中小企業ERP實施的誤區及對策

潘孝霄

ERP的英文全名是Enterprise Resource Planning，中文一般稱為企業資源計劃系統，是指建立在信息技術基礎上，以系統化的管理思想，為企業決策層及員工提供決策運行手段的管理平臺。ERP系統集中信息技術與先進的管理思想于一身，通過軟件把企業的人、財、物、產、供、銷及相應的物流、信息流、資金流、管理流等緊密地集成，實現資源優化和共享，成為現代企業的管理模式，反映時代對企業合理調配資源，最大化地創造社會財富的要求，成為企業在信息時代生存、發展的基石。

隨著ERP產品線的日益豐富，普及率越來越廣，產品價格也有很大的降低，因此企業的接受程度也越來越高。特別的很多中小企業，在企業發展的過程中面臨數據準確性差、收集速度慢、信息化不共享等問題，有強烈的需求意識。但很多企業因為對ERP的理解不深入，在ERP產品的選擇和實施中存在一些誤區，導致實施效果不明顯，具體說明如下：

誤區一：軟件選型不切合實際，貪多求全。

大多數企業上ERP的重要原因是企業在發展過程中存在很難解決的問題，希望借助ERP的實施，一攬子解決問題，因此在ERP選型時報有很美好的設想，期望ERP系統能深入企業管理的各方面，通過理順企業流程、固化流程等操作，把暴露的問題都解決掉。但企業的決策者卻忽略了一個重要問題，軟件是人為操作的，中小企業一個最大的特點就是管理思路不固定，生產流程、管理流程等多變，而ERP系統是一個相對固化的系統，頻繁的修訂軟件流程以適應管理流程會帶來很多弊病。單純靠軟件去推動企業流程是幾乎不可能的。而且很多中小企業人員素質不高，對軟件思想的接受程度很容易被領導層忽視。

因此，企業應該立足于現實選擇相應的ERP產品，在充分考慮企業自身的管理水平、人員素質等情況的前提下，選擇適合企業的產品。在企業基礎比較差時，盡量分步實施，先實施部分流程，爭取在實施和部分運行時對人員的思想和操作等各方面進行培訓，確保實施的有序進行。在分步實施的前提下，逐漸充實細節，由粗到細，循序漸進。另外，在實施ERP之前，應仔細梳理企業流程，對重要流程進行固化，以免因企業流程頻繁改變對ERP實施帶來不利影響。

誤區二：培訓宣傳不到位，思想上不夠重視。

一般來說，企業領導人是改革的倡導者，是ERP的主要推動者，對ERP的實施抱有很大期望，也有足夠的重視，但能否真正的把這種思想傳達到第一位員工，引起他們的足夠重視，這是決定ERP實施成功的重要保證。員工對于如何應用ERP系統來解決企業的問題缺乏全面和深入的了解。不了解如何維護系統，也不了解如何衡量系統的運行情況。企業ERP的操作人員大多是第一次接觸ERP產品，對ERP的功能、職責權限、角色定位等都很陌生，很多操作人員一開始就被調研、培訓，根本一頭霧水，根本沒有把企業實現與軟件思路進行的結合。不知道自己應該在操作中發揮什么作用，只是機械的根據培訓人員的要求操作業務，這種知其然不知所以然的作法導致操作人員只會操作培訓相關的業務，對新發生的業務沒有自己的判斷，出現錯誤在所難免。

企業領導人要充分認識到ERP實施是一把手工程，是一項企業的管理革命，從思想、制度、權力等各方面對ERP實施人員給予支持，不要認為這僅是IT部門的事，把支持僅停留在口頭上，基本上不親自過問，更談不上參與。企業各級領導要充分重視思想因素的影響，統一思想認識，特別要加強實施初期ERP管理思想的培訓，讓員工明白ERP是什么，能干什么，實施ERP能給企業和員工帶來哪些益處，從而讓員工從心理上接受并愿意實施ERP系統。ERP系統最終用戶的態度是實施過程中很重要的因素，他們的積極性和主動性如何直接影響ERP系統運行的效果，實施過程中應通過開展定期和不定期的培訓、會議等方式把ERP的思想傳達到位，通過制訂切實可行的計劃，并傳達全員，利用強勢的考核方式，確保ERP的實施有序的進行。培訓過程中注意全員、全面的培訓，放棄頭痛醫頭，腳痛醫腳的思想，盡量讓全員都理解相關操作人員的職責權限、操作方法及意義等，以加深對ERP產品的認識，增強自己的判斷能力，減少錯誤的發生。

誤區三：調研不夠深入。

成熟的ERP產品都有自己的流程與模塊，但這些模塊與流程是根據大多數企業的通用情況進行設置的，沒有考慮行業及本企業的具體情況，如果全部按標準流程走的話會帶來很多使用不便，包括流程不合理、運轉不流暢、控制不到位，甚至管理數據的缺失。使ERP實施的結果只是把一個大眾化的軟件套在了每一個企業身上，千人一面，使企業失去了自己的特點，很難發揮作用。

要充分重視調研的作用，ERP實施的過程就是量體裁衣的過程，ERP的重要特點就是能根據各個企業的具體情況有針對性的加以融合，開發出適合企業特點的管理系統。而調研就是量體的過程，要根據企業所處行業的特點和企業長期形成的獨有模式，結合ERP軟件的特點，固化、融合到一起，形成本企業特有的管理系統，以發揮軟件的最大功能。

