于細微處見能力,在常態中觀全局

摘 要:從教育管理的角度上說，“管理”的目的在于“理”，而不在與“管”，因為管理本身并非目的，而是實現目的的手段。本人試圖從管理方法的角度討論教學秘書日常教務管理，讓其更適合現代高校發展的需求，并在人才培養工作中收到高效的管理效能。

關鍵詞:管理環節激勵教學秘書

中圖分類號:H319文獻標識碼:A文章編號:1674-098X(2011)06(c)-0201-01

高校中的教學秘書在整個教學管理過程中扮演著一個較為重要的角色，教學秘書如果想在管理環節中有條不紊地合理安排每個教學工作環節，科學地提高管理效率，并在管理的每一個環節中摸索出一套適合現代管理理念和管理方法，就必須具有強烈地學習意識、競爭意識、責任意識和服務意識，以及質量意識和法律意識。在教學管理工作中明白“理”重于“管”，“做”重于“說”。教學管理在于‘理’——在管理事務中，把紛繁復雜、眾多事情，理清上下之間的聯系，弄出輕重緩急的關系;理清事理，在于認真落實完成，分清緩急，在于解決問題時間的主次。在整個教學管理的過程中，既要宏觀管理和微觀管理相結合，又要目標管理和過程管理相結合。教學管理既要重視機制的建設、激勵與約束并舉，又要注重以人為本，關鍵在育人的原則。

學校的性質與定位，學校的發展目標，學校的辦學理念以及教學計劃的重新修訂，教學質量的監控，學生畢業論文的布置實施等等，這些都是學校站在整個教育和教學發展角度進行的宏觀和微觀管理，這些管理思想和理念，教學秘書要應該知曉明白。從管理的規范性和科學性上講，教學管理是在學校綜合管理的全盤棋上，學校制定了一系列學生學籍管理文件、教學常規管理文件、教學事故處理細則等等，這些必不可少的制度和措施，可以說是學校教育質量和教學制度堅強有力的保證。教學制度必須健全常規管理，必須制定嚴格的規章制度，教學秘書必須自覺遵守和執行上述原則，因為教學質量是學校的生命，教學質量的提高不僅從教師的授課質量抓起，也必須從管理人員——教學秘書的個人素質、管理方法和手段抓起。

學生從進校學習到畢業，三四年中經歷了不同階段的學習，從課程的學習到整個專業課程計劃的完成，從課堂作業到畢業論文的設計完成，從教學見習到教學實習，從專業學習開始到審視自己對專業知識掌握的熟知程度。每一個學生完成每一個環節的任務，都與教學秘書完成過程管理的任務緊密聯系。專業課程考試、公共課程考試、畢業論文答辯、實踐環節中的各種考核，都需要教學秘書在整個教學環節中理清這些工作在哪個時間段來落實完成。每學期開始，就要有學期計劃，在學期計劃的每項工作前，教學秘書事先也要周密思考每個環節中的細小事情，事前不進行仔細認真考慮，往往會在細小的事情上出現大的麻煩和問題，這是任何一個管理工作者深有同感的。僅以期末考試為例，教學秘書事先要通知老師期末試題出題的具體要求，制定出期末考試安排概表，報送教務處期末考試形式統計表、期末考試安排詳表，然后制定本單位期末考務組織機構和管理部門職責，制定監考教師職責和閱卷要求、教學辦公室試卷保管職責和收發試卷職責、辦公室收取試卷、成績冊和試卷分析職責等。事先必須“理清”每一個細小環節的工作，真正做到“兵馬未行，糧草先行”。天下之事，必做于細，只有理清細節才能取得好的成效。才能在細致入微的工作中使社會放心，讓學生安心。理順教學管理中任何一個環節的工作，都是教學秘書的責任，因此，要想具備細節意識和細節觀念，首先必須樹立教學秘書工作責任心。只有理清小事做好小事，才能真正發現細節、注重細節。小事不能小看，細節方更顯魅力。本人認為，教學秘書工作“理”重于“管”，表現在以下某項工作細節的處理方法。

