檢驗檢測機構管理體系有效運行的策略分析

丘磊生

摘 要：對于檢驗檢測機構而言，其應具有相應的認證資格，如此，檢驗檢測機構出具的結果數據才具有更高的權威性和公信力，而得到這認證資格的十分關鍵的條件之一，就是以認證準則為依據，結合自身情況構建一種管理體系，該體系是與實際相符且持續性有效地運行和改進的管理體系。

關鍵詞：運行；檢驗檢測；效果；管理體系；策略

1.前言

出具正確、可靠的報告是檢驗檢測機構賴以生存與發展的核心；高效科學的體系管理水平，是保障報告最終質量的關鍵要素之一；而以認證準則為依據，結合自身情況構建管理體系，并在管理體系有效運行期間，實施科學的控制與改進，保障體系覆蓋下的所有工作均依序而行，是檢驗檢測機構促進體系管理水平提升的最有效策略。

2.構建管理體系

構建管理體系的關鍵之一就是編制體系文件，編制體系文件需要由有相關工作經驗并對檢驗檢測機構運營比較熟悉的人員組織和統籌開展，以認證準則為依據，結合機構情況，將組織構成、職責以及運作過程的各項工作加以統一化和規范化，并將之形成文件。體系文件通常分可為四個層次：一是質量手冊，其是管理體系中的綱領性文件，是描述體系結構的文件，在管理體系中起著指向性的關鍵作用；二是程序文件，其是質量手冊的延伸，根據質量手冊的規定，對工作各個方面作具體的規定；三是作業指導書，其是整個質量控制工作工作中的技術指導依據或者程序文件的具體化；四是記錄表格，其是管理體系運行的一種表現形式，通過記錄可以呈現體系的規范性、適宜性、合理性和充分性。管理體系文件是檢驗檢測機構實施工作的主要依據，在編制期間，編制者應特別重視其文件的可操作性。

3.正式運行管理體系

管理體系得到運行就是落實質量方針、達到質量目標、維持管理體系更為高效且持續得到健全的這一整個過程[2]。管理層在批準公布體系文件后，應在機構內部進行全方位的宣傳，讓所有人員都清楚了解各自崗位在體系中的位置和職責以及為實現質量目標所作出的貢獻。體系文件是圍繞“檢驗檢測報告”的出具，對過程所涉及的人、機、料、法、環、測等要素作出相應規定和要求，其內容比較多樣，貫徹學習所需的時間較久，因此，在管理體系運行階段，需要管理層對推行體系的相關部門給予充分支持和授權，以保障運行效果。體系文件一旦公布，相關的活動均需依據體系文件的規定來實施。

4.管理體系的各項改進

4.1加強員工的管理體系意識

全員參與是質量管理的核心之一，為了保證各項工作能夠順利地開展，促進管理體系高效運行，首先，應加強管理層有關人員自身的意識，令其重視和關注管理體系，從上而下，營造氛圍，進而影響機構中層及操作層人員，增強他們對管理體系的認知并在思想上取得一致，最大限度消除管理體系推行的人為障礙；其次，機構還應加強培訓和監控，讓所有涉及人員掌握管理體系高效運行的關鍵點知識和要求，并將其有效融入日常工作，使之成為員工行為習慣；最后，管理層應采取措施，充分賦予責任崗位對應的權、責、利，確保令管理體系有效運行的有關策略得以落地和實施，使管理體系的運行更有保證。

4.2 有效實施質量控制

質量控制分為外部質量控制和內部質量控制。外部質控制是能力驗證，包括測量審核或監管機構指定的實驗室間比對，內部質量控制包括留樣再測、重復檢測、人員比對、設備比對、方法比對、特性分析、有證物質、空白、盲樣等手段。機構應每年盡可能地參加監管機構或能力驗證機構組織的能力驗證，能力驗證應覆蓋機構獲認證的所有技術領域，并取得滿意結果；內部質量控制應盡可能地覆蓋機構的主要大型檢測設備和骨干技術人員并取得滿意結果。以上內外部質量控制手段實施后，如結果不滿意或可疑，機構應自行采取措施，實施原因分析和糾正措施，保證結果數據合群。

4.3 定期進行內部審核與管理評審

管理體系中的內部審核是檢查機構所有質量活動與認證準則、體系文件相符與否的關鍵工作之一，在實施內審后，機構應及時對發現問題采取相應的糾正措施。內審通常由質量負責人組織并指定有能力的人員組成內審員小組，內審員需編制內審檢查表，明確審核內容，并通過查記錄、面談、現場演示等方式，搜集各項證據，盡可能地發現管理體系運行過程中的不符合項，并開具不符合項報告由被審核方簽字確認，在內審結束后，由相應的內審員對開具的不相符項進行追蹤，直至整改完成和驗收合格，內審也才全部完成[3]。

管理評審由機構的最高管理者主持，各部門負責人參與，其目的在于對管理體系適宜性、有效性和充分性進行評定。管理評審通常在內部審核結束后實施，如發生嚴重事故、重大質量問題等，應追加審核。在管理評審會議中，所有參與人員需對管理體系進行分析與研究，對于不符合或需優化的項目給出改進對策，并明確責任人與改進完成時間，評審結束后應輸出評審報告，由質量經理負責所有改進項的跟蹤并及時通報最高管理者。

4.4關注外部評審與客戶的反饋

檢驗檢測機構除了自己發現問題，并及時改進以外，外部評審與客戶的反饋也是檢驗檢測機構保持持續改進的一個科學渠道。外部評審主要包括資質認定評審、監督檢查、飛行檢查、客戶或供應商的評審。因為外部評審為第三方評審，評審員均為行業資深人員，所謂近朱者赤，近墨者黑，評審員以旁觀者的視角和思維對管理體系運行的有關情況進行審核，更具科學性、客觀性和公正性，更容易發現問題，促使檢驗檢測機構實施內部改進，最大限度地推動管理體系持續有效。此外，令客戶保持較高滿意度是檢驗檢測機構的服務目標之一，所以，檢驗檢測機構應構建多種渠道，通過多種途徑、方式開展客戶意見收集、統計和分析工作，并采取措施實施內部改進，滿足客戶需求。當接到客戶的投訴時，檢驗檢測機構應對此更為關注，并細致地進行記錄和及時處理，這樣既能使檢驗檢測機構在與客戶的持續交流中發現問題，又能通過改進提高體系管理水平，使內部管理更上一個臺階。

5.結束語

對于檢驗檢測機構而言，其管理體系的構建和有效運行，離不開體系覆蓋下的所有人員的努力，同時，最高管理者也應增加對管理體系的關注度并充分賦予崗位人員相應的職責和權力，唯有如此，才能構建更為健全和適合規范的管理體系，并持續有效地運行。

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