研究生新生檔案管理中的主要問題及對(duì)策思考

李潤紅

(云南大學(xué) 研究生部，云南 昆明 650091)

隨著研究生連年大規(guī)模的擴(kuò)招，各培養(yǎng)單位研究生規(guī)模不斷增加，研究生檔案的數(shù)量也越來越多，加上各種原因，研究生檔案因休學(xué)退學(xué)等原因轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出更加頻繁，研究生檔案管理中也相應(yīng)出現(xiàn)了一些問題，亟待規(guī)范和改進(jìn)。本文僅就研究生錄取中的檔案調(diào)取及新生建檔立卷工作中的問題予以思索和探討，以期為做好后續(xù)的研究生檔案管理奠定良好的基礎(chǔ)。

一、現(xiàn)行的研究生新生檔案管理模式

按照教育部每年的招生工作進(jìn)程安排，一般要求全日制碩士研究生的復(fù)試時(shí)間在四月份，五月份上報(bào)擬錄取名單，同時(shí)調(diào)取擬錄取人員檔案、政審，六月上旬發(fā)放研究生錄取通知書，7月份各類畢業(yè)生離校，九月初新生入學(xué)報(bào)到。研究生報(bào)到入學(xué)后，除了常規(guī)的入學(xué)體檢等內(nèi)容之外，通過審閱檔案進(jìn)行政審也是新生入學(xué)資格復(fù)查的一項(xiàng)重要內(nèi)容。招生單位需要對(duì)新生檔案組織一次完整的閱檔，一方面檢查其重要檔案材料是否齊備，學(xué)歷、經(jīng)歷有無虛假、偽造，有無違法犯罪記錄，有無不符合錄取條件的情況等等。在入學(xué)三個(gè)月，各項(xiàng)復(fù)查通過之后，新生才能取得正式學(xué)籍。

二、研究生新生檔案管理中存在的主要問題

研究生的錄取與本科生的錄取有著截然不同的特點(diǎn)，其生源既有應(yīng)屆本科畢業(yè)生，也有往屆畢業(yè)的在職人員，其檔案來源不盡相同。從上述工作進(jìn)程可以看出，從招生單位調(diào)取檔案到新生入學(xué)報(bào)到之間有長達(dá)三四個(gè)月的時(shí)間，而此時(shí)又正是他們面臨本科畢業(yè)、選擇讀研或就業(yè)、辭職退職的重要關(guān)口，檔案去向都與此緊密相聯(lián)。當(dāng)前研究生招生錄取工作進(jìn)程規(guī)定的新生調(diào)檔時(shí)間顯然與客觀現(xiàn)實(shí)不相適應(yīng)，執(zhí)行中出現(xiàn)問題較多，給其畢業(yè)學(xué)校或原所在單位、以及考生本人或就業(yè)單位，包括錄取學(xué)校均帶來了極大的不便和影響，應(yīng)予以調(diào)整。

(一)應(yīng)屆生的檔案尚未形成，調(diào)取不到完整檔案

實(shí)際上，占擬錄取新生大部分的應(yīng)屆本科畢業(yè)生，因還未完成論文答辯，未到辦理畢業(yè)手續(xù)時(shí)間，相關(guān)表格、材料尚未填報(bào)，大學(xué)檔案中的畢業(yè)生登記表、成績表等重要材料尚未形成。其本科院校一般需到六、七月份才能完成其相關(guān)材料、表格的填報(bào)、審核，完成檔案的制作、整理工作，七八月份才能寄出。因此，此時(shí)所發(fā)調(diào)檔函往往不能如期調(diào)到考生檔案，即便有的學(xué)校出于遵守調(diào)檔函規(guī)定的時(shí)間要求而“按時(shí)”寄出檔案，但其所寄檔案一般也僅只有高中高考等材料，而無大學(xué)檔案的重要內(nèi)容部分，對(duì)于招生單位憑政審檔案確定是否錄取并無實(shí)際意義。

而其大學(xué)檔案或者由原學(xué)校在其畢業(yè)之后另行寄出，不僅增加了畢業(yè)、錄取學(xué)校的工作量，增加了不必要的環(huán)節(jié)、工作程序，也有的則未能繼續(xù)寄往招生單位，如果考生本人或錄取學(xué)校未能及時(shí)核實(shí)、追查，很容易造成檔案的下落不清、遺失，給學(xué)生本人造成難以彌補(bǔ)的損失[1]。

