淺談如何提高公路工程檔案管理

摘 要：公路工程檔案管理人員必須要有長(zhǎng)遠(yuǎn)的觀念加強(qiáng)公路工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理，提高檔案利用效益提升公路工程項(xiàng)目檔案管理水平，對(duì)公路工程質(zhì)量的監(jiān)督具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。因此，把公路部門(mén)的長(zhǎng)期發(fā)展公路工程和建設(shè)項(xiàng)目的檔案工作聯(lián)系起來(lái)同時(shí)結(jié)合工作實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)對(duì)公路工程檔案的現(xiàn)狀粗淺的論述了在工程檔案管理方而的看法。

關(guān)鍵詞：公路工程 檔案管理 措施 策略

中圖分類(lèi)號(hào):G27 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A 文章編號(hào):1674-098X(2011)12(a)-0000-00

目前公路工程檔案管理工作是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，公路工程檔案管理工作發(fā)展已是勢(shì)在必行。因此，努力實(shí)現(xiàn)公路工程檔案的創(chuàng)新與如何適應(yīng)新任務(wù)、新形式的發(fā)展的需要為公路工程建設(shè)保質(zhì)保量的完成任務(wù)提供保障，已經(jīng)迫切地成為公路工程檔案管理工作急需解決的問(wèn)題。建設(shè)工程檔案是指從建設(shè)工程的提出應(yīng)項(xiàng)、審核批準(zhǔn)、勘測(cè)設(shè)計(jì)、施工生產(chǎn)到竣工驗(yàn)收的全過(guò)程中形成的應(yīng)歸檔保存的文件資料。公路工程建設(shè)檔案是一個(gè)項(xiàng)目從立項(xiàng)階段、可研階段、設(shè)計(jì)階段、招標(biāo)投標(biāo)階段、工程施工階段、竣工驗(yàn)收階段的全過(guò)程的客觀反映與真實(shí)記錄。這些公路工程技術(shù)檔案資料的完備與否對(duì)公路工程質(zhì)量監(jiān)督乃至對(duì)今后的公路勘察規(guī)劃、施工養(yǎng)護(hù)及改建擴(kuò)建具有十分重要的意義。

1 現(xiàn)階段加強(qiáng)公路工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的必要性

建立一套完整的公路工程檔案對(duì)公路建設(shè)對(duì)地方經(jīng)濟(jì)發(fā)展意義重大當(dāng)然對(duì)今后的科學(xué)管理也同樣具有非常重要的意義。在公路工程建設(shè)過(guò)程中真實(shí)記錄了施工和管理的詳細(xì)情況所形成的相關(guān)文件與各種技術(shù)資料和既是公路工程質(zhì)量的評(píng)價(jià)依據(jù)，又是工程維護(hù)、工程的改擴(kuò)建不可缺少的資料依據(jù)；既是國(guó)家科技檔案的重要組成部分也是公路工程項(xiàng)目管理的基礎(chǔ)。因此，建設(shè)管理單位必須科學(xué)建檔并長(zhǎng)期保存公路工程建設(shè)檔案。公路工程建設(shè)項(xiàng)目檔案是指在公路工程的勘測(cè)與設(shè)計(jì)階段、建設(shè)與施工階段、施工養(yǎng)護(hù)階段和科學(xué)研究階段的管理等活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種工程圖表、工程圖紙、工程文字資料、工程照片以及相關(guān)工程錄音等材料，并按程序匯編到一起的圖文載體。它反映了各級(jí)公路管理的狀況是建設(shè)工程以及工程發(fā)展的重要?dú)v史記錄是工程建設(shè)的見(jiàn)證和工程質(zhì)量的真實(shí)記錄。因此，公路工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理必須規(guī)范、科學(xué)的管理同時(shí)也對(duì)公路工程質(zhì)量管理工作具有十分重要的作用并為公路建設(shè)行業(yè)的管理提供參考依據(jù)。任何活動(dòng)都要有一定的穩(wěn)定性和延續(xù)性衡量標(biāo)準(zhǔn)都可以從檔案中找出依據(jù)都要服務(wù)于長(zhǎng)遠(yuǎn)利益。目標(biāo)管理的制定和責(zé)任制的建立與完善目標(biāo)化管理是行業(yè)管理的一種重要形式通過(guò)對(duì)完成情況的考核和評(píng)比在很大程度上是離不開(kāi)公路工程檔案工作的大力支持。檔案本身不會(huì)直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益但它一旦被利用其全面可靠的檔案信息就是公路工程的季度、年終考核評(píng)比工作不可缺少的資料依據(jù)。可以有效減少不必要的損失就能使公路建設(shè)少走許多彎路，也為解決專(zhuān)業(yè)問(wèn)題提供參考。無(wú)論是工程建設(shè)項(xiàng)目的目標(biāo)化管理還是工程項(xiàng)目的招標(biāo)投標(biāo)都可借助檔案得到真實(shí)反映。公路工程項(xiàng)目檔案管理者可以通過(guò)對(duì)存檔的資料信息進(jìn)行整理與分析、研究和對(duì)比查找出目前公路建設(shè)領(lǐng)域內(nèi)所存在的問(wèn)題以研究相應(yīng)的對(duì)策加以解決。

