淺談城建檔案管理現狀與問題分析

在改革開放和社會經濟全面發展的新形勢下，城建檔案工作發生了深刻的變化。城市信息化建設和電子政務的不斷推進，深刻影響著人們的生產和生活，逐步改變著我們的工作方式，這一方面為城建檔案工作進一步發展提供了更廣闊的空間，另一方面也對城建檔案工作提出了更高、更新的要求。面對機遇與挑戰，城建檔案館如何適應社會需求，開拓創新，是擺在我們面前的首要任務。

一、當前城建檔案管理模式的現狀與問題分析

城建檔案館為了適應發展，一直十分注重運用現代化技術進行檔案管理，致力于將最新的計算機技術運用于檔案工作，無論是早期只能對館藏檔案進行目錄管理的單機運行檔案管理系統，還是對城建檔案館內各項工作和檔案資料進行全方位、多層面管理的檔案信息管理系統，都在很大程度上解決了檔案管理上信息共享、自動化處理以及數字化檔案的初步要求，但它僅僅是實現了一些新技術的運用，這些檔案管理現代化的模式仍是計算機技術加上傳統的檔案管理模式，實質是傳統檔案管理模式運用新技術的改進，是對傳統檔案管理模式的數字模擬。并沒從根本上真正改變管理方式。在這種管理模式中，管理仍是圍繞紙質實體檔案進行的，對知識的占有、信息的轉化、利用與傳輸都停留在較為落后的基礎上，不適應信息化建設的發展及社會對其新的需求。主要體現在：

（一）電子文件這一新型載體的產生，給傳統管理模式帶來了的極大沖擊

20世紀90年代以來，全球范圍內掀起了新一輪的信息化浪潮，“數字地球”“數字城市”建設日新月異，信息技術在行政機關辦公活動中，在城市規劃管理建設過程中廣泛應用，出現了新型載體文件-電子文件，整個社會信息流通的基礎結構發生了變化?！半娮游募漠a生，決不僅意味著一種新型載體檔案的誕生，而且也標志著人類記錄信息、傳達信息、存留信息的方式發生了革命。這場革命是紙張產生以來，是近現代檔案學理論誕生以來，文書、檔案工作領域最劇烈的一次變革，他直接影響到檔案工作的運作方式、基本理論乃至思維觀念”。

（二）電子政務的加快推行，對傳統管理模式提出了挑戰

2002年初國家信息化領導小組，決定把電子政務建設作為我國信息化工作的重點。隨著各級政府機構信息化建設的迅速發展，電子政務系統逐步成為機關公文處理的平臺，作為政務信息化建設的一個重要內容，電子文件的歸檔問題受到廣大檔案理論專家、電子政務的建設者、以及實際工作者共同關注。

2002年8月，國務院在部署全國政府系統辦公業務資源網建設工作時，明確提出了加強“電子公文的歸檔”的工作任務，同年國家檔案局制定《全國檔案信息化建設實施綱要》強調檔案部門要積極參與電子政務建設，把電子公文歸檔管理作為電子政務建設的重要環節納入其總體設計框架。

檔案理論也沖破傳統的檔案學的束縛，擺脫了傳統的“檔案實體”的狹小的實踐范圍，進入到信息與信息系統領域。針對傳統檔案管理的“一元理論”，提出了檔案實體管理和檔案信息處理并行的“二元理論”，以及將城市建設記錄、文件與檔案集成化和一體化管理的“集成化理論”，這些嶄新的現代檔案學理論，為我們實際工作提供了指導方向。

（三）紙質檔案與電子檔案并存的現狀，對改變傳統的管理模式提出了迫切的要求

城建檔案涉及行業眾多，其信息技術手段應用水平參差不齊，而“存在了上千年的紙張已經作為一種傳統，深深扎根與人類社會”，以其載體的穩定、信息的可靠等優勢，不會輕易退出歷史舞臺。同時電子文件的原始性、完整性、安全性、可讀性等一系列棘手的問題還擺在我們面前。因此電子文件不會在一朝一夕替代紙質檔案，二者的將長期共存。

現實與理論都向我們表明現有的檔案管理模式已很難適應新的需求，面對實體檔案、電子檔案并存，面對社會需求多樣化的現狀，城建檔案館迫切需要建立一套新的管理模式來面對的重大挑戰和發展機遇。從傳統的管理模式到檔案信息化管理是一場歷史性的轉變，是城建檔案部門發展的必由之路。

城建檔案館必須樹立“以人為本”的觀念，從對檔案館人員需求的多樣性，和變化性出發，培養一只高素質人才隊伍。才能從更本上保證新的管理模式的順利實施。

多元化并行的模式是文件載體轉換時期，必經的一個階段，盡管目前全國數字城建檔案館建設發展迅速，但主要是針對紙質檔案的數字化處理，真正接收、管理電子檔案還都剛剛起步，在電子文件管理中一些關鍵性的問題未解決之前，傳統的紙質檔案管理因其固有的優勢不會輕易退出歷史舞臺，多元化并行的管理模式也將在實踐中不斷完善發展。

（作者單位：長江大學城建學院）