淺談全面預算管理與ERP的有機融合

　　【摘 要】 全面預算管理作為現代企業的一種管理模式，若能充分發揮作用可以有效地組織公司的生產經營活動，確保既定目標的實現。ERP系統則借助信息技術優勢，能夠促使現代企業先進的管理思想和管理方法得到更加充分的實現。文章針對傳統全面預算管理的困境，結合A市供電公司的具體實踐，分析了ERP系統與全面預算管理有機融合的可能性和重點環節，并提出實際應用應注意的問題及未來發展方向，對以信息化手段推進全面預算管理的實踐進行了初步探討。
　　【關鍵詞】 全面預算管理； ERP； 信息化
　　
　　一、全面預算管理與ERP的比較分析
　　全面預算管理是以企業經營目標為核心，通過對人力、物力和財力等資源的合理分配，結合管理會計核算，確保企業實現經營目標，并對經營目標的實施進行過程監控的一套系統的管理方法。它通過業務、資金、信息的整合，明確、適度的授權、分權，戰略驅動的業績評價等，實現資源合理配置、作業高度協同、戰略有效貫徹、經營持續改善、價值穩步增加的目標。
　?。ㄒ唬﹤鹘y全面預算管理的困境
　　在實踐中，作為一種有效的管理工具，目前全面預算管理已經被大多數企業所接受和實施。但是隨著社會的發展，企業內外部環境日益復雜多變，特別是大中型企業對管理精益化的要求越來越高，在缺乏信息化工具支持的情況下，傳統的全面預算管理在推行過程中不斷遇到工作量大、實施成本高、有效控制難等挑戰。主要集中在以下幾個方面：
　　一是實現手段存在一定的缺陷。傳統全面預算管理的手段主要是電子表格和財務管理軟件，這兩種管理手段雖然可以避免大量的手工運算，但是由于全面預算涉及的范圍廣泛、部門繁多、指標間邏輯關系復雜，因此實踐中很容易導致數據管理散亂，缺乏對業務、財務模型的支持。同時，電子表格信息和財務管理軟件也存在著信息難以集成與共享、不支持預算跟蹤、安全性差、協調性弱等缺點，難以有效協調各預算單位共同參與預算，企業中“信息孤島”的現象在不同程度上仍然存在，預算管理效率較低。
　　二是管理周期較長。全面預算管理多與企業績效相關，各職能部門在進行預算管理時，往往存在一定程度的本位主義，相互之間進行博弈，常會導致預算周期拉長，使得信息傳遞速度較慢，嚴重影響預算管理作用的發揮。
　　三是預算執行和實時控制難度更大。當經濟業務發生時，在缺乏信息化工具支持的情況下，傳統財務難以獲得實時動態數據，預算管理難以進行真正意義上的實時控制，預算差異的及時分析、調整措施的適當采取就受到限制。而事后層層匯總的實際數據只能是事后控制，至多可發揮“亡羊補牢”的作用，難以充分實現全面預算管理事先計劃和事中控制的思想。
　?。ǘ〦RP系統為全面預算管理的完善創造條件
　　傳統全面預算管理遭遇的困境促使企業對信息化技術給予越來越多的關注。如何融合、集成先進的理論、方法、工具來創新預算管理，成為實現高水平全面預算管理面臨的一個重要課題。而當今社會信息化技術的迅猛發展為此提供了可供選擇的途徑。最為突出的當屬ERP系統的引入和廣泛應用。
　　ERP（Enterprise Resource Planning），即企業資源計劃，是以市場和客戶為導向的，以實行企業內外資源優化配置、消除生產經營過程中一切無效的勞動和資源，實現資金流、物流和信息流，價值流和業務流的有機集成和提高客戶滿意度為目標，以計劃和控制為主線，以網絡和信息技術為平臺，集客戶、市場、銷售、采購、計劃、生產、財務、質量、服務、信息和業務流程重組等功能于一體，面向供應鏈管理的現代企業管理思想和方法。ERP系統就是利用這種思想開發的軟件。
