煤炭行業(yè)檔案綜合管理必要性的思考

王鶴

[關(guān)鍵詞]檔案；綜合管理；信息服務(wù)

檔案是一門(mén)科學(xué)，是機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位和某些個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中形成并作為歷史記錄保存起來(lái)以備查考的文件材料（包括圖紙、音像等）。綜合看，所有檔案的定義中都具有三個(gè)要素：一是說(shuō)明檔案的來(lái)源——形成者；二是檔案具備查考和利用的經(jīng)濟(jì)價(jià)值；三是檔案的載體和形式的多樣性。

檔案的來(lái)源涉及各個(gè)部門(mén)：文書(shū)檔案來(lái)自黨、政、工、團(tuán)，科技檔案來(lái)源于設(shè)計(jì)、科研等部門(mén)，會(huì)計(jì)檔案由財(cái)務(wù)、供銷(xiāo)等部門(mén)提供。

檔案工作確切地說(shuō)是檔案管理工作，屬于國(guó)家科學(xué)文化事業(yè)的組成部分。檔案是一種獨(dú)立的專(zhuān)業(yè)。但是這種管理工作，不只是對(duì)現(xiàn)成物件的一種保管，而是有一套科學(xué)的管理系統(tǒng)和技術(shù)方法。比如，從檔案的收集、整理、價(jià)值的鑒定，提供利用和編研工作一直到保管和統(tǒng)計(jì)等。它是一門(mén)專(zhuān)業(yè)性很強(qiáng)的科學(xué)。由于檔案工作是一項(xiàng)具有管理性和科學(xué)性的工作，因此，要求從事這方面工作的人員必須具備一定的科學(xué)知識(shí)，煤炭行業(yè)檔案管理人員要不斷提高自身素質(zhì)：一是學(xué)習(xí)新形勢(shì)、新要求、新政策，練好基本功。二是學(xué)習(xí)和掌握檔案學(xué)的知識(shí)，具備檔案管理的理論與技能。三是學(xué)習(xí)和掌握有關(guān)歷史知識(shí)和部門(mén)專(zhuān)業(yè)知識(shí)，尤其要具備識(shí)別、研究與系統(tǒng)地管理的科學(xué)文化知識(shí)。四是學(xué)習(xí)和掌握檔案管理的現(xiàn)代化知識(shí)和技能以及適用于檔案管理的各種方法和管理手段所要求的基本知識(shí)。以求適應(yīng)對(duì)檔案工作的需要。

檔案工作具有很強(qiáng)的服務(wù)性，它的服務(wù)性是檔案工作賴(lài)以存在和發(fā)展的基本因素。當(dāng)前在我省煤炭體制改革過(guò)程中，這種服務(wù)性表現(xiàn)尤其明顯。不斷提高和完善檔案管理工作水平是因?yàn)闄n案工作的目的是為了更好地適應(yīng)社會(huì)各界的利用、查考要求，為社會(huì)各項(xiàng)工作準(zhǔn)備資料，當(dāng)好各項(xiàng)工作的參謀和助手。檔案工作能以其自身的特性為社會(huì)各界服好務(wù)，這是檔案工作的光榮職責(zé)，更說(shuō)明它是一項(xiàng)不可缺少的重要工作。明確了檔案工作的性質(zhì)和意義，我們才能認(rèn)識(shí)到檔案管理的必要，以我接觸到的機(jī)關(guān)檔案管理工作來(lái)說(shuō)，它是個(gè)綜合性的工作。尤其是綜合管理后，不僅服務(wù)面廣，而且對(duì)象多而雜，涉及各層工程技術(shù)人員和各級(jí)各類(lèi)行政人員。

作為向企業(yè)提供信息服務(wù)的檔案部門(mén)，企業(yè)經(jīng)營(yíng)機(jī)制的轉(zhuǎn)換無(wú)疑會(huì)引起檔案體制的重大變革。

