新時期中職學校檔案管理工作現狀與對策

　　摘 要： 隨著國家對中等職業教育工作的重視，以及國家財政對中等職業教育投入的逐年增多，中等職業教育進入了一個快速發展的時期，中等職業學校檔案管理工作的重要性日益凸顯，成為中等職業學校建設發展不可或缺的基礎保障。作者結合多年檔案工作經驗，從當前學校檔案管理工作的薄弱環節出發，分析了學校檔案管理工作的現狀，給出了新時期加強學校檔案管理工作的對策。
　　關鍵詞： 檔案管理 中職學校 對策措施
　　
　　學校的檔案工作是教育事業的重要組成部分，是維護黨和國家歷史面貌的一項重要事業，也是研究改進教育事業的不可多得的寶貴史料。在改革開放，社會信息量不斷增加的今天，人們的觀念向求發展、求競爭、求效益方面發展，對各類信息包括檔案信息的獲取要求越來越大，利用的速度要求越發快速、準確。大量的公文函電、檔案信息只有通過先進的設備技術處理，才能迅速、高效、超前地為教育科研和學校各項工作提供優質服務。
　　一、學校檔案管理工作的薄弱環節
　　1.學校檔案是學校領導樹立學校形象的依據。學校不僅是產生學校檔案的主體，而且是檔案發揮使用價值的重要場所。學校檔案產生于學校形成、發展、變化的全過程，又貫穿于學校教育教學工作及其組織、管理的各個方面，它真實地記錄了學校的教學、管理、運行的發展軌跡，是學校重要的信息資源。綜觀學校檔案，可以深刻地理解本學校的特點和發展的規律。通過分析學校現存檔案，可以全面掌握學校教育教學工作等方面的延革和演變情況，更好地總結學校自身形象和價值觀建設的得失、成敗，因此它是學校領導樹立學校自身形象的依據。
　　2.學校檔案是學校的寶貴財富，豐富的檔案資料可以更好地為教學科研服務。在學校檔案中，有很大一部分記錄著和保存著學校教育教學經驗和成果，這些檔案浸透著教師多年的辛勤的汗水，記錄了學校教職員工為學校的發展所作出的貢獻和先進事跡，反映了學校總體的教學水平，是學校教職員工的勞動結晶。只有充分利用學校的檔案信息，才能實現學校檔案潛在的經濟效益和社會效益，更好地為教學科研服務，提高教育教學水平。
　　二、學校檔案管理工作現狀
　　1.教職員工對檔案工作的認識有偏差。有些教職員工甚至長期把一些重要文件、科研成果等材料保存在自己手中，不把它們看成是學校檔案的重要組成部分，不按時歸檔移交，使之變成“死檔”，無法統一管理，不能提供利用。
　　2.檔案管理設施滯后。由于領導重視程度不夠，經費不足，學校綜合檔案室的基礎設施與現代化管理設施不健全，僅能滿足檔案管理的一般需求，跟不上檔案管理現代化的需要，也跟不上創建現代化學校的步伐。
　　3.檔案管理人員良莠不齊。檔案工作有著很強的專業性，不能僅憑經驗去做。有的兼職檔案管理人員不經專門的業務培訓上崗，無法完全勝任工作，導致工作效率低下；有的檔案管理人員對檔案工作重要性認識不足，工作責任心不夠，導致工作開展被動。
　　三、新時期加強學校檔案管理工作的對策
　　1.提高認識，加強領導。檔案管理是學校發展的重要組成部分，學校各級領導應充分認識到檔案是具有特殊價值的信息資源。作為信息資源的一個重要組成部分，它在學校發展的過程中起著不可替代的作用。它是廣大教職員工智慧和經驗的結晶，是學校今后發展不可或缺的重要依據，是一個成功學校的寶貴財富。因此，學校各級領導應給予高度重視，加強教職員工對檔案管理的認識，本職工作中，配合檔案管理人員做好檔案的管理，加大投入，配備專兼職懂業務的檔案管理人員。這樣才能將檔案管理工作做到標準化、信息化、科學化。
　　2.樹立愛崗敬業精神，具備良好的職業道德。職業道德是同人們的職業活動緊密聯系，具有自身職業特征的道德準則和道德規范。檔案工作作為社會主義現代化建設事業的一個重要組成部分，毫無疑問也必須有自身的職業道德要求。
　　檔案管理人員要做好檔案的管理工作，必須樹立檔案人員敬業愛崗的精神，具備良好的職業道德，不斷創新服務方式，改善服務手段。要將“周到、熱情、細致、嚴謹”的服務理念貫穿工作始終，提升檔案工作服務質量，為學校各行政部門、教學部門和學生提供優質、高效的服務，使學校檔案室成為廣大師生員工最信賴的部門。
　　檔案管理是一門專業性很強的工作，這要求管理人員要有高度的工作責任感、良好的職業道德、嚴謹細心的工作態度、樂于奉獻的工作精神。檔案事業的發展要求檔案工作人員各方面素質的全面提高，而職業道德素質的提高應擺在突出的位置。因為沒有良好的職業道德素質，再好的發展機遇也會錯過，再好的發展條件也會喪失，再好的業務能力也不能很好地發揮作用。
