地區(qū)總分館文獻(xiàn)資源的配送機(jī)制

王海霞

（鞍山市圖書(shū)館，遼寧 鞍山 114003）

圖書(shū)館總分館建設(shè)是現(xiàn)代地區(qū)公共圖書(shū)館發(fā)展的一個(gè)方向。從集中集權(quán)式服務(wù)變?yōu)榉植际椒?wù)，讓借還書(shū)不受地域的影響，縮小了圖書(shū)館的服務(wù)半徑，實(shí)現(xiàn)了公共文化服務(wù)的均等化。在地區(qū)性總分館建設(shè)工作中，文獻(xiàn)資源配送服務(wù)起關(guān)鍵性作用，為了使地區(qū)性總分館工作得到可持續(xù)性的發(fā)展，有必要對(duì)其文獻(xiàn)資源配送服務(wù)進(jìn)行深入研究，探索出一條公共文化資源配送模式，完善文獻(xiàn)資源配送服務(wù)體系的流程和架構(gòu)，促進(jìn)總分館機(jī)制的進(jìn)一步發(fā)展。

1 總分館機(jī)制的形成

總分館制源于西方國(guó)家。它作為公共圖書(shū)館法定的制度，將某一地區(qū)公共圖書(shū)館（市、縣、區(qū)）的人、財(cái)、物資源由總館集中管理，并統(tǒng)一進(jìn)行文獻(xiàn)采購(gòu)；總分館間具有統(tǒng)一的管理系統(tǒng)、目錄系統(tǒng)、借閱系統(tǒng)和館員教育培訓(xùn)系統(tǒng)；分館直接向基層開(kāi)展服務(wù)，沒(méi)有文獻(xiàn)采編任務(wù)。

總分館制以有效利用資源、提高服務(wù)效益為目的，通過(guò)一體化和專業(yè)化管理，實(shí)現(xiàn)體系內(nèi)各級(jí)圖書(shū)館之間的資源共享和服務(wù)互動(dòng)，充分體現(xiàn)了管理機(jī)制和運(yùn)行機(jī)制的合理性與適用性。在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)高度發(fā)達(dá)的今天，總分館模式越來(lái)越受到國(guó)內(nèi)圖書(shū)館界的關(guān)注。

在鞍山地區(qū)，城區(qū)性公共圖書(shū)館總分館制的模式已初步形成，基于Interlib操作系統(tǒng)下的公共圖書(shū)館總分館制服務(wù)體系的建設(shè)，將4城區(qū)基層館與市館相聯(lián)，組成一個(gè)區(qū)域性的以地級(jí)市館為中心館、以各縣（區(qū)）圖書(shū)館為分館，并下設(shè)各社區(qū)分館的市、區(qū)、街道（社區(qū)）3級(jí)圖書(shū)館總分館管理體系，使圖書(shū)館的服務(wù)得到最大程度的延伸。

2 總分館模式的特點(diǎn)

我國(guó)公共圖書(shū)館實(shí)行省、市、縣、區(qū)、鎮(zhèn)、社區(qū)逐級(jí)分層管理，上下層級(jí)或同一層級(jí)圖書(shū)館之間的人、財(cái)、物資源都不具有互相管理職能。為此，借鑒國(guó)外經(jīng)驗(yàn)，在尚未制定公共圖書(shū)館法以及不改變現(xiàn)行文化體制的情況下，地區(qū)圖書(shū)館之間通過(guò)協(xié)議形式，實(shí)行集群管理的總分館制。這些模式都是一種基于共同利益形成的“圖書(shū)館共同體”，通過(guò)契約確立起彼此的關(guān)系，中心館和基層館在協(xié)議期內(nèi)形成總分館關(guān)系。在不改變各參與圖書(shū)館的行政隸屬、人事和財(cái)政關(guān)系的前提下，以一個(gè)規(guī)模較大、文獻(xiàn)資源較豐富、技術(shù)力量較強(qiáng)的圖書(shū)館為總館，以其他在某一方面與其具有共同利益關(guān)系的圖書(shū)館為分館，根據(jù)資源共享的需要，自發(fā)地組成類似于總分館關(guān)系的合作機(jī)制，這種合作機(jī)制可以稱為具有中國(guó)特色的總分館制。

