對電子文件利用工作基本要求的研究

摘 要:本文根據電子文件利用的基本特點和利用工作基本要求，主要從電子文件對數據庫和管理系統、標準化和規范化、原始數據質量、信息安全技術、信息安全制度等方面基本要求進行研究。

關鍵詞:電子文件 文件利用 利用要求

中圖分類號:C93文獻標識碼:A文章編號:1674-098X(2011)04(a)-0252-01

基于電子文件的利用具有全新的方式和特點，因此必須建立和遵守新的利用工作原則，并建立相應的利用活動規則，滿足基本要求。一方面要方便利用者的利用活動;另一方面要有利于保證電子文件的安全。要做到以上要求，筆者在實踐工作研究中認為，必須做好以下幾個方面的工作:

(1)建立完整準確的電子文件數據庫和電子文件管理系統。同傳統紙質檔案相比，電子文件的優勢在于快速便捷地檢索和利用。這靠人工是無法完成的。只有借助計算機等現代化設備和科學設計的管理系統、齊全完備的檔案數據庫才能實現。管理系統運行環境是基礎，而檔案數據庫是運行的必備資源，二者相輔相成，缺一不可。

(2)必須建立起一整套電子文件管理制度，實現電子文件管理的標準化和規范化。例如:水利廳自九五年就制定了水利系統《機關電子管理辦法和管理制度》，近幾年來逐步完善，豐富了許多管理內容，增加了許多管理辦法。檔案目錄數據庫既要符合國家標準，又要便于實際操作。要對綜合檔案館所屬的各立檔單位的文件及檔案的著錄項目、內容、格式和數據庫結構等作出統一的規定。同時還要對檔案數據庫管理軟件、硬件數據指標、文檔格式等加以統一和規范。軟件的統一使檔案目錄數據庫在形成階段就將目錄項目、格式和結構加以統一，以便將來電子目錄進入檔案館后實現數據共享，從而解決因軟件不同造成數據無法轉換和不能讀取的問題。檔案的標準化和規范化是電子檔案自動化管理的基礎要求，在水利系統成功實現電子檔案管理的幾大單位中充分說明這一事實。

遼寧省水利勘測設計院早在1995年就制定了檔案自動化管理的目標和規劃，并且在同一時期也購置了相應的工程圖紙管理軟件。著錄運行了一段時間，但是很短的時間內出現了數據庫管理軟件文檔格式并不完全是國家檔案管理標準，院方向軟件開發方提出了按檔案標準規范修改管理系統。自1998年至今，已經運行了近十年的管理系統，檢索利用效果非常顯著，從未出現過目錄項目、格式和結構不合標準而不匹配現象，幾經升級，數據轉換和讀取運用自如，這些都得益于檔案專業技術人員的標準化和規范化。

(3)要把好數據庫質量關。高質量的數據可為檔案利用工作提供可靠的保證。在數據管理方面應建立健全數據質量管理體系，把好質量關，應根據本單位的實際情況，制定嚴格的數據質量管理體系。把好質量關，應根據本單位的實際情況，制定嚴格的數據質量管理體系。考核指標責任到人，并定期檢查常抓不懈。一個全宗、一個專題、或者一個時間段的檔案錄入完成后，必須全面核對無誤后方可匯總、合并，以保證數據的準確性;現有數據應執行質量一票否決制，凡數據差錯率超過規定指標的，不宜提供利用。參窩水庫、柴河水庫和湯河水庫等單位，早在2002年就制定并下發了《電子檔案信息數據庫質量管理體系規定》。規定中明確:實體案卷質量過關;數據庫摘錄信息要檔案專業人員(職稱為館員以上);信息錄入有專人;信息審核有部門領導和副研究館員來把關，責任到人;審核無誤后方可正式轉入數據庫被局域網充分利用。