(二)往屆生不愿過早辭職、退職，調(diào)不出檔案

對(duì)于往屆生而言，雖然不存在類似問題，可以隨時(shí)調(diào)取其全部檔案，但是，部分考生由于需要面對(duì)因入學(xué)讀書而必須退職、辭職的選擇。新生入學(xué)時(shí)間一般需到九月份，有的考生所在單位往往要求職工在調(diào)出檔案的同時(shí)必須一并辦理辭職、退職手續(xù)。而考生本人出于經(jīng)濟(jì)問題等因素考慮，往往也希望在臨近入學(xué)報(bào)到前才辦理辭職、退職手續(xù)，所以同樣無法早早調(diào)出其檔案。

(三)新錄取研究生放棄入學(xué)、休退學(xué)情況增加，檔案轉(zhuǎn)遞頻繁

近年來持續(xù)的“考研熱”，除了與研究生招生規(guī)模的不斷擴(kuò)大有關(guān)，同時(shí)與目前普遍存在的大學(xué)生“就業(yè)難”的客觀現(xiàn)實(shí)也不無關(guān)系。現(xiàn)在的應(yīng)屆本科畢業(yè)生中，很大一部分人考研、讀研都是和就業(yè)問題相結(jié)合考慮的。在考研、讀研的同時(shí)，往往也是和尋找就業(yè)機(jī)會(huì)同時(shí)進(jìn)行，找到合適滿意的工作就先就業(yè)，找不到就先讀研，邊讀邊繼續(xù)尋找。

按目前的研究生錄取工作安排，每年從5月份開始調(diào)取檔案，到九月份新生入學(xué)，在這長達(dá)三四個(gè)月的時(shí)間里，又會(huì)有諸多不確定性因素的變化，而影響到考生檔案的最終去向。事實(shí)上，很多用人單位錄用人員名單的最終確定又往往是滯后于研究生的錄取和畢業(yè)生的離校時(shí)間的，在未能確定自己能被用人單位錄用之前，考生自然不愿放棄被錄取、讀研的機(jī)會(huì)。而一旦確定被中意的單位錄用，不少考生又會(huì)優(yōu)先考慮就業(yè)而放棄讀研。但其檔案卻已被招生學(xué)校先于用人單位調(diào)取，勢(shì)必給畢業(yè)、錄取學(xué)校、用人單位、考生本人都帶來更多的麻煩和不便，甚至由于過多的轉(zhuǎn)遞、交接環(huán)節(jié)，出現(xiàn)檔案的遺漏、丟失可能，給學(xué)生造成不應(yīng)有的損失[2]。

從近幾年的研究生入學(xué)報(bào)到情況看，因?yàn)檎业搅司蜆I(yè)崗位而自動(dòng)放棄入學(xué)資格，不來報(bào)到，或者剛來報(bào)到又立即申請(qǐng)休、退學(xué)、退檔的人數(shù)在逐年增多，且在新錄取的研究生中已占有相當(dāng)?shù)谋壤@一趨勢(shì)顯然需要引起相關(guān)管理部門的重視，與時(shí)俱進(jìn)，改革工作方法，采取相應(yīng)的措施完善管理，適應(yīng)客觀現(xiàn)實(shí)的發(fā)展需求。

三、解決研究生新生檔案管理中存在問題的主要對(duì)策

面對(duì)目前考研、就業(yè)趨勢(shì)變化中出現(xiàn)的新情況、新問題，如果繼續(xù)沿用與之已不相適應(yīng)的招生錄取工作程序調(diào)檔，不僅給相關(guān)部門及考生本人帶來更多不必要的麻煩和問題，不利于考生檔案的及時(shí)、準(zhǔn)確轉(zhuǎn)遞及完整、規(guī)范管理，也給招生單位正常的檔案管理、新生建檔立卷工作帶來影響和不便。因此，對(duì)研究生招生錄取的相關(guān)工作及新生檔案管理的改革已經(jīng)勢(shì)在必行。結(jié)合云南大學(xué)多年來研究生新生檔案工作的實(shí)踐，特提出以下改革完善的方法和措施。

(一)調(diào)整調(diào)檔時(shí)間

如前所述，新生檔案的調(diào)取時(shí)間應(yīng)該結(jié)合現(xiàn)實(shí)情況予以調(diào)整，將原來要求的五六月份調(diào)檔，改為七八月份寄送至招生單位，個(gè)別有特殊情況的考生可延遲至其報(bào)到入學(xué)時(shí)送達(dá)。這樣一來可以方便應(yīng)屆考生畢業(yè)學(xué)校在其大學(xué)期間的檔案材料制作整理完畢之后，將其所有檔案一次性地寄送招生單位，避免了分次寄送容易出現(xiàn)的混亂和遺漏情況。對(duì)于在職考取的往屆生，則可為其提供了較為寬松的時(shí)間去協(xié)調(diào)、處理有關(guān)辦理辭職、退職、調(diào)檔等事務(wù)，并可照顧到其希望晚些辦理辭、退職，多領(lǐng)取工資的經(jīng)濟(jì)需求。而對(duì)于部分有優(yōu)先就業(yè)后讀研考慮的考生，則可在其就業(yè)去向明朗的情況下，一次性將其檔案調(diào)往其就業(yè)單位，減少了畢業(yè)學(xué)校、招生單位、就業(yè)單位及本人的多方折騰、中轉(zhuǎn)和麻煩。

