W eb2.0時代高校檔案館個性化信息利用模式及策略

萬 絢 方黑虎

（中國科技大學檔案館，安徽合肥，230026）

圖1 高校檔案館用戶需求分析及個性化信息利用的模型

隨著Web2.0時代博客 （Blog）、維基（w iki）、社會化標簽、社會化網絡軟件（SNS）、播客等傳播手段的廣泛應用，檔案用戶在信息的生成、共享和傳播方面占有越來越重要的位置。Web2.0重視用戶的需求，為滿足用戶的需求而尋求一種更好的方式來實現用戶體驗。越來越多的檔案用戶使用并習慣于依靠網絡進行信息檢索與瀏覽，習慣于享受檔案館提供的定制服務，接受推送的個性化信息，習慣于運用博客或虛擬社區傳播已解密的檔案或檔案資料加工品信息。

大多數高校檔案館都建立起數字化的檔案管理和檔案信息利用系統，為了方便、準確、及時地為高校師生提供個性化的檔案信息利用服務，部分建成數字檔案館的高校在利用工作中已經運用或者準備運用Web2.0傳播方式進行信息傳播。本文構建了高校檔案館用戶需求分析及個性化信息利用的理想模型（如圖1），將Web 2.0應用到用戶需求的分析和信息服務的實踐中，讓高校檔案館的信息服務無處不在，更加以利用者為中心。

1.高校檔案館用戶需求分析及個性化信息利用的模型及構成要素

1.1 用戶群分析

高校檔案館要想獲得全面的用戶需求信息并劃分用戶群，首先要獲取用戶的顯性信息，要求用戶注冊登記其基本情況（如年齡，學歷，所在院系或部門，WEB2.0工具熟悉程度和使用習慣，利用方式的選擇等），通過填寫表單等方式主動提供自己的信息，從而得到用戶的直接顯性信息。

圖2 用戶需求信息獲取和挖掘的過程

高校檔案館在用戶進行注冊登記來獲取用戶個人資料時，應制定詳細的用戶資料保密措施，以獲取用戶的信任和支持。用戶可以對這些顯性信息進行修改和反饋，高校檔案館可利用用戶的反饋信息不斷完善用戶信息。同時，在整個動態過程中，檔案館應與用戶隨時保持互動。這樣，以上兩種方式相結合，才會將用戶基本情況信息全面挖掘出來，這是高校數字檔案館劃分用戶種類并挖掘隱形信息的基礎和前提。按照用戶自身的基本情況將他們在數據庫系統內劃分為不同的用戶群（可運用不同代碼區分），如理工類教師（中老年、青年），人文類教師（中老年、青年），在校學生（本科生、研究生）、教師以外的其他工勤人員進行分類研究。

在實際利用的時候，多數用戶出于種種原因，可能不愿意填寫大量的個人信息，多數采用匿名瀏覽。他們往往是在瀏覽其他頁面的時候，偶然地進入了檔案館的用戶界面，也可能是暫時沒有迫切的檔案需求或者對檔案信息服務不信任，只是隨便看看。對于這部分潛在用戶，檔案館應采取什么措施把他們的目光吸引，使他們關注檔案信息，就顯得十分重要。首先，檔案館的網站界面應該友好，考慮到用戶登錄的感受,具體說就是能讓用戶知道你能提供什么，他在什么位置；其次，用戶界面應突顯核心的服務內容和詳盡的功能介紹；最后，要以多媒體的視覺效果，引起用戶的興趣，使其有進一步瀏覽的可能。這樣，用戶一旦登錄，網站就會把其個人信息記錄下來，高校檔案工作人員就可以根據信息初步了解客戶和劃分客戶群[1]。

1.2 用戶需求獲取和挖掘

要想獲得全面的用戶需求信息，首先要求師生用戶進入數據庫時進行注冊登記，通過填寫表單等方式主動提供自己的信息，從而得到用戶的直接顯性需求信息。然后，通過對用戶信息查詢行為的跟蹤分析，對分析的數據進行采集和預處理，并利用Web數據挖掘技術來深層次挖掘用戶隱性需求信息，并進行分析和評估（如圖2）。最后，利用用戶的反饋信息不斷完善用戶的需求信息。同時，在整個動態過程中，高校檔案館應與用戶隨時保持互動（如圖3）[2]。

