充分利用信息系統，加強醫院物資管理

畢春梅，張秀偉

（中日友好醫院 規劃財務處，北京 100029）

物資管理是指醫院在運營過程中，對所需物資的采購、驗收、領用、出庫、盤點、財務核算等一系列行為進行計劃、組織和控制等管理工作的總稱[1]。通過應用一體化物資管理信息系統，實現企業物資信息的高度集成，使物流、資金流、信息流有機結合，實現物資系統的動態管理，確保企業生產物資供應的準時、高效，為規范內部管理流程、減少流動資金占用、促進企業長效發展奠定堅實基礎[2]。2012年7月5日，我院成立“物流管理信息化建設工作小組”，由財務部門牽頭做好物資信息化建設管理工作。

1 物資信息化管理的目標

（1）通過對物資進行有效管理，保證物資及時到位，確保運營需要；（2）降低醫院成本，加速資金周轉，堵塞漏洞，保證物資真正用到患者身上；（3）充分利用信息系統，實現財務部門對物資管理全過程動態監管。

2 實施步驟

制定《中日友好醫院招標采購管理辦法（試行）》及《中日友好醫院物流管理信息系統建設實施方案》，明確各部門職責及招標采購流程。由財務部門牽頭，會同相關部門，按照醫院制度要求及財務管理需要，規范物資管理流程。

2.1 執行《中日友好醫院招標采購管理辦法（試行）》，嚴把物資及供應商準入關

物資及供應商準入是物資管理的基礎和起點，執行醫院相關招標管理辦法選擇供應商及產品，及時將相關信息維護進物資管理信息系統。合理利用信息系統，對供應商的營業執照、醫療器械經營許可證、產品注冊證、總代理授權書等資質檔案進行管理。相關證件臨近到期時間，系統自動提醒，既可方便提前做好相應工作安排，又可切實保護醫院及患者的合法利益。

2.2 合理利用信息化系統，實現物資管理全過程監管

利用物資管理信息系統，可以實現物資管理從采購計劃、采購訂單、物資入庫、移庫、出庫、盤點、財務核算等全過程信息化管理，可以實現對物資全生命周期的管理和監管。在物資管理信息系統中，科室提出采購申請，科主任審核后上報采購部門；采購部門匯總整理采購申請，編制采購計劃，根據醫院制定的辦法及流程進行采購；采購送貨后，由物資管理人員驗收，辦理入庫手續；科室物資管理員到庫房領用耗材，由庫房做移庫處理，即庫房做出庫，同時科室庫做入庫處理；耗材使用人員到本科室庫房領用耗材，辦理相關手續，由科室物資管理員掃取耗材條碼，同時將HIS收費系統與物資管理系統關聯，耗材在HIS系統確認收費后方可作為物資消耗，做出庫處理；月底科室物資管理人員、庫房相關人員及財務人員共同對科室庫進行盤點，匯總結果并及時處理；科室根據需要，查詢本科室物資耗材入庫、出庫、結存等明細數據。

物資管理信息系統流程清晰、責任明確，各部門工作更加規范化，物資從最初的科室申請到最后實際使用到患者身上或醫院實際消耗的全過程可以追溯查詢。

3 效果

利用物資管理信息系統，醫院財務、審計、紀檢監察等部門可實時對物資管理全過程進行監督管理，有利于及時、有效地監督、控制；同時這些管理部門還可以對從信息系統獲取的數據進行分析，滿足管理需要。

3.1 實現物流與資金流的統一

實現物資管理信息系統與醫院HIS系統聯網，可收費物資在HIS系統確認收費后方可作為物資消耗，做出庫處理，杜絕“以領代用”，真正做到實耗實銷，符合新《醫院財務制度》、《醫院會計制度》要求；同時收費記錄作為支付可收費物資采購款的依據，實現物流與資金流的統一。

3.2 提高工作效率，堵塞漏洞，節約成本

利用物資管理信息系統，可以把經辦人員從大量的重復勞動中解放出來，大大提高了工作效率，實現部分辦公“無紙化”，節約人力成本及其他成本。利用物資管理信息系統，規范的流程控制可有效堵塞漏洞，避免物資人為流失、浪費等現象，節約物資采購及庫存成本。

3.3 實現信息資源實時共享

利用物資管理信息系統，科室及各相關部門可以實時查詢相關數據，獲取各自所需信息，以便及時采取相應策略，減少工作過程的不確定性，提高工作的時效性。物資管理信息系統可方便地進行數據查詢、導出，相關部門和人員可以對所需數據進行分析，為醫院進行科室成本核算和管理決策提供基礎數據。

綜上所述，充分利用信息化手段加強物資管理，能進一步規范物資管理，降低醫院運營成本，實現資源共享，提高工作效率，有效堵塞流通環節漏洞，確保物資管理真實準確，提高醫院財務管理水平，樹立醫院良好的形象[3]。

[1]苗慶峰.物資管理信息化探討[J].經營管理者，2011，17：157.

[2]楊真名.企業物資管理信息系統淺析[J].學術縱橫，2011，11：111.

[3]李寧衛.淺談醫院后勤物資管理的信息化建設[J].中國健康月刊，2011，10：281.