淺談縣區(qū)動物衛(wèi)生監(jiān)督所檔案的分類和整理

羅大琦

（河南省信陽市浉河區(qū)畜牧局，信陽 464000）

縣、區(qū)、市（縣級市）動物衛(wèi)生監(jiān)督所是縣、區(qū)、市（縣級市）畜牧局（農(nóng)業(yè)局）的下屬機(jī)構(gòu)（以下簡稱縣區(qū)動物衛(wèi)生監(jiān)督所）。縣區(qū)動物衛(wèi)生監(jiān)督所是畜牧行政執(zhí)法機(jī)構(gòu)，是根據(jù)《國務(wù)院關(guān)于推進(jìn)獸醫(yī)管理體制改革的若干意見》（國發(fā)[2005]15號）精神，對原有動物防疫、檢疫、監(jiān)督等機(jī)構(gòu)行政執(zhí)法職能進(jìn)行整合組建的。依法負(fù)責(zé)對動物防疫、檢疫與動物產(chǎn)品安全監(jiān)督管理的行政執(zhí)法工作。還要做好相關(guān)工作：組織實(shí)施轄區(qū)內(nèi)動物檢疫、培訓(xùn)、推廣先進(jìn)技術(shù)；負(fù)責(zé)組織實(shí)施對轄區(qū)農(nóng)貿(mào)市場、鐵路、公路、水運(yùn)等環(huán)節(jié)的動物及其產(chǎn)品的檢疫、檢驗(yàn)和監(jiān)督；組織實(shí)施轄區(qū)產(chǎn)地檢疫；定點(diǎn)屠宰檢疫、檢驗(yàn)；開展技術(shù)咨詢和培訓(xùn)，推廣先進(jìn)技術(shù)。還要落實(shí)好上級畜牧行政主管部門安排的其他工作。縣區(qū)動物衛(wèi)生監(jiān)督所在開展工作過程中形成了大量的文件材料，把這些文件材料進(jìn)行比較好的分類和整理，立卷歸檔，管理好非常重要。在國家各行業(yè)改革快速發(fā)展的新形式下，縣區(qū)動物衛(wèi)生監(jiān)督所檔案分類和整理也應(yīng)進(jìn)行改革創(chuàng)新，與時俱進(jìn)。根據(jù)對縣區(qū)動物衛(wèi)生監(jiān)督所檔案分類和整理的調(diào)查、了解、研究、探討。結(jié)合本人在鄉(xiāng)、區(qū)工作30多年，長期從事檔案工作（2006年以后在區(qū)畜牧局從事檔案工作），依據(jù)檔案管理工作法規(guī)、技術(shù)規(guī)范，進(jìn)行檔案工作的經(jīng)驗(yàn)。總結(jié)出縣區(qū)動物衛(wèi)生監(jiān)督所檔案分類和整理要本著宜粗不宜細(xì)、方便查找的檔案管理方法。

1 檔案分類及排序

1.1 黨務(wù)類

包括：會議文件、會議記錄、黨建、紀(jì)檢、統(tǒng)戰(zhàn)、信訪、宣傳、工會、共青團(tuán)、婦聯(lián)。

1.2 行政事物類

包括：發(fā)展計劃、統(tǒng)計、文秘、總結(jié)、管理制度、計生、平安建設(shè)、安全生產(chǎn)、愛國衛(wèi)生、環(huán)保、審計、后勤事物、專業(yè)協(xié)會。

1.3 動物衛(wèi)生監(jiān)督類

包括：動物產(chǎn)地檢疫、動物運(yùn)輸檢疫、動物產(chǎn)品檢驗(yàn)、衛(wèi)生監(jiān)督檢查、畜產(chǎn)品質(zhì)量安全、動物衛(wèi)生監(jiān)督、計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)衛(wèi)生監(jiān)督、人感染禽流感監(jiān)督。豬感染禽流感監(jiān)督、動檢工人培訓(xùn)、瘦肉精檢測、動檢工作檢查。

1.4 動物防疫類

包括：動物疫病預(yù)防、控制、撲滅、動物防疫等。

以上4類整理方法：一是按照“年度→期限→問題”進(jìn)行整理，將上述列入歸類檔范圍的文件先按年度分開；二是再按“永久→30年→10年”三種不同保管期限分開。

在歸檔上采取“單份歸檔法”方法：一是即按“年度→期限→單份”排序，將上述列入歸檔范圍的文件先按年度分開。二是按“永久→30年→10年”三種不同的保管期限分開。三是最后按一頂?shù)捻樞驅(qū)⑽募苯优判颍纾和荒晡募谰谩鷱模骸?”起，按順序排，30年→從“1”起按順序排列，10年→從“1“起按順序排列。

2 檔案分類整理

2.1 統(tǒng)計工作類檔案

包括：動物產(chǎn)地檢疫情況、動物屠宰檢疫情況、交易市場衛(wèi)生監(jiān)督情況、動物及動物產(chǎn)品無害化處理情況、重要調(diào)研材料等。