1.3 檔案館對知識產品的加工

高校檔案館的知識生產，主要包括兩部分：一是紙質、膠片、錄音帶等傳統載體的檔案到數字化檔案的轉化，即對有保存價值的檔案進行數字化，再生產和深加工，建立起具有高附加值的數據庫系統，諸如檔案目錄、檔案全文數據庫等。二是網絡檔案信息資源的開發與再生產，即對網站等檔案信息資源進行收集歸檔與整理保存，再運用替代、重組、綜合、濃縮等信息加工方法，生產出高質量的知識產品，實現網絡檔案信息資源的增值。現有的大多高校檔案館信息管理平臺僅僅實現了檔案信息的有序化，不具有知識生成的功能。而基于知識管理的檔案館應具有知識生成和信息加工特性，即能根據用戶的需求自動地對有關信息進行分析、對比、綜合等，形成新的知識，這是高校檔案館信息管理平臺努力的方向。

1.4 高校檔案館的“信息把關”

傳統載體的檔案信息的傳播以檔案外借、出具檔案證明等形式為主。在利用前，檔案移交單位和檔案整理人員會對檔案內容和密級進行鑒定，對于涉密檔案、不具有利用價值甚至利用后會造成負面影響的檔案，應堅決“把關”，不提供信息利用服務或限制信息利用的范圍。隨著Web2.0時代的到來，高校檔案館應與時俱進，根據網絡傳播發展變化的最新情況，及時規范檔案信息的網絡傳播行為，并對其做出合理引導，杜絕非法、涉密、侵犯知識產權和用戶隱私權的信息的傳播，根據信息的屬性限制其傳播范圍，并盡可能的防止信息的歪曲和誤傳。[3]

1.5 檔案館提供個性化信息利用服務

圖3 高校檔案館與用戶的動態互動

現在，互聯網上個性化信息服務系統可以抽象為一個流程：用戶首次進入系統頁面，注冊完畢后進入定制頁面內容部分，用戶可以選擇符合自己喜好的界面、字體和常用數據庫、搜索引擎，以及網站的業務信息等服務欄目。選擇完畢后，程序將把提交的信息保存在數據庫中。用戶再次登錄訪問該站點時，系統會從網站服務器數據庫中獲取個人的定制信息，形成滿足用戶要求的瀏覽器頁面。同樣的，高校檔案館構建個性化服務的工作流程也是如此，高校檔案館在此基礎上針對用戶需求為其選擇各自喜歡的個性化傳播方式，對其進行信息傳播。

1.6 效果反饋

與公共檔案館不同的是，高校檔案館的用戶普遍知識化、網絡運用頻率較高。在提供個性化服務后，用戶希望利用網絡互動方式向檔案館反饋利用效果。高校檔案館工作人員利用交流及反饋回來的評價級別信息，能預測用戶的潛在需求信息，以此來估測服務中的缺點和不足，改進服務質量。同時，高校檔案館還能根據用戶的反饋信息來推測用戶的潛在需求，并對當前錯誤需求信息進行改正。

2.高校檔案館個性化信息服務的具體策略

2.1 根據館藏信息生成知識

目前，由于數據庫內的檔案信息種類繁多，個性化信息服務也需要按照用戶需求確立主題，從檔案信息的整體提供轉向以知識為單元的提供，并根據用戶需求隨時更新。

要讓已解密的館藏信息生成知識，除了對傳統載體的檔案信息進行數字化轉換和采集，如進行原文掃描、圖像合并、OCR識別、文本文件修改、字段著錄、分類標引等程序外，還可根據用戶的需求自動地對檔案信息進行分析、對比、綜合等,形成新的知識資源數據庫。并對數據庫的各種服務方式進行整合和集成，建設異構跨庫檢索平臺，將大量的分散的網絡資源按一定的主題進行智能化的聚集，建立起一個用以訪問不同知識資源的統一界面，實現網絡信息的跨庫檢索，為個性化信息傳遞提供良好的服務平臺。

針對高校教師工作壓力大、對檔案信息要求較高的特點，可在校內找專業人員對檔案信息進行歸納、總結，形成知識加工品?，F有的高校檔案館信息管理平臺僅僅實現了檔案信息的有序化，不具有知識生成的功能。而基于知識管理的高校檔案館具有知識生成特性，這是與現有高校檔案館信息管理平臺之間本質的區別[4]。

