(南京審計學院 江蘇南京 211815))
當前,數字資源已成為高校圖書館文獻資源的重要組成部分,其信息量龐大、使用頻率高的特點使之成為高校教學與科研的主要信息源。因而,數字資源的采購不僅直接關系到高校圖書館的館藏資源質量和經費使用效率,更影響到教學、科研的正常進行。但由于種種原因,與中外文圖書、期刊等紙質文本的采購有一套完整的管理規(guī)范不同,當前我國高校圖書館的數字資源采購大都缺乏統(tǒng)一、規(guī)范的采購制度。采購流程、采購方式也多種多樣,既有招標采購、集團采購等方式,又有競爭性談判、單一來源采購和采購備案制等方式,即使針對同一種數據庫,在不同高校之間也會出現多種迥異的采購方式?;诖?,深入剖析高校數字資源采購工作中存在的主要問題與瑕疵,探討統(tǒng)一、科學與規(guī)范的采購制度、采購流程與方式,具有重要現實意義。
1.1.1 集團采購。集團采購是目前國內高校圖書館購買綜合性、多學科全文數據庫的主要方式。這類數據庫普遍價格昂貴,集團采購優(yōu)勢在于能夠以規(guī)模優(yōu)勢爭取較大幅度的訂購費用優(yōu)惠。我國高校的集團采購通常由CALIS或者JALIS等全國性或者區(qū)域性文獻中心以組團方式引進。如由CALIS負責組團引進了Springerlink、EBSCO、IEL等外文電子期刊數據庫,極大地豐富了高校電子期刊資源。可以說,集團采購是目前國內高校最主要的數字資源引進方式。
1.1.2 自主訂購。除參與集團采購購買電子文獻數據庫以外,各高校圖書館在采購符合本校特色專業(yè)建設需要的專業(yè)性、邊緣性學科數據庫時,還會采用自主訂購方式,如對CNKI、BP、CA等的采購即采用這種方式。自主訂購由館方代表與數據庫提供商自行談判,采取招標、單一來源采購、談判等方式獲取資源。
1.2.1 將本館館藏印刷型文獻數字化。即將傳統(tǒng)的紙介質文獻數字化,成為數字化作品。
1.2.2 依托本校專業(yè)自建特色數據庫。在尊重著作權人利益的前提下,根據本校專業(yè)特色,多渠道收集印刷、電子、影音等專業(yè)信息資源,并對資源進行編輯加工和數字化處理,局域網發(fā)布,供特定范圍內讀者瀏覽、下載。
1.2.3 開放獲取資源。國內高校圖書館現在使用的OA平臺主要是教圖公司、中圖公司開發(fā)的兩個Open Access平臺
1.2.4 自主搜集、整理的Internet上的免費資源。即收集下載、分類整理、編輯各種網上信息、數據庫或者鏈接各種網頁、網站,使之成為自己的虛擬館藏。
1.2.5 其他。其一,訂購紙本刊獲得電子刊的免費使用權。其二,交換。其三,接受贈送。如出版單位隨書贈送該出版文獻的電子版,或者訂閱某紙質連續(xù)出版物獲贈該出版物的網絡版。
對于國內高校而言,集團采購和自主采購是目前最通行的電子文獻引進方式。其中,集團采購的采購規(guī)范及流程由《高校圖書館數字資源采購聯盟工作規(guī)范(草案)》來統(tǒng)一管理和約束監(jiān)督,依草案規(guī)定采取談判方式采購;而自主采購作為僅次于集團采購的數據庫引進方式,卻存在采購方式不統(tǒng)一、規(guī)范缺位等問題,在一定程度上影響了高校圖書館的資源建設和利用效率。本文中所有討論主要圍繞數據庫的自主采購方式來進行。
高校數字資源采購方式主要有單獨采購、集團采購、政府采購等〔1〕。價格較高的大型數字資源的采購通常以集團采購方式進行。此外的其他數據庫要么以政府采購要么以單獨采購完成,具體采購形式由各單位參照《普通高等學校圖書館文獻集中采購工作指南》自主決定?!吨改稀纷鳛槲覈咝8黝愋臀墨I采購的基本準則和行為依據,但其對電子數據庫采購形式的相關規(guī)定只是原則性和程序性的,并不涉及電子數據庫采購的規(guī)劃、實施及管理、監(jiān)督等重要內容,在實踐中仍存在諸多問題。
