辦公室信息管理研究

［摘要］ 本文通過(guò)分析高校辦公室信息管理工作的意義，總結(jié)辦公室信息工作的特點(diǎn)，結(jié)合新形勢(shì)，提出加強(qiáng)高校辦公室信息管理工作的方法。

［關(guān)鍵詞］ 辦公室； 信息管理； 研究

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2011 . 23. 064

［中圖分類號(hào)］G472 ［文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼］A ［文章編號(hào)］1673 - 0194（2011）23- 0112- 01

辦公室作為一個(gè)單位的中心樞紐部門(mén)，在工作中處于重要而特殊的位置。高校辦公室作為一個(gè)部門(mén)的紐帶，是對(duì)各項(xiàng)工作實(shí)施管理的綜合辦事機(jī)構(gòu)，承擔(dān)著高校的教學(xué)、科研、對(duì)外聯(lián)絡(luò)等各項(xiàng)管理工作，是對(duì)外的窗口，是各種信息的聚集地和中轉(zhuǎn)站，起著上情下達(dá)、下情上報(bào)的橋梁作用。在新的形勢(shì)下，如何創(chuàng)新管理模式，應(yīng)用先進(jìn)的信息技術(shù)來(lái)提升辦公室工作效率和水平，是每一個(gè)辦公室人員都需要研究的重要課題。

1研究辦公室信息管理工作的意義

隨著高等教育的深入改革和高校各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展，師生數(shù)量迅速增長(zhǎng)，專業(yè)設(shè)置不斷拓寬，高校辦公室的工作范圍更大、任務(wù)更重了。辦公室作為高校的窗口和樞紐，是各種信息的聚集地和中轉(zhuǎn)站，因此，對(duì)信息的收集、處理和加工就成為了辦公室工作的一個(gè)重要內(nèi)容。信息管理工作雖然是學(xué)院辦公室的一項(xiàng)常規(guī)管理工作，但其作用不可低估。在高校貫徹落實(shí)上級(jí)的有關(guān)政策，促進(jìn)學(xué)院實(shí)現(xiàn)決策民主化、科學(xué)化，深化教學(xué)改革的過(guò)程中，信息管理工作發(fā)揮著不可替代的積極作用。同時(shí)，它也是辦公室管理工作改革的新思路、新方法、新舉措，對(duì)充分發(fā)揮高等院校辦公室管理與服務(wù)保障功能、增強(qiáng)辦公室綜合管理能力、提高工作質(zhì)量與效益等具有重要意義。

2辦公室信息管理工作的特點(diǎn)

高校作為人才培養(yǎng)和科技創(chuàng)新的重要基地，具有智力資源豐富、思想活躍、技術(shù)水平先進(jìn)等特點(diǎn)，其辦公室信息工作也有自身的特色，突出體現(xiàn)在以計(jì)算機(jī)為中心，采用一系列現(xiàn)代化的辦公設(shè)備和先進(jìn)的通信技術(shù)，廣泛、全面、迅速地收集、整理、加工、存儲(chǔ)和使用信息，以便更好地為管理和決策服務(wù)，提高工作效率。具體表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

（1） 信息來(lái)源廣、數(shù)量多、傳播快。高校作為人才培養(yǎng)基地，思想活躍、興趣廣泛，對(duì)信息的靈敏度強(qiáng)、采集量大，人均信息量高于普通群體。廣大青年學(xué)生和教師，具有探索未知世界和了解各領(lǐng)域信息動(dòng)態(tài)的強(qiáng)烈欲望，因此他們具有尋求新信息并傳播新信息的自覺(jué)行為。加之高校教師都承擔(dān)著教學(xué)與科研雙重任務(wù)，這很大程度上有賴于信息的采集與加工，只有掌握了各學(xué)科、各領(lǐng)域的前沿動(dòng)態(tài)，才能提高教學(xué)與科研水平，才能在原有的基礎(chǔ)上實(shí)施創(chuàng)新。

（2） 各領(lǐng)域前沿信息豐富，信息的知識(shí)型特點(diǎn)明顯。教學(xué)與科研是高校工作的兩條腿，就教學(xué)而言，掌握各學(xué)科、各專業(yè)前沿動(dòng)態(tài)并傳遞給學(xué)生，有利于激發(fā)學(xué)生的創(chuàng)新精神，培養(yǎng)學(xué)生良好的專業(yè)素質(zhì)，引導(dǎo)學(xué)生攀登科學(xué)高峰；就科研而言，掌握各研究領(lǐng)域的發(fā)展?fàn)顩r，是科研工作開(kāi)展的必要條件。

