關于檔案信息化建設若干問題的思考

摘 要：社會經濟的快速發展給檔案工作帶來了新的發展機遇，人們對檔案工作的重視程度也得到了不斷的提升，與之同時，也對檔案工作提出了更高更新的要求。

因此，從事檔案管理工作的人員，必須充分認識到這種改變，努力提高檔案管理的效率和質量，而且要利用信息技術的飛速發展，逐步提高檔案的管理現代化水平，為企業和社會提供更系統、更便捷，也更有價值的檔案信息資源。

關鍵詞：檔案；現代化；管理；信息

中圖分類號：G27 文獻標識碼：A 文章編號：1006-4117（2011）09-0066-01

在當前信息社會的不斷發展下，傳統的檔案管理方式、方法體制已經不適應當今社會的發展，檔案的信息化建設勢在必行。檔案信息化不僅是發展趨勢，也是檔案信息服務社會的最佳技術手段和實現途徑。因此，作為檔案管理工作人員，必須改變觀念，提高對檔案信息化得認識水平，逐步實現檔案工作規范化、信息化、現代化，為企業和社會提供更系統、更便捷，也更有價值的檔案信息資源。

一、加強檔案信息化建設的重要性

（一）檔案信息化有利于保護檔案原件。相比傳統的檔案保存方式，檔案的信息化的優勢一目了然，它可以避免檔案原件被過多使用、年代久遠或者人為原因而造成損壞，避免重要資料丟失的風險。每個企業在不同的發展過程和不同時期中都有一些有特定意義或者珍貴的歷史資料，如果將這些資料運用先進的信息處理，將它以電子文件的形式存儲在計算機中，就能更加有效的對原件進行保護。

（二）檔案信息化有利于信息資源的整合和共享。檔案信息化得優勢還表現在對資源的整合和共享上，企業檔案資源的一個目的在于整合檔案資源，擴大其應用程度和應用范圍，如果將檔案經過信息化處理后，利用企業內部的局域網就能輕松的實現這一目的。而且，電子文件比檔案原件更易于導航，更有利于企業各部門瀏覽，并保持隨機存取，提高了檔案原件的利用率，最大限度地實現檔案信息資源共享。

（三）檔案信息化使檔案的檢索和使用更加快捷方便。傳統的手工查詢資料，要耗費檔案管理人員大量的時間和精力，有時候還找不到所需資料。檔案的信息化就能很好的解決這一問題，它包含快捷的查詢系統，采用了電子目錄和電子文檔，在查找時只需輸入關鍵詞，相關資料信息就可完全的展現在你的面前。企業的各部門只要有需要，就可以不費事、不費力的獲取更為系統和全面的信息。

二、經過一定的實踐和宣傳，很多企業已經意識到了檔案的信息化管理的重要性

下一步檔案信息化建設的目標則是進一步整合企業檔案信息資源，而在檔案的信息資源整合過程中，遇到一些比較突出的問題：如操作人員的綜合素質不高、對檔案的重視程度不夠、乏統服務意識和管理制度不健全等等。筆者認為應在以下幾方面進行加強：（一）提高檔案管理人員的綜合素質水平。著計算機技術在檔案管理工作中的應用和發展，對檔案管理工作提出了更高的要求，同時，也對檔案管理人員在更新知識、加強計算機操作等方面也都提出更高更新的要求。而以前原有傳統的業務知識、操作方法和管理手段，已不能適應新時期、新形勢的需要。因此，這就要求檔案管理人員，必須更新原有的檔案管理知識，了解檔案信息化的內容，而且還要有一定的計算機操作水平，以便適應新時期檔案管理現代化的需要。

（二）完善檔案管理工作標準和規范。制定和實施檔案工作標準和規范，是檔案信息化管理工作的需要，也是提高工作質量和效率的需要。實現企業的檔案信息化，一方面可以將企業的檔案通過掃描等技術手段轉化成計算機可識別和處理的數字化信息，另一方面可以通過人工輸入，但不管是通過檔案數字化還是人工輸入文件，都應該堅持規范性原則，根絕檔案管理工作的流程，制定出相應的標準。只有這樣才能使檔案的歸檔和數字化檔案的保管、傳遞、利用等工作都實現有序化、標準化和規范化，避免出現各自為政，互不兼容等現象發生。

（三）做好檔案管理工作，強化服務意識。檔案管理人要強化服務意識，樹立工作就是服務的理念，把提高服務標準和服務質量、端正服務態度作為工作的出發點和歸宿。在檔案的信息化管理過程中，要及時錄入已簽發文件，并按照檔案類別進行歸檔，這樣才能更好的發揮檔案信息資源的作用，以便企業各部門的查詢。同時，還要利用工作經驗進行創新，研究新的管理方式，只有這樣檔案的信息工作才能更好的為企業服務。

（四）更新觀念，多渠道開辟檔案信息資源。要重視收集對企業發展關系比較大的檔案信息，要收集與企業檔案有聯系的各種資料，對枚關企業生產經營決策的信息資料也要注意收集，要拓展收集信息的深度和廣度。要重視國家對企業的政策信息的收集，并及時更新，同時，要以市場為導向，挖掘各種適銷對路的檔案信息。如果檔案人員能在這些方面為企業及時提供真實、詳細的檔案資料，就會為企業的正確決策提供有力的支持，其為企業提供的服務就是高級的信息服務。

（五）加強橫向聯合，為檔案信息共享做好鋪墊。要在企業內部統一檔案的管理方式，對檔案要根據類別進行統一的編號，規范主題詞的運用，這樣有利于分類查詢。對于以前不同類別的文件沒有實行統一編號的檔案要進行更新，做好升級轉換工作。要收集和保管好相關的應用程序和歷史數據，以便將來能為企業各有關部門查閱和利用。

檔案的信息化建設是歷史發展的必然，同樣也是一個長期的工作，它的實現不是單單依靠一個部門就可以完成的，它需要企業的各個部門之間的協調合作才能完成，更需要檔案管理工作人員的耐心和細致的工作。檔案的信息化是當今世界和社會發展的大趨勢，企業只有提高對檔案信息化得認識水平，逐步實現檔案工作規范化、信息化、現代化，這樣才能提供一個有價值的檔案資源體系。

作者單位：河南鶴壁中泰礦業有限公司

參考文獻：

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