淺談Excel在科技項(xiàng)目管理中的應(yīng)用

摘要本文結(jié)合科技項(xiàng)目管理工作實(shí)際介紹了用Excel管理日常事務(wù)、評審會(huì)統(tǒng)分、兩張數(shù)據(jù)表關(guān)聯(lián)等非常實(shí)用的功能，掌握這些功能能夠大大提高廣大科技管理工作者的工作效率。

關(guān)鍵詞Excel 科技項(xiàng)目管理 應(yīng)用

中圖分類號：TP317.3文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

Excel Applications in Scientific and Technological Project Management

TIAN Yongchang， LIU Zheng

(Science and Technology Department， China University of Geosciences， Wuhan， Hubei 430074)

AbstractCombined with practical work the article introduced some very useful functions such as managing daily routine， analyzing the score in the reviews and associating between two tables by Excel in scientific and technological project management. Mastering these functions can help lots of workers of scientific and technological management improve work efficiency.

Key wordsExcel; scientific and technological project management; applications

Excel 是微軟系列辦公軟件中的重要一員，它是一款優(yōu)秀的表格處理軟件，能夠輕松實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的高效管理和復(fù)雜的統(tǒng)計(jì)分析。目前，它憑借著易操作和強(qiáng)大的功能已經(jīng)成為辦公一族的寵兒。筆者結(jié)合科技項(xiàng)目管理工作實(shí)際談一些Excel非常實(shí)用的功能，相信掌握這些功能能夠大大提高廣大科技管理工作者的工作效率。

1 管理日常事務(wù)

高?？萍柬?xiàng)目管理是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，它涉及到項(xiàng)目、財(cái)務(wù)和檔案管理，由科技人員、科技項(xiàng)目管理人員、財(cái)務(wù)人員、審計(jì)人員和檔案館管理人員等共同協(xié)作完成。另外，它又是一項(xiàng)時(shí)效性非常強(qiáng)的工作，各類科技項(xiàng)目的申報(bào)書、年度進(jìn)展報(bào)告、結(jié)題報(bào)告、預(yù)算和決算等上報(bào)材料都有明確的時(shí)間限制。

高校的科技項(xiàng)目管理人員還面臨著科技項(xiàng)目主管單位的多頭性、科技項(xiàng)目類別的多樣性、各類項(xiàng)目組織時(shí)間的不一致性、管理環(huán)節(jié)的復(fù)雜性等問題，如何才能使自己的工作有條不紊、不出差錯(cuò)呢？我們可以用Excel的基本表格功能來安排工作的優(yōu)先性，做到事不遺漏、有序按時(shí)完成的目標(biāo)。

在Excel中輸入表頭：登記日期、序號、通知、來源單位等，如圖1所示。對于未完成的事項(xiàng)用紅色等彩色標(biāo)示，這樣打開表后能對待辦事項(xiàng)一目了然，另外，還可以對已完成事項(xiàng)進(jìn)行追溯檢查。

圖1用Excel實(shí)現(xiàn)日常事務(wù)的有效管理

另外，用Excel作通訊錄，可以方便查詢科研人員、科研秘書等的聯(lián)系方式。

在Excel的幫助下，我們的日常工作變得井然有序、管理變得輕松起來。

2 評審會(huì)統(tǒng)分

校內(nèi)在召開評審會(huì)時(shí)，有時(shí)為了減少人為因素，往往會(huì)對評委的打分進(jìn)行處理，要求去掉一個(gè)最大值和最小值之后求平均值，再根據(jù)平均值排名，另外要求當(dāng)場公布結(jié)果，對于這種時(shí)間緊、任務(wù)重的要求，這時(shí)就需要用TRIMMEAN函數(shù)來幫忙。