　　ERP作為融合了現代企業管理思想、先進管理方法和現代信息處理技術的企業級一體化管理系統，其主要特點是擁有集中化的管理模式、精益化的管理方式和標準化的管理平臺。它通過應用信息技術把企業緊耦合類業務集成在一起，把資源信息、業務基礎數據和財務分析數據以統一的標準整合成實時、共享的信息平臺，為企業提供高效、自動、實時的管理。這為全面預算管理的完善、發展和應用創造了條件。
　　第一，ERP系統與全面預算管理體現了相同的核心理念。雖然兩者有一定的區別，前者側重于基礎數據管理，后者側重于目標管理。但是兩者的目的都在于優化企業資源配置，使之為企業創造價值，并逐步實現企業的戰略目標。
　　第二，ERP系統的推行優化了全面預算管理的實施環境。ERP系統以規范化、標準化的業務流程為前提，逐步實現業務流程的整合。流程變革必然對傳統生產方式、經營方式、管理方式構成實質性沖擊。一方面，各業務之間、業務的各環節之間、業務與財務之間相互協同與集成的程度更高，有利于克服傳統預算管理中的“信息孤島”現象，促進更加合理的預測、統籌安排企業資源，將資源的使用與相關活動結合起來以達到有效控制，保證預算目標實現。另一方面，倡導團隊合作和整體意識，帶來管理者思想觀念的變革，有利于克服傳統預算管理中的“本位主義”現象，優化了預算環境，有利于企業資源在各部門之間更加協調和科學的配置。
　　第三，ERP系統的功能實現為全面預算管理提供了技術支持。全面預算管理涉及企業各方面的數據和流程指標，而ERP系統能夠整合數據與業務信息，能提供全面預算管理所需要的大部分數據，其余的數據可通過擴展較容易地獲得。豐富的功能模塊相互耦合、強大的數據工具開發，有助于實現預算信息的及時傳遞與共享，以及預算執行的實時監控和修正，從而有利于全面預算管理職能作用的充分發揮。
　　
　　二、利用ERP系統強化全面預算管理的實踐重點
　　基于上述分析，下面結合A市供電公司近年來關于全面預算管理與ERP系統有機融合的實踐，對利用ERP系統強化全面預算管理的重點環節進行探討。
　　（一）預算編制與下達
　　雖然從理論上來講，可以借助ERP系統對數據的快速傳輸和處理能力以及能夠實現數據集成和共享這兩大特點，實現快速、準確地編制和調整預算。但是由于ERP存在不能直接提供全面預算所需要的各種政策性數據，且ERP的文本信息處理功能相對較弱等特點，考慮成本—效益原則以及企業各種內外部復雜因素影響，實踐中一般較少直接應用ERP系統實現預算編制。更多的是通過ERP系統的高度集成性，開發其他管控系統與ERP系統的接口，有效結合并發揮各系統的優勢功能。例如A市電力公司在ERP系統運行后，預算編制的各項功能仍在原有財務管控系統中使用，通過雙系統數據實時傳遞，達到對資金進行實時監控，并對預算消耗進行明細化管理的效果。
　　該階段利用ERP系統的重點在于預算下達的方式上。首先在預算編制時要細化預算內容，即根據不同業務類型，分類別編制損益預算、成本預算（項目類預算按照作業頻率、作業標準加以編制；非項目類預算根據定額規模、費用標準加以測算）、資本性支出預算、資產負債預算、專項預算，使預算具體細化到每一個作業項目和每一個費用項目上。然后，利用會計科目與預算科目體系的銜接對應，按照ERP運行規則，以費用歸集對象為基礎統一下達財務預算指標，即資本通過WBS、成本通過承諾項目，確定各自預算目標，從而為預算控制奠定基礎。
　?。ǘ╊A算控制與分析
　　在ERP系統下，財務人員能夠動態地收集業務信息、財務信息，能夠獲取實時動態的實際數據，并實時與全面預算管理系統的數據進行比較分析，即在期初預算下達的基礎上，平時做相關業務時，系統自動檢測相關預算是否超過，若超過則不能繼續向下做業務，從而實現預算的事前、事中控制。另一方面，ERP系統中預算信息與核算信息的集成，也便于在業務開展的同時實現實時控制和多角度動態預算分析。
