對醫院檔案管理信息化建設的思考

摘 要:檔案是一種寶貴的信息資源，在各個行業、各個企業中起著重要的作用。由于檔案具有原始性和不可再生性，因此它的地位遠遠高于圖書情報等資料。隨著我國經濟的發展，體制的改革，人們對于檔案的需求量越來越大，需要一個方便快捷的方法以最快的速度、最便利的操作來實現資源的管理與共享。而原始的記錄方式、儲存方式已無法適應當今社會的發展需求，因此需要發掘新的方式以跟隨社會發展的速度與進程。本文將根據檔案管理的重要意義以及信息化的必要性進行闡述，并以醫院的檔案管理為例，提出建議與對策，使其在未來的檔案管理中形成一個便捷的儲存管理模式，用以提高其工作效率，為廣大人民群眾提供更優質的服務。

關鍵詞:檔案管理 信息化 效率發展

1 檔案管理的重要意義

檔案是一種信息資源，具有原始性和不可再生性。作為一種寶貴的資源，其對于企業的重要性不言而喻。檔案對于任何企業來說都是改變和調整企業格局的依據，優化資源配置的有力支撐。無論是人員的調配還是資源的調整，企業都需要一個完善的檔案信息管理機制，而隨著社會的進步，經濟的發展，要求人們的工作效率需要不斷提高，因此原始的檔案記錄與管理辦法，已無法適應市場的需要、社會的變革。因此需要一種全新的檔案信息管理模式也就是實現檔案管理信息化。

2 檔案管理信息化

2.1 檔案信息化的含義

檔案信息化是指將過去以檔案保管為重點的形式轉變為以提供檔案實體服務為重點的形式，實現信息的數字化和網絡化，達到信息的收、發、儲存一體化，做到真正的信息資源共享，實現檔案管理模式的新變革。

2.2 檔案信息化的內容

檔案信息化的核心是網絡，因此其軟硬件基礎設施的建設是檔案信息化的基礎條件。檔案信息作為社會發展的戰略資源，對其的開發與利用是檔案信息化的核心任務，是檔案信息化建設的關鍵。標準化、規范化的進行電子文件歸檔和電子檔案管理，逐步的形成一個檔案信息化管理的標準體系。

2.3 檔案管理信息化的注意事項

當代檔案學已經成為一門完善的、嚴密的科學，信息化的管理作為一種全新的管理手段，需要注意的是檔案信息的安全保障，提高安全意識和保密意識。并且規范管理檔案信息，使其形成一個標準統一的格式，一來方便檔案的管理、歸類;二來方便提高檔案的讀取速度和資源共享效率。

3 醫院實行檔案管理信息化的意義與措施

3.1 醫院實施檔案信息化管理的必要性

醫院是一個來往人群繁雜的場所，每天接觸的病患遍及各個行業、各個年齡段，如果仍然按照以往的檔案管理方式，那么整個醫院的運作將會變得混亂不堪，原始的檔案管理無論是從信息的收集、還是資料的整理都是一個緩慢的過程，這樣大大降低了醫院工作人員的工作效率，檔案信息無法被正常的傳遞，嚴重影響病患順利就醫的速度，因此無可避免的將要面臨眾多的投訴。

傳統檔案工作主要以紙質檔案為工作對象，采取手工的操作方式，工作效率低，進程緩慢，而現代人們普遍追求的是高效、快捷。因此，在計算機網絡發達的今天，方便快捷的信息化管理將成為未來行業發展的必然趨勢。

3.2 醫院檔案管理信息化的措施

3.2.1 人員的培訓

現代化的檔案管理人才是實現檔案管理信息化的有力保證。而目前醫院從事檔案管理的工作人員，普遍缺乏專業的檔案管理知識，因此會成為檔案管理趨于現代化、信息化的阻礙力量。為此想要改變這種現狀，就必須改變管理隊伍的素質結構，加強專業檔案管理知識的培訓，對于已經工作在這一崗位的人員更是需要加大培訓力度，在短期內完成上崗培訓。除此之外，醫院還應廣泛地吸收檔案管理的專業人才，做好人才儲備。尤其是既掌握檔案管理知識，又通曉計算機和網絡技術的復合型人才，以滿足醫院檔案信息化建設的需要。

3.2.2 信息的保密管理

檔案的種類很多，從醫院的角度來看，對于一些機密檔案，比如人事檔案、病例檔案等等，都是不應隨意外泄的，因此在醫院內部應有專人對這部分資料進行管理，并需要設立查詢的級別，不能說任何人想看就可以看到這些信息。并應設立一定的獎罰機制，以此來加強工作人員的責任心。

3.2.3 加強基礎設施建設

醫院要想進行檔案信息化管理，應結合自身的經濟實力，配備相應的存儲設備及軟、硬件設施。用計算機儲存醫院的各種業務、行政檔案，方便使用者查閱，既省時有省力，進一步加快了工作效率。

3.2.4 檔案管理標準化

現代檔案管理需要一個標準化的管理方式，從最初的收集，整理到最終的歸檔、錄入都要求要做到條理清晰、目的明確，以確保檔案記錄的完整，避免遺漏內容，做到準確無誤。醫院的檔案管理更應如此，醫院的檔案涉及醫療、教學、科研等眾多方面，容不得一絲馬虎。為了能夠更好的服務于患者，服務于社會，應該設立多種信息檢索模式，從而提高信息的利用率，為醫療人員創造便利的工作環境。

3.2.5 加強管理者思想的創新

能否實現信息化的檔案管理關鍵在于醫院領導的支持以及各部門主管的配合。如果部門領導不具備先進的科學知識和進步思想，那么想要實現檔案管理的信息化是不可能的。現代化醫院的檔案管理，其重點就是努力把檔案信息化作為醫療系統現代化和醫療服務現代化的重要內容，逐步形成一個完整的檔案信息平臺，因此管理者的思想意識創新就成為了必不可少的先決條件。

3.2.6 創建自身特色

檔案信息化不光是局限于表面的、形式的，更重要的是為了實現服務功能的全面拓展，自身價值的完美體現。而規范化、具體化地進行檔案的信息化建設，保證了檔案資料的真實可信性和完整性。醫院的各個部門可以根據自身科室的專業傾向不同，發揮自身的聰明才智，建立一個完全符合自身專業特點的信息化檔案管理體系，可以讓人一目了然就能從中發現其特色，這特色可能源自于管理的風格、錄入的格式、也可能是源自檔案的完整與全面。

4 結語

檔案管理從以前到現在都具有重要意義和作用，隨著社會的進步，經濟的發展，其影響力更是只增不減，涵蓋所有行業。在計算機網絡高度流行的今天，信息化是二十一世紀檔案事業發展的重要方向，在以知識和信息為主要發展特征的知識經濟時代，檔案信息存儲與處理的數字化、收集與傳遞的網絡化將在新世紀發展的醫療工作中發揮出不可替代的作用。我們必須堅定發展信息化檔案管理的信念，利用一切可以利用的資源，充分發揮自身的主觀能動性。

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