基于知識(shí)管理的企業(yè)信息搜尋模式研究

［摘要］ 企業(yè)知識(shí)管理與信息管理有密切的聯(lián)系，信息是知識(shí)的來源與基礎(chǔ)，信息獲取渠道與方法的優(yōu)化是企業(yè)進(jìn)行高效知識(shí)管理的重要條件。企業(yè)信息搜索模式可以建立在企業(yè)組織結(jié)構(gòu)與信息內(nèi)容上，也可以建立在信息本質(zhì)特征與搜索方式上。對(duì)兩種不同信息搜索模式進(jìn)行綜合應(yīng)用才能滿足企業(yè)通過知識(shí)管理建立和發(fā)展核心競爭力的需求。

［關(guān)鍵詞］ 知識(shí)管理；信息管理；信息搜尋

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2011 . 23. 027

［中圖分類號(hào)］F270.7 ［文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼］A ［文章編號(hào)］1673 - 0194（2011）23- 0053- 04

1引言

企業(yè)知識(shí)管理是充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)構(gòu)建與組織結(jié)構(gòu)改善，對(duì)企業(yè)全部知識(shí)和與其相關(guān)的各種活動(dòng)的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行有效的科學(xué)管理。知識(shí)管理與信息管理有著密切的關(guān)系，邱均平（１９９９）［1］認(rèn)為，知識(shí)管理和信息管理具有相同的作用，都重視信息和信息技術(shù)，在研究中是互相促進(jìn)的。丁蔚（２０００）［2］則指出，信息管理是知識(shí)管理的基礎(chǔ)，知識(shí)管理是信息管理的延伸和發(fā)展。事實(shí)上，知識(shí)來源于信息，是通過對(duì)信息的識(shí)別、分析、提取、歸納、應(yīng)用和儲(chǔ)存而得到的，即知識(shí)等于原始信息加上人為的翻譯和應(yīng)用，這是兩種企業(yè)現(xiàn)代管理內(nèi)容緊密相關(guān)的基礎(chǔ)。

信息既然是知識(shí)的來源，那么信息搜索就成為企業(yè)在知識(shí)管理中開發(fā)和利用現(xiàn)有資源實(shí)現(xiàn)既定目標(biāo)的有效途徑。企業(yè)在知識(shí)信息管理中可以被理解為一個(gè)為了做出決策和采取行動(dòng)而搜尋和組織信息的集體協(xié)調(diào)系統(tǒng)。傳統(tǒng)上，企業(yè)的信息搜尋是建立在企業(yè)組織結(jié)構(gòu)基礎(chǔ)上的，信息的搜尋和傳遞由企業(yè)各職能部門完成，信息流動(dòng)自下而上。這種模式突出了企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)以及信息內(nèi)容在信息搜索中的作用，但是信息的本質(zhì)及其對(duì)信息搜索活動(dòng)的影響并沒有體現(xiàn)出來，而后者恰恰是企業(yè)有效獲取和利用信息的關(guān)鍵問題。基于這一問題，建立在信息本質(zhì)特征基礎(chǔ)上的新搜索模式不僅提出了企業(yè)針對(duì)具有不同特點(diǎn)的信息的搜索方式，而且反映了在企業(yè)信息搜索過程中保證共同利益的重要性，為企業(yè)優(yōu)化企業(yè)信息搜索方式和完善知識(shí)信息管理提供了新的思路。

2信息：知識(shí)管理的基礎(chǔ)

