“協同辦公”系統在企業管理中的應用與探索

○楊浩

（廣東松山職業技術學院 廣東 韶關 512126）

“協同辦公”系統在企業管理中的應用與探索

○楊浩

（廣東松山職業技術學院 廣東 韶關 512126）

“協同辦公”是辦公應用的高級階段，強調以人為中心，借助網絡手段，綜合企業管理相關的數據庫、文檔、各類信息與各項活動，為企業提供輔助決策支持等，它作為企事業單位一種新的辦公模式，包括了協同政務、協同商務，以及基于工作流程管理、項目管理、知識管理、信息門戶管理等協同管理平臺的應用。本文基于協同辦公這一概念，分析了協同辦公在企業流程管理中的建立與發展，得出協同辦公是企業管理最佳管理模式的結論。

協同辦公 企業流程管理 應用

一、引言

在現代企業管理中，辦公軟件的應用已經十分普及，協同辦公模式的提出，是對傳統辦公自動化的一個挑戰，協同辦公作為一種綜合性極強的辦公模式，能為企業管理的優化帶來很大方便。與傳統的企業管理軟件相比，協同辦公強調在工作中以人為中心，管理相關的數據庫、文檔、各類信息與各項活動，協同辦公作為自動化辦公的高級階段，是現代企業管理的迫切需要，同時也是現代企業管理技術與管理理論的綜合應用。

當前，企業辦公事務的應用主要借助單個軟件操作來進行，其他輔助的方法及手段較少，協同辦公的推行還不具有普遍性，協同涉及面也不廣，同時由于協同辦公對于單位內部的各個部門之間的流程溝通要求相對較高，所以實行時也有一定難度，再加上有的企業部門之間信息的共享程度不高、相互協調程度還存在一些瓶頸問題，因此要真正實現這種協同辦公管理模式，還必須依托現代流程管理，提高操作人員的素質，通過模塊化的軟件平臺對事務進行綜合管理，以達到最終的協同管理目標。

二、“協同辦公”模式建立的理論及技術支持

協同辦公作為以現代網絡及信息技術為依托的新的辦公模式，仍舊要以現代管理理論為理論依據和理論基礎。現代管理理論的核心思想為協同辦公管理模式的建立提供了有效理論依據。從管理學角度來看，協同辦公符合管理從柔性化角度著手，以更為人性化的手段，利用高科技軟件、硬件工具以及更為系統的流程形式完成工作。依據流程管理的新辦法，企業應對流程規劃、設計、構造、調控所有環節進行系統管理。管理理論應將“硬環境”和“軟環境”理論緊密聯系起來，這種聯系同樣可以體現在協同辦公軟硬有機結合的內容中，協同辦公正是對企業“軟、硬”環境的有效協調，通過信息化的手段，實現辦公的最優化實施和管理。現代協同辦公平臺的主要優點就在于提高日常辦公效率、減輕工作強度、實現移動辦公、縮短業務辦理時間、節約辦公經費等。

而現代信息技術的發展則為企業協同辦公的發展提供了強有力的技術支持。在協同辦公模式中，知識文檔完全可實現自動化管理，信息發布平臺成為一個有效的信息發布和交流的工具，內部通訊平臺可以建立組織內部的郵件系統、短信系統、即時通訊系統、論壇和個人博客等。計算技術的快速發展，網絡、電子郵件、群組軟件和企業應用集成的普遍應用，為協同辦公提供了有效的技術手段。

三、“協同辦公”優化模型的搭建與分析

如圖1所示，協同辦公的實現與應用分層次進行，經過優化后的協同辦公分為：技術實施、目標實施，應用咨詢、應用服務、應用規劃五個層次，其中由實施到應用是一個由量到質的飛躍，這也正是協同辦公在企業應用中開展的核心要求。技術實施主要是構建協同辦公一體化模型，實現管理手段、管理工具的現代化集成；目標實施主要是降低管理成本、實現業務提升。在量化階段，協同辦公是投入期，包括技術和資金的投入，充足的資金投入是實現協同辦公的有力保證。當協同辦公進入質變階段時，協同的主要作用是應用的推廣和實現，主要體現為咨詢、服務、規劃三個方面。從業務流程鏈、績效體系的建立到戰略規劃的實現，協同辦公形成一攬子應用體系。

如圖2所示，在協同辦公的組建平臺設計模型中，主要是解決協同軟件平臺模塊的搭建，這個平臺的建立是在原有企業規劃的前提下建立的，原有企業規劃是戰略上的，應該具有前瞻性和長期性，在現有業務流程鏈、績效體系、管理信息集成的基礎上形成適合本企業的協同平臺框架。建設好的協同管理平臺再按照協同辦公應用的優化層次開展工作，兩者結合就能達到協同的最佳效果，即協同辦公的優化模型創建。