2.1.1 對數字資源的采購工作并未作詳細的規(guī)范?,F有的《指南》對數字資源采購流程、操作規(guī)范、具體采購方式等重要細節(jié)僅有籠統(tǒng)的指導性規(guī)定,缺乏細致的參照性強的說明細則。如對于非集團采購之數據庫,在由高校自主采購時,如何界定究竟該采用單獨采購還是政府采購方式?單獨采購究竟以招標還是競爭性談判方式進行?招標或者談判又應該遵循何種具體流程和操作細則?這些規(guī)范的缺失無不導致國內各高校圖書館各自為政,采購模式五花八門,到目前還沒有形成一個全國通用的規(guī)范的、統(tǒng)一的數據庫采購模式。
2.1.2 《指南》中缺乏對現有數據庫種類的科學分類指南?!吨改稀穬H規(guī)定:“根據數據庫的來源,選用采購備案制、單一來源談判方式、招標或競爭性談判方式采購……〔2〕”,并且要求集團采購、限額以內的零星采購使用采購備案制;唯一來源的數據庫使用單一來源談判方式;多來源的內容相同或相近的文獻數據庫采用招標或競爭性談判方式采購;其他非書資料的零星采購使用采購備案制;大批量采購時,視具體情況采用其他適用方式采購?!吨改稀啡狈τ凇傲阈遣少徬揞~”、“單一來源”等特定概念的厘定廓清,缺乏對現有數據庫種類的科學分類指南。不少數據庫的采購工作脫離于《指南》規(guī)范之外,如那些不參加集團采購、單個價格又超過零星采購限額的數據庫,《指南》并未給出明確的規(guī)范細則。
2.1.3 采購流程、操作規(guī)范等行業(yè)性準則的缺失,導致規(guī)范應有的約束力被行政權力所取代。目前還沒有形成一個全國通用的規(guī)范的、統(tǒng)一的數據庫采購模式,作為數據庫采購具體實施者的基本層面,各校/各館也沒有制定統(tǒng)一、連續(xù)的采購規(guī)范、制度。不僅各館之間采購模式大相徑庭,而且對于同一數據庫,每個館每次的采購方式也不完全相同。例如,僅就CNKI這一個數據庫而言,各高校間即存在采購備案制、單一來源談判方式、省采中心公開招標采購等多種購買方式,亂象可見一斑。實踐中,采購決策依據領導或者資金主管部門意見而拍板現象時有發(fā)生。采購流程、操作規(guī)范等行業(yè)性準則的缺失,使得規(guī)范應有的約束力常常被行政權力所取代。
2.2.1 沒有制定科學的制度規(guī)范數據庫購前、購中、購后行為。目前,由于政府對我國電子出版物的生產缺乏統(tǒng)一的管理和規(guī)劃,數據庫的生產采用自由競爭方式,營銷方式多樣,市場細分不充分,數據庫重復性強、訂價高,產品可替代率強,質量良莠不齊,這都給數據庫需求者帶來了甄別和選擇上的困難。各館沒有制定科學可行的制度規(guī)范來嚴格約束數據庫購前、購中、購后具體行為。采購前沒有對數據庫進行徹底評估或調研,或者是沒有規(guī)范的采購原則作依據,致使許多高校的數據庫采購通常只需經過“試用——購買”兩個環(huán)節(jié)即可完成。圖書館以較高價格購買來的數據庫與本校專業(yè)不吻合,數據庫使用率不高,資金浪費嚴重卻無法追究具體責任人的失職行為;或購買一種數據庫后,又感覺另一種同類型的數據庫更好,于是又輕易更換數據庫,導致數據庫的連續(xù)性喪失,“提供有價值信息”的科研參考價值大大降低。