20世紀(jì)５０年代后期，Ｍａｃｈ和Ｓｉｍｏｎ（１９５８）［3］，Ｐｏｌａｎｙｉ（１９５８）［4］和Ｐｅｎｒｏｓｅ（１９５９）［5］ 同時(shí)提出了建立于信息基礎(chǔ)上的隱性知識(shí)在企業(yè)決策和企業(yè)發(fā)展中的重要作用。在該思路引導(dǎo)下，Ｂｅｅｒ（１９７２）［6］ 和Ｈｅｎｒｙ（１９７４）［ 7］進(jìn)一步發(fā)展了研究內(nèi)容，展開了與今天知識(shí)管理相似的研究。８０年代中期，這一研究方向被眾多關(guān)心信息與知識(shí)管理的研究者所接受和追隨，知識(shí)管理研究在信息與知識(shí)關(guān)系的研究基礎(chǔ)上有了更深入的發(fā)展，而且研究重點(diǎn)逐漸向知識(shí)的創(chuàng)造與管理傾斜。這一變化趨勢(shì)在Ｎｏｎａｋａ從對(duì)信息創(chuàng)造（Ｎｏｎａｋａ，１９８５）［８］到對(duì)知識(shí)創(chuàng)造（Ｎｏｎａｋａ，１９８９）［9］ 的研究變化中也有所體現(xiàn)。從１９９２年起，國際信息與知識(shí)管理會(huì)議（ＣＩＫＭ）每年舉行一屆，信息與知識(shí)正式成為此研究領(lǐng)域中不可分割的內(nèi)容，越來越受到研究者和企業(yè)的認(rèn)可與關(guān)注。

關(guān)于信息與知識(shí)的關(guān)系，在哲學(xué)、經(jīng)濟(jì)學(xué)、管理學(xué)、社會(huì)學(xué)等不同的研究領(lǐng)域中都有不同的分析解釋。伍振華（２００３）［10］總結(jié)了關(guān)于信息與知識(shí)關(guān)系的5種觀點(diǎn)后指出，信息和知識(shí)是兩個(gè)不同性質(zhì)的概念，信息是事物屬性的反映，而知識(shí)則屬于人類認(rèn)識(shí)成果的范疇；信息和知識(shí)不同于有形的物質(zhì)世界，在本質(zhì)上都是無形的，因而具有許多共同的特征；在信息與知識(shí)之間存在著一定條件下互相轉(zhuǎn)化的動(dòng)態(tài)關(guān)系，并強(qiáng)調(diào)信息是知識(shí)的“原料”，知識(shí)是信息的“產(chǎn)品”。在知識(shí)管理領(lǐng)域中，信息與知識(shí)的關(guān)系也反映了上述觀點(diǎn)。Ｎｏｎａｋａ和Ｔａｋｅｕｃｈｉ（１９９５）［11］ 認(rèn)為信息是一組信號(hào)的流動(dòng)，而當(dāng)這組信號(hào)流被掌握者給予加工解釋，并構(gòu)成對(duì)客觀世界的認(rèn)識(shí)時(shí)才能形成知識(shí)的創(chuàng)造。Ｃｈｏｏ（２００６）［12］ 的研究更具有代表性，他指出信息和知識(shí)都是人類在社會(huì)和自然環(huán)境中對(duì)符號(hào)、信號(hào)、智力活動(dòng)投入的產(chǎn)物；知識(shí)起源于信號(hào)，信號(hào)經(jīng)過選擇與感受并通過物理結(jié)構(gòu)形成數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)再通過認(rèn)知結(jié)構(gòu)賦予意義而形成信息，最終信息經(jīng)過人類組織予以檢驗(yàn)而形成揭示自然規(guī)律的知識(shí)。

因此，從信息到知識(shí)是企業(yè)知識(shí)管理中不可忽視的重要環(huán)節(jié)。如果鑒別、儲(chǔ)存、發(fā)展和更新對(duì)企業(yè)有戰(zhàn)略意義的知識(shí)是企業(yè)知識(shí)管理的重要內(nèi)容，那么這一管理程序應(yīng)當(dāng)是建立在信息的搜尋、分析、流通和控制基礎(chǔ)上的。事實(shí)上，除了內(nèi)部的信息流動(dòng)，企業(yè)所需要的信息更多是來源于外部的，因?yàn)槠髽I(yè)的生存發(fā)展離不開企業(yè)所在的環(huán)境，企業(yè)外部環(huán)境所產(chǎn)生和表達(dá)的各種信息構(gòu)成了企業(yè)的原始信息源。但是企業(yè)與環(huán)境是兩個(gè)被各種關(guān)系所平衡和連接的、具有很強(qiáng)互動(dòng)性、但彼此分離的復(fù)雜系統(tǒng)。企業(yè)如果希望能夠通過知識(shí)創(chuàng)造和管理來理解、影響甚至控制環(huán)境，就必須首先明確企業(yè)獲取信息的模式和方法，從而準(zhǔn)確地獲取影響企業(yè)活動(dòng)的原始信息，以保證企業(yè)能夠根據(jù)環(huán)境演變做出正確的反應(yīng)。

