檔案信息開發與利用的完善和優化

摘 要：本文論述了檔案信息開發利用的重要性和緊迫性，指出了檔案信息開發利用工作中存在不足的具體表現，并提出了完善和優化檔案信息完善和優化的措施。

關鍵詞：檔案信息 開發利用 完善 優化

中圖分類號:G27 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X(2011)12(a)-0000-00

在現今信息時代，努力搞好檔案信息資源的開發利用，以滿足社會各方面的廣泛需求，越來越成為檔案業務管理人員面臨的重要任務。這項工作已經受到各級檔案管理部門的普遍重視，但與信息社會的需求以及各個方面的實際需要相比，開發利用工作還有很大差距，還存在不少問題。為此，作者總結了檔案信息開發利用工作中的不足以及完善和優化的措施。

1 對檔案信息開發利用之重要性和緊迫性的認識

1.1 檔案信息在經濟社會發展中的重要作用

檔案是某一國家和地區政治、經濟、文化等各方面活動的真實寫照，是信息資源的有機組成部分。要使檔案事業得到長足發展，適應時代發展的必然選擇是加強檔案信息的開發與利用，是新時期檔案事業健康持續發展的基本要求和必由之路。各級檔案部門要充分認識這項工作重要意義之所在，把這項工作深入開展下去，使之在經濟社會發展過程中發揮應有的作用。

1.2 增強做好檔案信息開發利用工作的責任感和緊迫感

經濟社會的發展離不開檔案信息資源的開發和利用。面對經濟社會和諧發展對檔案信息的迫切需求和國家信息化發展的大環境，檔案信息開發利用工作依然存在一些薄弱環節或缺陷之處，例如檔案信息沒有得到充分開發利用，比較落后的開發利用手段和方法，沒有提供高水平的社會化無償信息服務，沒有健全的安全保障體系，特別是數字檔案信息在收集、傳輸、發布、提供利用過程中的保存、保密、保真等方面與國家的要求尚有一定的差距。所以，各級檔案部門要按照相關法律法規和不用用戶的合理要求，增強檔案信息開發利用的責任感和緊迫感意識，采取積極有效的措施，切實解決工作中存在和遇到的實際問題和盲點，不斷提高檔案信息管理能力和開發利用水平，為經濟社會發展貢獻力量。

2 檔案信息開發利用工作中存在不足的具體表現

2.1 所提供的信息存在衰減和質量良莠不齊的現象

信息的衰減是任何檔案信息開發利用工作都普遍存在的問題或現象，原因在于所收集得到的檔案信息資源的自身信息量與現有信息有一定差距，經過開發利用后所提供的有效信息小于檔案原件。另外，檔案信息開發利用人員的業務水平和整體素質的高低，決定了提供信息的質量肯定有優劣之分。

2.2 館室為利用者提供檔案資料的方式服務效率低

表現在查找不方便，查閱檔案原件致使檔案的長期保存受到一定的影響，必須充分利用現代化的存儲設備，提高服務效率。

2.3 網站式服務實際上是檔案信息開發利用的另一種方式

但是，網站建立的早期工作需要投入大量的經費，即使網站開通后還涉及到日常維護工作。

2.4 時效的滯后性與保密工作

從時效性方面來講，由檔案館演化而來的檔案查詢利用中心提供的服務必然帶來信息提供的現時滯后性，因為檔案館從收集到提供利用需要一定的時間，何況不一定能收集到所有的檔案信息。另外，現行文件中含有一定的秘密和專業信息，作為秘密文件和信息有一定的知曉人群范圍。因此，要處理好檔案利用與保密的關系。

2.5 舉辦檔案展覽受到諸多因素的制約

對檔案較大范圍的系統開發與利用的方式之一是舉辦檔案展覽。這項工作對檔案館的基礎工作和現代化技術手段要求較高，要有相應的技術和設備作為強有力的支撐，而且還受到經費、展覽場地等因素的制約。

3 檔案信息開發利用的完善和優化

3.1 更新觀念，提高檔案開發利用的主動性

觀念是行動的先導。開發檔案信息資源，首先必須進一步解放思想，更新觀念。要改變以前坐等上門的被動局面，主動出擊，采用專訪、座談、跟蹤調查等多種方式為社會提供信息。增強檔案館和社會之間的相互了解，跟上時代的步伐。大力宣傳和牢固樹立檔案是一種信息資源，是一種巨大財富的思想，從而增強開發檔案信息資源的自覺性、主動性。

3.2 廣泛征集，豐富館藏

把檔案館建成為內容豐富，管理科學，有效服務的信息中心：庫藏檔案是檔案部門開發利用工作的物質基礎，要改變館藏結構單一化的現狀，實現館藏檔案結構優化組合，一方面要擴大檔案接收范圍，另一方面要對檔案的質量進行控制。使館藏檔案在內容上不僅有反映本地區政治、歷史面貌的檔案，而且有反映經濟、文化、科技、教育等各方面情況的檔案。通過征集，使檔案館成為名符其實的貯存豐富檔案信息的信息源。

還要建立科學的檢索體系。最大限度地揭示檔案信息。編制出一系列實用、系統、多功能、多角度的檢索工具，才能改變目前檔案數量雖然豐富，但往往開發不出來的落后局面，使檔案信息資源能夠充分、準確、迅速地得到開發。

3.3 搞好編研，提高編研成果的質量

原始的檔案信息具有分散、零亂的特點。通過編研工作，能夠使檔案信息由分散、龐雜達到條理、系統，為利用者提供系統的檔案信息。檔案編研工作可以通過研究檔案內容，有效地將其中所包含的有關事實和數據信息傳輸給利用者，滿足他們深層次的信息需求。可見，檔案編研成果可以從根本上改變檔案傳播功能弱的特點，大大提高其傳播功能，有效地為社會提供利用。

3.4 舉辦展覽，擴大影響

舉辦檔案展覽，是宣傳檔案館工作行之有效的措施。通過展覽，可以起到宣傳、教育、提高社會檔案意識的重要作用。

檔案展覽會本身就是提高檔案信息的場所，所展出的內容一般是經過廣泛征集、搜集、選擇加工的“精品”，利用者可以從中得到較為集中和系統的材料，甚至發現從未見到過和難以找到的珍貴材料和線索。

3.5 運用先進技術手段，加速開發利用檔案信息資源

現今的社會是信息時代，廣、快、精是信息化社會人們對信息需求的基本特點。檔案部門作為社會信息業的組成部門，也必須采取相應的對策，朝著現代化的方向發展。要普及使用計算機技術，實現檔案管理自動化;要運用現代通信技術，實現信息傳遞網絡化，運用現代光學技術，實現信息貯存高密度化。通過這些先進技術，可以使檔案開發利用工作變被動為主動，廣泛傳播，深度開發，增強輻射，大大提高開發利用工作的效率與效果。

加強檔案信息資源開發利用工作必須堅持鄧小平理論、“三個代表”和科學發展觀為指導，根據“統籌協調、需求導向、創新開放、確保安全”的總體要求和基本原則，正確處理加快發展與安全保障、開發利用與規范管理、重點突破與全面推進、信息公開與保守秘密之間的關系，力爭做到因地制宜，分步推進，促進檔案信息開發利用工作的協調有序發展，以適應國家信息化建設和檔案事業發展的要求，把檔案信息的開發利用工作納入到國家信息化建設體系之中，積極做好檔案信息資源管理工作，力爭逐步做到檔案信息高度共享或部分共享，加快推進檔案信息開發利用工作的步伐并使之得到持續快速健康協調發展，為促進經濟社會協調發展、為全面建設小康社會提供高效、優質的服務。