項目型采購的注意事項

摘要：項目型采購通常采購的是資本性設備，金額大價值高，項目型采購也有著自身的特點，做好項目型采購，對于項目建設、生產(chǎn)運營，都具有非常重要的意義。

采購人員應該將項目采購作為整個項目管理的一個環(huán)節(jié)，以項目管理總體目標為出發(fā)點，兼顧安全質(zhì)量、進度、成本，從采購定位、供應商選擇、合同簽署、合同執(zhí)行、物流管理、備品備件采購等多方面全盤考慮，確保采購、項目目標都能夠順利完成。

關(guān)鍵詞：項目型采購 注意事項 合同

在企業(yè)的采購中，按照采購物項或服務的不同特性，可以將采購分為運營型采購和項目型采購。運行型采購通常指那些按照生產(chǎn)計劃為生產(chǎn)線供應零部件或物料的采購，或者為了企業(yè)運營而進行的服務采購，這一類采購通常帶有一定的重復性。項目型采購通常指建筑、工程建設項目的采購，具有明顯的特點：處于特定的環(huán)境、有明確需要達到的最終結(jié)果、有明確的開始和結(jié)束時間、包含一系列有計劃有組織的相互關(guān)聯(lián)的活動。

項目型采購通常采購的是資本性設備，金額大價值高，如何做好項目型采購，對于項目完成、后期的生產(chǎn)運營，都具有非常重要的意義。

可以從以下方面加強項目型采購的管理：

一、將采購管理納入整個項目管理的范疇

對于一個工程項目來說，設計、采購、安裝施工、調(diào)試、試運營、正式投料生產(chǎn)，是一個連續(xù)的過程。隨著改革開放的深入，現(xiàn)在國內(nèi)的很多工程項目逐漸采用國際慣用管理模式：將整個工程的設計、采購、施工交由一家有資質(zhì)和能力的總承包商，總包商直接向業(yè)主交鑰匙方式移交，而不必要象以往那樣，業(yè)主分別去與設計商、施工商簽訂設計、施工承包合同，業(yè)主自己做采購。畢竟，業(yè)主的主營業(yè)務是工廠生產(chǎn)運營，不擅長工程管理。

總包方同時負責設計、采購、施工，采購不再是孤立的活動，而受到設計、施工的牽制和制約，又對施工、設計產(chǎn)生影響。

在特定的工作范圍內(nèi)，工程項目管理需要同時考慮質(zhì)量、進度、成本三大要素，即通常所說的“項目管理三角形”。項目采購需要綜合考慮這三大要素。

不符合質(zhì)量的物項，首先就應排除；進度計劃明確了設計、采購、建設各方面需要達到的時間目標，需要力求保證；在滿足質(zhì)量、進度的情況下，使項目成本最小化，避免出現(xiàn)資金風險。

二、選擇合適的供應商

項目采購多是資本性投資采購，涉及的金額大、種類多。建設一個新工廠，土建專業(yè)（包括房屋建筑、裝飾、園林）、機電專業(yè)（包括設備、管道系統(tǒng)、電力、儀表與控制、通風系統(tǒng)）都有大量的采購任務。選擇供應商時，首先應該考慮其是否有能力和實力滿足供應要求。如果供應能力不足將導致供應中斷，就會影響項目進度；如果產(chǎn)品質(zhì)量不穩(wěn)定，將出現(xiàn)安全隱患；除此之外，還必須考慮其積極性，如果積極性不強，將不能夠很好地配合，如果其技術(shù)服務不好，將影響設備的安裝或調(diào)試，進而影響到項目的進度計劃。

選擇供應商時，還應看其是否具有工程項目的供應經(jīng)驗和業(yè)績。

三、合同條款的明確約定

項目采購合同比一般的采購合同復雜、內(nèi)容也更豐富。必須在合同里約定好雙方的權(quán)利、義務。以合同為管理依據(jù)。合同條款里應明確好安全、質(zhì)量、進度、物流等條款。比如：

