關(guān)于企業(yè)辦公室工作規(guī)范化管理問題的思考

張永先

辦公室是企業(yè)的綜合性管理部門，起著參謀、助手、協(xié)調(diào)和窗口的作用，同時(shí)也還有企業(yè)自身的特點(diǎn)，即承擔(dān)一定的管理職能，因而辦公室在規(guī)范企業(yè)管理中應(yīng)能夠發(fā)揮自身的作用。

正確認(rèn)識(shí)企業(yè)辦公室工作管理規(guī)范化的重要性。

管理的規(guī)范化是科學(xué)管理的前提和基礎(chǔ)， 沒有管理的規(guī)范化， 就談不上管理的科學(xué)化。沒有規(guī)范化管理，辦公室就難以統(tǒng)一目標(biāo)、統(tǒng)一行動(dòng)、縱橫協(xié)調(diào)、健康發(fā)展，辦公室就會(huì)陷入無(wú)序性、隨意性的混亂局面。可以說，沒有規(guī)范化管理作基礎(chǔ)的企業(yè)，就好像沙灘上建大樓。實(shí)踐證明，辦公室工作規(guī)范化對(duì)辦公室管理工作具有舉足輕重的意義。

一、規(guī)范化管理有助于促進(jìn)企業(yè)辦公室內(nèi)部的分工與協(xié)作。由于企業(yè)辦公室需要高度的分工與協(xié)作，各個(gè)部門、崗位和人員在每一項(xiàng)具體工作中的職責(zé)、權(quán)限以及相互關(guān)系，依靠健全完善的制度來有效的分工與協(xié)作。通過制度化的方式實(shí)現(xiàn)科學(xué)而有效的分工協(xié)作，形成合力，從而高效地完成辦公室的各項(xiàng)任務(wù)。

二、規(guī)范化管理有助于提高企業(yè)辦公室的工作效率。通過規(guī)范化管理，可以將辦公室各項(xiàng)職責(zé)加以科學(xué)地組合，建立崗位責(zé)任制，既相對(duì)分工，又團(tuán)結(jié)協(xié)作，對(duì)日常事務(wù)的處理區(qū)分輕重緩急，做到先后有序有條不紊，有效地避免推諉扯皮和撞車現(xiàn)象， 而且由于辦公室的工作涉及方方面面，和職能部門的協(xié)作、交流較多，因而可以帶動(dòng)企業(yè)各管理部門的規(guī)范化進(jìn)程，促進(jìn)整體管理水平的提高。

三、規(guī)范化管理有有助于保證辦公室工作有序開展。辦公室在建立健全管理制度的同時(shí)，把總體目標(biāo)層層細(xì)化、分解，理清各項(xiàng)事務(wù)流程，明確權(quán)利和責(zé)任，把辦公室的各項(xiàng)事務(wù)，明確由誰(shuí)負(fù)責(zé)、誰(shuí)承辦，何時(shí)辦畢等都按流程辦事，使辦公室的各項(xiàng)管理活動(dòng)按照一定的秩序有準(zhǔn)備、有步驟、有條不紊、循序漸進(jìn)地進(jìn)行，促進(jìn)和實(shí)現(xiàn)辦公室管理的正常化。是推動(dòng)辦公室工作有序開展的保證。

四、規(guī)范化管理有助于提高企業(yè)辦公室工作人員的綜合素質(zhì)。顯而易見，一個(gè)管理混亂雜亂無(wú)章的辦公室是很難培養(yǎng)鍛煉出優(yōu)秀人才的。通過規(guī)范化管理可以通盤考慮辦公室人員結(jié)構(gòu)素質(zhì)要求和人員培訓(xùn)提高的措施， 工作實(shí)績(jī)的考核評(píng)估等， 有助于培養(yǎng)人才。