3 總分館文獻(xiàn)資源配送的內(nèi)容

通過(guò)協(xié)議建立起來(lái)的地區(qū)總分館，總館向其分館配送文獻(xiàn)資源是建立起該地區(qū)總分館機(jī)制的基礎(chǔ)。文獻(xiàn)資源配送包括以下幾個(gè)方面。

3.1 圖書(shū)資源的配送

圖書(shū)館運(yùn)轉(zhuǎn)好壞，圖書(shū)資源是關(guān)鍵。地區(qū)各分館的建立，首先需要的是圖書(shū)資源的配送。總館在了解了各分館需要的前提下對(duì)其分館進(jìn)行圖書(shū)資源的配送，在內(nèi)容、數(shù)量上最大程度地滿足各分館的需求。

3.2 報(bào)刊資源的配送

報(bào)紙和期刊以其新聞性強(qiáng)、出版周期短、傳遞迅速、覆蓋面廣等優(yōu)點(diǎn)備受人們的歡迎，因其內(nèi)容全面而豐富，傳遞的知識(shí)和信息比圖書(shū)資源快，因此成為總館對(duì)分館進(jìn)行資源配送不可缺少的工作內(nèi)容。

3.3 電子數(shù)字資源的配送

同印刷型文獻(xiàn)相比，電子型資源類型更為豐富。它包含磁盤(pán)、光盤(pán)和網(wǎng)絡(luò)文獻(xiàn)。圖書(shū)館可進(jìn)行如光盤(pán)數(shù)據(jù)庫(kù)、E-book、電子期刊、多媒體資料數(shù)據(jù)庫(kù)等資源的配送，滿足讀者對(duì)文字、圖像、聲音、動(dòng)畫(huà)等綜合全方面立體式的文獻(xiàn)內(nèi)容的需求。

3.4 開(kāi)放數(shù)據(jù)庫(kù)檢索平臺(tái)

在統(tǒng)一搭建的總分館的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)平臺(tái)上，統(tǒng)一開(kāi)放數(shù)據(jù)庫(kù)檢索平臺(tái)。分館讀者可以平等利用同一數(shù)字資源服務(wù)平臺(tái)，享有統(tǒng)一的信息資源。具體講，應(yīng)將總分館的館藏文獻(xiàn)資源整合在統(tǒng)一平臺(tái)上，為讀者揭示、發(fā)現(xiàn)和獲取更廣泛的文獻(xiàn)資源提供保障，讓讀者可以不受地域限制，通過(guò)在線閱覽、下載、原文傳遞等方式獲取不同類型、不同使用方式的文獻(xiàn)；可通過(guò)輸入借閱證信息登錄總館的數(shù)字化服務(wù)平臺(tái)獲取數(shù)字資源，通過(guò)登錄“我的圖書(shū)館”獲取個(gè)人借閱信息，還可通過(guò)書(shū)目檢索查閱地區(qū)總分館的館藏書(shū)目信息等。這是作為總分館間除有形文獻(xiàn)資源配送外的有力補(bǔ)充形式。

4 總分館文獻(xiàn)資源配送機(jī)制的建立

明確總分館間文獻(xiàn)資源配送的內(nèi)容，是開(kāi)展文獻(xiàn)資源配送工作的前提條件。要想形成一種運(yùn)行機(jī)制，還需要總分館之間的多方努力來(lái)達(dá)成。

4.1 機(jī)制概念的理解

“機(jī)制”一詞最早源于希臘文，原指機(jī)器的構(gòu)造和動(dòng)作原理。對(duì)機(jī)制的這一本義可以從以下兩方面來(lái)解讀：一是機(jī)器由哪些部分組成和為什么由這些部分組成；二是機(jī)器是怎樣工作和為什么要這樣工作。理解機(jī)制這個(gè)概念，最主要的是要把握兩點(diǎn)：一是事物各個(gè)部分的存在是機(jī)制存在的前提，因?yàn)槭挛镉懈鱾€(gè)部分的存在，就有一個(gè)如何協(xié)調(diào)各個(gè)部分之間的關(guān)系問(wèn)題；二是協(xié)調(diào)各個(gè)部分之間的關(guān)系一定是一種具體的運(yùn)行方式，機(jī)制是以一定的運(yùn)作方式把事物的各個(gè)部分聯(lián)系起來(lái)，使它們協(xié)調(diào)運(yùn)行而發(fā)揮作用的。