2 創(chuàng)新公路項(xiàng)目檔案管理的新模式

一直以來(lái)通過(guò)認(rèn)真研究基本建設(shè)管理體制出現(xiàn)的新問(wèn)題和新情況不斷地探索出一套既適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的需求，又能確保工程建設(shè)項(xiàng)目檔案準(zhǔn)確完整與規(guī)范可行的檔案管理模式。因此，工程建設(shè)的公路項(xiàng)目檔案管理的新模式主要從以下幾個(gè)方面入手：

2.1 把檔案工作列入相關(guān)參建單位業(yè)務(wù)計(jì)劃

從項(xiàng)目部和有關(guān)人員的職責(zé)都要列入大片公路工程建設(shè)計(jì)劃到建設(shè)程序，做到每項(xiàng)公路工程活動(dòng)都有準(zhǔn)確完整且系統(tǒng)的文件材料歸檔保管；，建立健全檔案管理制度按照集中統(tǒng)一管理檔案的原則由項(xiàng)目法人對(duì)工程建設(shè)檔案總集成實(shí)施統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范；，配置必要的保管和提供利用的設(shè)備設(shè)立直屬項(xiàng)目部的檔案機(jī)構(gòu)確保整個(gè)工程建設(shè)檔案資料的準(zhǔn)確完整、系統(tǒng)規(guī)范、安全有效；把檔案管理列為各項(xiàng)工程監(jiān)理的一部分建立健全檔案管理的分級(jí)負(fù)責(zé)制使之成為項(xiàng)目管理的一個(gè)重要內(nèi)容。

2.2 規(guī)范審核程序

確保每項(xiàng)工程的檔案文件在施工單位自檢的基礎(chǔ)上，監(jiān)理單位、業(yè)主項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)對(duì)檔案文件的完整性、準(zhǔn)確性等進(jìn)行嚴(yán)格審核，并簽署鑒定意見(jiàn)，以確保檔案文件真實(shí)地反映工程全貌；項(xiàng)目法人檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)對(duì)全部案卷的質(zhì)量嚴(yán)格審核把關(guān)，不合格的責(zé)令其完善；為保證項(xiàng)目承包單位向項(xiàng)目法人單位及時(shí)送交完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確的相應(yīng)項(xiàng)目檔案資料，明確工程檔案保證金，以工程檔案是否按規(guī)定移交來(lái)決定是否退還工程檔案保證金。這些措施的實(shí)行保證了建設(shè)項(xiàng)目檔案的收集整理工作在項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中的有序進(jìn)行，從而避免了在項(xiàng)目完工后再突擊清理所帶來(lái)的弊端。

2.3 健全管理網(wǎng)絡(luò)

檔案管理網(wǎng)絡(luò)就是在形成檔案的各有關(guān)部門(mén)之間建立嚴(yán)格的檔案管理渠道，實(shí)行參建單位項(xiàng)目檔案領(lǐng)導(dǎo)人責(zé)任制。明確各工程參與建設(shè)的單位與專(zhuān)兼職檔案員的職責(zé)范圍項(xiàng)目?jī)?nèi)設(shè)專(zhuān)兼職檔案員，建立工程項(xiàng)目文件形成各個(gè)單位之間互相聯(lián)絡(luò)與互相溝通的建設(shè)工程檔案管理網(wǎng)絡(luò)，能夠起到上傳下達(dá)的作用確保檔案工作順利有效地開(kāi)展實(shí)現(xiàn)工程項(xiàng)目檔案的超前控制。

