鋼管制造企業ERP實施流程淺析

［摘要］ 在信息化水平飛速發展的今天，ERP作為現代信息技術應用于企業管理和經營，越來越受到企業的推崇。通過合理地應用ERP，可以實現量化管理，加快企業信息流動速度，實現信息集成與共享，達到提高管理效益和管理質量，提升企業精細化管理水平，增強企業核心競爭力的目的。

中國石油集團某公司作為中國石油管道建設的骨干企業，以生產焊接鋼管為主營業務，集科研、制管、套管等加工于一體。該公司不僅在制管行業處于領先的地位，而且在進行信息化建設的道路上，勇于嘗試，應用SAP對其采購、生產、銷售等業務進行全過程管理，優化了企業的管理流程，提高了企業的精細化管理水平。

［關鍵詞］ 信息化管理；ERP實施；流程優化

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2011 . 14. 035

［中圖分類號］F270.7 ［文獻標識碼］A ［文章編號］1673 - 0194（2011）14- 0061- 03

推進信息化建設是貫徹落實科學發展觀、建設創新型企業的迫切需要和必然選擇。在當前日益激烈的市場競爭中，企業管理信息化是提高企業競爭能力的重要手段，ＥＲＰ項目的實施對企業管理水平的提高將會起到非常直接的促進作用。企業資源計劃（Ｅｎｔｅｒｐｒｉｓｅ Ｒｅｓｏｕｒｃｅ Ｐｌａｎｎｉｎｇ，ERP）系統，是一套將財務、分銷、制造、物料和其他業務功能合理集成的應用軟件系統。同時也是一種融合了企業最佳實踐和先進信息技術的新型管理工具；它將企業的供應鏈、價值鏈、信息鏈整合在一起進行有效管理；將供應商和企業內部的采購、生產、銷售以及客戶緊密聯系起來，便于對供應鏈上的所有環節進行有效管理，實現對企業的動態控制和各種資源的集成與優化，提升基礎管理水平。

ＥＲＰ系統實施收益主要包括支持和強化企業的內部控制體系，幫助企業統一數據平臺，規范和優化業務流程，促進內控管理，強化內部控制，通過ＥＲＰ集成，提升精細化管理，減少內控審計的工作量；利用系統固化控制點，實現內部控制的自動化與標準化；保留數據歷史，提供審計基礎；更好地控制成本、提升效益。

ＥＲＰ系統的實施是個復雜的系統工程，涉及企業的各個職能部門和各層級管理人員，涉及企業管理的方方面面，并很可能需要改變或部分改變企業目前的管理作業流程和長期以來養成的作業習慣，因此，其成功實施的難度是可以想象的。筆者根據這幾年來在實施鋼管制造企業ＥＲＰ系統過程中的一些心得，試圖對鋼管制造企業實施ＥＲＰ系統的作業流程作統一規范，希望能對企業成功實施ＥＲＰ系統有所幫助。

一、前期準備工作

作為一個項目的實施，我們必須有充分的組織準備、思想準備，有詳細的計劃和周密的安排。只有這樣，ＥＲＰ系統才可能實施成功。

１.思想準備

思想往往決定行動的過程，實際上也就決定了行動的結果。ＥＲＰ系統的實施也是這樣，它是否可以在企業成功實施，很大程度上取決于企業高層領導實施ＥＲＰ系統的動機、對ＥＲＰ的認識、對ＥＲＰ的期望以及對企業管理現狀的認識等。因此，企業在實施ＥＲＰ系統之前，高層管理人員應在思想上清楚地知道：

（１）實施ＥＲＰ系統的動機是什么；是發自內心的需求，還是外在的壓力；是我們未來發展的戰略部署，還是出于我們的攀比心理。我們鋼管制造公司ＥＲＰ系統的實施既是中國石油集團的統一要求，也是我們企業自我需要。

（２）什么是ＥＲＰ；對ＥＲＰ的期望什么。對這一問題，許多企業高層管理人員往往有種誤解，即認為ＥＲＰ就是將手工的作業等電腦化。但實際上，ＥＲＰ的精髓應該是規范企業的管理，規范企業的作業流程，并使企業的所有資源得到更為有效的運用，不能為ＥＲＰ而ＥＲＰ。

