借ERP無形之翼,實現需用物資可用資源追蹤

中國石油化工股份有限公司洛陽分公司 鮮家飛

借ERP無形之翼,實現需用物資可用資源追蹤

中國石油化工股份有限公司洛陽分公司 鮮家飛

石化企業在日常生產和項目建設中，有大量的物資需求，這些需求以需用物資計劃的形式提交到物資采購部門。“需要物料的采購和供應環節能夠滿足生產過程對物料的柔性（多樣化）和剛性（質量）的需求”。在需用物資領用的過程中，物資使用單位急切想了解需用物資的庫存情況、采購情況、預期的可領用時間等信息；物資采購部門希望采購的物資能被及時領用、完全領用、滿足使用需求而不造成庫存積壓。

如何能平衡需用單位和采購部門的工作需求，形成高效的企業物流？

借E R P無形之翼,可實現需用物資可用資源的有效追蹤!

企業需用物資供應現狀

石化企業物資采購供應工作具有關聯度高、計劃性強、點多、面廣、專用性強的特點。中石化洛陽分公司是我國中部地區特大型石油化工企業，年原油加工量能力1000萬噸,每年采購生產建設所需(原料油以外)物資數萬個品種，年采購金額達20多億元。公司于2005年11月投用E R P（S A P）系統，推進企業物流、資金流、信息流的“三流合一”，消除了企業內部部門之間的信息孤島，實現了經營管理層面業務的跨部門集成。2006年到2010年期間，洛陽分公司E R P系統內每年接收到物資需求約3～4萬項記錄，未完全執行計劃的數量和比例 呈逐年上升趨勢，隨之產生的影響庫存積壓金額也呈上升趨勢。

圍繞需用物資這一主題，領用方與供應方存在各自的看法（見圖1列舉）。物資需用單位經常問：“我們需要的物資，倉庫有沒有?沒有庫存的物資，什么時間能到貨？提報的計劃，出庫了多少？”物資采購部門則說：“接到的計劃總不滿足采購周期。到庫的物資，總不被及時領用。計劃經常發生變更，造成庫存積壓。”

物資需用單位和計劃管理部門認為，他們在計劃執行過程中對資源的把握比較被動。計劃下達前，不了解需用物資庫存可用狀態；計劃下達后，不了解物資需求與庫存的差異。對在途物資，不了解采購進度。在費用控制和現場施工方面，常受到物資供給制約。因此，計劃部門有提高物資需求計劃執行效率的工作需要。

可用資源范圍

圍繞物資這一核心，有哪些可用資源？

在企業的E R P系統內，有大量的、客觀的數據可以加以利用。首先是物資主數據。作為E R P運行的支撐系統，洛陽分公司所在集團統一應用的標準代碼網站提供了300萬條物資基礎信息，包括物資分類、編碼、描述、計量單位、技術參數等字段信息。這些是提報需求計劃，開展物資采購供應的必要信息。其次是企業的庫存數據。洛陽分公司2010年年底在庫物資約13000個品種，金額達2.6億元；其中，在庫1年以上物資有9000萬元。這些庫存物資使用批次編號記錄入庫時間，表明其在庫年限，并被分為正常儲備、特殊儲備、積壓、可調劑、待報廢等狀態，可以作為 “正向 ”資源參與系統的綜合平衡。第三類資源是物資需求，包括通過E R P系統跨專業集成的設備維修工單、項目網絡訂單、對外銷售訂單、內部成本中心需求等。這些需求包含了所需要的物資編碼、需求數量、需求時間、以及計劃下達時間等信息，可以作為 “ 負向 ”資源參與系統的綜合平衡。第四類資源是采購憑證。采購憑證包括需求計劃經過系統綜合平衡以后形成的采購計劃，采購計劃經過對外詢價形成的報價單，報價單經過選擇簽約對象后形成的商務合同。每年，洛陽分公司簽訂物資采購合同約4000～5000份，在E R P中創建數萬條合同明細記錄。

