淺析以檔案管理科學化促進機關管理高效化

摘 要 事業單位管理的高效化離不開檔案管理的科學化，必須以檔案管理的科學化促進事業單位管理的高效化。檔案管理是事業單位管理的重要一環，沒有認識到檔案和檔案管理工作的重要作用，就難以在實踐工作中充分重視。本文從分析當前事業單位檔案管理的現狀入手，指出事業單位檔案管理工作科學化的重大現實意義，探討如何加強機關單位的檔案管理工作，維護檔案的完整與安全，實現檔案的有效利用。

關鍵詞 機關檔案管理 意義 對策

中圖分類號：C931 文獻標識碼：A

Scientific Records Management to Promote the

Efficient Management of Authorities

REN Lidan

(Xiangyang Chi Cheng Electric Power Design Co.， Ltd.， Xiangyang， Hubei 441002)

AbstractInstitutions and efficient management is inseparable from the science of archives management， must be based on the science of archives management to promote business unit management efficiency. File management is the business unit management is important one annulus， without awareness of archives and records management work of the important role， it is difficult to work in practice seriously adequately. This paper will analyze the current institutions and archives management the present situation to obtain， pointed out that institutions and archives management work of scientific significance， discusses how to strengthen the archives management work of institutions， maintain the integrity and security of files， to achieve the effective use of the files.

Key wordsoffice archives management; significance; countermeasure

1 檔案管理科學化的必要性和緊迫性

（1）機關單位的基礎環節是檔案管理，但有些單位檔案材料無順序零散的保存，使得機關內部管理混亂。在機關單位由于人員的流動性比較大，一些檔案保存在個人或者各個部門管理，在有的人員離職的時候，會對管理造成斷裂使得工作無法延續，而且還有可能造成機關機密以及重要信息流失，所以說，機關單位一定要遵循有效的監督管理機制，做好檔案管理工作。

（2）檔案在機關單位信用管理中起著重要保證作用，也是構成信用信息的核心資源。首先要做到完善檔案管理，可以有效反映出各單位的管理水平和科技成果等重要內容。其次，信用檔案建設在社會信用體系中已成為社會各界關注的焦點。

（3）檔案作為機關文化建設方面的活力以及源泉，而機關的文化是機關在不斷發展中，從歷史的積淀里所提煉總結而成的，這也正好反映到了機關整個系統的檔案里面。文化的建設是根據本機關的現狀以及歷史狀況，要有自己的特點，不能脫離本機關的歷史，搞一些沒有特色的文化。通過本機關的檔案，可以明白并理解本機關的特點以及歷史的發展規律等。

2 檔案管理工作中存在的問題

（1）現在很多的單位不重視檔案的管理工作，沒有意識到檔案材料是單位非常重要的信息資源庫。而機關的檔案部分相對于其他部門而言就是冷部門，很容易被精簡或者被其他的部門兼并，還有可能被撤銷，只是讓部分的兼職人員負責檔案工作。這些人員的崗位是很不固定的，檔案的知識也不健全，待遇相對其他部門就差很多，這些都嚴重影響了檔案工作的發展。

（2）檔案的管理模式落后。現在機關里的檔案部門都會保存檔案，但是檔案部門之間是封閉的，基本是處于無序的狀態。而大多數的檔案管理人員沒有經過正規的培訓，檔案管理知識也有限，檔案管理基本是采取信袋式，這樣就不利于查閱檔案以及利用。

（3）檔案管理科學化水平低下。信息技術迅速發展，辦公自動化，電子文檔等新鮮事物就陸續出現了，這些都使得檔案的形成方式有了很大的變化。一個文件從起草到修改再到印發都是由電腦完成，具有易復制的特性，這樣使得最能體現檔案原始記錄的形式特征不復存在了。相對于電子檔案的易損壞等缺點，紙質的檔案相對要安全穩定很多。所以，運用現代信息技術手段來解決電子文件原始信息的長期保存和穩定任重而道遠。

3 檔案管理科學化的對策

檔案管理的科學化要求檔案管理要跟上時代的步伐，需要構建科學的檔案管理的機制，完善檔案管理以此促進機關管理的高效性，可以通過以下兩個對策：

3.1 國家政府政策

（1）要不斷的完善和宣傳檔案的法律法規，行政部門要積極加強檔案執法隊伍的建設、監督以及指導相關檔案的工作。地方政府要運用檔案行政執法的檢查，還可以通過設立諸如《檔案法》的宣傳月等，借助電視臺或者是報紙等現代媒體，積極宣傳檔案法律法規，以此來促進檔案工作的規范化。

（2）積極塑造典型，可以采取先進帶后進的辦法，先推選出部分在檔案工作方面做得突出的示范單位，讓其作為榜樣，讓后進單位學習，以點帶全，促進各機關的檔案管理工作。

（3）不斷展開檔案業務培訓和指導。檔案的行政管理部門要采取積極措施，一方面開展培訓班，傳達一些檔案工作的基本的知識，提高檔案工作人員的業務素質，讓其能更好更快地開展檔案管理工作；另一方面要深入到機關單位中去，進行現場的指導以及培訓，利用執法檢查等機會到各單位進行現場的指導和培訓。

（4）檔案中介服務可以滿足通過檔案社會化服務的形式對檔案進行托管、代理、代保管等服務，所以要積極提供檔案中介服務。開展寄存、代管和檔案整理等業務要把檔案中介作為平臺。開發市場需求，為人手不足、保管條件比較差的機關單位在各地檔案部門可以設立“咨詢服務中心”這樣一個平臺，可以更方便提供代管、寄存和檔案管理等服務，既能提供科學化檔案管理，又能節約管理成本。

3.2 機關單位本身

（1）要強化檔案工作人員的檔案意識，在檔案工作建設當中要牢固效用這一觀念，提高工作人員的檔案意識，牢固效用意識，他們才會更用心更積極地去收集整理好檔案的資料，做好檔案的管理工作。

（2）構建科學化的檔案管理的機制。檔案的管理機制，最重要的是要保證檔案及時和完整的收集，檔案管理要滿足時代以及社會發展的需要，要利于檔案管理工作的可持續發展。如果檔案管理只是趨于形式，不能保證活動的需要，即使做得再好再完整，也毫無用處，形同虛設，沒有利用的價值。

（3）要科學運用現代信息手段。檔案管理部分在單位的信息化建設中要合理充分的運用計算機存儲量大、檢索速度快等優點，要不斷地開發適合計算機完成檔案的檢索和存儲的方法。

總之，加強檔案的管理制度是至關重要的任務，也是有關檔案部門的新課題。各個部門特別是檔案管理部門，要從戰略的高度來重視以及加強機關的檔案管理工作，以此來促進機關單位的管理高效化。

參考文獻

[1]張雪艷.檔案管理科學化探究[J].蘭臺世界，2007(6):24.