客觀分析企業(yè)辦公室工作管理規(guī)范化存在的問題

應(yīng)當(dāng)看到，企業(yè)辦公室規(guī)范化管理近些年來取得了不少進(jìn)展，特別是公文處理、會(huì)議管理等日常事務(wù)的規(guī)范化程度較高，但是，從總體上講，辦公室規(guī)范化管理中仍然存在不少問題。突出表現(xiàn)在：一是管理規(guī)范沒有與時(shí)俱進(jìn)。雖然大多企業(yè)辦公室都建有各種制度，但現(xiàn)實(shí)很多辦公室管理制度并沒有隨著當(dāng)前工作的運(yùn)行而變化，相應(yīng)修改制定和完善規(guī)章制度，因此現(xiàn)有制度陳舊，沒有適應(yīng)當(dāng)前形勢(shì)發(fā)展的需要。二是規(guī)范化管理的意識(shí)不強(qiáng)，經(jīng)驗(yàn)式粗放式管理方式仍然存在。具體表現(xiàn)在辦公室人員職責(zé)不清，素質(zhì)結(jié)構(gòu)不盡合理，被動(dòng)應(yīng)付事務(wù)多、主動(dòng)服務(wù)少，辦事多參謀少憑經(jīng)驗(yàn)辦事多，缺少對(duì)職責(zé)人員等進(jìn)行科學(xué)合理的配置等等，從而從主觀上影響了辦公室的規(guī)范化管理進(jìn)。三是有章難循有章不依。有些辦公室雖然制作一套所謂的規(guī)章制度，鎖在柜子里，掛在墻上，用在“經(jīng)驗(yàn)交流”中，實(shí)際工作中仍然我行我素，另成一套。有些辦公室雖然制度訂了不少，但主觀上規(guī)范化管理的意識(shí)不強(qiáng)，因而在執(zhí)行中便大打折扣，實(shí)際上依然形同虛設(shè)。

企業(yè)辦公室工作規(guī)范化的原則

一、制度管理的原則。辦公室工作千頭萬(wàn)緒，如果沒有健全的規(guī)章制度，很容易在忙亂中出差錯(cuò)，出現(xiàn)相互推委、扯皮等現(xiàn)象。辦公室工作越來越規(guī)范化，就越來越依靠制度來進(jìn)行管理。按照法約爾的理論，制度由以下管理原則組成：一勞動(dòng)分工，分工越細(xì)，銜接就應(yīng)當(dāng)越緊密；二權(quán)力與責(zé)任，權(quán)力越大，責(zé)任就越明確具體；三紀(jì)律可以維持協(xié)調(diào)和統(tǒng)一；四統(tǒng)一指揮和領(lǐng)導(dǎo)，要保持管理思想的統(tǒng)一性；五個(gè)人利益服從集體利益原則；六秩序，它保證每一項(xiàng)管理活動(dòng)都在應(yīng)有的位置上運(yùn)行；七人員的穩(wěn)定和團(tuán)結(jié)，有利于管理活動(dòng)的協(xié)調(diào)運(yùn)轉(zhuǎn)；八首創(chuàng)精神，他是辦公室工作充滿活力的前提。因此要建立健全工作的各項(xiàng)制度，用制度來管人，做到事事有人管，件件有落實(shí)，從而提高工作的效率和質(zhì)量。辦公室主要規(guī)章制度有：崗位責(zé)任制、公文處理辦法、會(huì)議制度、接待制度、后勤管理制度等。

二、以人為本的原則。以人為本的思想貫穿到規(guī)范化管理的各個(gè)方面，在管理中注意研究人的內(nèi)在要求和行為規(guī)律，通過有效激勵(lì)和約束，最大限度地發(fā)揮員工的積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性，實(shí)現(xiàn)工作效率的最大化。

三、過程控制的原則。對(duì)每一項(xiàng)工作職責(zé)和任務(wù)，明確工作鏈，繪制流程圖，搞好過程控制，推進(jìn)每個(gè)工作環(huán)節(jié)的規(guī)范化，確保實(shí)現(xiàn)辦公室整體規(guī)范化管理目標(biāo)。

四、方便考核的原則。工作目標(biāo)量化和具體化，對(duì)難以量化的目標(biāo)任務(wù)，根據(jù)情況認(rèn)定邊界考核條件，減少不確定因素在考核中的影響。

五、追求效能的原則。在實(shí)施辦公室規(guī)范化的過程中，要克服僵化和形式主義傾向。管理工作無(wú)小事，以提高工作效率為核心，不斷創(chuàng)新和探索，努力鉆研管理的新方法，探求管理的新思路。革除一切阻礙和影響工作的因素，不斷完善工作運(yùn)行機(jī)制，促進(jìn)工作上水平。