誤區四：缺乏長遠規劃和前瞻性設置。

這是企業很容易忽略的因素，企業一般實施ERP系統的針對性很強，主要根據企業目前存在的問題，提出解決方案，而較少考慮企業長期的發展問題。相應的，中小企業的無論在業務增長還是行業擴充等方面，發展速度都很快，ERP實施過程中沒有考慮企業的發展問題，包括業務擴展、流程改造、物料編碼擴充等各方面沒有留出足夠的升級空間，結果很快就出現鞋小腳大的問題，無法適應企業的發展，最終導致剛上線不久就重新修正，甚至二次實施。

企業在選擇ERP產品之前就充分評估自身的業務擴展能力，結合企業中長期規劃，選擇適合企業的ERP產品，并且在實施過程中充分考慮管理和業務的彈性，留出足夠的升級空間。而且要充分考慮與上下游廠商的信息銜接問題，包括開發或預留與上下游廠商的訂單操作、查詢、對賬等功能模塊，最大限度的減少操作人員的工作量。建立各項信息的預警機制，將人為疏忽或失誤造成的損失降低到最低。

誤區五：實施過程控制不力。

ERP系統的實施是一個非常龐大而且復雜的管理工程，它會涉及到企業管理等各個方面，實施過程的控制千頭百緒，其中任何一方面出現問題，都會導致企業ERP實施過程不順暢，甚至出現實施范圍變更、項目延期等情況。在實施過程中，一方面要協調各部門人員討論、優化流程設置，增加的工作量大。另一方面，由于實施周期長，突發問題多，軟件提供商和企業雙方都做得非常辛苦。導致矛盾沖突很容易出現，處理不好的話，很容易影響項目進度。

因此在實施時一定要慎重的選擇項目管理人員。不僅需要項目管理人員對企業情況和ERP項目有深入了解，還需要項目人員有很強的協調與組織能力，能及時解決突發問題。這樣，才能保證項目的正常進行。在雙方出現分歧時，尤其是出現矛盾時，一定要本著把系統實施好，為企業謀利的共同目標，將矛盾化解，而不能意氣用事，將矛盾激化。

誤區六：編碼不夠科學。

企業中的各類數據可以概括地分為相對靜態數據和動態數據，對于要錄入計算機進行管理的每個數據都要進行分類和編碼，一是為了計算機作為索引識別，二是為企業分類統計提供依據，而且方便目視識別。編碼是否合理很重要，有不少用戶因為對編碼的意義不明確而導致出現嚴重問題。例如，出現碼位長度不夠或分類碼位數不夠，無法按規定的編碼原則進行后續編碼工作；物料編碼混亂，無法按類別進行信息匯總分析；物料名稱不規范，導致物料使用和統計的錯誤等等。

一套好的編碼體系要結合企業的行業特點和實際情況及今后的發展來制訂。例如，機械制造行業的企業可以參考國家CIMS分類編碼標準體系，有選擇地對信息加以分類編碼，以便今后與CAD、PDM等系統相集成。對于企業規模較小的用戶，有些信息本身并不復雜，因此建議這類信息不必進行編碼，而以其自然形式表示。

誤區七：企業自身需求不明確。

一般來說，中小企業的發展速度都很快，對信息質量、速度等的需求也越來越高，但與之對應的管理模式或手段卻沒有與之同步，導致信息管理手段的落后成為阻礙企業前進的包袱。因此，從這方面來說，企業有很強烈的需求想借助好的工具改變管理落后的局面。但企業的需求如何落實到管理工具中并最終達到目標是企業應該好好思考的問題，一方面企業要從各方面和角度梳理企業面臨的問題，另一方面，了解軟件系統的思路，在實施過程中經常會有企業管理人員很不解地問，為什么我們以前用手工都能實現的東西，在軟件里就是實現不了，難道軟件竟然不如手工方便？其實此類問題大多是因為對軟件實現方法的不了解所致，老是以老的思維方式考慮問題。很多企業因為對信息化軟件的不了解，對企業管理與ERP系統的對接很迷茫，根本提不出自己的需求，大多的應對方案是讓ERP實施人員展示一下系統內置的功能，然后判定此功能是否為企業所需，做功能縮減后要求實施人員把軟件功能套到企業上就行，根本沒有自己的管理思想，這是個很多企業很容易出現但又易被忽視的大問題。

企業在ERP選型及實施過程中首先要明確的就是自身的需求，并且對ERP等管理軟件的思想有比較深入的了解，做到知已知彼。這就要求企業方在選擇企業方的ERP負責人方面要多下功夫，不但要很熟悉企業的管理思路及各項流程、信息，還應該對ERP軟件有很好的理解，有自己的意見。只有這樣，才能在實施過程中應有企業方自己判斷，對關鍵的流程和管理思路能提出自己的見解，而不是任由ERP實施人員安全主導軟件全過程。

一般來說，企業對ERP系統的作用和重要性認識的比較到位，但對ERP系統的功能缺少更深入的了解，所以在實施及應用過程中存在很多不足，不能很好的發揮ERP系統在收集、管理信息方面的優勢，希望本文能讓ERP系統的使用者能少走一些彎路，使ERP系統能發揮更大的作用。

（作者單位：青島利達建筑設施有限公司）