利用ACCESS實現出差補助自動計算

［摘要］ 本文利用ACCESS小型數據庫設計差旅費報銷計算軟件，目的是在細化出差補助管理的情況下，減輕會計人員核算工作的勞動強度。

［關鍵詞］ ACCESS；出差補助；自動計算

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2011 . 14 . 001

［中圖分類號］F232 ［文獻標識碼］A ［文章編號］1673 - 0194（2011）14- 0002- 02

為保證出差人員工作與生活需要，規范差旅費的管理，學校根據財政部《中央國家機關和事業單位差旅費管理辦法》，并結合實際情況，制定了學校內部差旅費管理辦法。辦法中詳細規定根據不同出差事項及出差時間長短計算出差補助。由于情況復雜，增加了會計人員的計算工作量。針對此情況，本文利用ＡＣＣＥＳＳ小型數據庫設計了差旅費報銷計算軟件，旨在方便會計人員工作，減輕會計人員核算工作的勞動強度。

一、設計思路

首先確定差旅費報銷單中的明細項目內容和數據類型等基本信息。如：單位、姓名、事由、出差地點、出差起止日期、出差總計天數、伙食補助天數、伙食補助標準、伙食補助金額、臥鋪補助天數、臥鋪補助標準、臥鋪補助金額、交通費補助天數、交通費補助標準、交通費補助金額等。

其次確定補助計算類型。根據內部差旅費管理辦法，劃分差旅費補助計算類型，如正常分段計算、不分段計算、有交通工具市外實習、無交通工具市外實習、有交通工具市內實習、無交通工具市內實習、無伙食補助正常分段、無伙食補助不分段等情況。

確定補助計算公式。根據補助計算類型確定出差補助計算公式，如正常分段計算情況下的出差伙食補助計算為：出差時間小于等于３０天的，伙食補助＝出差天數×５０，交通費補助＝３０×３０；出差時間大于３０天小于等于６０天的，伙食補助＝３０×５０＋（出差天數－３０）×２５，交通費補助＝３０×３０＋（出差天數－３０）×１５；出差時間大于６０天的，伙食補助＝３０×５０＋３０×２５＋（出差天數－６０）×１５，交通費補助＝３０×３０＋３０×１５+（出差天數－６０）×８。不分段計算情況下的出差伙食補助計算為：伙食補助＝出差天數×５０，交通費補助＝出差天數×３０。

二、設計表單

在出差補助計算項目中共設計了3個表單：差旅費出差報銷單、出差類型、單位。差旅費出差報銷單是主表單，根據確定好的差旅費報銷單明細項目設置。出差類型表單只有兩個字段：ＩＤ（序號字段）和ＦＤＪＳ（劃分的補助計算類型字段）。出差類型表單與差旅費出差報銷單表單中ＳＦＦＤ字段相關聯。單位表單由ＩＤ（序號字段）和ＤＷ（學校各部門名稱）組成。單位表單與差旅費出差報銷單表單中ＤＷ字段相關聯。

三、設計窗體

使用向導創建窗體，調整窗體布局如圖1所示。

窗體調整好后，對單位、補助類型兩個字段與相關表單進行關聯。編寫需要計算的字段的代碼。幾個關鍵代碼舉例如下：

編寫計算天數代碼：

Ｐｒｉｖａｔｅ Ｓｕｂ ｃｃｄａｔｅｔ１＿Ｅｎｔｅｒ（）

Ｉｆ ｃｃｄａｔｅｚ２．Ｖａｌｕｅ ＜＞ ＂＂ Ｔｈｅｎ

ｃｃｄａｔｅｔ１．Ｖａｌｕｅ ＝ ＤａｔｅＤｉｆｆ（＂ｄ＂， ｃｃｄａｔｅｓ１， ｃｃｄａｔｅｚ１） ＋ １ ＋ ＤａｔｅＤｉｆｆ（＂ｄ＂， ｃｃｄａｔｅｓ２， ｃｃｄａｔｅｚ２） ＋ １

Ｅｌｓｅ

ｃｃｄａｔｅｔ１．Ｖａｌｕｅ ＝ ＤａｔｅＤｉｆｆ（＂ｄ＂， ｃｃｄａｔｅｓ１， ｃｃｄａｔｅｚ１） ＋ １

Ｅｎｄ Ｉｆ

Ｅｎｄ Ｓｕｂ

編寫伙食補助金額代碼：Ｐｒｉｖａｔｅ Ｓｕｂ ｈｓｂｚｊｅ＿Ｅｎｔｅｒ（）

Ｉｆ ｈｓｂｚｂ．Ｖａｌｕｅ ＜＞ ＂０＂ Ｔｈｅｎ

ｈｓｂｚｊｅ．Ｖａｌｕｅ ＝ ｈｓｂｚｔ．Ｖａｌｕｅ × ｈｓｂｚｂ．Ｖａｌｕｅ

Ｅｌｓｅ

Ｉｆ ｓｆｆｄ．Ｖａｌｕｅ ＝ ＂無伙食補助正常分段＂ Ｔｈｅｎ

ｈｓｂｚｊｅ．Ｖａｌｕｅ ＝ ＂０＂

Ｅｌｓｅ

Ｉｆ ｓｆｆｄ．Ｖａｌｕｅ ＝ ＂無伙食補助科研不分段＂ Ｔｈｅｎ

ｈｓｂｚｊｅ．Ｖａｌｕｅ ＝ ＂０＂

Ｅｌｓｅ

Ｉｆ ｈｓｂｚｔ．Ｖａｌｕｅ ＞ ６０ Ｔｈｅｎ

ｈｓｂｚｊｅ．Ｖａｌｕｅ ＝ ３０ × ５０ ＋ ３０ × ２５ ＋ （ｈｓｂｚｔ．Ｖａｌｕｅ － ６０） × １５

Ｅｌｓｅ

Ｉｆ ｈｓｂｚｔ．Ｖａｌｕｅ ＞ ３０ Ｔｈｅｎ

ｈｓｂｚｊｅ．Ｖａｌｕｅ ＝ ３０ × ５０ ＋ （ｈｓｂｚｔ．Ｖａｌｕｅ － ３０） × ２５

Ｅｌｓｅ

ｈｓｂｚｊｅ．Ｖａｌｕｅ ＝ ｈｓｂｚｔ．Ｖａｌｕｅ × ５０

Ｅｎｄ Ｉｆ

Ｅｎｄ Ｉｆ

Ｅｎｄ Ｉｆ

Ｅｎｄ Ｉｆ

Ｅｎｄ Ｉｆ

Ｅｎｄ Ｓｕｂ

設計完成的頁面如圖2所示。

注：本文中所涉及到的圖表、注解、公式等內容請以PDF格式閱讀原文