（3） 信息反饋快，消化能力強(qiáng)，信息需求量大。高校辦公室智力資源豐富，技術(shù)手段先進(jìn)，具有信息反饋快和消化能力強(qiáng)的特點(diǎn)，廣大師生在接受新信息后，能迅速加以思考，并適時(shí)運(yùn)用到解決實(shí)際問(wèn)題中去。無(wú)論是教師、科研人員出于對(duì)自己工作的考慮，還是學(xué)生出于對(duì)求知欲的滿足，其結(jié)果都是信息需求量增大，并得到及時(shí)反饋和消化利用。

3如何加強(qiáng)辦公室信息管理工作

（1） 更新觀念，加強(qiáng)高校辦公室行政管理人員對(duì)信息工作管理的再認(rèn)識(shí)。在新時(shí)期，隨著計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、通信等信息技術(shù)的飛速發(fā)展，社會(huì)信息化已是大勢(shì)所趨。傳統(tǒng)的信息傳遞的內(nèi)容、數(shù)量、方式（來(lái)源）都發(fā)生了根本改變。過(guò)去的信息內(nèi)容陳舊，數(shù)量稀少，傳播方式（來(lái)源）單一；而新時(shí)期的信息內(nèi)容更新快、數(shù)量多、來(lái)源廣、方式新，已極大地沖擊著人們傳統(tǒng)的工作習(xí)慣和思維定勢(shì)，滲透到學(xué)校管理領(lǐng)域的方方面面，產(chǎn)生難以預(yù)計(jì)的深刻影響。因此，高校辦公室的管理工作者必須認(rèn)清信息工作飛速發(fā)展的客觀現(xiàn)實(shí)，采取科學(xué)的應(yīng)對(duì)措施，才能實(shí)現(xiàn)對(duì)信息工作的有效管理，達(dá)到高校辦公室新時(shí)期信息管理工作的目標(biāo)，成為一名稱職的高校辦公室行政管理人員。

（2） 認(rèn)真學(xué)習(xí)，努力培養(yǎng)高校辦公室行政管理人員信息管理工作的基本素質(zhì)。一是信息工作的管理要在相關(guān)政策的指導(dǎo)下，緊緊圍繞高校的中心工作，著重反映學(xué)校建設(shè)和發(fā)展中的重點(diǎn)、難點(diǎn)、熱點(diǎn)問(wèn)題，反映在改革和發(fā)展進(jìn)程中出現(xiàn)的新情況和新問(wèn)題；二是信息管理人員需要熟悉高校工作，具有較強(qiáng)事業(yè)心和責(zé)任感，要有較強(qiáng)的計(jì)算機(jī)操作能力、文字表達(dá)與綜合分析能力等，能細(xì)致地做好信息的采集、篩選、加工、傳送、反饋和存儲(chǔ)等日常工作；三是要組織現(xiàn)有高校信息管理工作者進(jìn)行信息管理工作的系統(tǒng)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，掌握現(xiàn)代化信息管理工作方法和技術(shù)，不斷提升高校辦公室信息管理人員的工作水平。

（3） 改進(jìn)方法，建立信息反饋機(jī)制，提高信息管理工作效率。新時(shí)期高校辦公室既是高校的行政管理部門(mén)，也是一個(gè)信息工作管理系統(tǒng)，要充分發(fā)揮這一系統(tǒng)的功能，應(yīng)建立信息反饋機(jī)制。一方面，信息發(fā)布后，反響如何，執(zhí)行情況如何，要有跟蹤有反饋，要有專門(mén)的信息聯(lián)絡(luò)點(diǎn)并由專門(mén)的信息聯(lián)絡(luò)員限期報(bào)送，配合專門(mén)的快速報(bào)送信息傳送系統(tǒng)（電話、網(wǎng)絡(luò)等）來(lái)完成。凡在信息工作執(zhí)行過(guò)程中產(chǎn)生的新情況、新問(wèn)題均屬信息聯(lián)絡(luò)員、信息聯(lián)絡(luò)點(diǎn)必報(bào)的信息內(nèi)容。另一方面，實(shí)行雙向信息溝通，動(dòng)態(tài)信息交互應(yīng)成為新時(shí)期信息反饋的主流。利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，通過(guò)網(wǎng)上信息的交流和共享，在直接實(shí)現(xiàn)工作目標(biāo)和完成工作任務(wù)的同時(shí)也使對(duì)方獲得全部的信息資料，使信息管理工作由管理型向服務(wù)管理型轉(zhuǎn)變。

加強(qiáng)辦公室信息管理工作，是做好其他工作的前提，是高校領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策的基礎(chǔ)。因此，我們必須更新觀念，建立先進(jìn)的辦公室信息管理機(jī)制，只有這樣，辦公室信息管理工作才能邁上新的臺(tái)階，高校工作才能走在全國(guó)的前列。

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