從檔案的利用價值談檔案與公路工程的同步建設

摘 要：本文根據公路工程檔案的實際利用價值，從項目建設合法性，項目交竣工，財政審計驗收，質量安全事故以及后續養護管理等五個方面的依據性，論述了公路工程檔案在公路建設中的重要作用。并概要分析了現階段基層公路部門工程建設檔案收集過程中存在的主要問題，提出了公路工程與檔案同步建設的有效舉措：一是加強工程建設原始資料的收集整理;二是工程檔案資料收集要突出全程跟蹤;三是強化檔案意識，健全工程建設項目管理體系。四是培養工程檔案專業人才。

關鍵詞：公路工程檔案資料利用價值

中圖分類號：TG146文獻標識碼：A文章編號：1674-098X(2011)05(b)-0101-01

近十幾年來大規模的高速公路建設、干線公路改造建設和通達、通鄉兩通公路建設使我國公路交通發展水平步入了發達國家水平。如何同步建設管理好公路工程檔案，使之發揮應有的社會經濟效益，筆者謹從基層公路建設發展現狀，從檔案的利用價值淺談公路檔案與工程的確同步建設。

1 公路工程建設檔案資料的利用價值

(1)工程檔案資料為項目建設合法性提供依據。公路工程建設程序符合相關要求，項目建設才具有合法性。公路工程建設項目要經過項目立項論證，然后進入部門規劃，再進行工程可行性研究(包含國土、環保、水務等部門評估)，經評審批復后進入工程勘察設計和工程施工建設階段，最后通過主管部門組織竣工驗收，移交公路管養部門。每一個部門、每一道程序、每一層環節工作的完成，均是以相應的文件檔案資料的完成為檢查、驗收依據。

(2)工程檔案資料為項目完工后交竣工驗收提供依據。工程項目交竣工驗收就是驗收者依據已有檔案資料(如工可報告、設計文件及批復、設計變更、各種合同、招投標文件、有關指令等)對建設單位、監理單位、施工單位所完成工作情況進行驗收，驗收人員除通過公路工程現場勘察比對外，主要是通過項目建設單位、施工單位、監理單位提交的經政府監督和檢測部門認可的檔案文件來對整個工程是否通過驗收進行判斷。驗收內容現場無法判定或看到的，如試驗檢測內容、隱蔽工程等，更需要施工單位提供監理、業主和政府監督部門驗收認可的檔案資料來進行判定。

(3)檔案資料是財政審計等部門檢查驗收及計量支付的依據。建設單位、監理單位、施工單位計量支付文件檔案收集整理，對工程建設財務審計十分重要。尤其是工程設計變更、工程量變更、合同變更、工程項目概預算調整等，是審計檢查的重點。必須有完整齊全的檔案資料，解釋、補充并說明工程各種變更、概預算調整的合理性、合法性和必要性。在計量支付過程中，計量文件必須建立在各種施工文件檔案和業主、監理等相應認可文件檔案基礎上才具有合法性，而支付必須建立在真實合法有效的計量文件檔案基礎上才能實施。

(4)工程檔案資料是判定工程質量安全事故性質的重要依據。依慣例，事故調查部門將工程建設過程中收集保存的檔案材料作為綜合分析，認定事故性質的重要依據。例如，2004年我縣某戰備公路改造工程工地發生一起山體滑坡，死亡7人，傷5人，直接經濟損失150萬元。事故調查組通過現場查勘，參考已有檔案文件資料，認定這起滑坡為自然災害安全事故。通過查閱檔案文件，該項目具備地質災害危險性評估報告;建設、施工、監理單位符合資質條件要求;安全組織機構和相關制度完善;該工程項目建設程序合法。事故前一天照片資料和施工、監理日志等檔案資料證實事故現場前后500米內無施工，前后1公里范圍無爆破施工，施工標志牌、安全警示標牌、危險路段警示牌齊全。氣象部門天氣情況記錄檔案資料佐證事故前10天內，區內無降雨。綜合上述三個方面內容，調查組認定這是一起因自然災害引起的人力難以預測的地質災害安全事故。

2 目前公路工程檔案收集管理存在的問題

大多表現在：一是項目建設單位對工程檔案管理不夠重視，導致檔案資料在項目建設前期階段未能及時歸檔，檔案工作滯后于項目建設。二是施工單位只注重工程建設，忽視工程檔案的管理，工程資料收集不齊全。三是工程項目按合同段由各項目部實施，人員流動性大，管理人員難以到位，工程的大量外包更加增大了檔案管理工作的難度。四是工程資料的形成包括立項、審批、征地、勘察、設計、建設、施工、監理、竣工驗收等多個環節，內容復雜，檔案資料的完整性難以得到保證。

3 公路檔案如何同工程建設同步推進

(1)加強工程建設原始資料的收集整理。項目建設從工程前期準備到施工期間，經過論證、工可、立項、招投標、開工建設多個階段;文件資料從產生到歸檔整理，中間經過多個環節;必須重視工程原始資料收集整理，強化檔案人員的工作責任，做好原始資料的收集整理。

(2)工程檔案資料收集要突出全程跟蹤。全程收集是檔案管理工作最有效的基礎工作，工程檔案的質量及完整性取決于項目建設全過程文件資料的積累。工程項目施工前期階段，承辦人員應做到全過程資料的收集、整理。掌握工程設計、施工以及竣工驗收等全部情況，對工程的重點還要拍攝并保存好施工前、后相關圖片、影像資料，按照“全方位、全過程、高效率”三個環節的思路，確保工程資料的完整、準確和規范。

(3)重視檔案意識，健全工程建設項目管理機制項目建設單位普遍存在重質量和進度，輕檔案管理的現象。為健全工程管理機制，其一要建立健全管理體制，將文件立卷歸檔工作納入工程合同管理，做好與工程建設同步收集、同步整理、同步歸檔，保證項目文件材料收集、立卷、歸檔的及時，準確和完整。其二，項目法人單位要承擔項目文件材料收集歸檔工作的組織協調和監督、指導職責。其三項目監理單位要負責對施工單位竣工文件材料收集和整理歸檔工作進行監督、檢查，向項目法人單位提交檔案質量審核意見。

(4)培養適用的工程檔案專業人才。工程檔案是一項一專多能的綜合性工作，它不僅要求檔案人員具有檔案專業知識，還應具有一定的工程技術知識，針對工程建設項目檔案專業人員缺乏，水平良莠不齊的現狀，行業部門要加強檔案人員業務培訓，培養出適應于公路建設階段實用型檔案人員，特別是針對重點建設項目，要舉辦專門的科技檔案業務培訓班，對項目主管單位、承建單位以及各施工單位的資料管理人員進行培訓，把公路工程檔案管理規定、項目文件資料的整理操作進行系統性技術交底，使其掌握基本的檔案業務技能，較好地適應崗位要求，不斷提高工程檔案人員的綜合素質和業務能力。

綜上所述，公路工程檔案的收集利用，不僅在公路工程項目建設過程中具有不忽視的地位，還為后續公路養護管理和新建在技術方面奠定了堅實的基礎。唯有堅持公路建設和檔案收集并重，創新公路工程檔案管理機制，科學分析整理為我所用，才能提高公路建設的社會效益和經濟效益。