本科教學(xué)水平評估視閾下的高校檔案管理工作

【摘要】學(xué)校檔案是教學(xué)、管理等各項活動中形成的最原始的記錄， 檔案資料的質(zhì)量影響著本科教學(xué)水平評估的結(jié)果， 評估的結(jié)果將直接影響高校的聲譽、地位、前途和命運。對由?？圃盒Ｉ窈喜⒌谋究拼髮W(xué)來說， 學(xué)校檔案管理更是至關(guān) 重要。高校的領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員應(yīng)針對檔案管理工作中存在的問題， 提出切實可行的解決方案， 并加以實施， 確保評估 工作取得較好的效果。

高校檔案是學(xué)校教育、教學(xué)、管理等活動的真實記錄， 是各項活動的最原始記錄， 是學(xué)校教學(xué)、科研、教師職稱 評定、教代會、學(xué)代會以及教育教學(xué)評估等各項工作最原 始的信息來源， 既是以往工作成果的歷史積累， 也是今后 學(xué)校發(fā)展的基礎(chǔ)， 對學(xué)校各項工作起著不可替代的借鑒、 依據(jù)、憑證作用。隨著高等教育事業(yè)的不斷發(fā)展， 高等學(xué) 校的檔案工作也有了長足的進(jìn)步。檔案管理工作受到了各 級領(lǐng)導(dǎo)的重視， 被列入了領(lǐng)導(dǎo)的議事日程， 檔案工作人員 的業(yè)務(wù)水平也不斷提高， 這使檔案工作為教育教學(xué)、科研 等工作的順利完成奠定了基礎(chǔ)。但在實際工作中， 筆者 發(fā)現(xiàn)高校檔案資料的收集、整理、歸檔仍存在不少問題， 現(xiàn)做簡要闡釋。

一、本科教學(xué)水平評估與檔案管理之間的關(guān)系

高等學(xué)校的檔案不僅記錄了學(xué)校發(fā)展的全過程， 同時 詳細(xì)地反映了一所學(xué)校的全貌。它隨著學(xué)校的建立而產(chǎn)生， 隨著學(xué)校的發(fā)展而積累、豐富。檔案的查考、依據(jù)作用就 在于它的原始性和可靠性。通過檔案這一真實可靠的歷史 記載， 我們可以更加全面地了解過去， 預(yù)測未來， 從中尋 求學(xué)校發(fā)展的規(guī)律， 并做出科學(xué)決策以促進(jìn)院校教學(xué)、科 研等工作科學(xué)、有序地發(fā)展。

教育部開展的高等學(xué)校本科教學(xué)水平評估是對各高等 學(xué)校教學(xué)質(zhì)量和學(xué)校綜合能力的全面檢查。通過評估可以 加速高校教育教學(xué)改革的速度， 提高其教學(xué)的質(zhì)量， 使高 等教育更加適應(yīng)社會發(fā)展的需要。高等學(xué)校教學(xué)水平評估 組在對各高等院校進(jìn)行評估時主要以查看資料、個別談話、 問卷調(diào)查、測試等形式對學(xué)院教學(xué)、科研、行政管理、學(xué) 院建設(shè)等進(jìn)行全面細(xì)致地檢查， 并做出公平、公正的評價， 評估的各項評分標(biāo)準(zhǔn)都是以教學(xué)、文書檔案及學(xué)院的軟硬 件建設(shè)為標(biāo)準(zhǔn)的。這就充分說明豐富、完整的檔案材料是 評估工作的憑證和依據(jù)， 它將直接影響評估的結(jié)果。評估的結(jié)果則直接影響到學(xué)校的前途、命運、社會聲譽和社會 地位， 關(guān)系到廣大師生員工的切身利益。

隨著高校教學(xué)水平評估活動的深入開展， 各高校管理 者已深切認(rèn)識到檔案在評估工作中的重要地位， 教學(xué)評估 和檔案的關(guān)系是一種相輔相成、辯證統(tǒng)一的關(guān)系。一方面 教學(xué)評估依賴于高校的各類相關(guān)檔案， 另一方面教學(xué)評估 又可以促進(jìn)高等學(xué)校檔案的建設(shè)， 因此規(guī)范檔案管理對保 證高校本科教學(xué)水平評估工作的順利開展起著至關(guān)重要的 作用。為了順利通過評估并取得好的結(jié)果， 我們應(yīng)優(yōu)化和 加強高校教學(xué)檔案的管理， 在日常教學(xué)和管理工作中認(rèn)認(rèn) 真真扎扎實實地做好教學(xué)檔案的收集和整理工作， 充分發(fā) 揮檔案的作用。