　　3.健全制度，強化規范。建立完善的檔案管理工作制度，是檔案工作逐步實現規范化管理的有力措施和可靠保證。各部門負責人職責明確，使歸檔有范圍，立卷有標準，借閱有規定，保密有條例，庫房管理有措施，利用有目標，保證檔案管理工作的順利開展。各種制度的制定，促使各部門人員都重視檔案工作，認真研究落實本部門的檔案工作任務，使學校檔案工作保質保量限期完成。在工作中，不該說的不說，不該扔的不扔，不該借的不借。
　　4.開展編研工作，進行深度開發。學校檔案工作者要加強學校檔案編研工作，改變過去“看攤守業”的狀況，用前瞻性眼光研究利用者的需求，積極主動地提供方便、快捷的信息服務。要努力提高編研成果的質量，不僅局限于學校的檔案資源，還應該拓寬渠道，擴大編研工作基本素材的來源，在充分了解室藏和用戶需求的基礎上，通過縱向橫向分析比較、專題跟蹤服務等方式，有針對性地開展學校檔案編研工作，如編制學校沿革、大事記匯編、教學科研成果匯編、專業技術職稱匯編和專題文件資料索引、個人學術動態學術思想或部門史料等。此外，還可廣泛收集國內外知名學校教育、教學和教改文獻，從中了解和掌握國內國外同行業的水平。通過對本學校檔案和國內外同行檔案史料的綜合分析、研究對比，作出評價，編寫出具有一定深度的編研成果。因此，學校檔案部門除加強內部文件資料的收集和整理外，還應注重收集與高校有關的各種教育、教學和教改文獻，不斷豐富編研工作的素材，適應學校檔案編研工作的需要。
　　5.加強基礎設施建設，為中等職業學校檔案管理工作提供物質保障。必要的物質條件是檔案工作發展的基礎保障。特別是近幾年來，隨著社會科技的發展，快捷方便的電子信息化、數字化、智能化在社會各領域的廣泛應用，使得傳統的檔案信息保管辦法已不能滿足社會經濟發展的要求。電子文件的廣泛應用，要求中等職業學校要加大檔案管理經費投入，配備計算機等現代化辦公設備，尤其對電子檔案管理提供相應的防護條件，具備數據備份和恢復、病毒監控、密碼防盜、軟硬件保護等能力，加強檔案的信息安全管理。
　　6.應用現代化管理手段是學校檔案管理的發展方向。開發利用檔案信息資源不僅是檔案工作的目的，而且是信息社會的需要。鄧小平同志曾提出“開發信息資源，服務四化建設”的要求。當今社會，競爭的勝負在很大程度上取決于對信息的掌握。科學技術的進步和生產力的發展，促使世界開始向信息化邁進，信息已成為經濟建設的戰略資源和社會管理的基本要素，因此檔案管理手段也要與時俱進。我們必須改革舊的檔案管理機制，強化學校檔案信息開發工作，建立檔案信息開發機制，溝通信息渠道。在管理手段上做到傳統與現代相結合，在檔案材料上做到紙質檔案、實物檔案和電子檔案相結合，在館室上做到文字館、圖片館、音響館和實物館相結合，使檔案信息發揮應有的作用。
　　7.加強對檔案管理人員的繼續教育，提高綜合素質。隨著時代進步和科技發展，以及信息化的引入，學校檔案工作對管理人員提出了更高要求，加強現有檔案管理人員的繼續教育是目前和今后一段時間內的一項新課題。檔案管理人員的業務水平和綜合素質直接影響檔案工作的質量，檔案管理人員應該提高認識水平，強化繼續教育，加強制度建設，建立相關運行機制。針對新任檔案管理工作人員，學校有必要定期開展檔案管理工作的基礎知識及基本技能的培訓；針對相對穩定的檔案管理人員隊伍，由于他們從事檔案工作時間較長，具備一定檔案專業的理論知識和操作技能，但在一段的工作時間后需要補充一些新技術、新方法，因此，有必要更新知識，加強繼續教育，提高綜合素質。新檔案員可參加各地檔案局舉辦的檔案工作人員崗位培訓班的培訓，掌握檔案的基礎知識并獲取從事檔案工作的上崗證。老檔案員同樣可以參加市檔案局檔案工作人員繼續教育培訓，選擇課程，系統學習檔案專業知識，全面提升自身專業素質。
　　總之，學校檔案工作是學校管理水平、發展軌跡、文化積淀、辦學特色的真實記錄和見證，在學校管理中起著舉足輕重的作用。我們必須改進工作思路，拓展工作對象，創新工作手段，豐富學校檔案資源，提高檔案資源開發利用工作的質量和效率，使其更好地服務于學校、服務于社會。
　　
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