定的。一個項目實際上就是一個系統工程，因此，圍繞著一個項目的基本建設活動，就自然形成了一個相互之間密切聯系的項目檔案整體，共同反映了一個項目活動的全貌。

一個項目并非一個部門、一個專業系統力所能及，尤其是對于現代大型項目而言更是如此，往往是多部門、多專業、多地區、甚至多國家的綜合成果，這必然造成檔案材料來源具有廣泛性。圍繞一個項目所進行的人類實踐活動絕不是單一的，而是包含著規劃、生產、建設、管理、科研等多種實踐活動，這種實踐活動的多樣性必然造成項目檔案的內容構成以及所包含的檔案種類復雜多樣。

項目檔案的形成是階段性與延續性的統一。首先，項目檔案材料的形成具有階段性特征，大致可以分為：前期準備階段、項目設計階段、竣工驗收階段和使用維護階段，掌握其階段性特點，對項目檔案的收集和初步整理具有重要的指導意義。其次，項目檔案的產生又具有延續性，一些項目往往要經過數年時間的艱苦奮斗才能竣工，其檔案材料的產生也是隨著整個工程的進展而形成，并一直延續到項目完成及其之后的管理、使用和維護階段。

二、項目檔案管理中的前端控制

項目檔案的上述特點是項目檔案區別于其它種類檔案的重要屬性，但同時也為項目檔案的收集與管理帶來了更大的難度。如何及時、完整地收集，高效、優質地管理項目檔案，且為利用者提供系統、完整、準確的項目檔案信息，成為擺在廣大檔案工作者面前的一道現實難題。

張家港保稅區是1992年10月經國務院批準設立的全國首家內河港型保稅區，也是江蘇省唯一的區港合一的保稅區。2008年11月張家港保稅區經國務院批準，升格轉型為保稅港區，成為中國目前政策最優、功能最齊全、經濟最活躍的開發區之一。張家港保稅區綜合檔案室是保稅區內部的檔案工作管理機構，隸屬于保稅區黨工委、管委會辦公室，它既是永久保存保稅區檔案的檔案保管機構，同時也是兼有業務監督指導職能的管理機構。經過20年的發展，張家港保稅區綜合檔案室已成為江蘇省檔案管理五星級單位。保稅區綜合檔案室較為完整地保管由區內416家企業移交的基建項目檔案，共計19295卷，占檔案室館藏總量的80%。近三年利用項目檔案1562卷（次），占近三年利用總量的70%。因此，項目檔案在保稅區檔案室的館藏中占有舉足輕重的地位。在長期的檔案實踐過程中，張家港保稅區綜合檔案室形成了一套有效收集管理項目檔案的方式方法，其核心就是在項目檔案的收集管理過程中引入前端控制的理念與方法。

（一）引入前端控制的必要性

項目檔案的前端控制即是項目文件歸檔之前的全部的“干預”過程。項目檔案特別是重點工程項目檔案往往形成周期長，涉及專業多，工序復雜，如不及早干預，必定會影響檔案的齊全完整，甚至會影響到項目的整體完成驗收。如張家港保稅區有許多外資及合資企業，這些企業的檔案人員素質良莠不齊，有的檔案意識甚為淡薄，過去基建項目檔案不完整甚至整體遺失的情況時有發生，后來通過從工程簽訂合同至交工驗收的事前“干預”，改變了過去坐等接收的工作方式，變被動為主動，收到了良好的效果。從實踐中筆者體會到：事后控制不如事中控制，事中控制不如事前控制，將項目檔案的管理重點從中、末端移到前端，將檔案工作和項目的各項工作內容一樣納入管理程序，使項目各階段形成的文件在形成和積累時就受到同步的控制和干預，保證了項目檔案收集的齊全完整、案卷質量的優化以及管理效率的提高。

（二）前端控制的具體措施

1.建立一個符合項目建設實際情況的前端控制模式是實現檔案前端控制的基礎和核心。一個項目從前期準備至完成驗收，其檔案的形成與收集始終與項目法人（含建設單位）、設計單位、監理單位、施工單位有著密切的聯系。因此，在項目檔案資料的產生、審查、簽認、編制、移交、接收、歸檔、管理等環節中，應有明確的職責劃分，并要做到責權明確、各司其責。自項目立項開始，項目法人就應該將檔案工作作為項目建設的重要組成部分，明確檔案工作的管理體制、歸檔標準、質量和進度要求等內容。項目文件資料實行“誰形成，誰負責”的管理原則，各參建單位對其所負責項目內容范圍內形成的文件資料的質量和整理編制負責，檔案人員超前指導并全過程跟蹤督查，對項目檔案資料的形成積累、表格式樣、質量要求及整體編目體系進行早期標準化、規范化編制與整理標準控制。

2.提高檔案人員的專業素質是實施檔案前端控制的關鍵。在項目檔案前端控制過程中，要求檔案人員必須對各參建單位的建設進度有相當細致的了解，這就需要檔案人員不僅要相當熟悉檔案資料質量控制管理流程，還要有高度的責任心，要深入現場主動掌握了解項目每一天的進展情況及檔案資料的形成狀況。所采取的做法是：①建立現場檔案室，推行預立卷制度，即文件材料內容填寫齊全并經有關人員簽證完畢后，送專職檔案人員進行預立卷，并統一存放于現場檔案室，以保證檔案的完整與安全，同時將平時同步歸檔的項目檔案系統匯總，全面梳理，發現問題及時作出調整。②認真開展好項目檔案的登記工作，并及時對登記情況進行統計，掌握各個項目的建設進度和檔案的形成情況，有針對性地做好各個階段的監督指導和現場服務利用工作。這樣，早期就從檔案數量的完整性、內容的準確性、形式的規范性和歸檔的及時性進行全面控制管理，就可避免有價值的檔案資料流失與損毀，使檔案資料從形成、積累到歸檔、移交始終都處于受控狀態，這是檔案前端控制最理想化的目標。

3.法律手段是實施檔案前端控制的保證。將項目檔案質量控制管理納入合同管理，運用法律效力確保檔案的前端控制。如：在項目招投標和簽定合同時，將竣工文件編制工作水平作為選擇建設、監理單位的依據之一；設立條款明確規定各參建單位對項目文件的責任及編制標準；將檔案資料的質量考核作為歸還施工單位保證金的條件之一等等。以上措施都是為了取得檔案工作的主動權和法律保障，從而確保項目檔案資料的完整性、準確性和規范性。

三、結語

張家港保稅區綜合檔案室在長期的檔案工作實踐中通過自身的努力探索，大膽吸收借鑒其他開發區在項目檔案管理過程中的成功經驗和做法，逐漸形成了屬于自己的一套收集管理項目檔案卓有成效的方式方法，為區內企業的建設發展提供了堅強的信息支持。檔案工作是一項“對歷史負責，為現實服務，替未來著想”的偉大事業，我們堅信，用創新的思維和方式方法來管理他人眼中的“故紙堆”，必將為張家港保稅區的檔案管理工作迎來新的機遇，開創新的局面。

[1]洪霞.南京江寧經濟技術開發區檔案工作透視[J].檔案與建設.2009（8）。

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