TRIMMEAN 函數(shù)是先從數(shù)據(jù)集的頭部和尾部除去一定百分比的數(shù)據(jù)點(diǎn)，然后再求平均值的。如圖2所示，C列是申請人姓名、E1:I1是評委編號，E2:I4是評委的打分，我們在J2中輸入=TRIMMEAN(E2:I2，2/COUNT(E2:I2))，就能得到張1申請人去掉一個(gè)最大值和最小值得分后的平均分91.3333，這里J2的單元格格式設(shè)置成了4位小數(shù)位數(shù)。把光標(biāo)放到J2單元格的右下角，光標(biāo)變成黑十字型時(shí)，可以雙擊鼠標(biāo)左鍵或者往下拖曳，J3和J4單元格會(huì)自動(dòng)填充公式，可見Excel使用起來很方便。

圖2求去掉一個(gè)最大值和最小值后的平均值

3 關(guān)聯(lián)兩張數(shù)據(jù)表

目前，高校已經(jīng)實(shí)現(xiàn)科技項(xiàng)目的信息化管理，科技項(xiàng)目管理系統(tǒng)與Excel文件之間能夠相互導(dǎo)入導(dǎo)出。但在科技項(xiàng)目管理過程中，經(jīng)常會(huì)遇到需要對兩張數(shù)據(jù)表進(jìn)行關(guān)聯(lián)的問題，一張數(shù)據(jù)表的某個(gè)字段的相關(guān)信息需要從另外一張數(shù)據(jù)表中獲取。例如有一張項(xiàng)目信息表xm，一張人員信息表ry，現(xiàn)在需要得到項(xiàng)目信息表xm中負(fù)責(zé)人在人員信息表ry中的學(xué)位、職稱等信息，這時(shí)就需要用VLOOKUP函數(shù)來幫忙。

項(xiàng)目信息表xm中包含了負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目類別等信息，人員信息表ry的數(shù)據(jù)，它包含了人員姓名、學(xué)位、職稱等信息，如圖3所示。

圖3項(xiàng)目信息表xm(左)和人員信息表ry(右)

圖4兩張數(shù)據(jù)表間的關(guān)聯(lián)

操作步驟：

（1）通過復(fù)制、插入復(fù)制單元格功能，把要關(guān)聯(lián)的字段都放到A列，本實(shí)例中不用調(diào)整。

（2）在項(xiàng)目信息表xm表A列后插入空白列，在xm表B2單元格中輸入公式=VLOOKUP(A2，ry!$A:$B，COLUMN()，)，確認(rèn)后得到張一的學(xué)位博士。如果想讀取ry更多列的數(shù)據(jù)，在xm表B列后再插入空白列，公式中改寫$b為相應(yīng)的列，如在C2中輸入=VLOOKUP(A2，ry!$A:$C，COLUMN()，)，確認(rèn)后在C2中得到張一的職稱教授，如圖4所示。

其實(shí)，B2單元格中輸入=VLOOKUP(A2，ry!$A:$C，COLUMN()，)或者=VLOOKUP($A2，ry!$A:$C，COLUMN()，)也會(huì)得到張一的學(xué)位博士，后面的公式更有用，它適合向右用拖曳的方式給單元格賦值，避免了頻繁書寫公式的麻煩。

（3）選中xm表B列和C列復(fù)制，然后選擇性粘貼，在彈出的對話框中選擇數(shù)值，B2單元格中的公式就變成了字符博士，如圖5，這樣就脫離了兩張數(shù)據(jù)表的關(guān)聯(lián)，獨(dú)立使用了。

圖5xm表從ry表中得到負(fù)責(zé)人的學(xué)位和職稱信息

4 結(jié)束語

本文介紹了Excel軟件在科技項(xiàng)目管理過程中一些非常實(shí)用的功能，另外，它還有數(shù)據(jù)分列、數(shù)據(jù)透視表、插入圖表等功能，它們在科技項(xiàng)目數(shù)據(jù)處理和分析時(shí)都非常有用，需要大家在實(shí)際工作中多思考、多學(xué)習(xí)。百度、Excel home論壇等都是學(xué)習(xí)提高Excel操作技能的好去處，相信隨著學(xué)習(xí)的深入，科技項(xiàng)目管理工作會(huì)越來越輕松。

本課題得到中國地質(zhì)大學(xué)（武漢）科技管理創(chuàng)新體系建設(shè)項(xiàng)目（KJGL0810）資助

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