2.2 理想的web2.0網絡平臺的設計

Web2.0時代的環境造就了信息用戶的高參與性和主動性，這在一定程度上對個性化服務網絡平臺提出了更為苛刻的設計要求。具體體現在：①用戶界面良好。一個友好的界面不僅能吸引讀者，發展穩定用戶群，而且能通暢反饋用戶信息，提高個性化服務的質量。②服務效率高。服務效率的高低主要取決于系統處理用戶輸入信息的時間、響應用戶需求的速度等方面。③提供多層次的個性化信息服務。由于高校的師生知識水平、專業愛好、心理傾向和行為方式各不相同，這就要求檔案館個性化網絡平臺要因人而異，并在用戶參與度和操作難度上予以考慮。④提供主動的信息服務。網絡信息資源的更新是動態的，而用戶的長期信息需求則是相對穩定的；因此個性化服務網絡平臺應該依據用戶長期需求主動提供有價值的信息，但這種主動服務必須根據用戶事先的定制來進行。⑤具有嚴密的安全保障機制。主要涉及用戶身份認證、隱私管理、突發狀態的防范與補救、資源共享的權限問題等。

在系統設計方面，基于Web2.0的思想和技術，實現個性化服務和動態管理，高校的檔案管理系統由信息利用模塊、館員模塊、系統管理模塊、知識決策模塊組成,其系統架構如圖4。[5]

（1）信息利用模塊：利用者登錄系統則可以享受個性化的信息利用服務。包括訂閱“我關注的館藏檔案的更新”、進行個性化的信息標簽（tag）、查看RSS為他們集中提供的“感興趣的內容”，通過博客與咨詢館員開展互動，并及時對館員所提供的服務作出反饋，全校師生可以通過留言與各博主討論這些學術觀點和自己利用信息時中的困惑。通過檔案館搭建的SNS社區進行信息交流等。

（2）館員模塊：高校檔案館工作人員可以進行檢索、分類、刪除和修改數據，并進行檔案數據的保密維護工作。

（3）系統管理模塊：進行系統的信息管理、數據統計等系統維護工作。

圖4 高校檔案館個性化服務系統模塊設計

（4）知識決策模塊：對信息內容進行深層次的分析與挖掘，向用戶提供能夠用于決策支持、智能查詢、科學研究、解決問題的規則和模式。根據用戶的反饋和系統日志記錄修改和完善用戶的需求信息，改善信息質量，優化檔案館藏。

2.3 主動為用戶提供個性化的服務

2.3.1 個性化推送與定制服務。即根據用戶的興趣偏好，采用定制的web頁面、分門別類的信息頻道（或信息欄目）、發送E-mail等方式，把具有針對性、特色性的信息傳輸給具有特定需求的用戶。過程包括：用戶首先進入用戶界面，在用戶數據庫系統中注冊，注冊時登記個人信息，并可以進行相應內容定制；系統將用戶定制內容生成用戶檔案，存入用戶數據庫；如果用戶沒有進行內容定制，系統跟蹤用戶行為，分析其興趣，并將有關信息存入用戶信息庫；系統根據用戶信息庫進行信息處理，提供用戶需要的個性化的網頁等個人信息；用戶可以對獲得的信息進行評價，系統再對反饋信息進行分析，調整用戶信息庫內容（如圖5）。

2.3.2 個性化推薦與報道服務。即通過智能推薦和主動報道的途徑，深入分析用戶的專業特征、研究興趣，從而主動地向用戶推薦其可能需要的信息。該服務是一種較高層次的信息服務方式。鑒于高校檔案館工作人員的知識化、高校服務環境的便利化，此種服務已經成為重要的服務方式。

2.3.3 個性化知識決策服務。這種服務強調充分運用數據挖掘、語義網絡、知識發現等先進技術，對有用的信息內容進行深層次的分析與挖掘，從而向用戶提供能夠用于決策支持、智能查詢、科學研究等知識服務方面的規則和模式。高校的軟硬件環境為開展此項服務提供了保障。

2.3.4 信息導航服務

高校檔案館提供的科研等類別的檔案導航服務（如w iki百科全書、互動標簽Tag，簡易信息聚合以及網摘等技術）是將因特網上的節點按某些主題加以歸納、分類，按照方便用戶的原則，引導用戶到特定的地址獲取所需信息。檔案館館員作為信息社會中的知識導航者，可以充分利用高校檔案館的豐富信息資源和自己的專業知識，針對特定用戶開展個性化的信息服務。