需求是負向資源，供給是正向資源，有效需求和有效供給都是可用資源。可用資源是稀缺的，稀缺資源存在獲取時間博弈，努力實現資源平衡才能發揮稀缺資源的最大利用效率。

需用物資可用資源追蹤實現策略

1、實現目標

依托企業E R P系統，開發需用物資可用資源追蹤程序，從計劃編制、計劃執行、采購在途、計劃核銷等多個角度實現對各類需求物資可用資源的統籌掌握，開展需求計劃執行情況分析，為費用控制和施工安排提供可用信息支持。

2、實施過程

①需求分析：搜集物資需求的種類，需求所包含的信息，以及物資需用部門對可用資源的把握要求。對搜集到的信息進行分類分析，甄別和保留合理需求，合并相同或相近需求，平衡相對或矛盾需求。

②模型設計：結合物資需求和采購業務的工作程序，梳理E R P業務數據的流向（洛陽分公司一般物資采購工作程序見圖 2）。了解業務數據在數據庫中存取的邏輯關系，分析有效數據的特點，確定數據篩選和抽取方案。

③開發說明書編寫：以固定的格式書面詳細說明有效數據獲取的位置，程序編寫邏輯，以及輸出報表各字段的展示樣式。

④程序編寫：采用A B A P程序語言，實現信息的快速獲取和有效分析，對物資原始需求、采購入庫、領用消耗各環節進行狀態追蹤。

⑤程序測試：包括功能測試、邊際測試和用戶接受測試。通過測試驗證數據的正確性，讓用戶檢驗是否滿足使用需求。

⑥功能調整和程序再修改：根據測試情況，進行預期功能調整，修改開發程序，直到實現預期目標或滿足用戶需求。

⑦最終用戶培訓和功能投用：對使用追蹤程序的用戶進行系統操作培訓，授權系統權限。投用系統功能。

3、實現功能

①物資基本信息查詢：根據物料編碼或描述查詢物料編碼、描述、計量單位、參考移動平均價等基本信息。

②庫存物資狀態展示：展示庫存物資在庫庫齡和可用狀態。

③需用物資可用資源分析：根據物料編碼或維修工單獲取需用物資的計劃執行情況、可用庫存情況、在途采購情況。

④項目物資需求跟蹤：根據物料編碼或項目網絡訂單跟蹤需用物資的計劃執行情況、采購情況和可用資源情況。

⑤需用物資領用情況分析：根據物料編碼或維修工單（項目網絡訂單）查詢需用物資的領用情況。

⑥過期需求計劃定位：根據物料編碼或維修工單（項目網絡訂單）定位過期未執行或未完全執行的需用計劃。

⑦采購合同執行情況記錄創建與查詢：根據采購合同創建或查詢執行記錄，監控合同履行情況。

上述功能，均可以固定報表格式快速批量輸出到E X C E L表。

需用物資可用資源追蹤應用成效

通過需用物資可用資源追蹤，對提升物資需求計劃管理水平起到下列作用：

①物資需用部門、計劃管理部門可獲得較豐富的需用物資相關信息，降低物資需求計劃提報的盲目性，提高計劃的有效性。

②施工管理人員在現場搶修時，可及時查詢庫房可用物資狀況，為確定施工方案提供參考。

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③計劃提報人員隨時了解檢修物資領用情況，未領用的物資是否具備領用條件，對將產生的費用額度有一個預計，避免發生費用超預算。

④計劃提報人員快速查找超期未實施計劃，清理E R P過期預留，提高E R P物資綜合平衡準確率。

⑤輔助計劃管理部門實施物資的利庫代用，減少庫存資金占用。

⑥計劃及項目管理部門參考需用物資可用資源情況進行項目統籌安排、進度控制和費用管理調配。

根據計劃管理部門反饋的信息，實現需用物資可用資源追蹤后，相關信息獲取的速度和準確性大幅度提高。應用效果舉例見表1。

采購與供應是企業經營的基本行為，高效的采購與供應管理是現代企業的必修課。借助E R P系統對可用資源進行追蹤只是實現石化企業現代化物流的舉措之一。進一步，可以借助信息系統實現資源來源追溯、供需自動配給和物流效益最佳化。

鮮家飛，工程師，華中科技大學物流工程碩士，從事物資采購信息化管理11年，目前在中石化洛陽分公司物資裝備部工作。