高校檔案網絡化的認識與思考

　　摘 要： 檔案資源的開發與利用，是高校檔案管理現代化的核心。面對經濟時代的迅猛發展，高校檔案管理必須因勢利導，運用信息技術改造傳統的檔案管理工作，實現高校檔案管理網絡化，加強高校檔案管理信息高速公路建設，大力培養高校檔案管理新型人才，更好地為社會主義現代化建設服務。
　　關鍵詞： 高校檔案管理 信息資源 信息管理 電子文獻化管理
　　
　　隨著科學技術的發展，現有的檔案管理工作在高校單純依靠手工檢索，不能滿足為經濟建設服務，適應發展要求的時代，檔案工作者必須加強信息意識和信息觀念，變靜態檔案信息為動態檔案信息，搞好信息資源開發與利用。電子文獻信息將構成檔案信息的主體。隨著知識經濟時代的到來，利用檔案信息的需求日益增大，我們要充分利用高新技術手段，做好檔案信息的交流、擴散和利用工作。
　　一、正確認識檔案的地位和價值
　　1.檔案是社會信息的重要組成部分。文獻信息是信息資源的主體，開發和建設好文獻信息資源，將對社會信息化起到巨大作用。已納入信息系統的檔案工作，在管理上必須建立科學的信息接收、加工、存儲、輸出、反饋系統。檔案工作者必須強化信息意識和信息觀念，變靜態檔案信息為動態檔案信息，搞好信息資源的開發和利用。目前，許多電子文獻信息已收入數據片中（包括以紙質、磁盤、光盤為載體的文獻檔案），并已加工上網。信息化檔案，一方面擔負信息資源的建設重任，另一方面要為網上信息服務。檔案的網絡化、數字化、自動化，是高校檔案管理進入高層次的表現形式。檔案自動化經過網絡化改造，打通了信息與外界進出口通道，能增強計算機的存儲與處理能力。
　　高校檔案管理的大量工作由計算機來完成，綜合管理能力、信息服務質量與業務人員素質大大提高，使檔案信息管理趨于現代化、規范化和法制化，最終實現檔案信息管理的社會化。
　　2.增強經濟效益觀念。保存檔案的目的在于開發利用。檔案既來源于社會實踐，又應用于社會實踐，具有廣泛的社會價值，能夠為社會各界進行有效的服務。所以，以開發、利用檔案信息為突破口，開展有償服務，既有利于社會進步，又有利于自身的發展。要從開發利用上突破，就要利用多種辦法、形式和手段，實現檔案的價值，盡快地把檔案信息轉化為生產力。
　　3.加速觀念更新步伐。高新技術推動下的高校檔案管理工作要求檔案工作人員既要有較高的政治素質，有高尚的情操志趣，對國家社會有強烈的使命感和責任感，又要有堅實的檔案理論基礎，掌握多專業、多學科的科學知識，有嚴謹的科學態度，追求真理的強烈欲望，以及樸實的工作作風，還要有創新思維、善于思考、勇于探索和樂于奉獻的精神。
　　二、大力開發檔案信息資源
　　隨著知識經濟時代的到來，社會對檔案信息的利用需要量與日俱增，高校檔案管理工作必須實現信息化管理，將信息工作引入高校檔案管理工作中去，充分利用高新技術手段，促使高校檔案管理信息廣泛交流、擴散和利用，這是時代賦予檔案工作的重要內容。
　　1.利用科學手段，快速獲取檔案信息。隨著檔案信息量的劇增和電子文獻等新載體的大量出現，人們需要采取先進技術，實現檔案全方位、多層次、多功能的現代化管理。應用計算機，引入多媒體技術，使檔案信息存儲方式發生了深刻變革，即傳統的紙質載體的高校檔案管理可以進行全文、全圖、全聲的光盤儲存，實現了細微保存及全屏幕自動檢索，打破了傳統檔案利用時空限制，實現了資源共享及遠程傳遞。檔案信息的快速獲取，有賴于選用一套先進的、符合國情的、標準統一的應用軟件，用來完成檔案的綜合管理，并在此基礎上繼續擴展，延續開發，使系統在較長的時間內保持先進性和穩定性，提高高校檔案管理的現代化水平。
　　2.盡快介入電子文獻的收集和管理。電子文獻的特性：（1）依賴性和不可識別性；（2）技術更新快，壽命短，體積小；（3）載體穩定性；（4）載體形式多樣性；（5）信息易控制、可變性與易丟性；（6）信息共享性與無原件概念；（7）動態與虛擬文件特征。由于電子文獻的上述特點，傳統的保存和管理文件方法不再有效。我們應建立電子信息管理系統，從它的產生之初就開始業務監督，以確保信息的持久性。此外，還要有一套鑒定、跟蹤、檢索、接受、保管的具體辦法和規章制度，同時要對現有的檔案保存部分或全部文件進行保存，以免檔案流失。
　　三、強化對檔案的信息管理
　　1.建立集成系統，豐富檔案儲藏，增加信息的儲存量。增強綜合開發功能，全方位、多角度、多層次地收集檔案信息，實行一體化管理，形成檔案信息管理網絡，以保證檔案的完整。
　　2.注重檔案信息的質量，努力使各門類檔案齊全、結構合理、完整精煉，為開發檔案信息資源打好質量基礎。
　　3.對檔案實行規范化管理，實現檔案實體分類、編號、排架的標準化和規范化，做好檔案業務基礎工作，為利用檔案信息資源奠定檢索基礎。
　　4.檔案部門要把大量有價值的檔案信息開發出來，保證傳遞、輸出的檔案信息的及時、準確性，因而必須建立計算機檢索系統，建立數據庫，以滿足科學管理的需要。
　　四、檔案的電子文獻化管理
　　1.電子文獻檔案的利用。對檔案部門來說，電子文獻檔案可供利用的方法有三種：（1）提供拷貝，通訊傳遞，直接利用，為用戶提供打印件或縮微品；（2）可通過對點轉播數據通信或聯結網絡來實現；（3）可以直接利用方式為使用者提供技術支援，根據檔案信息系統中可從直接利用的信息資源解決使用者所需的檔案信息。
　　2.電子文獻檔案的管理。從信息安全的角度出發，主要是對使用者的管理，對提供利用載體的管理及使用中保密措施等管理。一是使用權限的審核：在使用中，由系統自動判定使用者身份的合法性及所使用的范圍，并由系統自動對其操作的路徑進行跟蹤與記錄。二是拷貝的提供與收回：原則上應避免把載體上的電子文獻檔案全部拷貝給使用者，并通過技術手段防止所提供的拷貝再復制。同時應對回收的拷貝作消除處理。三是加強使用的安全管理：不能無原則地向使用者提供全部的使用方式，對提供的拷貝的制作，必須在有效監督下進行，對加密級的信息要進行加密處理，應對使用的全過程進行有效的跟蹤監控。
　　
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