淺談企業合同管理

龔偉林

合同作為企業承擔獨立民事責任、履行權利義務的重要依據，是企業經營管理活動的重要內容，也是企業風險管理的主要載體。加強企業的合同管理，可以規范企業的經營行為，維護自身合法權益，同時提高企業經營管理水平和風險防范能力，促進企業可持續發展。

一、合同管理概述

合同管理是指企業對以自身為當事人的合同依法進行訂立、履行、變更、解除、轉讓、終止以及審查、監督、控制等一系列行為的總稱。合同管理從大的方面可以劃分為合同訂立階段和合同履行階段。合同訂立階段的管理包括合同調查、合同談判、合同文本擬定、合同審批、合同簽署等環節的管理；合同履行階段的管理涉及合同履行、合同補充和變更、合同解除、合同結算、合同登記等環節的管理。合同管理必須是全過程的、系統性的、動態性的。全過程就是由洽談、草擬、簽訂、生效開始，直至合同終結或失效為止；系統性就是凡涉及合同條款內容的各部門都要一起來管理；動態性就是注重履約全過程的情況變化，特別要掌握對自己不利的變化，及時對合同進行修改、變更、補充或中止和終止。

合同管理中的合同訂立和合同履行是相輔相成的，兩者不可偏廢。合同訂立是合同履行的前提和基礎，而合同履行則是合同訂立之后發揮功效的保障。

二、合同管理中存在的主要問題

1.合同管理機構、人員、制度不落實。主要是流于形式，應付檢查，并沒有把經濟合同管理工作落到實處，也沒有把經濟合同管理作為一項重要的企業管理工作來抓，致使經濟合同管理工作無法滲透到企業生產、銷售全過程中去。

2.經濟合同簽約率不高。有的認為是老關系，礙于情面搞口頭的“君子協議”，而不簽訂書面經濟合同；有的怕麻煩，圖簡單或只簽內容條款不全的合同；有的則為偷逃國家稅款，如印花稅，故意不簽書面合同。

3.經濟合同簽訂把關不嚴，簽約隨便，解約自由。視經濟合同為兒戲，不依法簽訂經濟合同，高興就履約，不高興就不履約。需要變更或解除的經濟合同，不按法定條件、法定期限和法定形式辦理，打個電話或口頭打個招呼，簡單了事。經濟合同糾紛的隱患很大。

4.不懂法，不依法辦事，違約不究，自我保護能力差。

5.合同歸檔不及時，不符合歸檔要求。合同檔案歸檔不及時，存放無序，未按文書檔案歸檔要求進行立卷歸檔，造成合同文本遺失不能及時被發現，泄露合同中涉及的國家或商業秘密，使國家或企業利益受損。或在調閱時手忙腳亂，不能及時提供，給合同執行和管理帶來不便。

三、存在經濟合同管理問題的原因

1.企業領導對經濟合同管理的重要性認識不足，經濟合同法律意識淡化。只關注企業經濟效益，忽視了市場經濟是法制經濟、契約經濟、合同經濟，忽視了經濟合同管理的重要性。尤其對市場與合同、合同與合同管理、合同與合同法律這三對關系缺乏認識。

2.外部經濟、法制環境不完善，影響企業經濟合同管理工作的開展。長期的計劃價格制度使得不少企業時至今日仍對市場銷勢、市場價格缺乏應有的敏感與準確判斷，不適應突然出現在經濟關系中的市場價格波動與變化，更難形成根據市場變動而及時調整經營計劃的能力。這就導致經濟合同的訂立、履行受制于市場銷勢和價格，合同糾紛大量產生，合同管理難度大。

我國原先計劃經濟體制下的生產力結構，使得有些領域形成了人為的行業壟斷。不少大中型企業對某些行業的生產、經營存在著實際上的封鎖、壟斷，支配著其他企業的生產與經營，壟斷的結果必然導致地區封鎖，商品流通不暢，經濟合同無法簽訂、履行，糾紛難于解決。

另外，合同仲裁委員會和法院在處理契約糾紛時，普遍存在兩種傾向：一是在計算違約金與賠償金時忽視間接損失，違約方只承擔有限的直接損失責任；二是過分強調調解結案，而大量的調解室以和稀泥式的折中調和為特點，其后果不僅是使一方的合法權益得不到保護，更嚴重的是使違約人的違約心里得不到應有的警醒，進而產生敢于進一步違約的潛在僥幸心里，有時候，即便是公平合理的判決書、調解書，其實際執行也是多費周折，極不容易。這些有法不依，有法難依的現象，無疑挫傷了企業合同管理的積極性。印花稅的實施也給企業的簽約率帶來一定的影響。

3.多層次的經濟合同管理網絡尚未形成，使企業經濟合同管理缺乏推動力。工商行政管理部門，業務主管部門，金融機構還沒有形成在各司其職的同時又相互配合的多層次經濟合同管理網絡，使企業缺乏外部推動力。