4.2 文獻(xiàn)資源配送機(jī)制的定義

把機(jī)制的本義引申到不同的領(lǐng)域，就產(chǎn)生了不同的機(jī)制。如引申到文獻(xiàn)資源配送領(lǐng)域，就產(chǎn)生了文獻(xiàn)資源配送機(jī)制。可以說(shuō)，地區(qū)總分館間的文獻(xiàn)資源配送機(jī)制就是總分館之間如何協(xié)調(diào)各個(gè)圖書(shū)館之間的關(guān)系，并就其文獻(xiàn)資源分配而采取的一種具體的運(yùn)行方式。

4.3 文獻(xiàn)資源配送機(jī)制的建立

一種機(jī)制的建立，一靠體制，二靠制度。也就是說(shuō)，通過(guò)建立適當(dāng)?shù)捏w制和制度，可以形成相應(yīng)的機(jī)制。

所謂體制，主要指的是組織職能和崗位責(zé)權(quán)的調(diào)整與配置。由于具有中國(guó)特色的總分館制不存在直接的行政隸屬、人事和財(cái)政關(guān)系，其通過(guò)組織職能和崗位責(zé)權(quán)無(wú)法統(tǒng)一實(shí)施調(diào)整與配置，只能尋求制度的幫助。

所謂制度，廣義上講包括國(guó)家和地方的法律、法規(guī)以及任何組織內(nèi)部的規(guī)章制度。總分館間文獻(xiàn)資源配送機(jī)制的建立不具有廣義上的法律、法規(guī)概念，只能說(shuō)是一種圖書(shū)館共同體組織內(nèi)部的規(guī)章制度。這種規(guī)章制度只有在全體總分館成員共同遵守的前提下，才能形成良好運(yùn)行的態(tài)勢(shì)。

4.3.1 確立總分館之間的關(guān)系。在一個(gè)總分館體系中，各圖書(shū)館的總分館的地位應(yīng)該清晰明了。一個(gè)市級(jí)公共圖書(shū)館，它在該級(jí)地區(qū)中是總館的位置，可如果放在省級(jí)總分館體系中時(shí)又處在分館的位置，因總分館體系范圍不同而不同。因此，確立一個(gè)館的位置，要因其處于不同的總分館體系而區(qū)分，不能一概而論。單就某一個(gè)具體的總分館體系，應(yīng)該明確確定具體圖書(shū)館的地位，明確總分館各自承擔(dān)的責(zé)任與義務(wù)，形成系列的規(guī)章制度。

4.3.2 達(dá)成文獻(xiàn)資源配送服務(wù)意向。在確立了總分館的關(guān)系后，一般情況下，分館會(huì)向總館提出文獻(xiàn)資源配置的請(qǐng)求，總館也會(huì)在能力范圍內(nèi)盡量滿足分館的需求，雙方達(dá)成文獻(xiàn)資源配給的意向。

4.3.3 制定明確的文獻(xiàn)資源配送服務(wù)方案。為保證文獻(xiàn)資源順利地進(jìn)行配送，首先要制定切實(shí)可行的文獻(xiàn)資源配送服務(wù)方案，明確配送時(shí)間、數(shù)量和內(nèi)容。①時(shí)間上：什么時(shí)間配送，間隔周期，保證定期配送；②數(shù)量上：配送多少，種類、冊(cè)數(shù)、單價(jià)、總價(jià)標(biāo)注清楚；③內(nèi)容上：配送是一種以用戶需求為出發(fā)點(diǎn)的市場(chǎng)行為，因此，配送的內(nèi)容要針對(duì)分館的需求，提供以需定供式配送。