（３）對目前企業管理現狀的評價是什么；是否可以接受或者說準備改變目前企業的部分流程和制度。一般來說，企業的許多管理者，往往會沉醉于目前的管理績效中；企業的絕大多數作業人員往往也有一種定勢，那就是現在是如何如何做的。ＥＲＰ實施對原有業務模式和流程將帶來一定的變化，需要領導下決心帶頭接受新變化的挑戰；領導在關鍵問題上如不能及時決策，項目將很容易由于各種等待決策而引起延期。因此，管理人員必須有決心改變這種狀況。

２.組織準備

由于ＥＲＰ系統的實施是個復雜的系統工程，涉及企業的各個職能部門和各層級管理人員，因此，僅靠ＥＲＰ公司顧問和企業信息部門的努力是不夠的。所以，建立一個強勢的、跨部門的ＥＲＰ實施組織，也是ＥＲＰ成功實施的保證。企業的組織機構要保持相對平穩。

以下以鋼管制造公司為例給出了企業ＥＲＰ系統實施的組織規劃：

（１）成立公司ＥＲＰ項目工作指導委員會，由公司領導層和各單位負責人組成，主要職責是審查和批準項目技術方案、實施計劃、階段工作計劃，協調各方面關系，對重大事項做出決策；組織項目驗收。

（２）成立公司ＥＲＰ項目經理部，由公司主管副總任經理，各專業部室負責人為成員，全面負責公司ＥＲＰ工作的推動實施。確定工作目標，統一調配資源，協調解決重大問題；制定公司信息技術標準和基礎架構，在項目實施中貫徹應用，保證整個信息系統的集成；按照項目計劃，安排所需資源，審核項目進度，權衡項目風險，控制項目成本；負責組織項目工作會議，聽取項目實施組組長的工作匯報，掌握、監督項目進展情況，確保項目順利實施。

（３）成立公司ＥＲＰ項目辦公室，由信息中心主任為領隊，各部門資深員工組成關鍵用戶，對應ＥＲＰ各模塊。主要職責是按中國石油和渤海裝備公司統一要求，在內部（東方物探信息中心）和外部（ＩＢＭ公司）顧問指導下，全力配合項目實施咨詢公司和內部支持隊伍的工作，具體負責ＥＲＰ系統的實施、各層級人員的教育訓練以及系統的日常維護和數據錄入的檢核等。

３.財力準備

ＥＲＰ系統是一個龐大的網絡信息管理系統，因此，無論是系統本身還是其運行平臺，都需要企業有較大的投入。實施ＥＲＰ項目費用主要包括3部分：

（１）ＥＲＰ系統軟件采購、服務器搭建費用。國外知名ＥＲＰ軟件，如ＳＡＰ、ＯＲＡＣＬＥ等，價格一般都在幾百萬、甚至上千萬人民幣以上，而國內廠商如用友、金蝶的ＥＲＰ軟件價格也是幾十萬、上百萬元。

（２）聘請專業咨詢公司進行ＥＲＰ項目咨詢實施費用。比如ＩＢＭ、凱捷等，顧問的實施費用是幾千元／日。

（３）實施單位ＥＲＰ項目實施配套費用。ＥＲＰ軟件要借助于計算機網絡系統運行，企業網絡改造、計算機系統的配備等硬件投資也是一個龐大的數字。所以，鋼管制造企業在正式實施ＥＲＰ前，應在財力上做好充分的準備，要在企業經濟效益良好時實施，ＥＲＰ是錦上添花，絕不是雪中送炭。

４.資料準備

ＥＲＰ系統的順利運行，基礎資料極其重要。以鋼管制造公司為例，需要準備的資料包括企業組織結構、主要產品、產品的銷售模式（內銷、出口）、信息化情況（網絡情況、主要使用哪些信息系統）、企業的基礎數據情況（物料清單、設備、供應商數據）、具體管理流程以及未來管理思路（財務、生產、銷售、設備、質量、物料采購、項目）等。在正式實施ＥＲＰ系統前，應對ＥＲＰ系統所需要的基礎資料進行收集、整理、規范和編碼，這樣，在ＥＲＰ正式實施時，我們就可以比較順利地進行。