明確交貨時間、延誤的懲罰措施，可以確保供應商重視進度。

明確安全質(zhì)量要求：使供應商高度自身的安全、質(zhì)量責任。

明確合同管理機構(gòu)的建立：從人力資源上保證合同的順利實施。

明確物流要求：可以保證貨物運輸中的質(zhì)量、進度，而不僅僅局限于生產(chǎn)線上的管理。

四、建立專門的合同管理團隊

由于項目采購設備比較復雜，有時侯還需要單獨的研發(fā)、試生產(chǎn)，情況比較復雜，一個項目采購合同其實就是一個小項目，需要采購、供應雙方都指派專人進行合同管理。特別是供應方，需要建立專門的合同管理團隊，由合同經(jīng)理帶領(lǐng)項目團隊，組織、協(xié)調(diào)、推動內(nèi)部技術(shù)、質(zhì)量、生產(chǎn)等各部門的工作，確保合同的實施效率和效果。如果各部門同時處理多個合同，容易出現(xiàn)耽誤、推諉、甚至遺漏，影響準時交貨。

五、進行生產(chǎn)制造過程的監(jiān)造

對于復雜的設備制造，采購方有時侯還需要指派專門的監(jiān)造人員駐扎在生產(chǎn)工廠，跟蹤其進度、及時匯報工作進展，確保按照計劃進行。如果出現(xiàn)延誤，可以及時調(diào)整現(xiàn)場的進度計劃，以免影響現(xiàn)場的施工安排；對于生產(chǎn)過程進行監(jiān)督、見證、處理，保證質(zhì)量。

六、加強物流管理

一個設備或物項，在雙方技術(shù)、質(zhì)量、生產(chǎn)人員的共同努力下，終于出廠了。但是，交貨、運輸環(huán)節(jié)同樣不可以掉以輕心，特別是國際運輸，因為需要的時間長、路途遠，更加需要注意運輸過程中的管理。

供應商需要有明確的包裝、運輸管理程序，做到有計劃、有組織的交運。

國際運輸?shù)那尻P(guān)，需要注意單據(jù)的準確、完整、及時提交，以順利通過海關(guān)的檢驗，避免因滯留而產(chǎn)生罰款，增加成本。

特殊的設備，還需要有專門的吊裝、運輸方案。

運抵現(xiàn)場后，如果不馬上安裝，需要做好倉儲管理。精密儀表設備，需要特殊的保護。焊接材料，需要特殊的設施保管。對于貴重而輕巧的物項，還應該注意現(xiàn)場的防偷防盜。

只有材料接收報告簽發(fā)以后，采購的工作才告一段落。

七、不要遺漏備品備件的采購

最后，還應該注意不要遺漏備品備件的采購。項目需要采購的備品備件包括安裝、調(diào)試、運營階段所需要的備品備件。對于安裝、調(diào)試用備品備件，是為了該項目建設的順利完成，總包的采購方一般會考慮到，在采購的技術(shù)需求里應該列出該清單，和設備采購同時進行。一起與供應商談判，確保談判優(yōu)勢，也好一起交貨。單獨采購的話，單價會更貴，單獨運輸必然產(chǎn)生額外的成本。交貨期也不能保證。

對于一些零部件，可能幾年以后就是供應商的衰退期產(chǎn)品，供應商也可能停產(chǎn)了，但與設備配套的零部件，運營方卻仍舊需要，這種情況下，就應該提前備貨，避免斷貨。

通過以上分析可以看出，項目型采購有著自身的特點，應該將采購作為整個項目管理的一個環(huán)節(jié)，以整個項目管理目標為出發(fā)點，從采購定位、供應商選擇、合同簽署、合同執(zhí)行、物流管理、備品備件采購等多方面全盤考慮，確保采購、項目目標都能夠順利完成。

(責任編輯：佳 豪)