(4)做到館室共建。檔案目錄數據庫主要由兩大部分組成:第一部分是立卷改革前所形成的檔案的數字文件，其特點是要錄入的文件分級目錄時間跨度長、數量大;第二部分是立卷改革后歸檔的文件的目錄的計算機錄入，其特點是要錄入的文件分級目錄時間跨度短、數量少。但有些較大的立檔單位，最好的辦法還是應將計算機錄入工作分散到該立檔單位的內設機構，由內設機構負責歸檔文件的計算機錄入，檔案室在接收歸檔文件的同時接收電子目錄，并將其合并為本單位的檔案目錄數據庫，同時將重要的文件原文歸檔，進而向檔案館移交電子目錄，形成檔案館的電子文件目錄中心。對于檔案館來說，其主要責任是對各立檔單位電子文件目錄庫的形成、積累、保管、整理的指導和監督;接收和轉換各檔案室移交的電子文件目錄，形成目錄數據庫。近幾年各市級檔案部門向檔案館移交檔案逐步走向正規化和標準化，基本上達到了移交電子目錄、重要文件原文歸檔。遼陽市城建檔案館完全實現了電子目錄接收、檢索、統計分析、提供利用。有必要時再調檔，尤其是查閱圖紙。

(5)充分利用信息安全保護技術，切實保障檔案信息數據庫的安全。要使檔案信息、數據能體現加密技術、簽署技術、消息認證、身份驗證的效用，使數據庫的信息具備:保密性——保證所存數字不會泄露給未經授權的人，可加設密碼，使用安全權限口令;完整性——防止數據不被未經授權的篡改，可設分級權限使用;可用性——保證數據為授權者所用;不可否定性——保證行為人不能否定自己的行為。“要在服務器中采用鏡像硬盤，使服務器一旦出現數據丟失，病毒感染或系統癱瘓，另一個硬盤中的數據還可以使用。也可將館藏數據刻錄成只讀光盤，把數據轉換到相對安全的存貯載體上去”。

(6)建立專門的電子文件利用制度。①建立多套備份制度。電子文件應制作三套:一套封存，一套提供利用，一套異地保存。封存的那套一般只用于拷貝文件的對照校驗，不能對外提供利用，以保證電子文件的原始性。對外提供利用的電子文件應為只讀文件。②建立加密管理制度。檔案工作人員無法面對身在各處的利用者，對其利用權限的管理只能靠計算機系統鑒別和控制。我們的計算機系統應盡可能地使用先進的技術加強對用戶權限的管理，確保檔案信息的安全。③建立控制利用制度。檔案部門應根據現有的信息安全技術水平采取適當的利用方式，在不能確保安全時可以對利用方式加以限制。電子文件未經批準，任何單位和個人不得私自復制、拷貝、修改或轉送他人;電子文件可在辦公自動化系統的終端上查閱，但查閱人員只能查閱本人權限之內的電子文件，如需查閱超越權限的文件，需經同意，并遵守保密規定;已批準為“使用權限保護”的電子文件，要在目錄、載體上標識。檔案部門應嚴格執行電子文件的“使用權限保護”和密鑰管理規定;互聯網利用要有安全保密防范措施和可靠的監督保障，如上網傳送，只有經過檔案部門的計算機管理系統對用戶使用權認可后，方能提供利用。④建立技術應用制度。利用制度應該有利于方便利用和最大限度地發揮電子文件的優越性。例如檔案館的電子文件閱覽室應該允許利用者像閱覽紙質檔案那樣邊閱覽、邊摘抄。檔案部門應該能夠提供符合利用者已有硬件及軟件的電子文件拷貝，形成通過網絡提供遠程檔案服務，使利用者擺脫時間和空間的限制，隨時隨地獲取所需信息。檔案部門還應該建立一個電子文件利用的咨詢服務系統，隨時為利用者解難釋疑，使所有的利用者隨時得到幫助和引導。這個咨詢服務系統可以表現為網絡和計算機上的“幫助”欄。