淺議excel函數vlookup、if在編制會計表格中的應用

王建敏

（臨沂大學 費縣分校，山東 臨沂 273400）

淺議excel函數vlookup、if在編制會計表格中的應用

王建敏

（臨沂大學 費縣分校，山東 臨沂 273400）

Excel作為功能強大的電子表格應用軟件，廣泛應用到各個領域.公式與函數是其核心，本文介紹了vlookup、if函數的語法規則、使用范圍、注意事項，舉例說明vlookup、if函數在會計表格中的應用.

vlookup函數；if函數；語法；使用

隨著計算機應用技術的廣泛應用，在會計數據信息領域提高了工作效率.以往都要花費大量的精力手工制作工資獎金表、各類銷售表、成本表等.自從計算機技術應用于會計工作之后，改用Excel（電子表格）來替代傳統的手工計算，大大地提高了工作效率.現以用Excel2003中的vlookup、IF函數為例，將其操作過程做簡單介紹.

1 vlookup（）函數

1.1 語法規則

該函數的語法規則如下：

VLOOKUP（lookup_value，table_array，col_index_num,range_lookup)

表1

參數具體說明：

（1）Lookup_value參數說明：

Lookup_value為需要在數據表第一列中進行查找的數值.Lookup_value 可以為數值、引用或文本字符串.

（2）Table_array參數說明：

Table_array為需要在其中查找數據的數據表.使用對區域或區域名稱的引用.

（3）col_index_num參數說明：

col_index_num為table_array 中待返回的匹配值的列序號.col_index_num為1時，返回table_array 第一列的數值，col_index_num為 2時，返回table_array第二列的數值，以此類推.如果col_index_num小于1，函數VLOOKUP返回錯誤值#VALUE!；如果col_index_num大于table_array的列數，函數VLOOKUP 返回錯誤值#REF!.

（4）range_lookup參數說明

Range_lookup為一邏輯值，指明函數VLOOKUP查找時是精確匹配，還是近似匹配.如果為TRUE或省略，則返回近似匹配值.也就是說，如果找不到精確匹配值，則返回小于lookup_value的最大數值.如果lookup_value為FALSE，函數VLOOKUP將查找精確匹配值，如果找不到，則返回錯誤值#N/A.

1.2 適用范圍和使用舉例

一般來說，VLOOKUP函數適用在于數據信息條比較多的表格中取數應用.財務部門通常在編制各類表格的時候常用.下面以“產品銷售表”舉例說明VLOOKUP函數的使用方法.

假設在Sheet1中存放小麥、水稻、玉米、花生等若干農產品的銷售單價：

表2 sheet1（產品銷售單價表）

sheet2為銷售清單，每次填寫的清單內容不盡相同：要求在Sheet2中輸入農產品名稱、數量后，根據Sheet1的數據，自動生成單價和銷售額.設表3為 Sheet2：

表3

在D2單元格里輸入公式：=C2*B2；

在C2單元格里輸入公式：

=VLOOKUP（A2，Sheet1!A2:B100，2，FALSE）.

如用語言來表述，就是：在Sheet1表A2:B100區域的第一列查找Sheet2表單元格A2的值，查到后，返回這一行第2列的值.

這樣，當Sheet2表A2單元格里輸入的名稱改變后，C2里的單價就會自動跟著變化.當然，如Sheet1中的單價值發生變化，Sheet2中相應的數值也會跟著變化.其他單元格的公式，可采用填充的辦法寫入.

1.3 vlookup函數使用注意事項

通過上述舉例，相信大家都可以使用，在使用過程中，需要關注一下幾個細節問題

（1）VLOOKUP函數的完整語法中的括號里有四個參數，這些參數都是必需的.最后一個參數range_lookup是個邏輯值，我們常常輸入一個0字，或者False；其實也可以輸入一個1字，或者true.兩者的區別是：前者表示的是完整尋找，找不到就傳回錯誤值#N/A；后者先是找一模一樣的，找不到再去找很接近的值，還找不到也只好傳回錯誤值#N/A.

（2）Lookup_value是一個很重要的參數，它可以是數值、文字字符串、或參照地址.我們常常用的是參照地址.用這個參數時，有三點要特別提醒：

A）參照地址的單元格格式類別與去搜尋的單元格格式的類別要一致，否則的話有時明明看到有資料，就是取不過來.特別是當參照地址的值是數字時，最為明顯，若搜尋的單元格格式類別為文字，雖然看起來都是123，但是就是取不出東西來的.