我國(guó)以往的煤炭行業(yè)組織都是以主管局以行政領(lǐng)導(dǎo)方式形成，彼此缺乏體現(xiàn)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)內(nèi)在要求的利益關(guān)系，“小而全、大而全”，很難達(dá)到社會(huì)化所提出的分工的要求，建立大型企業(yè)集團(tuán)，促進(jìn)企業(yè)結(jié)構(gòu)調(diào)整，推進(jìn)生產(chǎn)諸要素合理流動(dòng)，形成群體優(yōu)勢(shì)和綜合功能，是目前煤炭行業(yè)政策的必然發(fā)展取向。

以煤炭龍頭產(chǎn)品為主導(dǎo)，以資產(chǎn)為聯(lián)系紐帶，以跨區(qū)域企業(yè)組合為組織形式的企業(yè)集團(tuán)這一新型經(jīng)濟(jì)組織形式的出現(xiàn)，使現(xiàn)行檔案體制在兩個(gè)方面表現(xiàn)出不相適應(yīng)。第一，多層次大規(guī)模橫跨區(qū)域企業(yè)集團(tuán)的運(yùn)作需要大型、高效的企業(yè)集團(tuán)檔案信息中心或企業(yè)檔案館，以便迅速、準(zhǔn)確地為企業(yè)經(jīng)營(yíng)決策服務(wù)。而目前企業(yè)檔案管理仍呈現(xiàn)分散性、部門(mén)性，很難滿(mǎn)足企業(yè)集團(tuán)跨行業(yè)多專(zhuān)業(yè)對(duì)檔案信息的需求。我省龍煤控股集團(tuán)的四個(gè)分公司分別分布四個(gè)城市；省煤管局是以檔案室的形式存在；省地煤（集團(tuán)）總公司及各權(quán)屬單位也是以檔案室形式存在。第二，多層次，跨區(qū)域的企業(yè)集團(tuán)受不同區(qū)域檔案行政管理部門(mén)的指導(dǎo)、檢查，其地方上要求的不一致性難以統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，難以實(shí)現(xiàn)檔案信息的合理流動(dòng)，形成群體優(yōu)勢(shì)。如雞煤集團(tuán)檔案館受雞西市檔案局業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)等。

適應(yīng)企業(yè)集團(tuán)化發(fā)展的檔案工作，就是要以解決上述矛盾為目的，加快改革，對(duì)大企業(yè)、貿(mào)工農(nóng)一體化企業(yè)及大型項(xiàng)目，要組建集團(tuán)性質(zhì)的檔案信息中心，并且進(jìn)行計(jì)算機(jī)聯(lián)網(wǎng)。這種跨區(qū)域、跨部門(mén)、多專(zhuān)業(yè)的新型企業(yè)集團(tuán)中心檔案館，承攬全集團(tuán)成員企業(yè)的檔案業(yè)務(wù)咨詢(xún)，各類(lèi)檔案信息資料的收集、整理、儲(chǔ)存、處理和提供利用，使各成員企業(yè)得到“檔案資源共享的權(quán)益”。視力量而行，還可承擔(dān)有關(guān)技術(shù)建設(shè)、經(jīng)營(yíng)項(xiàng)目的可行研究、技術(shù)業(yè)務(wù)咨詢(xún)和編《年鑒》的任務(wù)等，既統(tǒng)一管理集團(tuán)的檔案，創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，又具備一定的檔案行政管理職能，形成企業(yè)集團(tuán)的檔案管理中心和開(kāi)發(fā)利用中心，并據(jù)以改善檔案宏觀(guān)調(diào)控功能，更加有效地為企業(yè)決策服務(wù)，同時(shí)要求檔案行政管理部門(mén)加快檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)模化、統(tǒng)一化的步伐，使不同區(qū)域的檔案行政管理部門(mén)的業(yè)務(wù)要求更趨一致。使煤炭行檔案資源發(fā)揮更大的社會(huì)經(jīng)濟(jì)效益。□（編輯/劉佳）