CRP系統(tǒng)及其在高職院校教學(xué)管理流程再造中的應(yīng)用策略

[摘要]介紹了CRP系統(tǒng)及其在高職院校教學(xué)管理流程再造中的功效。并探討其應(yīng)用策略。

[關(guān)鍵詞]CRP系統(tǒng) 高職院校 教學(xué)管理 流程再造 應(yīng)用

[文獻(xiàn)編碼]doi：10.3969/j.issn.0450-9889(C).2011.11.058

流程再造是一個(gè)源自企業(yè)的概念，它指的是對(duì)企業(yè)的業(yè)務(wù)流程作根本性的重新思考和徹底的重新設(shè)計(jì)，使企業(yè)在成本、質(zhì)量、服務(wù)和速度等方面取得顯著的改善。“再造”就是“使流程最優(yōu)”，是基于信息技術(shù)的、為滿足用戶需要服務(wù)的、系統(tǒng)化的、改進(jìn)企業(yè)流程的一種企業(yè)哲學(xué)。流程再造要求企業(yè)真正以用戶為中心，切實(shí)把用戶和供應(yīng)商納入“用戶滿意”流程體系。

高職院校以課程和提供教學(xué)服務(wù)(人才培養(yǎng)過(guò)程)，滿足學(xué)生職業(yè)發(fā)展需求，具有企業(yè)的某種特性。隨著高職院校辦學(xué)規(guī)模的進(jìn)一步擴(kuò)大，兩級(jí)管理三級(jí)結(jié)構(gòu)的教學(xué)管理需要由科層化向扁平化方向發(fā)展，圍繞以學(xué)生為中心的理念，借助于適合的信息化手段和平臺(tái)的教學(xué)管理流程再造成為最佳選擇。CRP系統(tǒng)具有資源集成、過(guò)程可控、數(shù)據(jù)透明和整合管理等特點(diǎn)，為改進(jìn)管理手段、降低管理成本，提高管理效能和人才培養(yǎng)質(zhì)量奠定了基礎(chǔ)。本文試介紹CRP系統(tǒng)并探討高職院校教學(xué)管理流程再造應(yīng)用CRP系統(tǒng)的策略。

一、CRP系統(tǒng)：一種經(jīng)過(guò)驗(yàn)證的最優(yōu)化流程再造平臺(tái)

CRP系統(tǒng)，即“校園資源計(jì)劃”(Campus Resource Plan-ning)，作為一種資源優(yōu)化系統(tǒng)，不僅是一套信息化流程，更是信息時(shí)代高職院校管理思想和管理理論的重構(gòu)。其將學(xué)院的各種信息系統(tǒng)與資源集成起來(lái)，實(shí)現(xiàn)信息的共享和交換。目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)學(xué)院資源的有序管理與高效利用，并為高職院校提供決策、計(jì)劃、管理、運(yùn)行及評(píng)估的全方位和系統(tǒng)化的管理平臺(tái)。它拓展了現(xiàn)實(shí)校園的時(shí)空維度，提升了傳統(tǒng)教學(xué)管理的功能，使“校園”變得可視、受控、并且能夠持續(xù)改進(jìn)。

CRP系統(tǒng)以ISO 9000架構(gòu)為流程總線，以教育教學(xué)活動(dòng)為載體。覆蓋行政管理、學(xué)生服務(wù)、后勤保障等多個(gè)領(lǐng)域和各個(gè)環(huán)節(jié)，由50多個(gè)相互間可自動(dòng)交互和整合的功能模塊作支撐的智能化校園管理體系，通過(guò)系統(tǒng)多渠道、多層次和多形式的數(shù)據(jù)顯示功能，實(shí)現(xiàn)信息加工傳輸和交換共享，有力地推動(dòng)了現(xiàn)實(shí)校園向數(shù)字校園的轉(zhuǎn)變，使信息處于完全開放的狀態(tài)，“校園”變得通體透明，全面的校務(wù)公開和民主監(jiān)督在完全自然的情況下得以充分實(shí)現(xiàn)。