2.2.2 數據庫采購質量評估制度和數據庫退出機制缺位。由于沒有規(guī)范的采購原則作采購依據,采購流程不統(tǒng)一,數據庫以何種方式采購基本由各高校隨機自行決定。采購完畢后,無專人跟蹤考量數據庫資源的訪問及利用情況和數據傳送速度、質量等后續(xù)服務問題,無法及時發(fā)現數字資源采購中存在的問題,更無能力為今后的采購積累經驗、提供采購參考和依據〔3〕。有的數據庫購回即沉睡入庫,乏人問津,點擊及下載量寥寥,但是只要經費允許,該數據庫仍然會得到續(xù)訂而無人追究。數據庫采購質量評估制度和數據庫退出機制缺位,導致高校圖書館“重采購輕使用、重資源數量輕資源質量”,既造成資金浪費又占用服務器冗余配置,最終導致數據庫更換頻繁,連續(xù)性差。這不但會浪費本來就捉襟見肘的采購經費,也會降低館藏質量,影響讀者使用數據庫的積極性。因此,應該出臺統(tǒng)一的制度或者規(guī)則,全面規(guī)范、管理數據庫采購的調研、評估、購買使用、評價反饋和監(jiān)督等全套流程,保證圖書館的數據庫采購行為科學、透明、規(guī)范統(tǒng)一,用有限的資金購買讀者最需要的產品,提高數據庫的利用率。
4.補償機制因素——農戶的訴求難以滿足。長期以來,采油廠在征用土地補償、污染賠償等方面,都是通過油地工作部門負責與當地政府油區(qū)辦等相關部門協(xié)商處理。土地征用補償費、安置補助費、青苗補償費等通常由鄉(xiāng)政府或村委會轉手補償給當事人,層層截流后,農戶得不到理想的經濟補償。為此,部分農戶采取極端手段對油田施工隊伍或生產設施發(fā)泄情緒,致使油地關系緊張。
現行的數據庫采購規(guī)范存在范圍不明確問題。對于采購對象的規(guī)范,大多數國家采用“采購金額限額標準制”,即規(guī)定一個具體的限額。如美國聯邦政府規(guī)定2500美元以上的采購部分需要按照政府采購程序進行〔4〕?!耙跃唧w金額為標準來規(guī)范相應采購方式”對于采購人而言,相對穩(wěn)定也便于執(zhí)行。而我國對數據庫采購規(guī)范采取的是“授權性目錄和標準”,而非直接確定的規(guī)范。即將數據庫類型以類似目錄方式大致羅列為集團采購數據庫、零星采購限額以內數據庫和單一來源數據庫、多來源數據庫等幾種,對這些“授權性目錄”范圍以內的數據庫做要求:“各種形式的數據庫集團采購(包括全國性、區(qū)域性和校際聯合組織等)適用采購備案制”,“只能從唯一供應商處采購的文獻數據庫,采用單一來源談判方式”,“內容相同或相近的多來源文獻數據庫采用招標或競爭性談判方式采購〔2〕”,同時輔以標準限定,“單個文獻數據庫的價格在零星采購限額以內時也適用采購備案制”,但是,卻未明確“零星采購限額”的限額究竟幾何。數據庫以及非書資料的零星采購限額沒有具體的規(guī)定,零星采購限額完全由各校/館單獨掌握。有的校/館參照自己學校資產招標管理中心制定的“固定資產零星采購限額”來確定圖書館電子資源零星采購限額,有的則根據各省、自治區(qū)、直轄市資產招標采購中心的相關規(guī)定來確定。
以“授權性目錄”和“模糊的限額”來規(guī)范采購對象并據以指導采購行為,直接導致同一數據庫的不同采購模式。同一個數據庫供應商手持同一數據庫產品卻在不同高校面對完全迥異的購買方式:有的學校采取采購備案制來采購,有的學校則選擇公開招標方式交由省采中心依照政府采購流程來完成招標采購工作。對于數據庫供應商而言,同一數據庫、同一城市卻因不同的數據庫用戶而需要準備不同的商業(yè)文件、奔走于不同的流程和環(huán)節(jié),既降低了工作效率,又一定程度上影響了高校的形象。
因此,數據庫采購對象規(guī)范范圍不明確,導致各高校圖書館在數據庫采購工作中遇到實際問題時,再次出現各行其是、憑借各自主觀理解“摸著石頭過河”的混亂局面。規(guī)范不明確造成同一地區(qū)不同高校、不同地區(qū)不同高校之間執(zhí)行采購行為時差別很大,由此必然形成同一法律框架下規(guī)范范圍的大相徑庭。這種差別,不僅會使現有規(guī)范喪失其規(guī)范性和嚴肅性,也讓采購人、數據庫供應商無所適從,最終影響高校的整體形象和數據庫采購的正常進行。