3企業(yè)信息搜尋模式與方法

3.1 建立在企業(yè)組織結(jié)構(gòu)上的信息搜尋模型

企業(yè)的不同職能部門與企業(yè)外部環(huán)境保持著長期穩(wěn)定的聯(lián)系，因此每一個(gè)職能部門都是信息獲取的特殊渠道。這些渠道既能構(gòu)成企業(yè)有組織的或結(jié)構(gòu)性的信息來源，例如環(huán)境信息系統(tǒng)、商業(yè)競爭信息系統(tǒng)（Ｋｉｎｇ和Ｃｌｅｌａｎｄ，１９７４）［13］；又能完成企業(yè)或明或暗的信息情報(bào)收集工作，例如市場信息、技術(shù)競爭信息收集等（Ｊａｍｅｓ，１９８５）［14］。基于企業(yè)組織結(jié)構(gòu)的特點(diǎn)和信息內(nèi)容的不同，企業(yè)的信息搜索模型如圖1所示。

這一模型是基于企業(yè)傳統(tǒng)組織結(jié)構(gòu)建立起來的，其中的信息流動(dòng)表現(xiàn)了企業(yè)從外部環(huán)境獲取一般信息的方式：企業(yè)的每個(gè)職能部門專注于尋找與本部門業(yè)務(wù)緊密相關(guān)的信息，經(jīng)過分析和鑒別后向上一級(jí)決策部門傳遞，信息的流動(dòng)通常是自下而上的。在此模式中，信息的來源直接，傳遞渠道成熟，決策層獲得的信息綜合性強(qiáng)。但是，這一模型中也反映出傳統(tǒng)信息搜尋模式中的缺點(diǎn)，即每個(gè)職能部門所傳遞的信息都只反映本部門的需求，只為了保障本部門的利益，而缺乏對(duì)企業(yè)整體利益的考慮。盡管在企業(yè)內(nèi)部不同部門之間也存在信息的交流，但是這些簡單的企業(yè)內(nèi)部的信息橫向流動(dòng)并不能協(xié)調(diào)不同組織部門的信息融合。基于自身利益，這些企業(yè)內(nèi)部的橫向信息流動(dòng)有時(shí)反而是產(chǎn)生信息冗余、效率下降的原因，甚至是造成企業(yè)不同部門間矛盾產(chǎn)生的根源。因此，傳統(tǒng)信息搜索模式中參與者的異質(zhì)性、利益的差異性、目的的多樣性帶來企業(yè)整體信息搜尋復(fù)雜性的問題。這一復(fù)雜性將隨著企業(yè)組織結(jié)構(gòu)的龐大和層次等級(jí)的繁雜而變得更為突出。

另外，建立在組織結(jié)構(gòu)基礎(chǔ)上的信息搜尋模式是一個(gè)靜態(tài)的信息獲取方式，強(qiáng)調(diào)了企業(yè)搜尋信息的靜態(tài)組織結(jié)構(gòu)，但沒有反映出信息自身特征在企業(yè)信息搜尋中的作用。事實(shí)上，企業(yè)運(yùn)作當(dāng)中不僅需要反映現(xiàn)在事物狀態(tài)的信息，同時(shí)需要反映已經(jīng)完成的事件的信息和表達(dá)將來事件發(fā)展趨勢(shì)的信息。這些不同性質(zhì)的信息在時(shí)效性、連續(xù)性、不確定性、強(qiáng)弱性等方面都有顯著的不同。更重要的是，信息本質(zhì)性質(zhì)上的區(qū)別還會(huì)直接影響企業(yè)信息搜尋方式，并且要求搜尋者對(duì)信息的態(tài)度與搜尋方式協(xié)調(diào)一致。

