加強高校學生檔案管理為大學生就業服務

摘要：高校學生檔案是學生在校期間的真實記錄，是大學生就業及各級組織、選拔、任用、考核的重要依據。通過分析高校學生檔案中的問題，提出做好高校學生檔案管理的辦法。

關鍵詞：高校 學生檔案 管理 就業

高校學生檔案是大學生在校期間學習生活的真實記錄、它不僅包括學生的原始高中升學檔案，還包括在校期間的成績單、畢業生登記表、獎罰材料、三好學生和優秀學生干部登記表、健康體驗表等，它是高校在校期間各項表現真實記錄。總之，在新的就業形勢下，檔案對每一位同學有著重要的作用。學生檔案是畢業生的重要憑證，它記錄了各種組織選拔、任用及考核的結果，在大學生就業中起著不可替代的作用，所以加強學生檔案管理并切實發揮學生檔案作用，為大學生就業提供更好的服務顯得尤為緊迫。

一、學生檔案的主要內容：

1.學籍檔案材料：中學期間的升學檔案、大學階段的各門考試成績，反映學生學習狀況。

2.社會活動表現記錄：參加社團、文體活動經歷。

3.黨團材料：特別是黨員發展不同階段記錄指學生思想政治體現。

4.獎罰情況：在校期間獲得獎學金、三好等各種獎勵材料的登記表。

5.體檢表：反映學生身體狀況的記錄。

二、高校學生檔案的特點：

1.多樣性

高校學生檔案的內容多樣，包含學生在校期間的各種表現及相關情況，如新生入學登記表、健康登記表、留級、入黨、獎罰材料、成績表等，還包含畢業分配等有關材料。

2.真實可靠性

高校學生檔案材料反映的是學生在校學習的過程，以及在校期間的品德表現和身體健康狀況等，這些內容是由相互獨立的學校內部主管部門逐步形成的。新生入學后隨著學生學習狀態的變化，要求及時做好記錄，通過完整的檔案體系，保證學籍檔案的真實可靠。

3.分散性和頻繁性

高校學生檔案材料來自不同的部門，而不同的生源地區又決定了高校學生檔案的多樣性，這些分散來自不同部門的材料頻繁被使用，例如升學、參軍、出國、報考公務員等活動中，學籍檔案利用頻率最高。

三、高校學生檔案的功能

1.信息記錄功能

高校學生檔案是學校向社會和企業推薦人才的依據，也是學生思想品質、專業技能記錄中最詳實的材料，是一個人從中學到大學畢業的真實記錄，在以后的就業、深造、調資等很多方面都有重要作用，是高校向人才市場推薦優秀大學畢業生的重要手段之一。

2.學生管理促進功能

高校學生檔案真實詳細記載了高校開展思想教育、道德教育等過程，記錄了學生許多方面的情況，如學生年齡、家庭情況等，積累了學生的大量信息，通過這些我們可以了解每個學生的學習和生活基本情況，為我們學生管理工作有利進行提供依據。檔案可以更好地為學生管理工作服務。

四、學生檔案管理不足

1.畢業生檔案意識淡薄，學校管理難度加大

就業觀念和就業方式形成多樣化，學生進入一些外資、合資、私營企業工作比比皆是，而這些企業不具有檔案管理權。二是對企業而言，從利潤追逐角度考慮，聘任用人不管學生檔案是經濟的。因此，出現許多畢業生不要檔案的現象，形成人檔分離，無人問津的局面，久而久之，出現越來越多死檔給學校帶來很大負擔，一方面要投入人力對這些檔案進行保管，另一方面還要有合適的設備場地存放檔案。

2.檔案人員知識結構不合理

高校檔案管理人員的學歷結構及職稱結構不盡人意，專職檔案管理人員大多是半路出家，檔案管理人員缺乏專業知識和理論功底，更缺乏從事學術研究的能力。另外，檔案人員由于自身的知識技術管理水平有限，無法勝任檔案管理，以致管理中出現很多問題。

3.高校學生檔案資料收集不全

網上招生普遍存在這一問題，最原始、最重要的紙質檔案材料無法完整收集并積累。如高中檔案、中學成績單、入團志愿表、高考體檢表等殘缺不全。既給學生檔案管理帶來一定難度，也給學生管理部門考查學生綜合素質帶來不利影響。加上各個部門之間協調困難使高校學生檔案不夠完整，而這些資料對學生來說是以后升學、報考公務員的依據。

五、解決學生檔案管理的辦法

1.加大宣傳力度，強化檔案意識

針對畢業生檔案意識薄弱，學校要加大畢業生檔案的重要性宣傳力度，提高他們的檔案意識。另一方面高校應引導學生采取合適的方式保管自己的檔案。

掛靠人才交流市場是檔案管理方式之一。人才交流服務機構可以為畢業生辦理掛靠手續，負責管理委托方的個人人事關系及檔案材料。

學校代理保管方式。少數畢業生沒有合適就業單位，可暫由學校保管，待確定接受單位后再將檔案移出。

2.提高檔案管理人員的技術水平

建立專職化、專業化的學生檔案管理隊伍。一方面高校投入人力、物力成立專門的職能部門，配備專職檔案管理人員為學生檔案管理服務，另一方面定期組織檔案管理人員進行專業培訓，組織人員進行相關知識的學習，交流經驗，提高他們的業務水平。

3.加強學生檔案材料的收集，科學規范學生檔案的管理

不斷提高高校學生檔案管理工作水平，主要通過制度建設及評估等手段，形成完整的、全面的學生成長、成才過程的記錄；逐步完備檔案信息，為用人單位提供翔實的用人信息，提升市場選擇效率，使高校學生順利就業。

參考文獻：

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(責任編輯：郭 偉)