對(duì)電子文件利用工作基本要求的研究

摘 要:本文根據(jù)電子文件利用的基本特點(diǎn)和利用工作基本要求，主要從電子文件對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)和管理系統(tǒng)、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化、原始數(shù)據(jù)質(zhì)量、信息安全技術(shù)、信息安全制度等方面基本要求進(jìn)行研究。

關(guān)鍵詞:電子文件 文件利用 利用要求

中圖分類號(hào):C93文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A文章編號(hào):1674-098X(2011)04(a)-0252-01

基于電子文件的利用具有全新的方式和特點(diǎn)，因此必須建立和遵守新的利用工作原則，并建立相應(yīng)的利用活動(dòng)規(guī)則，滿足基本要求。一方面要方便利用者的利用活動(dòng);另一方面要有利于保證電子文件的安全。要做到以上要求，筆者在實(shí)踐工作研究中認(rèn)為，必須做好以下幾個(gè)方面的工作:

(1)建立完整準(zhǔn)確的電子文件數(shù)據(jù)庫(kù)和電子文件管理系統(tǒng)。同傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比，電子文件的優(yōu)勢(shì)在于快速便捷地檢索和利用。這靠人工是無(wú)法完成的。只有借助計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化設(shè)備和科學(xué)設(shè)計(jì)的管理系統(tǒng)、齊全完備的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)才能實(shí)現(xiàn)。管理系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境是基礎(chǔ)，而檔案數(shù)據(jù)庫(kù)是運(yùn)行的必備資源，二者相輔相成，缺一不可。

(2)必須建立起一整套電子文件管理制度，實(shí)現(xiàn)電子文件管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。例如:水利廳自九五年就制定了水利系統(tǒng)《機(jī)關(guān)電子管理辦法和管理制度》，近幾年來(lái)逐步完善，豐富了許多管理內(nèi)容，增加了許多管理辦法。檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)既要符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，又要便于實(shí)際操作。要對(duì)綜合檔案館所屬的各立檔單位的文件及檔案的著錄項(xiàng)目、內(nèi)容、格式和數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)等作出統(tǒng)一的規(guī)定。……