整理方法：以月報、季報、年報分別整理組卷。

2.2 政策法規(guī)、相關(guān)專業(yè)技術(shù)規(guī)范類檔案

包括動物衛(wèi)生監(jiān)督所開展執(zhí)法用的法律法規(guī)、規(guī)范性文件、相關(guān)的法律法規(guī)、規(guī)范性文件，相關(guān)專業(yè)技術(shù)規(guī)范。例如：《中華人民共和國動物防疫法》、《中華人民共和國進(jìn)出境動物植物檢疫法》、《國家動物疫情測報體系管理規(guī)范》等等。

整理方法：按法律法規(guī)、規(guī)范性文件、專業(yè)技術(shù)規(guī)范，實(shí)施的時間分別組卷。

2.3 臺賬類檔案

臺賬類檔案是縣區(qū)動物衛(wèi)生監(jiān)督所在開展工作中形成的材料，范圍廣包括：畜禽產(chǎn)地、運(yùn)輸檢疫證明接收發(fā)放登記臺賬；動物監(jiān)督檢查站消毒檢疫工作情況登記臺賬；動物耳標(biāo)接收下發(fā)登記臺賬；動物防疫條件審查合格證發(fā)放登記臺賬；聘用鄉(xiāng)、村動物檢疫員登記臺賬；動物檢疫檢測紙接收發(fā)放登記臺賬。轄區(qū)規(guī)模養(yǎng)殖場（戶）登記臺賬；動物檢疫點(diǎn)下發(fā)檢疫證明登記臺賬；畜禽經(jīng)紀(jì)人員登記臺賬；上級投入動物檢疫體系建設(shè)物質(zhì)下發(fā)登記臺賬；單位固定資產(chǎn)登記臺賬等。

整理方法：按“臺賬→問題”組卷。

2.4 縣區(qū)動物衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法查處案件類檔案

執(zhí)法查處案件類檔案包括：動物衛(wèi)生監(jiān)督所在開展工作中對種畜禽、動物產(chǎn)品、飼料、獸藥、生鮮乳、畜牧獸醫(yī)等違法行為查處的案件文書材料。

整理方法：以“案件→問題”組卷。

2.5 大型財產(chǎn)項(xiàng)目類檔案

大型財產(chǎn)項(xiàng)目類檔案，包括：單位自建或購置辦公房（樓）、宿舍、設(shè)計、招投標(biāo)、竣工驗(yàn)收等過程中形成的文件（不含房產(chǎn)權(quán)證原件、產(chǎn)權(quán)證原件，這應(yīng)視有價證券另外保管）。

整理方法：依“財產(chǎn)項(xiàng)目→分問題”的方法組卷。先按不同的財產(chǎn)項(xiàng)目分開，再在單個項(xiàng)目里面，視材料多少組成一個卷或按問題組成多個卷。

2.6 會計類檔案

縣區(qū)動物監(jiān)督所在開展管理活動過程中，形成的各種會計憑證、賬薄、財務(wù)報告、財務(wù)報表。

整理方法：按憑證、賬薄、報表（報告）分別整理。

2.7 人事類檔案

動物衛(wèi)生監(jiān)督所人事檔案具體范圍。一種正式在編財政供養(yǎng)的人事檔案，其檔案由人社局（老人在檔案室，新人在人才交流中心）管理。還有一種是不在編在崗的工資由單位自籌發(fā)放的人員，其檔案由單位主管部門縣區(qū)畜牧局或農(nóng)業(yè)局（辦公室）保管。衛(wèi)生監(jiān)督所為人員管理，自已建立了復(fù)印的工作人員檔案。包括：入編表、調(diào)入介紹信、安置介紹信、簡歷表、學(xué)歷證、職稱證、身份證、晉升工資審批表、社保材資、醫(yī)保材料等。

整理方法：采取“一人一檔一袋”的方法。

2.8 動物衛(wèi)生監(jiān)督人員培訓(xùn)類檔案

具體范圍。縣區(qū)、鄉(xiāng)、村、動物衛(wèi)生監(jiān)督檢疫人員參加培訓(xùn)，通知文件，參訓(xùn)人員發(fā)名冊、教案、考試成績名冊。

整理方法：用“1次一卷”的方法組卷。

2.9 聲像類檔案

聲像類檔案包括：縣區(qū)動物衛(wèi)生監(jiān)督所在開展工作過程中的錄像帶、錄音帶、照片、光盤等材料。

整理方法：依載體形態(tài)結(jié)合時間、問題分別整理。

2.10 受獎實(shí)物類檔案

受獎實(shí)物類檔案包括：縣區(qū)動物衛(wèi)生監(jiān)督所榮譽(yù)性獎狀、錦旗、獎杯、獎牌、紀(jì)念品等。

整理方法：依載體形態(tài)結(jié)合時間單件編號保管。