現行的數據庫采購模式下,文獻數據庫的集中采購通常由校資產采購中心、財務、紀檢審計、圖書館等部門人員組成的采購小組(采購委員會)負責。小組中,圖書館與審計、財務等部門行使相同的表決權,并沒有因為“數據庫采購人”的身份而具有超越其他成員的權利。相反,由于參與主體的責、權、利關系不明和決策監(jiān)督機制的缺位,使得本應行使監(jiān)督作用和資金管理權力的審計處、財務處等部門反賓為主,成為參與決策的主要部門。各部門之間缺乏合理的分工模式和有效的制約監(jiān)督以及風險分攤機制,權責不明,“人人有責又人人不負責”,出現問題互相推諉、無人負責。另外,在招標決策過程中存在“重價格輕服務、重外在輕內涵”的采購思路,導致同類產品中質次價廉的數據庫屢屢突出重圍、笑傲“群芳”。但讀者使用數據庫產品過程中所產生的所有問題、矛盾和責難則最終由圖書館埋單,風險集中于最終承擔費用支付及數據庫維護義務的圖書館。由于制度的缺憾和協(xié)調的不力導致采購效率低,質量差,甚至出現“灰色采購”,嚴重浪費國家資源,損害讀者利益。因此,亟須加強文獻數據庫采購管理工作,制定相對規(guī)范、科學、協(xié)同有效的采購決策機制,避免在數據庫采購中出現隨意性和不確定性。
對于我國而言,數字文獻產品市場作為新興市場,尚屬不完全競爭市場,只有少數幾個數據庫廠商供給該行業(yè)全部或大部分產品,每個廠家的產量占市場總量的相當份額,對市場價格和產量有舉足輕重的影響。舉例來說,以CNKI為代表的中文數據庫和以Elsevier為代表的外文數據庫處于寡頭壟斷地位,在我國高校占據較大的市場份額,在重大客戶、高端客戶群中已經形成品牌壁壘。類似CNKI、Elsevier這些大型高價數據庫,出于自身壟斷利潤的考慮并未參加集團或者拒絕參加集團采購,在我國大陸地區(qū)高校采用單一用戶個別定價方式,單個數據庫訂購費用高昂,且連年以較高幅度漲價,高校作為數據庫使用者絕對喪失價格和服務的話語權。這種情況游離于《指南》對數據庫采購規(guī)范采取的“授權性目錄和標準”之外,無具體采購標準予以規(guī)范,故其采購方式在各校也五花八門,無統(tǒng)一規(guī)范可言。數據庫供應商以單個用戶單個談判,單獨訂價方式攫取超額利潤,置廣大高校用戶需求于不顧而屢次大幅漲價,導致部分高校要么停止使用該庫,要么無奈接受漲價事實,被迫續(xù)訂。這就急需一套完整的制度對其經營及競爭行為進行約束、規(guī)范和監(jiān)督,并由一個具體的職能部門負責進行宏觀調控、監(jiān)督落實,確保市場的有序運行,切實維護消費者利益。
在電子資源迅速崛起并取代印刷文獻成為圖書館文獻服務主要信息來源的今天,規(guī)范管理電子數據庫的采購工作,制定一套基于各類電子資源特性的科學、細致的電子資源采購規(guī)范,并充分注意加強規(guī)范的可操作性,以科學規(guī)范的統(tǒng)一制度來約束和指導圖書館的電子資源采購工作已經成為目前必須考慮的問題。雖然從全國范圍來看,目前各圖書館還沒有形成一個規(guī)范、統(tǒng)一的采購模式,但是對單個單位而言,針對電子數據庫特性制定一套相對穩(wěn)定、統(tǒng)一且保持相當連續(xù)性的采購模式和采購流程還是切實可行的〔5〕。高校參與采購各單位應聯合研究制定適合本校的數據庫采購招標文件和系列管理規(guī)章制度,必須統(tǒng)一設計、統(tǒng)一規(guī)劃,通過高效合理的流程設計,規(guī)范數據庫采購行為,增強采購透明度,提高工作效率,提升管理水平,為數據庫采購當事人(采購人、采購小組或者代理機構、供應商)、評審專家、監(jiān)督管理部門提供一個統(tǒng)一的操作平臺。