CRP系統(tǒng)滿足端到端的流程優(yōu)化需求。這包括教學(xué)指令端、教學(xué)執(zhí)行端、教學(xué)受眾端三個(gè)對(duì)象。其中，指令端所制定的管理規(guī)則和各項(xiàng)措施，以簡(jiǎn)化執(zhí)行端和受眾端的操作流程為導(dǎo)向；執(zhí)行端應(yīng)以上行下達(dá)為準(zhǔn)則，正確執(zhí)行教學(xué)管理指令；受眾端對(duì)執(zhí)行端傳遞的信息，接受或反饋。CRP把崗位職責(zé)、工作標(biāo)準(zhǔn)、運(yùn)作流程、質(zhì)量要求及記錄清單嵌入數(shù)字系統(tǒng)之中，使其具有“法則”的作用，從而使教學(xué)管理圍繞工作流程而不是職能分工實(shí)施工作行為，傳統(tǒng)部門邊界被逐漸打破，科層組織更趨扁平化和“無(wú)界化”。

CRP系統(tǒng)統(tǒng)一數(shù)據(jù)交換和判斷標(biāo)準(zhǔn)。CRP是基于各項(xiàng)數(shù)據(jù)信息建立的，這其中尤以教師和學(xué)生的信息數(shù)據(jù)為核心。數(shù)據(jù)信息在教學(xué)管理的各項(xiàng)模塊中運(yùn)行交換、集合時(shí)，具備了耦合性、整體性、判斷標(biāo)準(zhǔn)的唯一性，保證數(shù)據(jù)傳輸?shù)臉?biāo)準(zhǔn)性和糾錯(cuò)的及時(shí)性，避免產(chǎn)生大量冗余數(shù)據(jù)。

二、CRP系統(tǒng)在高職院校教學(xué)管理流程再造中的功效

(一)CRP系統(tǒng)監(jiān)測(cè)并推動(dòng)學(xué)校內(nèi)涵建設(shè)

高職院校內(nèi)涵建設(shè)主要包括特色建設(shè)、專業(yè)建設(shè)、師資隊(duì)伍建設(shè)、實(shí)訓(xùn)條件建設(shè)、質(zhì)量建設(shè)等。高職院校的內(nèi)涵是在一定的辦學(xué)思想指導(dǎo)下形成的，是辦學(xué)思想、辦學(xué)理念的反映、折射和物化。CRP系統(tǒng)以服務(wù)學(xué)生為中心，將學(xué)院教育教學(xué)活動(dòng)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)提煉、分類、組合為“指揮與監(jiān)控”(實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)管理儀表盤)、“專業(yè)建設(shè)動(dòng)態(tài)電子書”(專業(yè)建設(shè)質(zhì)量評(píng)價(jià)平臺(tái))、“人才培養(yǎng)工作數(shù)據(jù)監(jiān)測(cè)系統(tǒng)”(人才培養(yǎng)狀態(tài)定期檢測(cè)儀)三大數(shù)據(jù)中心，實(shí)時(shí)反映學(xué)院人才培養(yǎng)狀態(tài)。如通過(guò)實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)儀表盤，觀察師資隊(duì)伍的各種狀態(tài)，包括校內(nèi)專任教師的學(xué)歷、職稱、雙師結(jié)構(gòu)、名師情況、科研水平、任課數(shù)量、進(jìn)修掛職情況；校企合作的課程、實(shí)訓(xùn)基地、教材、頂崗實(shí)習(xí)、設(shè)備與資金捐贈(zèng)、校外兼職教師數(shù)量、課時(shí)比例情況，等等。在允許值的范圍內(nèi)，學(xué)院的人才培養(yǎng)工作運(yùn)行狀態(tài)良好；低于或高于允許值的范圍，學(xué)院的人才培養(yǎng)工作就有可能存在偏差，需要進(jìn)行調(diào)整或改進(jìn)，使之符合人才培養(yǎng)規(guī)律。又如，通過(guò)專業(yè)建設(shè)動(dòng)態(tài)電子書、教養(yǎng)工程電子書，觀察完整的人才培養(yǎng)期間(三年)模式改革、課程體系調(diào)整、教學(xué)質(zhì)量報(bào)告、學(xué)生操行記錄、就業(yè)崗位選擇，檢查任何一個(gè)學(xué)生——核心對(duì)象——接受教育教學(xué)服務(wù)的情況，各種實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)的縱橫比較、數(shù)據(jù)變化的趨勢(shì)和關(guān)鍵數(shù)據(jù)的警戒線等，全面反映出人才培養(yǎng)過(guò)程中各個(gè)環(huán)節(jié)的真實(shí)狀態(tài)，并可逆向觀察學(xué)院的辦學(xué)思想、辦學(xué)理念是否得到有效的貫徹執(zhí)行，為改革人才培養(yǎng)模式、提高人才培養(yǎng)質(zhì)量提供有效數(shù)據(jù)(見圖1)。