B）第二點提醒的，我們在使用參照地址時，有時需要將lookup_value的值固定在一個格子內，而又要使用下拉方式（或復制）將函數添加到新的單元格中去，這里就要用到“$”這個符號了，這是一個起固定作用的符號.比如說我始終想以D5格式來取數據，則可以把D5弄成這樣：$D$5，則不論你如何下拉、復制，函數始終都會以D5的值來取數據.

C)用“&”連接若干個單元格的內容作為查找的參數.在查找的數據有類似的情況下可以做到事半功倍.

（3）Table_array是搜尋的范圍，col_index_num是范圍內的欄數.Col_index_num不能小于1，其實等于1也沒有什么實際用的.如果出現一個這樣的錯誤的值#REF!，則可能是col_index_num的值超過范圍的總字段數.

2 IF（）函數

2.1 語法規則

if函數含義是執行真假值判斷，根據邏輯計算的真假值，返回不同結果.即判斷一個條件是否滿足，如果滿足返回一個值，如果不滿足則返回另外一個值.可以使用函數IF對數值和公式進行條件檢測.

IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)

表4

參數說明：

（1）Logical_test表示計算結果為 TRUE或FALSE的任意值或表達式，也就是說是一個條件表達式.例如，A10==100就是一個邏輯表達式，如果單元格A10中的值等于100，表達式即為TRUE，否則為FALSE.特別說明的是本參數可使用任何比較運算符（一個標記或符號，指定表達式內執行的計算的類型.有數學、比較、邏輯和引用運算符等.）.

（2）Value_if_true表示 logical_test為 TRUE 時返回的值.例如，如果本參數為文本字符串“預算內”而且logical_test參數值為TRUE，則IF函數將顯示文本“預算內”.如果logical_test為TRUE而value_if_true為空，則本參數返回0（零）.如果要顯示TRUE，則請為本參數使用邏輯值TRUE.value_if_true也可以是其他公式.

（3）Value_if_false表示 logical_test為 FALSE時返回的值.例如，如果本參數為文本字符串“超出預算”而且logical_test參數值為FALSE，則IF函數將顯示文本“超出預算”.如果logical_test為FALSE且忽略了value_if_false（即value_if_true后沒有逗號），則會返回邏輯值FALSE.如果logical_test為FALSE且value_if_false為空（即value_if_true后有逗號，并緊跟著右括號），則本參數返回0（零）.VALUE_if_false也可以是其他公式.

2.2 適用范圍和使用舉例

根據IF函數的概念，可以看出該函數適用范圍用于條件判斷選擇取數的應用.現在先用簡單的例子說明這個問題：

表5

若在單元格C2編輯=IF(A2>B2,“超支”,“節余”)；則C2單元格顯示“超支”字樣；說明：當A2>B2時，C2單元格取數“超支”，否則取數“節余”.

若在單元格C3編輯=IF(A3>B3,“超支”,“節余”)；則C3單元格顯示“節余”字樣；說明：當A3>B3時，C3單元格取數“超支”，否則取數“節余”.

其他行次可以通過下拉或復制取數顯示.

2.3 if函數使用注意事項

（1）函數IF最多可以嵌套七層，用value_if_false及value_if_true參數可以構造復雜的檢測條件.我們可以以2011.9月起新工資薪金個稅稅率表為依據，核算職工個人所得稅為例：

2011.9 月起新工資薪金個稅稅率如表6.

表6 工資、薪金所得適用

表7 個稅核算表

在編輯公式時，可以在C2單元格內編輯=IF(B2<=1500,B2*0.03,IF(B2<=4500,B2*0.1-105,IF(B2<=9000,B2*0.2-555,IF (B2<=35000,B2*0.25-1005,IF (B2<=55000,B2*0.3-2755,IF(B2<=80000,B2*0.35-5505,B2*0.45-13505))))))，則單元格C2會顯示36，通過下拉填充或復制的辦法，依次可以得出其他職工的個稅，C3顯示195；C4顯示3995，C5顯示9245，C6顯示 445.

（2）公式中的所有字符必須是英文狀態下半角錄入，且括號是配對的不能少一個.

綜上僅僅介紹了vlookup、if函數在會計數據信息的操作應用，可見通過excel強大的的函數功能，我們可以極大地提高工作效率.當然還有很多函數、甚至函數間的嵌套使用功能.大家可以舉一反三進行實務演練，提高excel函數應用能力.

〔1〕宋翔.EXCEL公式與函數大辭典[M].北京:人民郵電出版社,2010.

〔2〕（美）阿代爾.EXCEL在財務管理中的應用[M].北京:中國人民大學出版社,2007.

〔3〕全國人民代表大會常務委員會關于修改《中華人民共和國個人所得稅法》的決定[S].2011-6-30.

TP312

A

1673-260X（2011）11-0025-03