試論紅字記賬在會計核算中的運用

摘要：紅字記賬憑證在會計日常核算中屬于非主流記賬憑證，數量有限，但每張記賬憑證，無不傳遞著使用者的管理理念和對會計工作精益求精的追求，同時，它又是對傳統會計學原理在會計實務中運用的延伸，提升了記賬憑證在會計核算和管理中的地位，對還原會計事項本來面目，體現交易實質等方面均發揮了重要作用。

關鍵詞：會計；紅字記賬

一、會計實務中存在的一類典型問題

在會計實務中，會計人員經常碰到這樣的問題：某些經濟業務的帳務處理好象應該用紅字沖銷，但是把借貸雙方互換用藍字記帳好象也可以，到底應該用哪種方法進行帳務處理才是正確的，他們往往沒有辦法來判斷。例如，有一財會人員在網上提出了這樣一個令她困惑的問題：銷售商品因質量原因退回，企業向客戶開紅字發票，帳務處理用紅字沖銷。

借：應收帳款（紅字）

貸：主營業務收入（紅字）

貸：應交稅金一應交增值稅（銷項稅）（紅字）

但她發現有的教材上對這種業務的處理是：

借：主營業務收入

借：應交稅金-應交增值稅（銷項稅）

貸：應收帳款

類似的困惑在企業財會人員進行實際帳務處理時也常常會碰到，因此，他們希望能夠在理論上對紅字記帳在會計核算中如何運用作出系統的解釋，以便指導他們的實際工作。

二、紅字記帳的理論闡述

（一）紅字記帳的基本概念

在會計學教程中，與“紅字記賬”相近的提法主要有“紅字更正法”，“紅字沖銷”。“紅字更正法”是會計核算更正錯賬的一種方法，在會計學教材里都有詳細論述。它是運用紅字在會計核算中為負數的原理，對錯賬進行沖銷，調整為正確記賬的一種科學方法。至于“紅字沖銷”的概念在會計學教材沒有給出明確的解釋。我們不妨將“紅字沖銷”理解為：根據經濟業務進行了相應的帳務處理，如果因為某種原因，該經濟業務相反的情況發生時，就需要針對原帳務處理作科目相同、借貸方向相同的紅字帳務處理。如采購中的采購退回、銷售中的銷售退回等無論是“紅字更正法”的概念，還是“紅字沖銷”的概念，都是針對會計核算中的某些特殊情況而言的，都不能全面反映在會計核算中用紅字進行帳務處理這一現象。因此，作者在這里用“紅字記帳”這一概念概指所有用紅字進行帳務處理的現象，它包括了“紅字更正法”，“紅字沖銷”這兩個概念所反映的內容。

（二）紅字記帳的本質內涵

1 紅字記帳是對經濟業務反方向運動的反映會計核算的目的是為了反映企業的資金運動過程，它如實記錄企業各種經濟業務的發生情況，按采購、生產、銷售、利潤計算、利潤分配等環節反映企業的財務狀況和經營成果。在會計實務中，我們基本上還是能正確判斷何種情況下用藍字記帳，何種情況下用紅字記帳。藍字記帳主要反映資金的正常運行狀況和方向，如采購材料，支付貨款這樣的經濟業務，可以看成是資金的正常運行狀況和方向，因此，應該用籃字記帳。但是如果采購的材料因質量等原因而退回，那么這樣的經濟業務就不能看作資金的正常運行狀況和方向，而應看成是資金運行的反方向，因此，用紅字記帳來反映該經濟業務比較恰當。資金的運行方向是正方向還是反方向要注意區分，不要把兩者混淆起來了。

2 紅字記帳是會計核算信息系統的必然要求從理論上說，紅字記帳與借貸雙方互換用藍宇記帳沒有區別，涉及的帳戶是相同的，期末余額也相等，那么為什么應該用紅字記帳，而不是借貸雙方互換用藍字記帳呢？除了前面所講述的對資金運動的反方向的反映外，還必須從會計核算的目的是建立一個高質量信息系統的角度來考慮，會計帳戶的借方、貸方應該反映什么樣的信息都有嚴格的規定，不能混淆起來，更不能把借方、貸方隨便互換，任意變動，否則，這樣建立起來的會計核算系統達不到能獲取有效的、高質量信息的目的。以“主營業務收入”帳戶為例來說明，該帳戶的貸方發生額是反映當期的銷售收入，借方發生額是結轉銷售收入，對于銷售退回，我們要求用紅字沖減銷售收入。如果沖減銷售收入用藍字記帳，那么該帳戶的本期貸方發生額就不能看成是本期的銷售收入，它還應該將借方發生額中有關銷售退回部分扣除才是本期的銷售收入。因此從會計信息系統的角度來看，用藍字記帳就不能迅速準確得出我們所需要的信息，還需要進行比較繁瑣的加工處理，這樣通過會計核算建立高效信息系統，獲取有效財務信息的目的就達不到。高度重視紅字記帳在會計核算信息系統中的重要作用，要求我們在會計理論研究和教學中，不要忽視對紅字記帳的運用，更不能隨便以藍字記帳來代替。

三、紅字記帳的應用范圍

（一）錯帳更正

在錯帳更正中，“紅字記帳”使用得比較普遍。其原理可以這樣理解：當帳務處理出現錯誤時，用紅字作相同的帳務處理，相當于發生了金額相等方向相反的業務，兩者互相抵消，這兩筆帳務處理對財務的影響為零，然后再把正確的帳務登記好。這樣處理，既達到了更正錯帳的目的，又不至于使財務核算系統的信息產生混亂。

（二）反方向運動的實質業務

如前所述，在會計核算中，實際上假設資金的運動是有方向的，對與資金運動方向相同的經濟業務，用藍字記帳，而與資金運動方向相反的經濟業務就用紅字記帳。如銷貨退回、領用的材料退庫、采購材料退回供應商、企業活期存款利息的入帳等等經濟業務，都可以看成是與資金運動方向相反的業務，應該用紅字記帳。

（三）臨時帳務的調整

在會計實務中，往往碰到期末結帳時，需要對某些經濟業務進行臨時帳務處理，才能反映企業財務的實際狀況，但是這樣的臨時帳務處理可能又不符合財經制度、法律法規的要求。解決好這個問題的方法是：在期末對這樣的經濟業務作臨時帳務處理，編制出反映企業實際財務狀況的財務報表，到了下一期期初，再將臨時帳務處理業務，用紅字記帳將其沖回原來的狀態。例如，企業材料倉庫中在年末還有金額很大的采購材料雖已入庫，但供應商的增值稅發票卻沒有到齊，那么根據財務制度，會計核算中就暫時不能確認相應的資產、負債。但是編制年度財務報表時，要準確反映企業的財務狀況，就必須把這部分的資產、負債反映出來，因此，在結帳前，對這部分資產、負債作臨時帳務處理：

借：原材料

貸：應付帳款

在下一年開始，就將該筆業務用紅字沖回。總之，我們通過對紅字記帳的準確認識，將它正確地運用到會計實務中，就能幫助我們建立的會計核算系統真正成為一個有效、高效的財務信息系統。

（編輯：WJ）