　　
　　例如，A市供電公司即利用ERP系統中“基金管理”功能實現預算控制。其中最主要的功能包括承諾預算、支付預算及可用性檢查?！俺兄Z預算”是指在采購申請和采購訂單階段就要對其進行監控分析?！爸Ц额A算”是指財務在即將對外付款時候的一種控制方式，比如在發票階段進行控制。系統主數據中，“承諾項目”代表了收入和支出的種類；“基金中心”代表了管理基金的組織結構，可用以區分項目類的資本性預算與非項目類的資本與損益性預算；“基金”則是用于跟蹤資金的來源和使用的。通過基金中心與承諾項目的組合就能夠完成針對特定部門和特定費用類型的預算控制。在此基礎上，通過FM模塊的賬套管理，從采購申請、采購訂單、發票校驗、價格變更等關鍵環節，全程跟蹤資金使用情況，有效集成各模塊的業務數據，便于預算的監控管理及分析預測。
　　另外，ERP系統下有關數據可以從其他模塊獲得，如物料、資產管理等模塊的業務，能通過特殊的科目指定，自動地將有關數據傳送到成本核算模塊中，有時甚至不需要通過總分類賬模塊的記錄。記賬、算賬、報賬的會計核算職能逐步減輕，直接促使會計的預測、決策、控制和分析等管理職能大大加強。
　　
　　三、應注意的問題和發展方向
　　綜上所述，全面預算管理與ERP都必須以價值創造和公司戰略目標為主線，以提高公司核心競爭力為目的，既不斷調整，又有機結合，成為具有互相配合、協調、自我組織功能的新型管理模式。從實踐看，多數企業目前還僅是淺層次、初步地將全面預算管理與ERP進行了結合，在兩者有機融合的過程中還存在許多問題需要注意，許多方面還有待進一步提高與創新。
　?。ㄒ唬┎粩鄡灮到y接口與數據傳遞
　　一般的ERP系統均能提供開放性接口，可以將第三方軟件產品有效地集成到系統中來。與其他模塊的接口，主要包括財務模塊接口、營銷系統接口、物料管理接口、生產計劃接口和人力資源接口等。如果根據企業自身實際，不斷優化各接口的順暢銜接，提高數據傳遞質量，實現必要的多個功能模塊的有機集成，提高數據實時交換、流程無縫集成的程度，將會使ERP與全面預算管理的結合提升到新的水平。
　　（二）繼續深化預算控制與分析
　　多數企業目前在ERP系統中的預算控制與分析還處于初級階段。要充分發揮全面預算管理的作用，ERP系統功能還有巨大的利用空間。例如，通過預算模塊向核算模塊、業務模塊進行穿透查詢的功能。預算管理人員能實時查詢每個部門的項目申請內容、審批狀況、廠商報價等信息；能實時查詢到某一預算項目的實際支付金額、當前余額、實際用途、使用申請部門等信息；能及時對前端業務傳輸過來的數據、預制憑證進行審核確認等功能的充分實現，可以促使預算管理事前、事中控制更加及時、有效。
　　就預算分析而言，一方面要研究利用信息化技術，豐富預算分析手段，利用ERP強大的數據功能進行企業獲利能力、償債能力、發展能力、資產運用效率等多角度分析和預測；另一方面要研究在ERP系統中如何建立預算分析機制，通過及時的預算分析，對差異進行分解和細化，從數據上挖掘到差異的問題所在，并結合企業的全面經營分析，從經營角度尋找產生差異的根源，發揮預算輔助決策的職能作用。
　?。ㄈ┭由炫c預算評價考核的銜接
　　在多數企業的實踐中，預算評價的客觀有效與預算考核的嚴格執行長期以來都是預算管理的薄弱環節。ERP系統應用為預算評價考核的真正落實提供了可能。如果將預算模塊與績效系統進行有效銜接，通過預算執行情況分析，反映各部門的管理業績以及是否做到了資金的合理、有效使用，自動進行預算考評，從而促進各部門不斷提高管理效率，促進企業經營效益和管理水平的提升。
　　
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