這是完善數據庫采購管理的首要原則。簡單而言,就是充分尊重采購者、使用者等各方意見,民主決策、依法采購,貫徹采購過程的規(guī)范性和嚴謹性,建立采購決策的監(jiān)督約束和失誤問責機制。堅持“參與人人人負責”原則,即在數據庫的采購決策過程中,負責數據庫采購工作的工作小組,其成員無論來自校內或者校外,無論是否是數據庫產品的直接用戶,均應當換位為數據庫產品的最終消費者來思考,高度參與購買決策的整個過程,充分了解該數據庫產品,了解其自有特性及與其他產品品種/規(guī)格之間的顯著差異,慎重行使權利,科學決策。
按照主體明確、權責分明、運行有序的原則,明確所有事務的責任主體,細分數據庫供給者、數據庫采購人、采購機構、采購監(jiān)督管理部門等權利義務主體的權利、義務和責任,尤其重新定位圖書館作為數據庫采購主體在整個采購決策中的“主角”地位,突出圖書館在招標中的核心地位,杜絕“采購人主體缺位”。也就是在采購決策過程中,建立基于堅持民主性和公開性的權利、義務分擔機制,明確圖書館既是采購工作的執(zhí)行機構,又是決策機構,有權對擬采數據庫的產品質量、服務內容以及附加服務種類、價格等做進一步調整和考量;同時明確紀檢審計部門在招標中的監(jiān)督作用和校招標中心作為招標執(zhí)行機構的地位,避免模糊責任、行政和主觀影響偏大的決策模式,最終規(guī)避因職責權限不清導致采購過程混亂和采購效果低劣等情況的發(fā)生〔6〕。
在CALIS全國中心和地區(qū)中心的帶領下,高校數字資源的引進工作是按照組織化、程式化的程序進行的,并逐步向規(guī)范化方向發(fā)展。除CALIS及JALIS等全國及省域資源聯合體以外,高校圖書館數據庫資源的采購工作,多是自發(fā)的自組織行為,這種自組織行為需要系統(tǒng)成員按照相互默契的規(guī)則,各盡其責而又協(xié)調配合地運作,方能自動地形成有序結構,產生合理有序的積極行為。協(xié)同機制是自組織的必要條件。由于各高校對在數據庫采購中建立協(xié)作機制的必要性認識不夠,對資源的分布存儲與管理、高度共享與協(xié)同制作等方面缺乏系統(tǒng)的研究、設計和實踐,加之沒有全國性或者區(qū)域性的電子資源建設管理或者監(jiān)督部門指導、協(xié)調數據庫引進工作,因而出現高校間電子資源無序采購、資源過度消費和消費不足并存的現象。資源過度配置和消費者的過度消費行為造成了資源的極大損失和浪費,其結果必然是造成宏觀效率低下,自組織系統(tǒng)能力下降,無法實現由低級有序走向高級有序的演進,數據庫采購工作陷于混亂。加強對數據庫采購的宏觀調控,實現資源引進的統(tǒng)籌規(guī)劃和互補共享是當務之急。具體做法是:
3.4.1 統(tǒng)一制定區(qū)域性的電子資源采購建設規(guī)劃
統(tǒng)一制定本區(qū)域的電子資源建設政策、規(guī)劃,統(tǒng)籌調控本地區(qū)各圖書情報單位電子文獻資源文獻的采購和收藏,充分尊重各單位主干學科和專業(yè)發(fā)展需要,建立各館重點突出、優(yōu)勢互補的區(qū)域資源分購——共享聯動機制,統(tǒng)一規(guī)劃,避免重復引進,合理利用有限的經費,使整個區(qū)域內的收藏步入全面、有序軌道。以統(tǒng)一的區(qū)域性的電子資源采購建設規(guī)劃為指導,合理分工,可以做到一定專業(yè)領域內電子文獻資源的全面收藏和合理分布,減少重復建設或因財力不足而漏藏、缺藏的現象,建立起區(qū)域性電子出版物的收藏網絡,實行資源共享〔5〕。
