如何建立學(xué)生檔案

學(xué)校是學(xué)習(xí)知識的天地，是培育人才的搖籃。學(xué)生檔案便是學(xué)生在知識天地里活動留下的痕跡和成長記錄，也是學(xué)校檔案和校史的重要組成部分，更是展示學(xué)校工作成績的一個窗口。

基于此，從新生入學(xué)起，筆者學(xué)校就對每個學(xué)生進行立卡建檔。學(xué)生檔案能綜合反映學(xué)生在校期間德、智、體、美、勞諸方面發(fā)展的情況，包括學(xué)生個人檔案和學(xué)生整體檔案。學(xué)生個人檔案指面向?qū)W生個體設(shè)立的檔案，內(nèi)含學(xué)生本人簡歷和家庭主要成員及社會關(guān)系情況、畢業(yè)自我鑒定、學(xué)期成績、學(xué)年評語（或思想品德考核表）、體育登記表、健康卡、家庭情況調(diào)查表、入團志愿書、獎懲情況附件等。學(xué)生整體檔案是指面向全體學(xué)生包括學(xué)生個體的檔案，指學(xué)籍冊、招生報考花名冊、錄取名冊、學(xué)生名冊、證書會考表冊、畢業(yè)證書發(fā)放登記表、畢業(yè)升學(xué)動向登記表、科和非學(xué)科獲獎情況登記表、增減生名冊、學(xué)籍變動系列名冊、考試異常情況登記表、紀律、衛(wèi)生、考勤和日常行為規(guī)范達標登記表等。那么學(xué)校該怎樣建立學(xué)生檔案呢？

一、要有強烈的立檔意識

要視檔案材料為至寶，及時收放保管。如學(xué)校收到學(xué)生獲獎通知，即使本校學(xué)生沒有獲獎，也不能扔入廢紙簍，而要存檔保管，并注明本校學(xué)生沒有獲獎或未參賽情況。這樣就不會有獲獎漏登之嫌，便于核查。即使當(dāng)時認為某材料無存檔價值，也不宜馬上作廢處理，應(yīng)放入待整理檔案袋暫存。

二、要建立檔案歸類位置

現(xiàn)實中往往會出現(xiàn)由于檔案材料放的不是地方，使用的時候常常找不到的情況。鑒于此，我們應(yīng)該根據(jù)本部門的檔案內(nèi)容及來源渠道，進行科學(xué)歸類，列出目錄，準確命名，設(shè)立檔案歸類位置，以便對來“料”及時接納，對號入座。如證書會考檔案，可將錄取名冊、學(xué)生名冊、考籍名冊、畢業(yè)生名冊分類裝入檔案袋保管；正在發(fā)生的會考考籍案卷，則宜開辟分班名冊、考試編排、考籍變更、缺考和補考情況、考查成績等欄目，按年級投檔，每個年級案卷可裝一個檔案袋使用；至于學(xué)籍變動，可分轉(zhuǎn)學(xué)、休復(fù)學(xué)、輟學(xué)、借讀和增減生名冊幾類安排位置立檔。

三、做好學(xué)生檔案的設(shè)計

建立學(xué)生檔案不是只按部就班地整理材料并裝訂就完事的。在更多的情況下，我們要自己設(shè)計表格，進行例表整理登記。例如，了解學(xué)生獲獎情況和查獲獎通知原件較麻煩，也不便統(tǒng)計，需分別制作學(xué)生學(xué)科和非學(xué)科獲獎情況登記表登記。又如，《學(xué)生學(xué)習(xí)思想品德考核表》每個學(xué)生每學(xué)年有一張，三學(xué)年共三張，我們可以匯總后制作一張《學(xué)年思想品德考核等第登記表》，可填寫50個學(xué)生三學(xué)年的考核等第，把好多張考核表考核意見濃縮在一張表里，使得查閱一目了然。學(xué)生也可用例表法辦理學(xué)籍證明（或申請）手續(xù)，形式靈活，表達方便簡潔。實際工作中，用例表法整理，指導(dǎo)學(xué)生自己填涂，效果很好。只有一個學(xué)生因看錯姓氏字碼發(fā)生差錯，其他均正確無誤。采用例表法整理，具有既精要集中、容量大、篇幅小，又簡單明了、井然有序、方便查閱的特點。

四、相關(guān)檔案要建立聯(lián)系

最常用的方法是編號法。例如，學(xué)生個人檔案所有項目都以學(xué)號先后順序編排存檔，并將學(xué)號、姓名輸入電腦，打印學(xué)號姓名對照表，采用姓名音序編排法，一看姓名，可快速找到學(xué)號。又如，學(xué)生總名冊，分別采用音序、序號、學(xué)號等編排法與相關(guān)檔案建立縱橫聯(lián)系，查閱便捷。

此外，形勢在不斷發(fā)展變化，對不同時期同一檔案的內(nèi)容，理解也會不一樣，諸如招生政策改革、考試科目改變、錄取批次調(diào)整、報考形式更新等，前后都會有很大變化。

建立學(xué)生檔案與其他檔案工作一樣，都具有以下特點：“潤物細無聲”——寧靜、細密；辛勤——勤記、勤整理；細密——仔細縝密；寧靜——靜下心來、專心致志。我們在進行檔案工作時，要做到以下幾點：一是立檔文字均要考慮長期甚至永久保存；二是書寫要規(guī)范清楚，宜選用黑色墨水鋼筆，普通藍色墨水干后易溶于水，絕對不能用于建檔抄寫；三是電腦打印文字易褪色，要復(fù)印保存；四是內(nèi)容連貫的零星案卷要定期線裝合訂；五是入檔須鐵柜保管，嚴防水火鼠害蟲蛀，確保學(xué)校窗口形象清純亮麗。

總之，注重學(xué)生檔案的建設(shè)和運用，并讓學(xué)生檔案在實際工作中充分發(fā)揮積極有效的作用，是職業(yè)學(xué)校管理人員、保衛(wèi)人員及班主任工作的重要內(nèi)容，也是其全部工作中一個不可忽視的環(huán)節(jié)。搞好學(xué)生檔案工作，使其充分發(fā)揮作用，對于辦好職業(yè)學(xué)校，適應(yīng)社會需求，培育合格職業(yè)技術(shù)人才，具有非常重要的意義。

（作者單位：山西省忻州市技工學(xué)校）