二、高校檔案管理存在的問題

在評估檢查中發(fā)現(xiàn)大部分高等學(xué)校都存在著平時檔案 管理不夠規(guī)范， 臨時補充材料的現(xiàn)象， 嚴(yán)重影響了評估工 作的進(jìn)程和評估質(zhì)量。長期以來， 絕大多數(shù)高校缺乏科學(xué)、 合理、可行的檔案管理體制， 沒有形成檔案管理工作的良 性循環(huán)和長期機制， 致使檔案的收集、整理、保管、檢索、 編研和利用中存在不少問題， 影響了高校檔案的歸檔率、 完整率和合格率。體制和制度的不健全導(dǎo)致檔案管理人員 不穩(wěn)定， 檔案材料的收集不及時、整理不到位， 檔案缺失 等諸多不良現(xiàn)象。目前大多數(shù)高校的檔案管理仍采用傳統(tǒng) 的手工管理方式， 自動化成分不是很高。高校檔案管理部 門落后的軟硬件設(shè)備和傳統(tǒng)滯后的管理手段， 限制了高校 檔案利用工作的全方位開展和案卷質(zhì)量、服務(wù)水平的提高， 不能適應(yīng)信息化社會的要求和教育教學(xué)工作的需要。多數(shù) 高校的檔庫房達(dá)不到“八防” 要求， 與整齊、規(guī)范統(tǒng)一的 要求相差甚遠(yuǎn)。檔案庫房的設(shè)施設(shè)備不夠齊全， 沒有專門 的辦公條件和設(shè)備， 庫房分散， 辦公室緊張； 沒有單獨的 閱檔室。我院現(xiàn)有專職檔案工作人員2 人， 查閱檔案時沒 有單獨的閱檔室、復(fù)印室， 將檔案搬來搬去， 嚴(yán)重影響了 檔案的保管、利用和安全。個別單位綜合檔案設(shè)防意識不 強， 管理體制不到位， 部分檔案積壓， 受損嚴(yán)重， 造成了 檔案資料的嚴(yán)重毀壞和丟失， 從而制約了檔案信息化發(fā)展 的進(jìn)程， 影響了檔案提供利用的效率和作用。

三、建議及對策

1.提高認(rèn)識， 更新觀念， 加強業(yè)務(wù)培訓(xùn)

首先， 管理者特別是高校的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)提高認(rèn)識， 把檔案 現(xiàn)代化管理工作納入自己工作計劃和議事日程中， 為檔案 部門提供良好的工作條件， 支持檔案部門參加學(xué)校的各項 重要活動。其次， 提高檔案管理人員的現(xiàn)代化管理意識。 作為檔案管理人員應(yīng)充分認(rèn)識檔案管理現(xiàn)代化的必要性， 積極參與學(xué)校的各項活動， 主動、及時地為學(xué)校工作提供 優(yōu)質(zhì)服務(wù)， 切實加強對現(xiàn)代化管理技術(shù)的學(xué)習(xí)和研究， 主 動適應(yīng)高?，F(xiàn)代化發(fā)展的需要。最后， 有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要充分認(rèn) 識到繼續(xù)教育的重要性、急迫性和必要性， 把檔案管理隊 伍建設(shè)納入高校師資隊伍建設(shè)中去， 采取多種渠道加強檔 案管理人員的繼續(xù)教育。

2.加快信息化進(jìn)程， 進(jìn)行重點目標(biāo)建設(shè)

近年來， 國內(nèi)外在檔案信息化建設(shè)方面已取得了很大 進(jìn)展， 檔案管理工作的社會服務(wù)功能大大加強， 但我國高 校檔案信息化進(jìn)程相對滯后， 因此， 加速高校檔案館數(shù)字 化、網(wǎng)絡(luò)化和檢索自動化建設(shè)， 已成為當(dāng)前高校檔案管理 工作的當(dāng)務(wù)之急， 也是使高校檔案管理工作取得重要進(jìn)展 的突破口。目前， 高校正處于最好、最快的發(fā)展時期， 我 們應(yīng)抓住當(dāng)前的有利時機， 借助高等學(xué)校教學(xué)水平評估的 東風(fēng)， 根據(jù)高校檔案工作性質(zhì)和特點， 有重點、有步驟地 進(jìn)行檔案信息化建設(shè)。

3.開發(fā)教學(xué)檔案信息資源， 更新服務(wù)理念

搞好教學(xué)檔案信息的收集和整理是高校教學(xué)檔案信息 化建設(shè)的基礎(chǔ)。但整個檔案工作的重點在于開發(fā)利用檔案 的信息資源， 教學(xué)是高等學(xué)院各項工作的重點， 因此， 開發(fā)利用教學(xué)信息資源是當(dāng)前檔案管理部門的首要工作。檔案部門要緊緊圍繞教育教學(xué)這個中心， 努力更新思想觀念， 認(rèn)真分析、了解評估工作對檔案利用的需求方向， 不斷創(chuàng) 新服務(wù)方式和手段， 更新服務(wù)理念； 通過校園網(wǎng)及其他網(wǎng) 絡(luò)， 增加信息量， 改變先前的封閉管理形式， 在保證檔案 安全的前提下提供開放服務(wù)， 把存放的教學(xué)檔案信息及時提供給需要者， 真正做到資源共享， 方便、快捷， 服務(wù)教 學(xué)第一線。

實現(xiàn)高校檔案的網(wǎng)絡(luò)化、信息化、集中統(tǒng)一管理， 是高校檔案現(xiàn)代化管理的目標(biāo)之一。這一目標(biāo)能否盡快盡早地實現(xiàn)， 不僅關(guān)系到高校檔案事業(yè)的發(fā)展， 而且影響各高等學(xué)校本科教學(xué)水平的教學(xué)質(zhì)量。當(dāng)前高校在進(jìn)一步深化 教育教學(xué)和管理改革， 接受教育部的教學(xué)評估， 這為高校檔案事業(yè)的發(fā)展帶來了新的契機和新的挑戰(zhàn)。作為檔案人， 我們要抓住機遇， 解放思想， 更新觀念， 以現(xiàn)代信息技術(shù)為核心， 加快檔案工作的改革步伐， 以適應(yīng)學(xué)校教育、管理及各項工作的需要， 更好地為學(xué)院和社會發(fā)展的需要服務(wù)。

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【作者簡介】宋美霞（1978.8—）， 女， 河南扶溝人， 本科學(xué)歷， 館員。