對(duì)加強(qiáng)企業(yè)辦公室工作管理規(guī)范化建設(shè)的若干建議

一、制定各種制度，使管理規(guī)范化。一要建立完善各種工作制度。著力建立完善每項(xiàng)工作、每個(gè)環(huán)節(jié)、每個(gè)崗位的制度和辦文、辦事、辦會(huì)、決策、督查、考勤、管理、保密、接待等一整套科學(xué)規(guī)范的工作制度，制定細(xì)致嚴(yán)明的標(biāo)準(zhǔn)和程序，對(duì)各個(gè)崗位和人員提出具體要求，使工作開展有章可循、有規(guī)可依。二要建立完善監(jiān)督制度。建立完善上級(jí)文件、會(huì)議精神、重大決策和領(lǐng)導(dǎo)批示指示貫徹落實(shí)的監(jiān)督制度，確保上級(jí)精神和領(lǐng)導(dǎo)決策不折不扣地貫徹執(zhí)行。三要建立完善考核制度。堅(jiān)持量化考核和定性考核相結(jié)合，著力制定一套科學(xué)合理的考核制度、標(biāo)準(zhǔn)和方法，形成科學(xué)的評(píng)價(jià)體系。對(duì)能夠量化考核的盡量量化考核；對(duì)不宜量化考核的，制定規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，定性考核。四要建立完善獎(jiǎng)懲制度。堅(jiān)持把監(jiān)督和考核的結(jié)果作為獎(jiǎng)懲的依據(jù)，真正做到獎(jiǎng)優(yōu)罰劣，使每一項(xiàng)工作都有布置、有檢查、有考核、有獎(jiǎng)懲。

二、規(guī)范工作流程。要加強(qiáng)辦公室的規(guī)范化管理，按照精簡(jiǎn)程序、清理環(huán)節(jié)、明確標(biāo)準(zhǔn)的要求，規(guī)范辦公室各項(xiàng)工作流程。要制定辦公室各項(xiàng)工作的標(biāo)準(zhǔn)、程序和要求，對(duì)各個(gè)崗位做什么、怎么做、程度如何進(jìn)行明確規(guī)定，促進(jìn)工作程序化、規(guī)范化。

三、狠抓制度落實(shí)。光有制度，沒有執(zhí)行，猶如“一紙空文”。制度能否產(chǎn)生成效，產(chǎn)生多大成效，關(guān)鍵要看抓落實(shí)的程度和力度。企業(yè)辦公室要牢固樹立抓落實(shí)的意識(shí)、抓制度落實(shí)的意識(shí)，切實(shí)落實(shí)機(jī)構(gòu)、人員，以“踏實(shí)有印、抓鐵留痕”的力度，狠抓各項(xiàng)制度的落實(shí)，推進(jìn)辦公室管理的規(guī)范化，促進(jìn)辦公室工作效能和服務(wù)水平的提升。

四、加強(qiáng)學(xué)習(xí)。以企業(yè)創(chuàng)建學(xué)習(xí)型活動(dòng)為契機(jī)，把建設(shè)學(xué)習(xí)型企業(yè)與提升辦公室工作規(guī)范與服務(wù)水平結(jié)合起來，不斷更新學(xué)習(xí)理念、創(chuàng)新學(xué)習(xí)形式、豐富學(xué)習(xí)內(nèi)容，促進(jìn)辦公室工作人員的綜合素質(zhì)和服務(wù)水平得到全面提升。

五、在規(guī)范中求創(chuàng)新。完善的制度和規(guī)范是我們辦事的準(zhǔn)則，但在制度約束的過程中，要注意工作的藝術(shù)性，把原則性與靈活性結(jié)合起來，既要講制度，也要講情理。違反制度會(huì)出差錯(cuò)，拘泥制度有時(shí)會(huì)誤事。老制度要適應(yīng)新情況。

六、實(shí)施現(xiàn)代化辦公管理手段。新形勢(shì)下，辦公室工作規(guī)范化，務(wù)必保證辦公手段現(xiàn)代化。充分利用互聯(lián)網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)、企業(yè)內(nèi)部的局域網(wǎng)的功能，發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)的作用，用于辦公室工作。實(shí)現(xiàn)了公文處理電腦化，將公文工作置于局域網(wǎng)和廣域網(wǎng)之中，通過發(fā)文審批、電子郵件，實(shí)現(xiàn)公文處理的電腦化。實(shí)現(xiàn)了檔案管理的現(xiàn)代化，運(yùn)用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，管理、開發(fā)和運(yùn)用檔案資源，保證檔案的完整無(wú)缺，提高檔案的利用效果。要加強(qiáng)辦公室自動(dòng)化和信息化建設(shè)，積極使用先進(jìn)的辦公設(shè)備和管理軟件（系統(tǒng)）辦公，切實(shí)提高工作的效率。

總之，在企業(yè)管理過程中，要重視辦公室規(guī)范化管理工作，正確分析辦公室在管理規(guī)范化方面存在的問題。同時(shí)，要針對(duì)問題制定加強(qiáng)企業(yè)辦公室管理規(guī)范化的若干對(duì)策。只有這樣做，才能做好企業(yè)辦公室規(guī)范化管理工作，不斷提高辦公室管理水平和服務(wù)質(zhì)量，從而為企業(yè)改革與發(fā)展提供基礎(chǔ)性保證。

（作者單位：福建三鋼（集團(tuán)）三明化工有限責(zé)任公司）