淺談基層醫院圖書檔案管理

【中圖分類號】 R-1【文獻標識碼】 A【文章編號】 1007-8231（2011） 07-0293-02

現代醫療設備的迅猛發展，促進了醫學的進步和醫學技術、臨床醫學新老學科的建設，順應了社會進步和健康需求，推進了醫學科學的進步，加速了醫院現代化的進程，是醫院現代化主要標志之一。為了提高診療質量，各醫院積極引進醫學高新技術及其設備，使之成為醫療服務的重要手段，但目前有的醫院只注重引進和使用，卻忽略了對高新技術和其設備本身技術資料的科學管理。因而適時調整、加強醫院技術檔案管理，有利于實現醫院管理的現代化、科學化，有利于醫療質量和服務水平的提高，有利于醫教研的順利開展和醫學科技的推廣應用，有利于醫患雙方合法權益的維護。

1醫療技術檔案的作用

醫療技術檔案真實地記載了人們的醫療技術思想、醫療技術方法和醫療技術經驗，是廣大醫務人員勞動的結晶，它能為科研管理機構和醫療技術人員在進行科研管理、醫療技術決策、科學研究、技術交流、經驗總結等方面提供信息和依據，起到憑證和參考作用。

2科技檔案管理的現狀

2.1分解管理及其弊端

目前醫院的病案管理是由醫務科所轄的病案室管理。這種管理是建國以來的傳統管理辦法，目前已積累了經驗，管理得比較好。

發表在各級雜志上的論文，不同級別的科研項目、科研成果、獲獎成果、證書編著的各種醫學著作均歸醫院科研科管理。

醫院為提高醫療水平和學術水平所訂閱的各種雜志和醫學書籍歸醫院圖書館管理。

由于醫院的制度不完善，機構不健全，有的同志擔心各種論文或證書存放在職能科室會丟失，因而自行保管。

人事檔案的管理及人才的管理在醫院人事科。

此類分解管理產生的弊端為：

病案及圖書館現行的管理辦法是可行的，但值得提出的是人事檔案和科技檔案的分解管理卻存在很多弊端。不管是人事檔案還是科技檔案，就其性質歸屬而言同屬個人檔案，因而對同屬一個人的檔案分別存放是沒有必要的，它對檔案的管理和使用都是不利的。

對檔案的提供利用不利。由于人事檔案和科技檔案的分別存放，所存放的位置、索引的方式都會有所不同，因此，為檔案的提供和利用帶來很大的不便。例如，組織要全面了解某個人的政歷和業務技術情況，或者晉升職務，晉升職稱，往往需要周旋奔跑于各職能科室之間，需要二次、三次或多次閱檔程序，這樣對利用者和提供者都存在著不同程度的重復勞動現象，更重要的是降低了檔案的利用率，同時也降低了工作效率。有時還要向擁有者本人索取材料，更顯得煩瑣、復雜，不利于組織上的考核，不能及時、迅速、有效地反映出被考核者的全貌。

對檔案的存放保管不利。人事檔案和科技檔案分別存放不符合檔案集中統一管理的原則，同時浪費了大量的存貯空間，從人力和物力上都是一種浪費。兩種檔案要有兩套貯存設備（檔案箱、檔案袋、檔案硬皮）；要建兩套索引;有關材料要重復制作雙份;檔案工作的重復勞動;檔案管理需要兩套人馬，造成人員的浪費。

容易造成科技檔案的丟失。由于人事檔案和科技檔案的分別存貯與管理，在調出人員的轉遞過程中，容易出現兩種檔案不能同時轉出的現象，往往使科技檔案長久滯留在原單位，易造成丟失。

2.2管理人員的現狀

知識結構偏低。無論是從事病案還是科研管理的人員、圖書館的工作人員及人事管理干部，他們中的絕大多數是護士或中等專業技術人員。高等醫學院校畢業后從事科技檔案管理的人員為數甚少，他們的知識結構偏低，知識面狹窄，文化程度、工作能力很難適應醫院科學技術飛速發展的需要。

管理隊伍不穩定。從事科技檔案管理的工作人員，盡管是由從臨床第一線抽調來的思想素質好、作風正派，責任心、事業心較強的同志擔任，但由于有些政策不落實，在某種程度上造成了管理隊伍不穩定，人心思動。如來自護理隊伍的某些工作人員由于從事管理工作后沒有護齡津貼，獎金也比從事工作時少，她們的自身價值沒有得到應有的體現，因而要求歸隊。來自醫療第一線的高等醫院院校畢業生由于晉升職稱受到影響，也不安心工作，要求歸口。

3加強醫院科技檔案管理的對策

領導重視，增強檔案意識要加強醫院科技檔案管理，首先要解決認識問題。要深刻地認識到：加強科技檔案的管理是醫院建設的迫切需要。鄧小平同志曾指出：“科學技術是第一生產力”，我們要想使科學技術轉化為生產力，首先重視科學技術，要尊重知識、尊重人才、尊重科技成果，各級領導必須增強檔案意識。

加強醫療技術檔案的收集與歸檔

醫療技術檔案的收集。材料的收集是醫療技術檔案工作的起點和基礎。檔案管理部門要讓醫療技術人員充分了解集中統一管理的意義，使醫療技術人員不因圖個人工作上的方便而將檔案材料據為已有，或因工作的不慎而使材料丟失和泄密。檔案管理部門還應根據醫療技術檔案管理工作的特殊要求，制定有關的規章制度。具體規定歸檔范圍、歸檔時間，使醫療技術人員在醫療技術活動過程中自覺地配合做好材料的收集與歸檔工作。保證醫療技術檔案收集質量的關鍵在于醫療技術材料的完整和準確性。

醫療技術檔案的歸檔范圍。醫療技術檔案的歸檔范圍要貫穿醫學研究、臨床醫療和醫療設備維修等醫療技術活動的全過程。

抓好醫院技術檔案的鑒定醫療技術檔案材料經收集與整理后，應根據一定的驗收標準，對其科學性、準確性、完整性、歷史和現實價值、保管期限等組織認真的鑒定。鑒定委員會由醫院領導、有關部門、醫療技術人員、檔案人員組成。對已經失去價值的技術檔案，經領導批準后銷毀。凡是在工作查考、經驗總結、科學研究等方面具有永久利用價值的技術檔案都應當永久保存。凡是在一定時期內具有利用價值的技術檔案，可以確定保存期。

綜上所述，醫療技術檔案管理的最終目的就是利用，我們要充分發揮醫療技術檔案的作用，要提升其使用價值就必須提高醫療技術檔案的管理水平，要積極收集利用醫療技術檔案的反饋信息，并對反饋的信息進行深入研究，要了解醫療技術檔案信息發揮作用的情況，并不斷總結經驗教訓，提高它的利用率。只有這樣才能使醫療技術檔案更好地為臨床醫療服務，為教學科研服務，為領導決策服務，為醫院管理服務，使之更好地發揮它潛在的經濟效益和社會效益。