對人防工程檔案管理中的保密工作的探討

［摘要］ 人防工程檔案的保密工作是一項非常重要的工作，人防部門涉及軍事、國防等領域，故對檔案保密的要求也越來越高。為了更好地做好人防工程檔案的管理工作，筆者從建立高效安全的人防檔案保密制度、加強對人防工程檔案保密工作的管理、加強對人防工程檔案管理工作人員的素質培養3個方面，對人防工程檔案的保密工作進行探討。

［關鍵詞］ 人防；工程檔案；保密

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2011 . 23. 025

［中圖分類號］G271 ［文獻標識碼］A ［文章編號］1673 - 0194（2011）23- 0051- 02

１建立高效安全的人防檔案保密制度

在人防檔案管理中，有些管理辦法過于寬松，且管理制度不完善，使得人防檔案存在很多的安全隱患。例如，借閱制度的不完善， 雖然有些有制度，但也只是形式［１］。歸還不及時、丟失、缺損的現象也時有發生。這完全不能達到人防檔案高保密性的要求。歷史的經驗教訓告訴我們，人防檔案保密制度應該達到《保密法》的要求，同時還需要增加新的內容進行完善，建立高效安全的人防檔案保密制度。在這基礎上還應主動接受保密部門和上級的監督指導，同心協力做好人防檔案涉密文件的清查和鑒定。嚴格分清檔案的保密性與非保密性，將能開放利用的檔案整理出來， 并分清哪些限制在一定范圍內利用， 哪些還不能提供利用， 為建立人防檔案管理的保密制度奠定堅實基礎。

２加強對人防工程檔案保密工作的管理

２．１ 人防工程檔案保管中的保密工作

（1）做好人防工程檔案庫房管理中的保密工作［２］。人防工程檔案的庫房管理是檔案保密工作的重點，要做好人防工程檔案庫房的保密工作應做到如下幾點：一是在建立人防工程檔案庫房時應按照國家的規定單獨建立。二是庫房應與辦公室、閱覽室分開。三是檔案庫房必須要由專人負責管理，并制定嚴格的庫房管理制度，做好庫房的管理工作。

（2）加強對人防工程絕密檔案的管理和保密。為保證國家機密的安全，管理好相關絕密檔案，應做到如下幾點；一是應將人防工程絕密檔案和非絕密檔案分開保管，并設立硬件設施確保絕密檔案的安全。二是要求人防工程絕密檔案的管理人員素質要高。要求每個絕密檔案管理人員都能承擔應盡的責任和義務，做好絕密檔案的保密工作。三是加強對人防工程絕密檔案的日常活動管理。絕密檔案的移出、銷毀、調閱等都必須嚴格按規定手續來辦理，杜絕在此過程中泄密。

（3）嚴格履行人防工程檔案工作人員的職責。人防工程檔案工作人員的職責［２］，就是要保護檔案的安全和保證檔案的完整，安全就是要保證工程檔案不在日常活動中泄密和丟失，完整就是保證工程檔案不被弄亂或損壞。

２．２ 人防工程檔案在利用中的保密工作

（1）做好人防工程檔案在利用中的監督工作［２］。在利用人防工程檔案時，監督工作可以從如下幾個方面來具體實施；一是制度的建設。利用人防工程檔案的規章制度有借（查）閱制度、復制制度等，依據實際的情況，對于不同層次的利用人員規定其不同的利用范圍，規范相關人員的利用權限。二是隊伍的建設。因為人防工程的檔案管理工作人員要對檔案的安全負責，所以都必須具有較高的素質。三是監督的措施。為了做好人防工程檔案的利用監督，應加強宣傳利用人防工程檔案的規定與制度，多觀察動態，使每個利用者都在自己的視覺范圍中，多分析利用效果和利用情況，多對被利用的案卷進行檢查。

（2）正確處理好人防工程檔案利用與保密的關系。人防工程檔案的管理工作存在利用不足、重保輕用的現象，因而產生一些弊端：一是使得人防工程檔案不能得到充分的利用。二是人防工程檔案管理的領導人員對檔案的情況了解得不夠全面，不能將檔案充分利用。三是人防工程檔案管理人員的管理價值不能在利用檔案的效果中體現。

２．３ 人防工程檔案開放中的保密工作

（1）做好人防工程檔案的審查工作。審查工作是檔案開放前的一項重要工作，其工作任務是區分和判定檔案的控制使用范圍與開放性。對這項工作主要可分3步進行：一是初審，要求人防工程檔案管理人員參照標準，對開放期限內的檔案進行逐件審查，初步判定開放與控制使用范圍。二是中審，由具有較高政策水平和業務能力的同志，著重審查初審中沒能判定是否具有開放性的檔案。三是終審，由相關領導，對初審和中審的情況進行分析、審查，最終決定是否對人防工程檔案進行開放。

（2）做好人防工程檔案的解密工作。將保密檔案進行檔案等級劃分，依據《保密法》規定，劃分為“秘密”、“機密”、“絕密”3級。確定檔案保密的等級，根據不同的等級對檔案采用不同的管理方法，盡可能地多提供利用檔案。

（3）做好人防工程檔案開放前的基礎工作［３］。一是提高開放的人防工程檔案案卷的內在質量。在原有基礎上，進行系統整理歸類，達到分類科學、編目清楚、排列系統、組卷合理的要求。二是建立健全檔案編號，達到適應開放后管理與檢索的要求。三是編制檢索工具。編制基礎性、骨干性、敘述性檢索工具，實現檢索途徑的多元化。

（4）準備好副本。對重要的案卷采用抄錄、照相、復印等形式進行復制，搞好檔案副本的保存。

３加強對人防工程檔案管理工作人員的素質培養

檔案的管理和利用都是由人來操作的， 良好的硬件條件和完善的制度也是人來利用的， 因此提高人防檔案管理工作人員的業務水平和素質就顯得越來越重要。這也是目前加強人防檔案管理工作見效最快和成效最高的方案。管理方法高效化、科學化是提高檔案保密性的重要方法，但管理人員的松懈是檔案工作保密性、安全性的最大問題所在。因此我們必須加強對人防工程檔案管理工作人員的素質培養：一是要培養人防檔案工作人員的政治素質， 要求有為人民服務的精神和高度的政治責任心，熱愛檔案管理事業；二是要培養人防檔案工作人員業務素質， 要求具備過硬的專業知識，熟悉所要保管的檔案內容，熟悉檔案相關法律法規。近幾年來， 隨著大學的擴招、培訓班的開辦等，只要重視對人防工程檔案管理工作人員的培養，提高檔案工作人員的業務素質也越來越容易，但是要讓人防工程檔案管理工作人員提高法治的意識和敬業的責任心則需要慢慢來培養。

主要參考文獻

［１］莊桂清．地方人防檔案管理中的保密問題［Ｊ］．陜西檔案，２００６（５）．

［２］房磊．淺談如何做好人防工程檔案的保密工作［Ｊ］．蘭臺世界，２０１０（z１）．

［３］張文榮．對人防檔案的幾點思考［Ｊ］．黑龍江檔案，２００６（６）.