加強醫院檔案管理工作之我見

王瑤

（哈爾濱市中醫醫院，黑龍江 哈爾濱 150000）

我院是一所集醫療、教學、科研于一體的綜合性醫院，工作量在省內同級同類醫院中名列前茅。隨著科技信息的發展，檔案管理無論是20世紀90年代前的分散留存到20世紀90年代后的分散歸檔、保存，都不能適應醫院發展的要求，近年來，我院十分重視醫院的檔案工作，加強了對醫院的檔案管理，對促進醫院的可持續發展發揮了重要的作用。

1 強化領導層的檔案意識

顯而易見地是，領導重視是做好該項工作的前提，有了領導的重視，檔案工作人員就有了信心。其重點在于領導必須認識到檔案管理工作是醫院管理工作的基礎之一，是重要的信息資源，檔案管理工作的好壞是一個單位管理水平和文明程度的體現。只有在積極思想指導下，才會強化對檔案工作的領導。由此可見，領導層的重視對檔案工作的開展起著決定性的作用。

2 完善檔案管理網絡

建立檔案管理網絡，對和我院一樣規模較大的綜合性醫院有著十分重要的意義，因為我院職能部門多，檔案來源廣，因此要保證檔案的完整、安全和檔案管理的高效，沒有嚴密的檔案管理體系，沒有一個完整的檔案管理網絡，是根本做不到的。我院從兩方面著手來完善醫院檔案網絡建設:一是統一領導與分級管理相結合。建立了統一的中心檔案室，主管整個醫院的檔案資料，并負責完成檔案工作相關的各項目標管理任務;各部門都有自己專門存放檔案的地方，負責與自身相關的檔案資料的收集整理，并于第2年的4、5月份，統一移交醫院中心檔案室。二是檔案專職人員與兼職人員相結合。我院配備了3名專職人員，集中管理中心檔案室的檔案，并負責醫院全面檔案工作;在各科、辦都確定一名兼職檔案員，分散管理自己部門內部的檔案，并配合專職檔案員做好全院檔案工作。專職人員與兼職人員相互配合，組成了醫院檔案管理的網絡，有力拓展了醫院檔案管理的深度和廣度。

3 加強醫院檔案業務指導

由于我院規模較大，部門較多，產生檔案的來源比較多，產生檔案的量比較大，新式檔案載體層出不窮，因而對醫院檔案管理工作帶來嚴峻考驗。所有檔案人員都不是正規科班出身，在業務水平、標準掌握、規范管理經驗等方面都有待提高。我院注重做到兩個加強。一是檔案行政部門要加強對醫院檔案工作的指導。檔案行政管理部門要悉心研究醫院檔案工作新情況、新問題，及時對醫院檔案工作進行實地指導，使檔案工作能夠使用醫院的發展需要。二是醫院中心檔案室要加強對各部門的兼職檔案員進行業務指導。中心檔案室專職檔案員要及時把開展檔案工作的有關精神、檔案整理標準傳達給各兼職檔案員，使各部門形成的檔案能符合中心檔案室的要求，并與中心檔案室的檔案統一標準，便于日后各部門檔案的移交，以及移交后的檔案利用和借閱工作順利開展。我院每年都要聘請檔案專業人士對醫院的兼職檔案員進行業務培訓，使他們在業務上能夠符合醫院發展的要求，適應檔案事業發展的需要。

4 積極參與醫院文化建設

醫院要實現持續發展，應該重視醫院文化建設，并以此來提高醫院的市場競爭力和員工的凝聚力。醫院檔案作為醫院的一種文化現象，要積極參與醫院文化建設，因為一個醫院從它的創立之初就不斷地積累著醫院的檔案，醫院的文化思想忠實可靠地記錄在醫院的全部檔案之中。醫院檔案作為醫院的各項活動的歷史記錄，應該積極參與醫院的文化建設。首先，醫院檔案要積極參與員工教育工作。檔案具有文化教育的價值，醫院檔案亦是如此。醫院檔案在教育員工中有獨特的作用。我院充分利用檔案部門的館藏，建立了醫院的院史陳列館，并經常通過舉辦檔案展覽等活動教育員工，增強員工的自豪感和責任感。其次，醫院檔案要為醫院文化建設提供素材。醫院檔案員要利用各種載體檔案，編纂成內容豐富、形式多樣的邊沿材料，為醫院的文化建設提供詳實的素材。這樣，既可繼承發揚醫院歷史文化的優秀遺產，也為醫院文化建設提供新思路，豐富了醫院文化建設的內容。我院在開發醫院文化檔案信息資源上，以本院的發展戰略為主線，針對醫院文化的現狀，預測醫院文化未來的發展方向，并從醫院檔案中精心選擇和提煉富有特色的醫院文化。再次，醫院檔案本身就是一種文化積累。就醫院檔案的內容而言，其本身就是一種文化現象，可直接服務于醫院文化建設。我院已形成的卷（冊）的檔案資源，已成為醫院寶貴的文化財富，其所形成的文化底蘊是一般文化活動所無法比擬的。

5 推動醫院檔案規范管理

要加強醫院檔案工作，促進醫院持續發展，檔案工作規范化管理不可缺少。隨著我院規模的擴大，必然帶來檔案數量的劇增和檔案結構的變化，紙質檔案、電子檔案、圖片檔案等都會大量出現。在醫院現代化管理過程中，對實體檔案進行傳統管理的同時，還涉及到虛擬檔案的管理。它要求運用光學掃描、復制、文字圖像壓縮、磁盤、光盤等大容量存儲手段，通過計算機高速智能檢索、通信網絡遠程信息運輸等先進技術，實現文字、圖片、聲像等不同形態檔案信息的系統化、規模化、科學化管理。因而，沒有規范化的檔案工作，很容易造成醫院檔案管理的混亂，嚴重的甚至于導致檔案流失、泄密，造成無法挽回的損失。