發展檔案信息電子化 提高疾病預防控制水平

【摘要】 疾病預防控制中心承擔著群體預防任務，在開展疾病控制、衛生監測、科研、教學及健康教育等業務工作中，形成了大量的科學技術業務檔案。對于研究各種傳染病、地方病等新舊發疾病的預防與控制，疾控檔案資料提供了重要的價值。近年來，隨著國家經濟快速發展，檔案工作的發展也將不斷創新，與時俱進，檔案信息電子化必將是時代的產物，社會發展的必然結果。所以，應加快檔案信息電子化建設，實現檔案工作各個環節的網絡化，使檔案管理工作及時、準確、全面、規范，檔案信息管理更加系統化、程序化、科學化。

【關鍵詞】 檔案； 電子化； 疾病預防控制

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所謂檔案信息電子化，就是以館（室）藏檔案資料紙質或機讀形成為主要物質對象，其形成、存儲與管理的方法與傳統的技術方法有所不同，主要是通過微機對檔案文獻進行收集、記錄、篩選和不同層次的加工，使之轉化為微機軟件形成的二次文獻信息，進而為人們及時、準確、有效利用的過程［1］。檔案信息電子化，做到檔案信息管理系統化、程序化、科學化，大大提高了檔案管理水平，為今后疾病預防控制長遠發展提供了科學依據。

1 發展檔案信息電子化的優勢

1.1 直接減輕了檔案管理工作人員的勞動強度，提高了檔案信息時效性和利用率。現代網絡系統不但為歸檔提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途徑，免除了立卷歸檔、檢索查找的困難，減輕了工作人員的勞動強度。檔案信息電子化，提高了歸檔質量和檢索速度，就可把按“卷”立卷歸檔，改為按“件”整理歸檔，將過去的集中立卷，改為平時隨時整理立卷。這樣，集中的工作量，就變為分散的工作量，提高了立卷管理水平，從而達到檔案管理工作及時歸檔的目的，便于檢索利用。

1.2 充分利用和發揮現有微機的潛能，提高利用率。目前，大多數基層檔案室對計算機的應用單一，開發功能簡單，有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存，利用的低效率造成人力、物力、財力和時間的極大浪費，使現代化設備不能盡其用。檔案信息電子化，可有效縮短二次文獻信息的加工時間，直接完成信息加工工作程序。

1.3 檔案信息電子化，可有效節約辦公經費，減少開支。隨著網絡技術的發展，無紙化、辦公自動化等等事物的出現，使用檔案的生成方式也發生了很大變化，使得文件的起草、簽發、催辦、歸檔等運作過程都可通過計算機來完成任務，形成無紙化辦公環境，有效節約辦公成本、節省開支、環保，而且紙質容易破損、占用辦公空間（儲藏柜）等缺點，電子辦公更加安全及便于存儲。

1.4 檔案信息電子化建設，是現代化管理的必然趨勢。《中共中央關于制定國民經濟和社會發展第十個五年計劃的建議》指出:“大力推進國民經濟和社會信息化，是覆蓋現代化建設全局的戰略舉措”。這是黨中央高瞻遠矚面向新世紀做出的重大戰略決策，也是時代發展的趨勢。隨著計算機管理技術在社會各個領域廣泛應用， 不僅對社會發展產生了深刻影響，而且對檔案工作也提出了新的更高的要求。網絡的出現與發展，使信息交流邁進了前所未有的嶄新歷史時期。所以，只有發展檔案信息電子化，才能對要求越來越高的疾病預防控制、流行病學的預警預測、突發公共衛生事件的應急指揮提供可靠的參考和依據。

2 目前檔案管理工作發展現狀

2.1 領導對檔案工作認識有待再次提升，在過去，檔案工作沒有列入中心行政管理職責，很少對檔案工作提出具體要求，更談不上很好的檢查指導，導致檔案工作不能正常上路［2］。各種業務資料擺放混亂，開展業務工作需求資料無從查找，提不出科學依據，業務工作失去了主動權，給防疫工作帶來很大困難，經驗教訓告訴我們不得不把檔案工作擺上日常行政管理工作上來。發展檔案信息電子化，領導必須從新提高發展檔案意識的重要性，要同衛生行政部門和衛生防疫工作共同發展，并要持之以恒長期抓下去。

2.2 檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性［3］。檔案部門使用的計算機型號不一，規格各異，檔案信息系統和網絡建設形式各行其是，層次不一，規范性、開發性、服務性、共享性較差，不能適應檔案信息資源共享的要求，由于不能互調，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，制約了檔案信息電子化的進程。