3.4.2 確立符合我國國情的數字資源協(xié)調模式
積極探索建立多層次的文獻資源的共建共享模式。自上個世紀80年代以來,文獻資源的共建共享一直是全國圖書館界探討的熱點,共建共享的重點從館際互借、文獻傳遞等館藏印刷型文獻發(fā)展為如今的學位論文、特色數據庫等數字文獻資源。文獻資源的共建共享是信息時代拓展圖書館館藏資源的內涵與外延、為讀者提供多層次信息資源的重要途徑。建立符合我國國情的、多區(qū)域、多層次共建共享體系是目前國內應該積極嘗試的重點。可以從以下幾點進行嘗試:
一是建立以省、市為中心的區(qū)域性系統(tǒng)內的文獻信息資源共建共享模式,即同區(qū)域系統(tǒng)內共建共享模式,如JALIS;
二是建立區(qū)域性跨系統(tǒng)的文獻信息資源共建共享模式,即同區(qū)域跨系統(tǒng)共建共享模式,如珠三角數字圖書館聯盟;
三是建立全國性系統(tǒng)內的信息資源的共建共享模式,即跨區(qū)域系統(tǒng)內共建共享模式,如CALIS。
以上幾種模式是構建我國高校圖書館電子資源保障體系切實可行的模式。其中有些模式已經開始了有益的建設嘗試,目前應積極總結這三種模式的適用范圍和成功經驗,分析解決實踐中已經出現的問題,探討未來資源合作共享的深度和廣度,以推進我國各層次圖書館電子資源共建共享的進程。
大力發(fā)展數字資源的集團采購。參考價值較高的優(yōu)質全文電子數據庫訂購價格昂貴,對于經費緊張的圖書館而言,參加集團購買不但可以獲取價格優(yōu)惠,豐富館藏資源,也有利于獲得最優(yōu)附加服務,促進資源的共建共享。可以在CALIS、JALIS現有成功經驗的基礎之上,以地區(qū)內跨系統(tǒng)團購/跨區(qū)域跨系統(tǒng)團購等方式,集合具有同種專業(yè)發(fā)展訴求的圖書館,以組團方式引進專業(yè)數據庫(如財經高校圖書館的聯合采購),或者拋開專業(yè)訴求,多個圖書館聯合起來,共同出資購買某個數據庫(合買合用),或單個圖書館分別購買,統(tǒng)一置于一個鏡像站點(分買合用),資源共建共享。
數字資源在圖書館情報信息服務中的作用愈來愈不容小覷。數字資源的規(guī)范采購與管理是決定數字資源質量性和穩(wěn)定性的主要因素,由于涉及范圍的廣泛性以及宏觀制度的缺失和劣化,導致這項工作的艱難性和復雜性,需要圖書館層面、圖書館協(xié)/學會層面以及政府層面共同努力方能進行制度、規(guī)范的制定和市場形象的重塑。
根據經濟學原理,壟斷價格不能滿足帕累托最優(yōu)條件,除給壟斷企業(yè)本身帶來超額壟斷利潤外,對整體社會而言,最大的害處在于導致資源配置缺乏效率。因而,針對壟斷勢力,一國政府通常都會采取相應措施對壟斷行為進行管制。通常的手段主要有:有效地控制市場結構,避免壟斷的市場結構產生;對壟斷企業(yè)的產品價格進行管制;對壟斷企業(yè)進行稅收調節(jié);制定反壟斷法或反托拉斯法;對自然壟斷企業(yè)實行國有化。在數字資源領域,切合實際的做法是,在加大其他數據庫供應量,培育市場供應主體,避免壟斷市場結構產生的同時,可對其壟斷價格進行管制,將其價格管制于其平均成本或邊際成本線;或對認定的壟斷行為直接進行稅收調節(jié)。這些措施均可在一定程度上減少其壟斷程度,有利于我國數字資源的良性發(fā)展。
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