4.企業經濟合同管理缺乏激勵機制。現在除了工商行政管理機關大面積推行“重合同，守信用”活動以外，基本上沒有什么明確有力的獎懲措施。

四、加強企業經濟合同管理的對策

1.企業領導應充分認識到企業合同管理是市場經濟條件下企業管理的一項核心內容。企業管理的方方面面都應圍繞著這個核心而展開，只有正確處理好了市場與合同，合同與合同管理，合同與合同法律這三對關系，合同管理才能真正到位，履行責任才能真正落實。

企業領導要熟悉經濟合同法律關系。為此，要對在職的企業領導，有計劃，分批分期進行培訓，要把經濟合同管理列為企業領導任期目標責任制，使企業樹立起依法簽約，依法履行為前導的依法經營思想，把抓經濟合同管理放到企業抓質量管理和產品開發一樣的重要位置，把經濟合同管理列入企業管理的議事日程。

2.建立健全經濟合同管理體系。現代企業的生產經營活動是一個極其復雜的過程，不能無章可循，否則，就會使經濟合同管理處于自流失控的狀態。企業經濟合同管理必須結合自身的實際，制定具體，明確，切實可行的合同管理體系，這是企業經濟合同管理中的一項基礎工作，是搞好企業經濟合同管理的保證和前提，企業經濟合同管理體系包括合同管理的組織體系和制度體系。

組織體系是指企業要由上而下的建立和健全合同的管理機構（包括專職機構和兼職機構），使合同管理覆蓋企業的每個層次，延伸到各個角落。大中型企業，一般來說，由于經濟業務往來多，且數額大，應建立有權威的合同管理小組（或居委會），其成員可由供，產，銷，技術，財務負責人，法律顧問以及分管經營的企業負責人或企業法定代表人組成，由企業的主要領導擔任組長。合同管理領導小組（或居委會）還應設立具體的日常辦事機構——合同管理辦公室，統一管理企業日常的經濟合同管理工作。經濟合同管理體系在運作管理過程中要做到人員落實，應配有經濟合同管理員，這是企業經濟合同管理的主要力量。經濟合同管理員的配置，必須結合企業自身的管理體制來進行：一般除公司一級配置外，各職能科室部門，根據經濟業務往來的需要，也應配備本部門的經濟合同管理員，負責本部門的經濟合同管理工作。

制度體系是指企業要就合同管理全過程的每個環節，建立和健全具體的可操作的制度，使合同管理有章可循。具體包括：合同審查會簽制度；授權委托制度；函電登記回復制度；資信調查制度；合同變更、解除制度；合同臺賬登記統計制度；印鑒保管制度；合同檔案保管制度；合同傳遞制度；合同自查制度；獎懲考核制度。

同時在運作過程中，也應對合同管理體系進行動態控制，檢查該體系是否適應合同管理的需要和市場的需要。對不適應部分應進行及時調整，不斷完善。

3.把好經濟合同的簽訂關和審查關。在經濟合同的管理中，把好經濟合同的簽訂關和審查關是一個關鍵問題，它是提高經濟合同履約率的重要保證，應對合同業務人員提出“六要、六防”的簽約要求。

“六要”：主要條款要完備，合同內容要合法，權利義務要對等，經濟責任要明確，文字表達要清楚，簽約手續要齊全。

“六防”：防止草率簽約，不訂“扯皮合同”；防止強加于人，不訂“霸王合同”；防止越權代理，不訂“衙門合同”；防止資信不明，不訂“口頭合同”；防止不正之風，不訂“后門合同”；防止投機鉆營，不訂“違法合同”。

企業經濟合同的審查部門和企業法律顧問在審查經濟合同中，應從合同當事人的資格合格性；意思表示真實性；合同內容合法性，三個方面進行審查，以確保經濟合同符合法律要求，減少糾紛和避免不必要的經濟損失。

當事人的資格合法性，是指簽訂合同的人必須具有法律規定的權利能力和行為能力，超越法人權限或者違反核準登記業務范圍簽訂的經濟合同法律不予保護。

意思表示真實性是指當事人為實現自己的經濟目的，出于自己的真實意志，愿意同對方簽訂合同的一種表示。如果當事人在危難之中，受脅迫欺詐不能表示自己真實意志，在這種情況下簽訂的合同法律不予保護。

合同內容合法性是指雙方當事人達成的協議，合同的各項條款，符合法律，行政法規和現行政策的規定，不違背社會公共利益，不侵害他人的利益。

五、結語

合同管理是企業內部控制中的一項重要工作，是一種全過程、系統性、動態性的管理活動。總之，事前采取周密的防范，事中采取有效的管理，事后進行妥善的補救是做好合同管理，避免產生損失，實現企業持續發展的目標。在當前信用體系有待健全、法院民事執行力度疲弱的社會環境之下，企業更應加強自我保護意識，對合同實施有效管理，為企業管理水平和經濟效益的提高提供巨大的推動力。

[1]企業內部控制應用指引第16號——合同管理.