2.3.5 參考咨詢服務

參考咨詢服務是利用現代化計算機網絡、通訊技術和全球性檔案館網上資源，對其提供個性化，有針對性的服務，包括在網上信息咨詢臺上提供實時、在線的數據、知識導航、專題論壇等服務。主要有：IM服務、E-mail服務、博客和維客服務、SNS社區服務、WIKI服務等。高校檔案館可為讀者提供在線的、實時的咨詢服務，利用者不用到館，就可以獲得即時的服務。通過系統，檔案館員可向利用者提供即時信息服務（IM），或者利用播客等WEB2.0技術提供音視頻共享的平臺，或者運用SNS社區進行互動交流，為他們提供實時的個性化咨詢服務。[6]

2.3.6Web2.0的典型技術及實踐在高校檔案館信息利用工作中的運用

Blog（博客）

通過博客，可以在高校檔案館館員與信息利用者之間建立一個良好的互動交流平臺，用戶能及時對館員所提供的服務做出反饋，督促館員工作的不斷改善，從而不斷提升高校檔案館的個性化服務水平。用戶和檔案館之間可以進行充分的多重互動和交流溝通。

IM（即時信息）

圖5 高校檔案館的信息推送流程

典型代表為MSN和QQ，可以包括文字、語音、視頻等各種方式。它的出現及其方便易用性為檔案館數字參考咨詢提供了一個新的平臺，有利于增加與用戶交互的及時性，增加用戶的積極性，及時清晰準確地了解用戶的需求本意，且與用戶的互動反饋性也將增強。

Tag（互動標簽）

高校檔案館用戶根據需要對文章或Blog進行個性化標簽定義。它更利于師生搜索、查找網上文章或進行Blog關聯和聚合。

SNS（社會化網絡軟件）

高校檔案館人員可對館藏信息進行嚴格把關，確定信息密級。對于已經解密并且有傳播和再利用價值（如參考文獻價值、史料價值等）的檔案信息，高校檔案館工作人員應先對信息進行再加工，然后在自己的網站服務項目里增加互動社區（SNS社區）欄目，對此類信息進行傳播并鼓勵師生員工在社區內開展參與、互動和分享。高校的師生員工雖分布在各個院系和機關，但由于其工作環境、生活區域相對相似，學習或研究領域由于知識本身的互通性、交叉性相對集中，并不像社會人那樣不易凝聚，因此，基于SNS理論的傳播網絡在高校檔案館信息服務中較容易構建。

對于不同類別的檔案，可采用不同的個性化信息利用方式，如對于館藏視頻文件（avi,wmv,rmvb,mp4,flv等）和聲音文件（mp3,wav,wma等）可運用“播客”進行視頻分享，并設置“用戶留言欄”讓學校師生留言和進行評論；對于科研成果、科研項目文件和圖紙等館藏資料，可建立博客系統，鼓勵各個學科的本校知名教授和一些比較積極的研究生在該系統中建立博客，這些博客主要介紹該科技項目的最新發展動態以及學術價值等。高校檔案館員可在WIKI系統中把本學科有價值的學術信息、學術觀點按照百科全書式的條目整理到WIKI系統中。其他使用者可以根據自己的觀點，對這些信息進行更改、提煉、創新，形成新的條目，從而將WIKI系統建設為學科知識平臺，甚至是具有權威性的學科百科全書[7]。

注釋

[1]范豐龍等.基于個性化服務用戶需求信息的深層次挖掘 [J].蘭臺世界，2008（1）（下半月）：66-67。

[2]王宇暉.檔案用戶心理分析[J].檔案管理，2002（1）：16-17。

[3]賈偉.Web2.0時代網絡“把關人”分析 [J].新聞愛好者，2008（8）（上半月）：49。

[4]姚樂野，蔡娜.基于知識管理的數字檔案館建設策略研究[J].四川大學學報，2008（2）：124-128。

[5]趙建梅.知識管理在圖書館管理中的意義[J].煙臺師范學院學報哲學社會科學版，2004（4）：125-126。

[6]劉明.數字檔案館信息服務模式研究[J].檔案學通訊，2007（5）：13-17。

[7]唐艷芳.數字檔案館檔案信息服務平臺的構建[J].檔案管理，2006（6）：25-28。