第一，確定目標，理順每一項工作。教學秘書心中有目標，肩上有擔子，自然會認真工作，會盡心盡責朝著這個目標努力，贏的社會、學生和學校領導的認同。每個教學秘書潛意識里都會有自我實現目標的愿望，同時，實現自己樹立的工作目標也是發揮自己潛能、提升自己工作能力的重要途徑。理清工作運行程序，分清工作輕重主次，理順工作邏輯關系，目的是在有限的時間內，人手比較少的情況下顯得非常必要。管理只是實現目的的手段，目的是完成工作。理清和理順工作關系是為了按質按量地完成工作進度。在理順工作過程中也是思考的過程，只有通過思考才能找到科學合理的工作方法，提升自己完成工作的能力。如果一味地按照上面布置的任務進行工作，不結合本單位和本專業的實際情況認真思考分析，往往會使上級的決策變為不切實際的計劃，有時候工作起來也會陷入盲目，甚至會造成教學單位與主管部門在工作上的不協調和不默契。教學秘書在思考本單位的工作目標和計劃時，應該認真思考以下問題:上級有哪些這方面的文件？文件精神體現在哪？本單位的專業特點以及實際情況怎樣？從管理學的角度想，還應思考:目標的定向功能如何實現？因為完成過程管理的某項工作之前，就應該擬定一個計劃和任務，而且要根據上級文件和學籍管理文件精神確定這個目標。目標確定了，具體的事情就好辦些。學生有了目標，便能按照目標的要求，集中自己的精力和智力去達到這個目標。比如，《畢業論文指導安排和要求》中強調，按照學籍管理規定:畢業班學生必須認真撰寫畢業論文，參加畢業論文答辯，成績合格才能畢業。為了完成這項任務，學生會花很多時間到圖書館和資料室去查材料，主動征求指導老師的建議和意見，結合自己所學的知識，認真撰寫畢業論文。如果不作目標要求，部分學生可能就會投機取巧，在網絡上下載別人的論文作為己用。

第二，了解目標的激勵功能。目標除了定向和控制作用，還有鼓舞和激勵作用。在強調畢業論文寫作時，必須嚴格要求學生自己撰寫，而且要真實可信，打到一定的學術水平。另外，還需告知他們，論文成績除了評定“優秀”等級外，還有推薦次優秀畢業論文作為學校優秀論文集出版的機會，學生完全可以通過自身的努力達到這一要求。學生畢業論文是學生綜合素質的反映，有不少畢業生就是通過自己的畢業論文和畢業設計而找到理想工作的。這些激勵性目標在鼓勵學生獨立完成論文寫作上起到了很大的導向作用。

第三，計劃的可實現性和操作性。教學秘書在給學生制定計劃和要求時，往往需要從事情的難易程度考慮，能覆蓋大多數人，時間上也應有具體的要求。如果一個計劃沒有時間的考慮，要落實這個計劃是不現實的。甚至在考慮時間和進度上，教學秘書還應做具體的落實步驟與安排。如教學秘書制定《畢業論文撰寫和答辯日程安排》時，必須做出規定，什么時間內進行資料查找，什么時間內完成初稿，什么時間內在老師的指導下完成定稿，什么時間內舉行畢業論文的答辯工作等等。學生完全可以按照計劃有時間、有目的、有步驟地完成或提前完成自己的寫作與答辯任務。

俗話說:工欲善其事，必先利其器。任何事情要作好，必須有好的工具和方法。前蘇聯生理心理學家巴甫洛夫談到:“科學隨著方法學上獲得的成就而不斷躍進。方法學每前進一步，我們便仿佛上升了一個階梯，于是，我們就展開了更廣闊的眼界，看見從未見過的事物。”教學秘書在整個教學管理過程中如果勤于探索科學實用的管理方法，重“理”輕“管”，必將產生高效的管理效能。