(二)CRP系統(tǒng)促進(jìn)學(xué)院資源整合管理

所謂的整合管理，是指兩個(gè)或兩個(gè)以上的要素通過(guò)相同點(diǎn)或相異點(diǎn)的有效結(jié)合、重組直至融合、共生，使現(xiàn)存共有資源達(dá)到良性組合的最優(yōu)狀態(tài)，即通過(guò)動(dòng)態(tài)的綜合使教學(xué)管理更加完整與和諧。因此，整合的過(guò)程和結(jié)果是教學(xué)管理流程再造的合理配置。CRP系統(tǒng)促進(jìn)學(xué)校資源整合管理表現(xiàn)在三個(gè)方面。一是充分實(shí)現(xiàn)物質(zhì)資源的整合。它關(guān)注現(xiàn)有辦學(xué)資源是否充分、有效利用，利用信息挖掘技術(shù)，使數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)性得到有效發(fā)揮，各種從大量事務(wù)數(shù)據(jù)中匯總生成、最能體現(xiàn)管理效能的數(shù)據(jù)，如課室、實(shí)訓(xùn)室、設(shè)備的使用率及報(bào)修率，教師工作量和服務(wù)對(duì)象滿意度等，這些在手工操作時(shí)代毫無(wú)關(guān)聯(lián)的數(shù)據(jù)，在CRP“指揮與監(jiān)控”系統(tǒng)中通過(guò)場(chǎng)地管理模塊、排課系統(tǒng)、評(píng)教系統(tǒng)、教師日志、輔導(dǎo)員日志、學(xué)生管理系統(tǒng)、后勤管理系統(tǒng)的抽取、綜合，全都一覽無(wú)遺地顯示在人們面前，教學(xué)管理人員通過(guò)數(shù)據(jù)的研判，合理分配和調(diào)劑學(xué)院的辦學(xué)資源。教師和其他管服人員也可按照工作職責(zé)和需求，合理地將公共資源、閑置資源為“我”所用，在動(dòng)態(tài)中使學(xué)院的現(xiàn)實(shí)資源得到更加充分的運(yùn)用，從而創(chuàng)造出盡可能多的效益。二是有效實(shí)現(xiàn)時(shí)間資源的整合。CRP系統(tǒng)通過(guò)優(yōu)化管理流程，極大地縮短了業(yè)務(wù)辦理的時(shí)間，提高了工作效率。如通過(guò)教師日志。教學(xué)管理人員可以及時(shí)了解課堂教學(xué)情況、設(shè)備維護(hù)人員可以及時(shí)維護(hù)損壞的教學(xué)設(shè)備；還可以通過(guò)比較教師日志、輔導(dǎo)員日志、教務(wù)員日志以及教學(xué)督導(dǎo)人員課堂評(píng)價(jià)表，及時(shí)判斷出課堂教學(xué)組織情況，比事后檢查比較教室日志和周反饋表，召開學(xué)生座談會(huì)來(lái)得更省時(shí)、省力和直觀。三是提高了教學(xué)團(tuán)隊(duì)的整體效能。教師之間通過(guò)各系統(tǒng)的聯(lián)動(dòng)協(xié)同辦公，其工作模式發(fā)生了巨大的變化——一個(gè)人可以同時(shí)處理多項(xiàng)工作，而一項(xiàng)工作又可能同時(shí)有多人在配合。如從下達(dá)教學(xué)任務(wù)到課表的編排就是一個(gè)專業(yè)負(fù)責(zé)人、教學(xué)秘書、系教學(xué)副主任、教務(wù)處聯(lián)動(dòng)、協(xié)同的管理過(guò)程，不僅使教學(xué)運(yùn)行成本大幅下降，而且使教學(xué)管理整體的運(yùn)行效率得到了提高。