二、ＥＲＰ系統的實施

ＥＲＰ系統模塊眾多且關聯緊密，實施ＥＲＰ系統，應以項目管理的模式，有計劃、分階段、有步驟地進行。鋼管制造企業ＥＲＰ系統實施的作業流程規劃如下：

１.ＥＲＰ的選型

ＥＲＰ的選型是ＥＲＰ系統成功實施的第一步。在選擇ＥＲＰ時，一定要選擇專業性、行業性的ＥＲＰ，特別要選擇已在鋼管制造企業實施過的公司，行業經驗非常重要，鋼管制造企業ＥＲＰ同機械行業、化工行業等差別比較大。每個行業都有各自特點，不是任何ＥＲＰ系統可以同時適合的。以鋼管制造公司為例，依照ＳＡＰ公司對企業類型的分類，根據企業組織機構、財務管理組織、采購與庫房管理組織、銷售與分銷管理組織進行了組織架構設置，依據生產類型選擇了連續型模板，依據中國石油裝備分公司要求，在物料管理上做到原材料到卷，產品到根。因此，選擇ＥＲＰ產品和顧問公司時，要特別了解所選ＥＲＰ是否具有行業性，顧問公司是否在鋼管行業有成功實施的案例。

２.廣泛培訓，統一認識

在確定實施ＥＲＰ系統后，準備實施前，我們應該在企業營造一種變革的氣氛。首先進行高層領導培訓，使他們清楚地知道什么是ＥＲＰ，公司為什么需要實施ＥＲＰ，實施ＥＲＰ后我們的作業是怎樣等，然后廣泛開展各層級管理人員和作業人員的教育訓練，進而統一各層級人員對ＥＲＰ的認識。與此同時，我們還應就 ＥＲＰ系統的實施擬訂相關的管理和作業制度，確保系統的順利實施。

３.項目前期準備和業務藍圖設計

項目前期準備一般包括項目評估、企業實際狀況調研、關鍵用戶培訓等，是ＥＲＰ廠商和顧問公司進入公司現場后首先需要做的事情，企業狀況的掌握程度，對后期業務藍圖的確定非常重要。業務藍圖設計，需要項目組與業務部室多次就藍圖流程、流程的定義和業務流程設計進行研討和充分的溝通，完成業務流程藍圖編制工作。鋼管制造公司最終形成的ＥＲＰ項目藍圖流程文檔包含業務流程共１７４個。

４.系統實現和用戶測試

ＥＲＰ項目組依照ＥＲＰ業務流程藍圖，進行系統搭建、配置，完成系統功能、報表、表單的開發，并針對公司實際業務需求，進行了單元測試和集成測試。鋼管制造公司１６名關鍵用戶共測試單元案例４９個，由關鍵用戶和一線業務骨干６０余人，共完成兩輪集成測試，編制集成測試報告。

５.最終用戶培訓

完成ＥＲＰ崗位設置、最終用戶操作手冊及培訓教材的編寫、最終用戶權限設計與測試。鋼管制造公司共完成５０人的公司領導干部培訓、１５人的ＥＲＰ講師培訓，２４０余人的最終用戶培訓，做到持證上崗。最終用戶ＥＲＰ考試通過率達到９５％。

６.上線前準備

包括庫存盤點、權限設置、各類基礎數據收集和整理與轉換和系統切換準備等工作。一般需要進行2~3次庫存盤點，確實把各種物資盤點清楚。鋼管制造公司在權限設計過程中，根據敏感權限職責分離矩陣，累計設計權限根角色８５７個、派生角色１ ０８７個，歷時３０天完成了整體權限的測試工作，為近２４０個最終用戶授予了系統權限，共收集２００７－２００９年１月的歷史數據２４ ８７３條。

７.上線

根據企業實際情況，確定上線時間，倒排計劃。

８.上線后支持

上線是前一段時間的結果，同時又是一個新的起點，上線后的首次月結非常重要，需要把ＥＲＰ系統中的人、財、物與企業實際的數據相對照，查找并分析差異。要建立健全ＥＲＰ運維機制，制定相應管理制度，形成從數據申請到權限審批的流暢通道。加強項目管理，約束與激勵并存。ＥＲＰ項目的成功實施要求參與者對項目工作非常投入。將ＥＲＰ項目組人員所擔負的項目工作完成情況直接與其個人收益掛鉤，并運用相應的激勵手段，如高層領導直接關注、單獨設立項目獎勵基金、升職加薪、休假補償、給予培訓深造的機會等。

通過ＥＲＰ項目的實施，將實現企業管理數據信息共享，實現管理業務的規范化運行，實現物流與資金流的集成，使公司在現代化管理方面取得實實在在的進步，帶動公司整體管理水平的提高。