在協同辦公的優化模型創建過程中，協同辦公平臺的創建原則可歸納總結為安全性、成熟性、標準化、易用性、開放性、可維護性與高性能、先進性等八大類型要求。安全保密是企業信息化建設的關鍵。協同辦公平臺涉及到重要或機密信息，因此安全性需要放在首位進行考慮。系統要有完善、周密的安全體系和信息安全支撐平臺緊密配合，從物理、傳輸、網絡、應用等方面采用多層次的安全保障措施。在系統平臺、技術等選型時，協同辦公應符合國際標準、工業標準、行業標準，特別是國家、行業發布的標準和規范，使系統的通信環境、軟件環境相互間依賴減至最小，使其各自發揮自身優勢。另一方面也要強調各種系統之間的通信和信息交換，以信息資源共享為有效的基本出發點。對于協同辦公平臺這樣一個涉及范圍廣、用戶數量大的系統，對其可維護性具有很高要求。因此，系統在設計時就應充分考慮系統的部署與配置、業務管理、性能管理等多方面的要求，提供靈活易用的流程設計、公文格式設計、配置管理、實時監控和詳細的日志、審計功能。管理和維護人員具有可管理和易于維護的特點，能夠實現各子公司、各部門的分級管理，力求以最少的人力資源和技術要求，就能夠很好零代碼地維護和管理，并能正常運行。

圖1 “協同辦公”應用的優化層次

圖2 “協同辦公”的組建平臺設計模型

四、“協同辦公”應用方向及實踐

1、協同辦公解決了企業中存在的“信息孤島”問題

隨著電子商務的發展，企業間的關系更加密切，但一直以來由于信息技術局限、企業間的競爭等原因使得企業應用軟件和流程語言各不相同，造成企業間流程整合困難，企業的信息體系形成一個個孤島。為便于企業之間應用的集成，協同辦公以動態管理、動態團隊的模式，使得過去以靜態方式下工作的類似于ERP、CRM軟件得以不斷改進。正是基于整合目標，為進一步促進這些標準的統一，協同辦公力求建立一種相對簡單且易于使用的平臺系統以解決企業內不同部門之間的流程融合問題，減少企業的信息孤島。

在信息時代，只有協同性強的軟件與協同要求強的動態環境才相匹配。新一代協同辦公系統，將企業辦公內容流程化，通過流程把一系列的企業管理事務，按照一定的次序連接起來，以達到企業預期生產、預期管理的效果。流程作為任何企業運作的基礎，企業的大部分業務都是通過流程來驅動，企業與不同的部門、不同的客戶、不同的人員、不同的供應商之間的關系都是靠流程來進行協同運作的，流程在對流轉過程中所帶來的文檔數據、財務數據、項目數據、客戶資料等信息進行有序流轉，而在協同辦公平臺的支持下，流程管理中的諸多弊病可以被逐漸淡化，信息孤島也將越來越少。

2、協同辦公系統要有管理思想，實現知識管理信息化

協同辦公軟件，只有通過管理思想進行指導，才能為管理者提供決策依據，它應該是信息的分析工具，能夠對數據進行加工和轉換、智能分析，并以各種形象的方式展現出來，從而為企業考察運營情況、分析當前問題、制定未來發展計劃提供更多的情報和信息。

通過管理思想武裝的“協同辦公”軟件，應該利用自身優勢，來關注知識的收集、積累和繼承，并提供相應的知識管理模塊，這個模塊能把人們的經驗、技巧、靈感等放在一個公共的平臺上，所有人都能共享，這樣一個人的經驗就會變成所有人的經驗，從而有利于提升企業或員工的內在能力以及企業的核心競爭力。

3、協同辦公系統開發實現的關鍵點

在企業中要實現協同辦公，首先，要針對企業的具體情況，結合協同辦公的模型層次，開發企業各系統之間的“接口”。由于企業的信息化建設是逐步進行的，很多部門之間的軟件是獨立建設的，要將各個獨立建設的系統結合起來，只有通過開發各系統之間的接口，建設各系統之間的順序流程，讓數據按流程傳送，那就能很好地解決資源共享的問題了。其次，實現企業多個系統間的整合，實現知識管理的數據統一，在升級的同時要解決系統界面的親和力，讓系統在整合后的使用過程中變得不復雜，而使用結果卻有更好的效用。最后，要讓企業的各種需求在系統中完美實現。

五、結語

一個完好的協同辦公系統，能支持跨組織、跨系統、跨網絡、跨地區的應用。在企業管理中，通過協同辦公的實施，可以輔助管理制度的實施，提升企業執行力，規范辦公業務流程，優化管理工作。計算機技術的快速發展也使企業完整推行流程管理成為可能。相信不久的將來，功能強大的協同辦公平臺在企業管理中將起到非常重要的作用，協同辦公也必然會有更好的發展空間。隨著協同辦公模式的不斷推進及廣泛應用，新一代協同辦公給傳統辦公自動化帶來的變革必將掀起信息化領域的新高潮。

[1]郭春燕主編：辦公自動化應用[M].中央廣播電視大學出版社，2009．

[2]楊浩主編：新編現代辦公設備使用與維護[M].華南理工大學出版社，2009.

[3]呂曉陽等主編：辦公自動化方法與應用[M].清華大學出版社，2008.

（責任編輯：張瓊芳）