4.3.4 簽定文獻(xiàn)資源配置服務(wù)協(xié)議書(shū)。為了保證文獻(xiàn)資源配送工作程序做到規(guī)范化，雙方應(yīng)簽定文獻(xiàn)資源配置服務(wù)協(xié)議書(shū)，用條款內(nèi)容的形式明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，達(dá)成相互制約的目的。其內(nèi)容應(yīng)包括接受資源配置的分館對(duì)文獻(xiàn)資源的使用和保管，出現(xiàn)損壞與丟失時(shí)的賠償?shù)仁马?xiàng)的約定。

4.3.5 履行協(xié)議，實(shí)施配送。實(shí)施文獻(xiàn)資源配送時(shí)，雙方要辦理交接手續(xù)。在配送的文獻(xiàn)登記賬或清單上，交接雙方當(dāng)事人應(yīng)簽字確認(rèn)，完成本次文獻(xiàn)資源的配送工作。

4.3.6 做好文獻(xiàn)資源配送的后續(xù)管理工作。文獻(xiàn)資源配送出去不是總分館建設(shè)的目的，目的是提高文獻(xiàn)資源的利用率，惠及廣大的讀者，因此，后續(xù)管理工作應(yīng)跟進(jìn)。及時(shí)調(diào)查、分析、反饋配置文獻(xiàn)的使用情況，形成良性循環(huán)，達(dá)到可持續(xù)發(fā)展的目的。

5 文獻(xiàn)資源配送機(jī)制的改進(jìn)

5.1 建立起兩級(jí)配送機(jī)制

改變單一的由總館直接向分館配送的模式，在市、區(qū)、街道（社區(qū)）三級(jí)總分館體系中可建立起兩級(jí)配送服務(wù)，即市級(jí)總館負(fù)責(zé)向縣（區(qū)）分館的資源配送；縣區(qū)館作為街道（社區(qū)）的上一級(jí)分館負(fù)責(zé)對(duì)街道（社區(qū)）分館的文獻(xiàn)配送，減輕總館直接對(duì)分館進(jìn)行文獻(xiàn)資源配送的壓力。

5.2 循環(huán)往復(fù)式配送

利用反饋信息進(jìn)行跟進(jìn)循環(huán)式配送。在社區(qū)分館設(shè)立檢索終端，讀者利用檢索軟件查詢總館的書(shū)目數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)感興趣的書(shū)刊進(jìn)行預(yù)約，社區(qū)分館負(fù)責(zé)收集書(shū)刊預(yù)約信息，利用E-mail或在線服務(wù)的方式，將預(yù)約信息傳送到總館，總館負(fù)責(zé)收集整理各個(gè)社區(qū)分館的預(yù)約書(shū)刊信息，組織文獻(xiàn)配送；社區(qū)分館負(fù)責(zé)預(yù)約書(shū)刊的登記管理及書(shū)刊的回收。

5.3 文獻(xiàn)資源配送形式多樣

探索多元化配送方式，采用現(xiàn)代物流配送方式與傳統(tǒng)圖書(shū)館送書(shū)上門、集體外借服務(wù)方式相結(jié)合等多種形式，開(kāi)展文獻(xiàn)資源的配送工作。

5.4 統(tǒng)籌配置，統(tǒng)一流轉(zhuǎn)

文獻(xiàn)資源配送工作應(yīng)注重實(shí)際，各分館可在總館的統(tǒng)一安排下，互相交換文獻(xiàn)資源。通過(guò)文獻(xiàn)流通、交換，這樣能夠定期盤(pán)活現(xiàn)有資源，加速文獻(xiàn)資源在區(qū)域內(nèi)的共享，使文獻(xiàn)資源的利用率達(dá)到最大化。

[1] 鄭權(quán).社區(qū)圖書(shū)館網(wǎng)絡(luò)與圖書(shū)配送服務(wù)[J].農(nóng)業(yè)圖書(shū)情報(bào)學(xué)刊，2002（5）：46-47.

[2] 蔡艷青，張瑞芳.公共圖書(shū)館集群管理總分館制可持續(xù)發(fā)展研究[J].圖書(shū)館學(xué)刊，2011（11）：18-20.