(二)做好建檔立卷工作

到了七八月份之后，招生單位的最終錄取學(xué)生名單已經(jīng)確定，相關(guān)數(shù)據(jù)信息基本完整，研究生管理系統(tǒng)也已基本調(diào)試、整理完成。招生單位應(yīng)立即抓緊對(duì)所接收到的新生檔案逐一登記，認(rèn)真檢查整理，做好建檔立卷工作[3]。對(duì)于新生檔案轉(zhuǎn)寄中較常出現(xiàn)的錯(cuò)誤和問題，比如證明考生主要學(xué)歷、經(jīng)歷的重要材料欠缺；張冠李戴，寄錯(cuò)檔案；檔案表面準(zhǔn)確、而其中檔案內(nèi)容卻非本人材料；或者部分材料非本人的檔案內(nèi)容等等，均要及時(shí)與考生原來所在的學(xué)校、單位進(jìn)行聯(lián)系，或是通知學(xué)生本人，讓其與原來的學(xué)校、單位聯(lián)系，敦促對(duì)方盡快將缺少、錯(cuò)誤的材料補(bǔ)寄、調(diào)換過來，以便及時(shí)處理糾正、補(bǔ)齊檔案，避免時(shí)間拖延過久，對(duì)學(xué)生造成不利影響。

(三)調(diào)整錄取資格審查時(shí)間

既然出于各種原因，五六月份基本無法調(diào)取到全部擬錄取人員的完整檔案，所謂的憑政審確定是否錄取并無實(shí)際意義和可操作性，不如直接取消這一徒有其名的對(duì)擬錄取人員政審環(huán)節(jié)，將其與新生入學(xué)后的資格審查、閱檔工作合并進(jìn)行。除了常規(guī)的入學(xué)體檢等內(nèi)容之外，通過審閱檔案進(jìn)行政審也是新生入學(xué)資格復(fù)查的一項(xiàng)重要內(nèi)容。到了十月份，除了定向、委托培養(yǎng)研究生的檔案需由其定向、委培單位保管的以外，新生檔案基本到達(dá)，初步的登記檢查、建檔立卷工作也已經(jīng)完成。此時(shí)，招生單位再統(tǒng)一對(duì)新生檔案組織一次完整的閱檔，政審工作，以審核其重要檔案材料是否齊備，學(xué)歷、經(jīng)歷有無虛假、偽造，有無違法犯罪記錄，有無不符合錄取條件的情況等等。在入學(xué)三個(gè)月，各項(xiàng)復(fù)查通過之后，新生即可取得正式學(xué)籍。

(四)完善研究生檔案的常規(guī)管理工作

新生檔案管理是研究生檔案管理的第一步，做好新生檔案的調(diào)取、建檔立卷、閱檔審核工作，研究生檔案的管理才能開始轉(zhuǎn)入正常有序的常規(guī)化管理階段。在做好日常管理，為相關(guān)部門查閱、使用研究生檔案提供便捷、高效服務(wù)[4]的同時(shí)，做好在讀研究生階段新增檔案材料內(nèi)容的收集、整理、歸檔工作，為其畢業(yè)、授予學(xué)位后的人事檔案及學(xué)籍、學(xué)位檔案的分別寄送、歸檔保管做好準(zhǔn)備。

通過改革、完善，將使得研究生的招生錄取、新生檔案的調(diào)取、轉(zhuǎn)接各環(huán)節(jié)的銜接更加流暢，既方便考生本人和其所在學(xué)校、單位，保證了考生檔案的完整和及時(shí)準(zhǔn)確轉(zhuǎn)寄，也使得招生單位的新生檔案管理更加準(zhǔn)確、完善、高效、迅捷。做好新生檔案的轉(zhuǎn)接和建檔立卷工作，將從源頭上為完善研究生的檔案管理提供保障，創(chuàng)造條件，使得后續(xù)的研究生檔案管理工作有了一個(gè)良好的起步和開端，為實(shí)現(xiàn)研究生檔案的電子化管理[5]，極大地提高研究生檔案管理的工作效率和質(zhì)量打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

[參考文獻(xiàn)]

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[3]郭小青，高校研究生學(xué)籍檔案管理工作及探討[J].內(nèi)蒙古師范大學(xué)學(xué)報(bào)：哲學(xué)社會(huì)科學(xué)版，2006，35(6)：295-296.

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