3.2 基于信息本質(zhì)特征的信息搜尋模型

與基于企業(yè)組織結(jié)構(gòu)的信息搜尋模式不同，建立在信息本質(zhì)特征上的信息搜尋活動(dòng)組織反映了一種新的企業(yè)信息搜尋模式。時(shí)間維度、信息強(qiáng)弱、搜尋模式和搜尋者對(duì)信息的態(tài)度都在此模式中得以體現(xiàn)。根據(jù)信息產(chǎn)生的時(shí)間不同，企業(yè)所需要的信息可以分為3種不同的本質(zhì)。過去的信息是指與過去完全完成的事件相關(guān)聯(lián)的信息，這類信息表達(dá)出來的信號(hào)最強(qiáng)，同時(shí)信息的可驗(yàn)證性和可信性也最強(qiáng)。第二種信息是與近期事件或現(xiàn)在事件相關(guān)的信息，這些信息來源于一些剛剛完成或正在完成的事件，信號(hào)是剛剛發(fā)出的、不太強(qiáng)烈的、不太確定或有待驗(yàn)證的。第三種信息是指與未來將要發(fā)生的事件相關(guān)的信息，即與正在準(zhǔn)備發(fā)生的或還沒有發(fā)生的事件相關(guān)的信息。這些信息所發(fā)出的信號(hào)最弱，而且對(duì)此類信息的分析和判斷更受主觀因素的影響，但是它們往往對(duì)企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展能起到重要作用。

根據(jù)這樣的信息分類，企業(yè)信息搜索的方法也同樣可以分為3類：離散搜索、長期搜索和調(diào)查預(yù)測搜索。離散搜索是指企業(yè)為了尋找一個(gè)具體問題的答案或滿足一個(gè)具體的信息需求，當(dāng)答案找到或需求得到滿足時(shí)，搜索過程即告結(jié)束。長期搜索是指企業(yè)穩(wěn)定的長期信息搜索活動(dòng)，目的在于長期監(jiān)測環(huán)境的發(fā)展變化。調(diào)查預(yù)測搜索則是為了形成預(yù)測未來事件發(fā)生或影響的指標(biāo)、表象及概率而進(jìn)行的更有針對(duì)性的信息搜索，它的操作可以基于沒有任何確定信息的假設(shè)，因此經(jīng)常是與未來信息搜索相關(guān)的。這些信息搜索方法組合構(gòu)成的信息搜索模式與企業(yè)組織結(jié)構(gòu)關(guān)系較弱，是從信息的本質(zhì)特征不同出發(fā)的。搜索者對(duì)信息搜索的態(tài)度就不僅反映了個(gè)體的利益，也同時(shí)表達(dá)了企業(yè)整體利益。在此基礎(chǔ)上企業(yè)可以根據(jù)不同職能部門的具體情況組織信息搜索活動(dòng)，其具體模式如圖2所示。

在此模式中，企業(yè)綜合信息需求與企業(yè)總體利益取代了企業(yè)組織結(jié)構(gòu)成為信息搜索模式的主體內(nèi)容，表明了企業(yè)整體利益比部門個(gè)體利益更重要。然而，部門個(gè)體利益并沒有因此而被忽略。圖2中的菱形表達(dá)的是企業(yè)利益，菱形的中心表達(dá)了比頂端更集中的整體利益。這表示信息越是遠(yuǎn)離現(xiàn)在，信息的信號(hào)越弱，信息的獲取對(duì)企業(yè)整體利益的影響越小。同時(shí)，企業(yè)的一個(gè)具體部門關(guān)注的與自身利益相關(guān)的特殊信息往往是脫離企業(yè)的長期信息搜索活動(dòng)的，因而更多地采用離散性或預(yù)測性搜索方式。