2.3 檔案信息管理人員的素質有待提高。實現檔案信息電子化，必須擁有懂得現代信息技術的專業人員，管理人員要有較高的知識層次和先進技術水平，精通現代網絡技術綜合型人才。從當前看，疾控中心從事檔案工作的部門反而缺乏現代高技術人才，他們大都是專業不對口，文化水平低，盡管引進了現代化設備，仍不能充分發揮作用，就談不上檔案信息電子化了。

3 檔案信息電子化建設建議

針對目前疾病控制機構檔案工作的優勢及現狀，筆者認為，發展檔案信息電子化應從以下幾個方面入手：

3.1 開發疾病預防控制檔案信息網絡平臺，應用于省、市、縣疾病預防控制中心，實現對檔案信息分類管理及外圍機構資源等信息綜合管理，推動流程的標準化和自動化［4］。設計原則遵循統一規劃、統一設計、統一標準、協議和接口的原則，充分考慮本單位檔案信息管理平臺與相關部門（單位）交互的信息接口，從而實現信息資源共享。設計要求要從實際工作流程出發，確保系統先進、實用、安全、穩定、可靠；操作系統方便，可實現系統功能的增加及調整，易于升級和維護；業務處理達成自動化、智能化、無紙化。

3.2 加強投入、配備和完善硬件設施 基礎設施建設，是檔案信息化的條件。疾病預防控制檔案信息網絡平臺建設運行，需要與各類存儲設備、網絡設備、操作系統、信息安全系統同時配合，只有建立合適的計算機網絡，才能充分發揮檔案信息電子化的整體效益。在硬件配置上，要進行充分論證，以滿足實用為目標，避免過度浪費，購買一些過高的配置、如服務器、終端設備等。

3.3 建立檔案工作網絡機制、一把手牽頭負責制。各科室主任參加全中心檔案工作管理委員會，一把手兼主任，提出業務檔案工作的總體要求，依據《檔案法》規定制定各項工作制度，如《電子檔案管理辦法》、《電子檔案保密制度》、《檔案管理人員職責》等。做好電子信息動態管理，對電子信息的收集、整理、拷貝、分類、生成管理進行全程監管，不定時地向主管檔案的科長或主任進行詢問進展情況，經常性的到檔案室對電子信息進行檢查、鑒定、驗收。及時發現問題，及時解決問題，全程實行動態管理，不能將電子檔案管理工作停留在僅僅管好幾張光盤的初級階段。

3.4 電子檔案的整理與使用。將電子文件轉發為電子檔案后，按要求把電子檔案的單份文件從任何角度進行分類、組合，組成各種案卷。根據《保密法》規定劃分等級，劃分為“絕密”、“機密”、“秘密”三級。確定檔案的密級，一是為了讓檔案工作人員根據不同的密級采取不同的管理措施；二是用作負于信息資源瀏覽者多大的電子授權。以便于更大限度地服務于社會。

3.5 管理人才隊伍素質的提高。要實現疾病控制檔案信息化，必須要加強計算機專業技能、思想政治素質培訓和培養，造就一批復合型人才。有計劃性地對思想政治進步，事業心強，有奉獻精神的人員組織進修，使其掌握信息技術的新時代新知識研究。

4 結語

檔案信息化是信息時代的產物，是發展現代檔案管理工作中不可回避的，疾病預防控制技術檔案是衛生事業發展不可缺少的重要組成部分。發展建設檔案信息電子化，對疾控機構的自身建設與發展起著至關重要的作用，此項工作應全面展開，并根據社會形勢及檔案發展趨勢，適時調整工作目標，依托疾病預防控制檔案信息網絡平臺為基礎，深化檔案信息資源開發利用為目標管理，全面推進檔案資源信息電子化的建設。大大提高疾病預防控制機構檔案信息管理工作水平，使檔案管理信息管理工作走向科學化、系統化、數字化、程序化、規范化。

參 考 文 獻

［1］ 張帆.關于檔案信息電子化相關問題的探討.中國電子商務，2011（3）：36.

［2］ 張淑萍.做好檔案工作為衛生防疫事業服務.醫學信息，2011.24（4）：1586-1587.

［3］ 李玉梅.新時期檔案信息電子化管理工作的重要性.吉林省教育學院學報，2010，26（12）：195-196.

［4］ 曹麗.加強檔案建設 提高防疫水平.山西檔案，2009（7）：90-91.

（收稿日期：2011-08-04）

（本文編輯：梅宏偉）