2.4 檔案資料的妥善管理

公路建設(shè)項(xiàng)目檔案是公路工程建設(shè)過(guò)程的真實(shí)記錄，它包括各種施工原始記錄、施組設(shè)計(jì)、工程質(zhì)量檢查、隱蔽工程、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、測(cè)量、檢測(cè)報(bào)告；工程變更申請(qǐng)報(bào)告、批復(fù)；開(kāi)工申請(qǐng)、報(bào)告批準(zhǔn)文件、竣工圖表等。真實(shí)、完整的施工資料，為工程質(zhì)量評(píng)定與質(zhì)量查詢(xún)提供簡(jiǎn)捷有效的信息。工程資料的形成應(yīng)當(dāng)從施工原始記錄開(kāi)始，共真實(shí)性體現(xiàn)在所記錄的事件是在確定的某一個(gè)時(shí)間段內(nèi)，與確定地點(diǎn)發(fā)生聯(lián)系的分項(xiàng)工程或施工工序。施工記錄所記錄的時(shí)間跨度應(yīng)該與分項(xiàng)工程的具體時(shí)間相符，現(xiàn)場(chǎng)對(duì)施工情況進(jìn)行記錄，隨之歸檔保存，不得進(jìn)行任何添加或修改。施工數(shù)據(jù)的完整性應(yīng)在施工記錄體系的各個(gè)組成部分中體現(xiàn)出來(lái)。同時(shí)還要遵循公路建設(shè)的自身規(guī)律，并結(jié)合工程施工的實(shí)際需要，統(tǒng)一編制<工程試驗(yàn)檢測(cè)、現(xiàn)場(chǎng)質(zhì)量檢驗(yàn)、施工原始記錄用表式，并在施工過(guò)程中對(duì)新出現(xiàn)的特有施工項(xiàng)目及時(shí)編制補(bǔ)充用表，以滿(mǎn)足工程施工的需要，同時(shí)使工程竣工文件在形成過(guò)程達(dá)到形式統(tǒng)一。

2.5 確保資料完整準(zhǔn)確

公路工程建設(shè)項(xiàng)目的相關(guān)管理人員必須具有較強(qiáng)的工程檔案管理意識(shí)，及時(shí)收集分散于各個(gè)過(guò)程建設(shè)環(huán)節(jié)的工程建設(shè)資料要嚴(yán)格按照交通部關(guān)于《公路工程竣工文件利料立卷歸檔管理辦法》從源頭上把好質(zhì)量關(guān)，特別是要在公路工程竣工驗(yàn)收之前，應(yīng)由設(shè)計(jì)單位提出工程設(shè)計(jì)變更應(yīng)確保歸檔項(xiàng)目完整并且歸檔文件資料完備齊全，質(zhì)量監(jiān)督部門(mén)嚴(yán)格把好隱蔽工程的質(zhì)量關(guān)，確保各類(lèi)建設(shè)工作施工檔案資料準(zhǔn)確可靠保證建設(shè)工程項(xiàng)目的工程檔案準(zhǔn)確完整。

3 結(jié)語(yǔ)

公路工程檔案的重要性已經(jīng)被普遍認(rèn)同，工程檔案管理的軟件、硬件建設(shè)也應(yīng)得到重視，公路工程檔案的收集要系統(tǒng)，質(zhì)量記錄的整理要完整，公路工程技術(shù)資料必須完整，不可缺失。

參考文獻(xiàn)

[1] 劉碧林，劉麗.新時(shí)期公路工程檔案管理之我見(jiàn)[J].中國(guó)新技術(shù)新產(chǎn)品，2010(13):256-256.

[2] 羅敏華.淺談工程檔案管理中存在的問(wèn)題及對(duì)策[J].建材與裝飾:上旬，2011(7):53-53.