具體來說，離散搜索是針對(duì)清晰明確的企業(yè)信息需求展開的，它既可以針對(duì)與某一時(shí)間立刻需要了解的信息問題進(jìn)行相關(guān)的搜索，又可以針對(duì)比較廣泛但重點(diǎn)明確的信息源進(jìn)行搜索。這些信息源包括事件、文章、圖表、專利、規(guī)則、規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)、市場分析、數(shù)據(jù)、產(chǎn)品、競爭企業(yè)或者行業(yè)研究。大部分信息是已經(jīng)發(fā)生的或者在過去短期內(nèi)產(chǎn)生的，因此信息的強(qiáng)度比較強(qiáng)。

長期信息搜索關(guān)注的是關(guān)于企業(yè)不斷發(fā)展和競爭力維持的必要信息。獲取這些信息的目的在于監(jiān)測企業(yè)的競爭環(huán)境、產(chǎn)業(yè)發(fā)展?fàn)顩r和宏觀經(jīng)濟(jì)背景，它一方面監(jiān)測威脅，另一方面尋找機(jī)遇。這一搜尋活動(dòng)通常由企業(yè)不同職能部門的共同利益引導(dǎo)，因此集中于企業(yè)共同核心利益，以現(xiàn)在發(fā)生的事件為中心，在一定程度上擴(kuò)展到近過去與近未來的事件信息。

與調(diào)查預(yù)測搜索相關(guān)的信息是那些企業(yè)可以獲得的、不足以明確地描述已經(jīng)發(fā)生了什么的，但又必須知道將要發(fā)生什么的信息。搜索的目的是預(yù)測對(duì)企業(yè)發(fā)展會(huì)產(chǎn)生重大影響的將要發(fā)生的重要事件、快速的情況變化和未來的發(fā)展趨勢(shì)。這一信息搜索的對(duì)象通常是未來事件在現(xiàn)在所表現(xiàn)出的微弱的信息或信號(hào)。通常這些信息對(duì)企業(yè)某個(gè)具體部門顯得更為重要。

最后，這3種信息搜索方式的應(yīng)用是不可分割的。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)和信息技術(shù)高速發(fā)展的背景下，過去的信息、現(xiàn)在的信息和將來的信息經(jīng)常是融合在一起的，而且它們之間的轉(zhuǎn)變也非常迅速。企業(yè)必須同時(shí)應(yīng)用這3種搜索方式并注意它們的協(xié)調(diào)與配合才能成功地獲取相關(guān)信息。另外，離散搜索和調(diào)查預(yù)測搜索在很大程度上是建立在長期信息搜索的基礎(chǔ)上的，后者在很大程度上能夠決定前兩種搜索的方向和影響其搜索效率和準(zhǔn)確性。

4總結(jié)

在知識(shí)管理框架下，建立在企業(yè)組織結(jié)構(gòu)基礎(chǔ)上的信息搜索模式渠道成熟、結(jié)構(gòu)完善、信息獲取針對(duì)性強(qiáng)，是企業(yè)信息搜尋網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的基礎(chǔ)。但是這一模式同時(shí)表現(xiàn)出兩方面的缺陷：一是信息搜索多是建立在各部門利益基礎(chǔ)上的，二是沒有表現(xiàn)出信息本質(zhì)特征在信息搜索中的影響。這兩方面的缺陷在基于信息本質(zhì)特征的信息搜尋模式中得到了彌補(bǔ)，因此第二種企業(yè)信息搜索模式是第一種模式的補(bǔ)充。企業(yè)并非要在兩種信息搜索模式中做出選擇，而是要結(jié)合兩種模式，特別是綜合運(yùn)用第二種模式中的3種信息搜索方法，獲取全面、及時(shí)的信息，降低信息的不確定性，為更復(fù)雜的企業(yè)知識(shí)創(chuàng)造與管理打下基礎(chǔ)。

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