三、CRP系統(tǒng)在高職院校教學(xué)管理流程再造中的應(yīng)用策略

(一)做好頂層設(shè)計(jì)，精于授權(quán)，有效控制

CRP系統(tǒng)應(yīng)用是學(xué)院“一把手”工程，需要最高管理者對(duì)信息技術(shù)有足夠的認(rèn)知和理解，組建強(qiáng)有力的推進(jìn)機(jī)構(gòu)，明確權(quán)責(zé)，要求經(jīng)常性地向決策層詳細(xì)匯報(bào)教學(xué)管理流程再造的狀態(tài)。CRP系統(tǒng)的設(shè)計(jì)經(jīng)歷了8年時(shí)間，具有廣州工程技術(shù)職業(yè)學(xué)院自身的管理特點(diǎn)，不要指望用8個(gè)月就能移植完成，因?yàn)榻虒W(xué)管理流程再造是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，涉及學(xué)院的方方面面，還要根據(jù)實(shí)施中的學(xué)院具體情況，在應(yīng)用前進(jìn)行充分的準(zhǔn)備，制定科學(xué)詳細(xì)的時(shí)間工作計(jì)劃，并充分估計(jì)可能遇到的困難，正確面對(duì)CRP系統(tǒng)在實(shí)施中必然存在某些缺陷，如網(wǎng)絡(luò)不通暢、軟件打不開，數(shù)據(jù)出錯(cuò)、流程個(gè)性化，等等。如果推進(jìn)機(jī)構(gòu)和系統(tǒng)管理員不明就里，疲于奔命，就會(huì)陷入問(wèn)題的怪圈，最終使流程再造陷于困境、停滯不前。因此，決策層要堅(jiān)決頂住抱怨和壓力、放棄急于求成的思想，把握住總體方向，強(qiáng)力推進(jìn)，有效控制學(xué)院內(nèi)部改革的各種阻力。

(二)進(jìn)行長(zhǎng)期、多層次的全員培訓(xùn)，轉(zhuǎn)變教學(xué)思想觀念

CRP系統(tǒng)作為信息化工具應(yīng)用于教學(xué)管理流程再造，必然會(huì)重組教學(xué)組織結(jié)構(gòu)，部門的合并、撤減，以及重新進(jìn)行權(quán)責(zé)界定，打破了組織結(jié)構(gòu)業(yè)已形成的利益格局以及教職員工的工作關(guān)系和工作方式。學(xué)院應(yīng)抓住改革發(fā)展的有效契機(jī)，邀請(qǐng)專家講授CRP的演變發(fā)展，以及能為學(xué)院帶來(lái)的優(yōu)勢(shì)和發(fā)展前景，進(jìn)行有針對(duì)性的心理輔導(dǎo)，使干部職工理解和支持再造流程，從心理上能夠接受CRP。同時(shí)要把握關(guān)鍵人員，他們是CRP系統(tǒng)數(shù)據(jù)產(chǎn)生的主要來(lái)源，要對(duì)他們進(jìn)行相應(yīng)的技術(shù)培訓(xùn)，以盡快適應(yīng)CRP數(shù)據(jù)采集的要求。

(三)正視缺陷，積極完善

應(yīng)用CRP系統(tǒng)再造教學(xué)管理流程，為的是提升學(xué)院的內(nèi)涵建設(shè)水平和學(xué)院在區(qū)域內(nèi)的整體競(jìng)爭(zhēng)力，需要不斷減少中間環(huán)節(jié)，提高應(yīng)變能力，實(shí)現(xiàn)扁平化、整體化、分布式的管理模式。CRP系統(tǒng)由多個(gè)相互關(guān)聯(lián)的子系統(tǒng)構(gòu)成，關(guān)聯(lián)性極強(qiáng)，權(quán)限分配錯(cuò)綜復(fù)雜，且在再造流程設(shè)計(jì)中擴(kuò)大了系部的管理作用，也同時(shí)擴(kuò)大了教學(xué)管理的潛在風(fēng)險(xiǎn)。因此要降低管理成本和風(fēng)險(xiǎn)，需要讓全體員工充分參與到流程最優(yōu)化的過(guò)程中來(lái)，最大限度地發(fā)揮員工的主觀能動(dòng)性，建立數(shù)據(jù)與責(zé)任的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)機(jī)制與體系，設(shè)計(jì)出符合高職院校實(shí)際的最優(yōu)流程。

[基金項(xiàng)目]2008年教育廳優(yōu)秀人才資助計(jì)劃課題

[作者簡(jiǎn)介]周群(1967－)，男，江蘇姜堰人，柳州鐵道職業(yè)技術(shù)學(xué)院副院長(zhǎng)，副教授。

(責(zé)編 何田田)